Pengelolaan Arsip IPB dengan 4 NSPK

Presentasi berjudul: "Pengelolaan Arsip IPB dengan 4 NSPK"— Transcript presentasi:

1 Pengelolaan Arsip IPB dengan 4 NSPK
(Temu Teknis Penyusunan Instrumen NSPK Dalam Rangka Persiapan Implementasi SIKD) Bogor, 4-6 Agustus 2015 Hotel Mirah B. Mustafa Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor

2 Drs. B. Mustafa, M.Lib. NIP Pustakawan Madya IPB Bogor Kepala Unit Arsip IPB Pengajar S2 MTP IPB Mobile: , PIN BB: 2A87C1DC, WA dan (FB)

3 Tetapi sebelumnya, saya mau tanya
Tetapi sebelumnya, saya mau tanya... Apakah semua yang hadir disini MAU BAHAGIA???? TIDAK MAU!!! MAU?

4 Unit Arsip IPB didirikan tanggal 10 Februari 2014
Sebelumnya sejak tahun 2008 pengelolaan arsip IPB berada dibawah Perpustakan IPB sebagai sebuah bidang, yaitu Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB.

5 Saat ini ada 135 unit kerja pencipta arsip di lingkungan IPB Bogor.
Rata-rata per hari tercipta dan diterima arsip sebanyak setengah meter lari! Satu bulan tercipta dan diterima arsip kurang lebih sebanyak 15 meter lari!

6 Hanya ada 2 arsiparis ahli dan 25 arsiparis tingkat terampil

7 Motto: ARSIP (Ayo Rawat Semua Informasi Penting)
Slogan: Jembatan IPB Masa Lalu, Masa Kini dan Masa Depan

8 Dr. Andi Kasman dan Rektor IPB

9 Staf Unit Arsip IPB

10 NSPK: Norma Standar Prosedur Kriteria

11 Norma adalah aturan atau ketentuan yang dipakai sebagai tatanan untuk penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Contoh Norma dalam bidang kearsipan: UU No. 43/2009 tentang Kearsipan; PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43/ 2009 tentang Kearsipan; Perka ANRI No. 24/2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Perguruan Tinggi.

12 Standar adalah acuan yang dipakai sebagai patokan dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi. Contoh Standar dalam bidang kearsipan: Jadwal Retensi Arsip; Kode Klasifikasi Surat; Standar Boks Arsip yang digunakan.

13 Prosedur adalah metode atau tata cara untuk penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi.
Contoh Prosedur dalam bidang kearsipan: Cara penentuan JRA suatu arsip tertentu; Cara pemusnahan arsip; Cara mengoperasikan SIKD/SIKS/SIKN.

14 Contoh Kriteria dalam bidang kearsipan:
Kriteria adalah ukuran yang dipergunakan menjadi dasar dalam penyelenggaraan kegiatan tertentu di suatu instansi. Contoh Kriteria dalam bidang kearsipan: Syarat/kriteria untuk dapat diangkat menjadi fungsional arsiparis tingkat ahli; Syarat/kriteria jenjang jabatan fungsional arsiparis yang dapat melaksanakan suatu kegiatan tertentu dalam bidang kearsipan.

15 NSPK Kearsipan Minimal Terdiri Atas:
Tata Naskah Dinas; Klasifikasi Arsip; Jadwal Retensi Arsip; Hak Akses dan Keamanan Arsip.

16 NSPK Unit Arsip IPB Tata Naskah Dinas/Tata Persuratan IPB
Klasifikasi Arsip IPB Jadwal Retensi Arsip IPB Hak Akses dan Keamanan Arsip IPB

17 Tata Naskah Dinas (Tata Persuratan)
Mengatur “format dan prosedur penciptaan serta produk arsip” Bagaimana format surat dan dokumen lain; Bentuk kop dan logo surat; Siapa boleh mengirim surat kemana; Siapa penandatangan surat; Bagaimana sistem penomoran; dll Ke depan juga akan diatur jenis dan spesifikasi kertas yang digunakan

18 Pola Klasifikasi Mengatur pengelompokan dan pengkodean surat
Surat dikelompokkan berdasarkan kategorinya; Dilakukan pengkodean surat/arsip;

19 Penentuan Jadwal Retensi Arsip
Mengatur umur (tahun) atau sampai kapan suatu surat disimpan dan prosedur penyusutan arsip JRA Dimusnahkan; Disimpan permanen; Ditinjau kembali.

20 Hak Akses dan Keamanan Data/Arsip
Mengatur hak akses terhadap arsip tertentu dan bagaimana mengatur keamanan data/arsip Siapa yang boleh mengakses arsip apa; Siapa bertanggungjawab terhadap arsip apa; Bagaimana keamanan data/arsip.

21 Selain 4 NSPK tersebut, masih diperlukan beberapa POB/SOP untuk memperlancar kegiatan kearsipan di IPB

22 (Prosedur Operasi Baku/Standar Operasi Prosedur)
POB/SOP Lainnya (Prosedur Operasi Baku/Standar Operasi Prosedur) Akuisisi Arsip Penyediaan Arsip Dinamis Layanan Arsip Pengolahan Arsip Statis Alih Media Arsip Pembinaan Profesi Tenaga Kearsipan IPBLayanan Arsip

23 Akuisisi Arsip Mengatur cara memperoleh arsip
Bagaimana prosedur mendapatkan dan mengumpulkan arsip dari seluruh unit kerja di lingkungan IPB (pasif dan proaktif); Jenis arsip apa yang diakuisisi.

24 Layanan Arsip Mengatur cara melayankan arsip
Bagaimana memberi layanan arsip kepada pengguna arsip; Promosi/advokasi kearsipan.

25 Alih Media Arsip Mengatur proses alih media arsip
Bagaimana alih media arsip konvensional ke format digital dilakukan; Arsip apa saja yang dialihmediakan.

26 Penyediaan Arsip Dinamis
Mengatur proses menyediakan arsip dinamis Pengolahan arsip dinamis; Penataan arsip dinamis; Pelayanan arsip dinamis.

27 Pengolahan Arsip Statis
Mengatur pengolahan arsip statis Mengolah arsip statis; Menata arsip statis.

28 Pembinaan Profesi Tenaga Kearsipan IPB
Mengatur pembinaan SDM kearsipan Fungsional arsiparis; Tenaga kearsipan lainnya; Bimtek, diklat, seminar, dan kegiatan lain bidang kearsipan.

29 Masih Perlu Dibuat POB/SOP Lainnya
Pengelolaan dan layanan arsip peta dan kartografi; Pengelolaan dan layanan arsip foto/video; ... .....

30 Proses Penyusunan NSPK
Ide; Pengajuan proposal; Studi literatur; Penyusunan draft; Konsinyasi atau rapat-rapat internal; Sosialisasi; Finalisasi; Pengajuan menjadi Peraturan Rektor; Perbanyakan;

31

32

33 Terima kasih Selamat Berkarya

34 Rencana Kearsipan IPB ke Depan
Punya gedung sendiri (Administrasi dan Depo Arsip); Punya SDM Arsiparis Fungsional dalam jumlah mencukupi dan berkualitas untuk semua jenjang; Punya sistem kearsipan yang handal; Punya organisasi yang modern; Punya khasanah arsip yang lengkap dan otentik; Mendapat pendanaan yang cukup untuk melakukan kegiatan; Mampu memberi layanan kerasipan terbaik