PERSIAPAN UNIT KEARSIPAN UB DALAM PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Perkenalan Unit Kearsipan UB Menjadi institusi yang berdiri sendiri di bawah Rektor sejak dirumuskan dan diterapkannya SOTK UB tahun 2015  UNIT KEARSIPAN Yang dimaksud Unit Kearsipan UB adalah Lembaga Kearsipan PT Struktur Organisasi Unit Kearsipan ditetapkan pada Maret 2015

Sejarah Unit Kearsipan Sejalan dengan upaya penjaminan mutu secara berkelanjutan dan upaya mempertahankan akreditasi nasional maupun internasional, Universitas Brawijaya memerlukan sistem pengendalian dokumen dan rekaman yang baik. Universitas Brawijaya secara rutin melakukan audit internal mutu baik untuk UKPA maupun UKPPA. AIM UKPPA siklus 7 yang dilaksanakan bulan Mei Tahun 2014 menjadi tonggak awal yang melandasi terbentuknya lembaga kearsipan Universitas Brawijaya. Berdasarkan hasil AIM siklus 7 tersebut memberikan rekomendasi agar ada kebijakan untuk menetapkan mekanisme pengelolaan rekaman/arsip dan dokumen termasuk SDM dan sarana prasarananya. Pimpinan Universitas Brawijaya merealisasikan rekomendasi tersebut dengan mendirikan Unit Kearsipan dan memasukkan dalam draft SOTK Universitas Brawijaya tahun 2015 pada awal tahun 2015. Selanjutnya pada bulan Maret 2015 Rektor menetapkan Pimpinan Unit Kearsipan yang pertama dengan SK Rektor Nomor: 124 Tahun 2015 dengan Kepala Unit Kearsipan Dr. Hamidah Nayati Utami, S.Sos, MSi. Dan menetapkan SK Struktur Organisasi Unit Kearsipan Nomor 136 Tahun 2015

VISI Unit Kearsipan UB 2015-2019 Menjadi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang menjadi Rujukan Nasional MISI Unit Kearsipan UB Mengembangkan pengelolaan kearsipan yang berkualitas (tertata, tersimpan, dan terdaftar), terintegrasi, berdayaguna dan bernilaiguna. Memasyarakatkan pentingnya arsip bagi pelanggan di lingkungan internal UB dan eksternal UB Tujuan Unit Kearsipan UB Membina seluruh unit kerja, tenaga kearsipan fungsional dan non fungsional dalam mengelola arsip dinamis. Mengelola arsip statis yang diserahkan oleh unit kerja yang ada di lingkungan UB Mengelola sistem informasi kearsipan di lingkungan UB Maklumat Layanan Unit Kearsipan UB Maklumat pelayanan UK UB sesuai dengan maklumat pelayanan UB, yaitu: Dengan ini, Kami menyatakan sanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan dan apabila tidak menepati janji ini, kami siap menerima sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku

STRUKTUR ORGANISASI Sub Unit Kearsipan Fak,Biro,Lembaga,UPT,dll Kepala Unit Bidang Pembinaan Kearsipan Staf Pembinaan Kearsipan Bidang Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan Staf Bidang Pengembangan SIK Bidang Pengelolaan Arsip Staf Pengelolaan Arsip Kasubag

Jenis Arsip di UB Arsip Dinamis a. Arsip Aktif, penggunaan lebih dari 12 x setahun b. Arsip Inaktif, penggunaan sudah jarang tetapi umur arsip kurang dari 10 tahun 2. Arsip Statis Arsip yang dikategorikan permanen atau arsip yang umurnya lebih dari 10 tahun dan penggunaan sudah menurun atau sudah jarang digunakan yang memiliki nilai kesejarahan

ROAD MAP PENGEMBANGAN KEARSIPAN DI UB 2015-2019 Penataan Arsip Dinamis di UB Pengembangan SIKS UB 2016 Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Penerapan SIKS UB 2017 Penerapan Jadwal Retensi Arsip 2018 Pengelolaan Arsip Statis 2019 Pemanfaatan Arsip Statis Pemasyarakatan Arsip ke lingkungan eksternal UB

PROGRAM KERJA 2015 No PROGRAM 1 Penataan Pengelolaan Arsip Dinamis di seluruh UB (Fakultas, Biro, Lembaga, dan UPT) 2 Penerapan SIAS (Sistem Informasi Arsip Surat) di Fakultas, Biro, Lembaga, dan UPT di UB 3 Pengembangan SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis) UB

Jumlah Tenaga Kearsipan UB Peserta Jumlah Arsiparis 12 Non Arsiparis 81 Tenaga Kearsipan 93

Kegiatan UPT KEARSIPAN UB (Maret-Juni 2015) Pemetaan Tenaga Kearsipan di seluruh Fakultas dan Unit Kerja di UB (Maret 2015) Penyusunan Draft Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis (April-Juli 2015) Penyusunan Draft Klasifikasi Arsip Sosialisasi/workshop/pelatihan tentang Kearsipan (22 April, 19 Mei, 29 Mei)