SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SEKRETARIS DPRD

Presentasi berjudul: "SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SEKRETARIS DPRD"— Transcript presentasi:

1 SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SEKRETARIS DPRD
STANDART PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SEKRETARIS DPRD NO Komponen Uraian 1. Persyaratan Berkas/surat dari masyarakat/kantor/dinas lain Berkas/surat keluar dari dalam Sekretariat DPRD untuk dikirim ke masyarakat/kantor/dinas lain 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Surat diterima oleh staf, dimasukkan ke agenda dan lembar diposisi serta diberi nomor Disampaikan kepada Sekretaris DPRD kemudian diberi disposisi dan diparaf Kabag umum memberikan dispisisi lanjutan Penerimaan, Pencatatan disposisi pada surat masuk, digandakan kemudian didistribusikan sesuai disposisi Bagian umum surat diarsip Surat keluar diparaf Kepala Kepala Bagian dan ditandatangani oleh Sekretaris DPRD serta diberi nomor dan distempel. Dikirim ke instansi yang dituju 3. Jangka Waktu Pelayanan 3 hari 40 menit setelah menerima surat masuk / surat keluar 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

2 SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DPRD
STANDART PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DPRD No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Berkas/surat dari masyarakat/kantor/dinas lain Berkas/surat keluar dari dalam DPRD untuk dikirim ke masyarakat/ kantor/dinas lain 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Surat diterima oleh staf, dimasukkan ke agenda surat masuk dan lembar diposisi serta diberi nomor Disampaikan kepada Ketua DPRD kemudian diberi disposisi dan diparaf Sekretaris DPRD mempelajari disposisi kemudian memberi disposisi lanjutan beserta paraf Kabag Umum memberi disposisi lanjutan beserta paraf Penerimaan, Pencatatan disposisi pada surat masuk dan digandakan kemudian didistribusikan sesuai disposisi Bagian Umum surat masuk diarsip Surat keluar diparaf Kepala Kepala Bagian, Sekretaris DPRD dan ditandatangani oleh Ketua DPRD diberi nomor dan distempel Dikirim ke instansi yang dituju 3. Jangka Waktu Pelayanan 5 hari 40 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

3 PERSYARATAN PENGUSULAN GAJI BERKALA
STANDART PELAYANAN ADMINISTRASI PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT, GAJI BERKALA, PENGAJUAN CUTI DAN PENSIUN No. KOMPONEN Uraian 1. Persyaratan PERSYARATAN PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT Foto Copy SK CPNS dan SK PNS Foto Copy Karpeg dan SK Konversi NIP Baru Foto Copy SK Kenaikan Pangkat Terakhir Foto Copy SK Tambahan masa kerja bagi PNS yang mendapatkan tinjauan masa kerja Foto Copy SK Mutasi bagi PNS yang pindah antar instansi Foto Copy Surat Ijin Belajar bagi PNS yang menempuh pendidikan Foto Copy Ijazah SD sampai terakhir dan Transkrip Nilai Foto copy STLUD Tk. I bagi PNS yang pindah golongan Daftar Riwayat Pekerjaan bagi PNS yang akan naik ke Golongan IV/a Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Minimal berkatagori baik (76) PERSYARATAN PENGUSULAN GAJI BERKALA Foto Copy SK Berkala Terakhir PERSYARATAN PENGAJUAN CUTI Foto Copy Kwitansi Pembayaran bagi yang ONH / Umroh Foto Copy SK Jabatan Foto Copy Keterangan Kelahiran bagi yang berwenang Surat Keterangan Dokter bagi yang sakit. PERSYARATAN PENGAJUAN PENSIUN Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPOP) Foto Copy SK CPNS Foto Copy SK PNS Foto Copy KARPEG dan Konversi NIP Foto Copy Kenaikan Gaji Berkala Terakhir Foto Copy SK Pengangkatan dalam Jabatan Terakhir

4 Foto Copy SK Pengangkatan dalam Jabatan Terakhir
Foto Copy SK Peninjauan Masa Kerja bagi PNS yang memiliki tambahan masa kerja sebelum diangkat menjadi PNS Daftar Susunan Keluarga dan Foto Copy KK Foto Copy Surat Nikah disahkan oleh KUA setempat Foto Copy Akte Kelahiran Anak disahkan oleh Dispenduk Capil bagi anak dibawah usia 25 tahun yang menjadi tanggungan Foto Copy Surat Keterangan Kuliah, bagi anak berusia 21 – 25 tahun dan masih tertunjang Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman Disiplin tingkat berat/sedang satu tahun terakhir Foto Copy Sasaran Kerja Pegawai (SKP), Capaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil 8 (Delapan) Lembar Pas Photo Terbaru Hitam Putih ukuran 3 x 4 cm, tanpa tutup kepala dan tanpa berkacamata. Bagi berkas usul pensiun Janda/Duda juga dilengkapi : Foto Copy Surat kematian Surat Keterangan Kejandaan/Kedudaan atau Surat Keterangan tidak menikah lagi dari Kepala Desa/Lurah 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Berkas diterima oleh staf Berkas dan surat pengantar dilanjutkan ke Kasubbag Perencanaan, Umum dan Kepegawaian Bila lengkap, Berkas dan surat pengantar diparaf Berkas dan surat pengantar ditanda-tangani Surat pengantar diberi Nomor dan distempel Berkas dan surat pengantar diarsip kemudian dikirim Instansi terkait

