Dokumentasi dan User Training

Pentingnya Dokumentasi Dokumentasi, banyak orang salah menafsirkan bahwa dokumentasi hanya diperlukan pada tahap akhir pembangunan sistem. Dokumentasi harus dilakukan di semua tahap daur hidup sistem Salah satu keuntungan kita melakukan dokumentasi akan sangat terasa ketika sistem mengalami kesalahan, sehingga kita dapat menelusur balik melalui dokumentasi yang telah dibuat

Dokumen User(User documentation) Sama baik dengan membuat dokumentasi teknikal untuk sistem, seorang analis perlu juga membuat manual untuk user. Dokumentasi teknikal diperlukan oleh system manager dan orang yang bertanggung jawab terhadap jalannya sistem dan memelihara sistem. User yang mengerjakan tugas sehari-hari membutuhkan dokumentasi yang berbeda

User membutuhkan dua macam manual Pada saat trainning user membutuhkan materi training atau pelatihan yang berhubungan dengan tugas sehari-hari mereka yang dilakukan bersama sistem Online training material dapat menjadi solusi, sehingga user dapat segera memecahkan masalah mereka saat membutuhkan Atau mereka lupa apa yang harus dilakukan

User juga membutuhkan reference manual yang dapat gunakan saat dibutuhkan Perbedaan user manual adalah lebih lengkap mencakup segala aspek dari sistem, tidak hanya yang berhubungan dengan perkerjaan saja. User manual yang dibuat harus menggunakan bahasa non teknikal sehingga dapat mudah dimengerti oleh user yang tidak begitu memahami teknologi komputer.

User Training User training adalah satu tahap yang juga diperlukan saat kita mengimplementasikan sebuah sistem Sistem developer harus mempersiapkan materi training dengan tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan user Training dapat dilakukan disuatu waktu yang ditentukan Bisa saja terjadi sistem developer harus mengadakan training yang berbeda untuk user yang memiliki level atau tugas berbeda. Alangkah baiknya material training tersebut masih bisa diakses sesudah training Juga sangat baik jika materi training juga dapat menggunakan multimedia sebagai sarananya.

Training hendaknya dilakukan tidak terlalu lama sebelum implementasi. Kemungkinan lupa dari user semakin besar ketika training dilakukan jauh-jauh hari sebelum implementasi Training yang diberikan hendaknya tidak bersifat teorikal dan teknikal tetapi lebih kepada praktikal