e - Outside Duty Socialization

Presentasi berjudul: "e - Outside Duty Socialization"— Transcript presentasi:

1 e - Outside Duty Socialization
PT CAKRAWALA MEGA INDAH SERANG e - Outside Duty Socialization PT. CMI Serang (26 Januari 2011)

2 Prinsip Dasar Ketentuan Pelaksanaan E-Outside Duty
PT CAKRAWALA MEGA INDAH SERANG Prinsip Dasar Ketentuan Pelaksanaan E-Outside Duty 1. Outside Duty Application (ODA) adalah permohonan perjalanan dinas dengan jarak tempuh satu arah kurang dari 150 km dan / atau tidak menginap. Outside Duty Application (ODA) dibagi menjadi 2 (dua) kategori yaitu : Internal : Dinas luar menggunakan kendaraan pribadi dengan tujuan dalam perusahaan satu group (sister company) External : * Dinas luar dengan menggunakan kendaraan perusahaan dengan tujuan didalam maupun diluar perusahaan satu group (sister company) * Dinas luar dengan menggunakan kendaraan pribadi dengan tujuan diluar perusahaan satu group (sister company) * Dinas luar dengan menggunakan kendaraan pribadi dengan 2 (dua) tujuan didalam dan diluar perusahaan satu group (sister

3 PT CAKRAWALA MEGA INDAH SERANG
3. Outside Duty Expense Statement (ODES) adalah permohonan pengajuan biaya perjalanan dinas dengan jarak tempuh satu arah kurang dari 150 km dan/atau tidak menginap. Outside Duty Expense Statement (ODES) dibagi menjadi 2 (dua) yaitu : Internal : Biaya (bensin, tol) dihitung secara otomatis oleh sistem sehingga tidak perlu melampirkan bukti-bukti pendukung, kecuali parkir. External : Semua pemakaian biaya yang ditimbulkan (bensin, tol, parkir, dll) harus melampirkan bukti pendukung, kecuali pengajuan uang makan. Seluruh perjalanan dinas luar berangkat dan pulang dihitung dari pabrik (based mill), kecuali karyawan yang sifat pekerjaannya berada diluar pabrik. Karyawan harus membuat Outside Duty Application (ODA) sebelum berangkat atau melakukan dinas luar, namun untuk keperluan / kepentingan mendesak atau diluar rencana, pemohon (pengguna aplikasi dinas luar) dapat membuat Outside Duty Application (ODA) setelah kembali dari dinas luar dimana batas toleransi pembuatan adalah maksimal 3 (tiga) hari kerja dari tanggal terakhir pelaksanaan dinas luar.

4 PT CAKRAWALA MEGA INDAH SERANG
Bila terjadi keterlambatan maka : Karyawan dapat membuat Outside Duty Application (ODA) dan secara otomatis sistem akan mencatat sebagai pelanggaran dimana maksimum pelanggaran adalah 2 (dua) kali dalam setiap bulannya. Bila terjadi pelanggaran ke-3 (tiga) pada bulan yang sama, maka sistem telah diprotect dan akan menolak aplikasi secara otomatis, sehingga pemohon (pengguna aplikasi dinas luar) tidak dapat membuat Outside Duty Application (ODA) yang selanjutnya. Jika karyawan melaksanakan dinas luar lebih dari 1 (satu) hari dengan hari/ tanggal berurutan serta tujuan yang sama, maka dapat dibuat / diajukan dalam 1 (satu) Outside Duty Application (ODA) dengan maksimum 6 (enam) hari kerja. Hal-hal yang perlu diperhatikan : Karyawan hanya dapat membuat ODES apabila telah selesai melakukan perjalanan dinas luar. b. Personalia hanya dapat me-verifikasi Permohonan Dinas Luar berdasarkan informasi melalui sistem e – Outside Duty, sedangkan aktualnya dibawah pengawasan / kontrol dari atasan karyawan yang bersangkutan

5 PT CAKRAWALA MEGA INDAH SERANG
Apabila diketahui karyawan melakukan kecurangan dengan membuat ODA dan/atau ODES, padahal karyawan tersebut tidak melakukan dinas luar, maka karyawan tersebut dianggap telah melakukan penggelapan. Outside Duty Application (ODA) lewat dari 7 (tujuh) hari kerja tidak dapat diproses dan sistem secara otomatis akan menutup permohonan ODA. Apabila jam yang direncanakan berbeda dengan jam aktual dinas luar, maka : - Sistem menyediakan fasilitas revisi pada saat pemohon membuat ODES - Bila jam kepulangan diatas jam Wib maka dibatasi hingga jam 08.00 Wib keesokan harinya. Sistem juga akan memberikan message kepeda atasan yaitu “ your staff has exceeded working day. Please concern about his/her health and safety ” f. Sistem menyediakan data approver berdasarkan struktur organisasi resmi setiap bagian. Apabila terdapat atasan atau approver yang sementara berhalangan, maka harus menunjuk staff pengganti dengan mengisi form “ Pendelegasi Wewenang ”

6 PT CAKRAWALA MEGA INDAH SERANG
9. Ketentuan pengajuan ODES (Pengajuan permohonan pembayaran uang makan) a. - Dinas luar yang berangkat dan/atau pulang dilokasi pabrik wajib melapor ke Security dengan menggunakan nomor ODA / nomor kendaraan (mobil) sesuai ODA. - Dinas luar yang berangkat dan /atau pulang diluar lokasi pabrik (rumah) jam permohonan ODES dan disesuaikan dengan ODA. b. Standard dan ketentuan pemberian uang makan dinas luar ditetapkan oleh manajemen dan yang masih berlaku sampai dengan sekarang. 10. Ketentuan pelaksanaan Dinas luar yang belum tercantum didalam “ Prinsip Dasar Ketentuan Pelaksanaan e – Outside Duty ” ini, maka tetap berlaku ketentuan dinas luar yang lama.

7 FLOW CHART OUTSIDE DUTY APPLICATION
Yes / No No Karyawan yang akan ditunjuk untuk dinas luar Adm. Seksi/Dept./Div Approver I Approver II Yes Yes HR Verifikasi GA / Car pool ` Adm. Seksi/Dept./Div Yes / No Petugas Pos Security Pelaksanaan Dinas Luar Menunjukkan No ODA / Kendaraan

8 FLOW CHART OUTSIDE DUTY EXPENSE STATEMENT
Yes / No No Karyawan yang telah melaksanakan dinas luar Adm. Seksi/Dept./Div Approver I Approver II Yes Yes / No Yes Menyerahkan Bukti pendukung HR Verifikasi Accounting Yes Adm. Seksi/Dept./Div Yes / No Yes Dinas Luar Dihitung berdasarkan Based Mill Karyawan Terima uang Dinas Luar Kasir

9 PT CAKRAWALA MEGA INDAH
SERANG Sekian, Terima kasih