5 3. Jangka Waktu Pelayanan 7 Hari 50 Menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

6 FASILITASI PENYAMPAIAN ASPIRASI MASYARAKAT
STANDART PELAYANAN FASILITASI PENYAMPAIAN ASPIRASI MASYARAKAT No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Berkas/surat masuk dari masyarakat/ instansi terkait Berkas/surat keluar dari dalam DPRD untuk dikirim ke masyarakat/instansi terkait 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Menertima surat masuk dan member disposisi serta paraf Menindaklanjuti/membuat surat balasan disesuaikan dengan agenda kegiatan AKD Surat keluar diparaf Kepala Kepala Bagian, Sekretaris DPRD dan ditandatangani oleh Ketua DPRD serta diberi nomor dan distempel dikirim ke masyarakat/ instansi terkait Melakukan koordinasi dan menyiapkan bahan rapat, ruang rapat serta makan dan minum 3. Jangka Waktu Pelayanan 4 hari 2 jam 30 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

7 STANDART PELAYANAN ADMINISTRASI RENCANA KERJA ANGGARAN
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Menyusun RKA Menuangkan Kegiatan dalam RKA Menetapkan anggaran 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Bagian Keuangan menerima Disposisi Penyusunan RKA Membuat Nota Dinas Permintaan usulan RKA dan Memaraf Sekretaris DPRD mempelajari dan menandatangani nota dinas Menggandakan dan nenyebarkan nota dinas ke masing-masing Bagian Kepala Bagian menindaklanjuti permintaan RKA dan memaraf Membuat RKA berdasarkan permintaan dan Kepala bagian mempelajari serta memaraf RKA Bagian Keuangan mengumpulkan usulan RKA dari masing-masing Bagian dan memverifikasi usulan RKA Merekapitulasi usulan RKA dan memaraf Sekretaris DPRD mempelajari dan menandatangani RKA Mengirim RKA ke instansi terkait 3. Jangka Waktu Pelayanan 8 hari 3 jam 10 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

8 STANDART PELAYANAN FASILITASI RAPAT PARIPURNA
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Program kerja DPRD Kab Pamekasan Tahun 2017 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Membuat draf undangan, daftar hadir dan bahan rapat mengetik undangan, daftar hadir dan bahan rapat Kasubbag dan Kepala bagian Menelaah dan memaraf undangan dan bahan rapat Sekretaris menindaklanjuti kemudian memberi paraf Disampaikan kepada Ketua DPRD kemudian ditantadatangani Diberi nomor, digandakan, distempel kemudian didistribusikan Melakukan koordinasi, menyiapkan daftar hadir, tempat/ruang rapat dan konsumsi Membuat laporan hasil rapat 3. Jangka Waktu Pelayanan 4 hari 9 jam 30 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

9 STANDART pelayanan KEBERSIHAN
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Surat Keputusan Sekretaris DPRD tentang tenaga kontrak petugas kebersihan 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Memberikan surat tugas berdasarkan tugas pokok Mengatur dan menata sarana dan prasarana tempat kerja Membersihkan, memelihara sarana dan prasarana tempat kerja Menyusun kebutuhan sarana pemeliharaan Mengevaluasi kebersihan berdasarkan surat tugas Melaksanakan kebersihan setia hari kerja 3. Jangka Waktu Pelayanan 8 jam 30 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

10 STANDART PELAYANAN PENERIMAAN KUNJUNGAN KERJA
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Surat kunjungan dari DPRD yang yang akan melakukan kunjungan kerja ke DPRD Kabupaten Pamekasan 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Surat masuk ditertima dan memberikan disposisi Menindaklanjuti/membuat surat balasan disesuaikan dengan agenda kegiatan Alat Kelengkapan Dewan (AKD) DPRD Surat keluar diparaf Kepala Kepala Bagian, Sekretaris DPRD dan ditandatangani oleh Ketua DPRD, diberi nomor dan distempel Surat dikirim ke DPRD yang akan melakukan kunjungan kerja Melakukan koordinasi dan menyiapkan bahan rapat, ruang rapat serta makan dan minum 3. Jangka Waktu Pelayanan 4 hari 2 jam 30 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

11 STANDART PELAYANAN PENGEMUDI
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Kendaraan dinas/operasional 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Memberikan surat tugas sesuai tugas pokok Membersihkan, memeriksa kondisi dan perlengkapan kendaraan setiap pagi sebelum digunakan agar kendaraan dalam keadaan siap Memelihara kebersihan, kondisi dan perlengkapan kendaraan selama bertugas 3. Jangka Waktu Pelayanan 8 Jam 30 Menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

12 STANDART PELAYANAN PEMELIHARAN KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Surat masuk dari pengguna kendaraan dinas /operasional Kendaraan dinas/operasional 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Surat diterima oleh staf, dimasukkan ke agenda dan lembar diposisi Sekretaris DPRD serta diberi nomor Disampaikan kepada Sekretaris DPRD kemudian diberi disposisi oleh Sekretaris DPRD Kepala Bagian Umum menindaklanjuti disposisi kemudian memberikan disposisi lanjutan beserta paraf Kasubbag memeriksa dan mengupayakan melakukan pemeliharaan kendaraan Membawa kebengkel dan melakukan pemeliharaan/perbaikan Menyerahkan kendaraan kepada pengguna dengan keadaan baik 3. Jangka Waktu Pelayanan 10 hari 3 jam 10 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

13 STANDART PELAYANAN PEMELIHARAN PERALATAN GEDUNG KANTOR
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Surat masuk dari pengguna peralatan gedung/kantor Peralatan gedung kantor 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Surat diterima oleh staf, dimasukkan ke agenda dan lembar diposisi Sekretaris DPRD serta diberi nomor Disampaikan kepada Sekretaris DPRD kemudian diberi disposisi oleh Sekretaris DPRD Kepala Bagian Umum menindaklanjuti disposisi kemudian memberikan disposisi lanjutan beserta paraf Kasubbag memeriksa dan mengupayakan melakukan pemeliharaan peralatan kantor Membawa kebengkel dan melakukan pemeliharaan/perbaikan Menyerahkan peralatan kepada pengguna dengan keadaan baik 3. Jangka Waktu Pelayanan 10 hari 3 jam 10 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

14 STANDART PELAYANAN ADMINISTRASI PENGAJUAN SURAT PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ)
No. Komponen Uraian 1. Persyaratan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) dari Bagian-Bagian 2. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) menyerahkan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) ke Verifikator Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) diterima oleh Verifikator untuk diverifikasi Membuat Surat Pengesahan Pertanggungjawaban, Surat Perintah Pembayaran Uang Persediaan/Ganti Uang Persediaan/Belanja Langsung/Tambah Uang Persediaan dan Surat Perintah Membayar kemudian ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pemeriksa Keuangan SKPD dan Pengguna Anggaran Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) beserta Dokumen dikirim ke Badan Keuangan Daerah Kab Pamekasan Menyiapkan cek dan ditandatangani oleh Penguna Anggaran, kemudian pengambilan Uang Persediaan/ Ganti Uang Persediaan/ Belanja Langsung/ Tambah Uang Persediaan di Bank Jawa Timur Cabang Pamekasan Penyerahan Uang Persediaan/ Ganti Uang Persediaan/ Belanja Langsung/ Tambah Uang Persediaan Kepada Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan 3. Jangka Waktu Pelayanan 9hari 6 jam 10 menit 4. Biaya / Tarif Tidak ada 5. Produk Pelayanan Barang 6. Penanganan Pengaduan, saran dan masukan Layanan Pengaduan dapat disampaikan melalui : Penyampaian secara langsung ke Sekretariat DPRD Kab. Pamekasan Jl. Kabupaten Nomor 107 Pamekasan Telp/Fax. (0324) Website : sekwan.pamekasankab.go.id

15 MAKLUMAT PELAYANAN Jaminan Pelayanan Jaminan Layanan Sesuai Dengan Maklumat Pelayanan Dengan Ini Kami Menyatakan Sanggup Menyelenggarakan Pelayanan Sesuai Standar Pelayanan Yang Telah Ditetapkan Dan Apabila Tidak Menepati Janji Ini Kami Siap Menerima Sanksi Sesuai Peraturan Perundang-undangan Yang Berlaku. Jaminan Keamanan dan keselamatan Pelayanan Apabila Pelayanan Tidak Sesuai Dengan Standar Pelayanan Akan Diberikan Pelayanan Khusus Bagi Pengguna Layanan