MEMAHAMI KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN JASA

Presentasi berjudul: "MEMAHAMI KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN JASA"— Transcript presentasi:

1 MEMAHAMI KOMUNIKASI DALAM PELAYANAN JASA
MELAKUKAN KERJA SAMA DALAM TIM

2 PRINSIP BERKOMUNIKASI DITEMPAT KERJA
I. Definisi komunikasi Kelompok A. Komunikasi Kelompok Resmi B. Komunikasi Kelompok Tidak R Resmi II. Cara menggunakan Sarana Komunikasi A.Komunikasi dengan Menggunakan Telepon B. Komunikasi dengan menggunakan faximilli C. Komunikasi dengan menggunakan Telex Seni Kerajinan dan Pariwisata

3 Seni Kerajinan dan Pariwisata
KOMUNIKASI I. Definisi komunikasi kelompok adalah Komunikasi/pembicaraan yang terjadi antar sekelompok orang yang sifatnya tukar pikiran dalam memecahkan suatu masalah Komunikasi kelompok digolongkan dalam : A. Komunikasi Kelompok Resmi, terdiri dari : 1. Syarat-syarat Komunikasi Kelompok resmi : a. Ada keterbukaan b. Ada pimpinan rapat c. Ada agenda rapat dan notulen d. Hindari perdebatan yang bertele-tele e. Tidak ada monopoli pembicaraan f. Ada partisipasi dari peserta g. Ada tanya jawab singkat Seni Kerajinan dan Pariwisata

4 Seni Kerajinan dan Pariwisata
2. Ciri-ciri Komunikasi Resmi : Sumber informasi adalah resmi Materi pembicaraan atau informasi yang disampaikan mempunyai sanksi resmi Pembicaraan/informasi tersebut berkaitan dengan suatu proses pekerjaan 3. Cara Berkomunikasi Kelompok Resmi : a. Diawali dengan ucapan salam b. Memberikan penjelasan tentang maksud dan tujuan informasi yang akan disampaikan c. Informasi dilengkapi dengan demo-demo d. Ada tanya jawab e. Menjawab pertanyaan dengan singkat dan jelas, tidak emosi f. Menerima dengan sabar setiap keberatan-keberatan/sanggahan Seni Kerajinan dan Pariwisata

5 Seni Kerajinan dan Pariwisata
B. Komunikasi Kelompok Tidak Resmi 1. Ciri-ciri Komunikasi Tidak Resmi: a. Jumlah peserta tidak banyak b. Terjadinya komunikasi tidak sengaja c. Dapat terjadi dimana saja 2. Prinsip-prinsip Komunikasi Tidak Resmi a. Materi pembicaraan bersifat umum b. Jangan memonopoli pembicaraan c. Hindari pembicaraan yang berbisik-bisik d. Memperlakukan sama terhadap semua anggota Seni Kerajinan dan Pariwisata

6 MENGGUNAKAN SARANA KOMUNIKASI
1. Persiapan menelpon dan menerima telpon a. Siapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, letakkan dekat telepon b. Buatlah daftar khusus nomor-nomor penting c. Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri, tangan kanan memegang pulpen d. Mulut tidak menempel pada gagang telepon. e. Memahami cara menyambung telepon lokal/interlokal serta biaya yang dikeluarkan f. Telepon tidak untuk keperluan pribadi Seni Kerajinan dan Pariwisata

7 CARA MENGGUNAKAN SARANA KOMUNIKASI
g. Sopan dan santun dalam berbicara, seperti sedang bertemu muka h. Cepat memahami maksud pembeicaraan dan memberi kesan memperhatikan dan membantu Jangan menampakkan kesan sibuk pada waktu memegang telepon Tidak terlalu cepat dalam berbicara, dan yang penting-penting Hindari penyampaian informasi dan masalah yang bersifat rahasia Mengembalikan gagang telepon pada tempat semula Seni Kerajinan dan Pariwisata

8 Seni Kerajinan dan Pariwisata
2. Menerima telepon a. Segera angkat telepon jika berdering b. Segera menjawab telepon dengan cepat, singkat dengan memberi ucapan salam serta menyebutkan nama kantor/instansi untuk menghindari salah sambung c. Memberi kesan bahwa siap membantu d. Suara terdengar jelas dan sopan. 3. Menelpon a. Pahami permasalahan yang akan disampaikan/dijelaskan dalam telepon b. Catat /hafalkan no telepon tujuan, untuk menghindari salah sambung c. Siapkan alat tulis dan kertas d. Bila terjadi salah sambung, segera memohon maaf e. Bila nomor tidak ada/kurang jelas, hubungi operator Seni Kerajinan dan Pariwisata

9 KOMUNIKASI DENGAN MENGGUNAKAN FAKSIMILI
Mesin faksimili mampu mengirim dan menerima data dari dan ke mana saja dalam ukuran menit dengan menggunakan pesawat telepon sebagai alat bantu pelengkap. Cara mengoperasikan faksimili : Persiapan Pengiriman : a. Pastikan listrik hidup (on) pada mesin fax dan terlihat stand by b. Masukkan dokumen pada tempat pemasukan dokumen otomatis (lembar per lembar) c. Tekan kunci pemilih : fine, standard, fast d. Tekan one touch key dan hubungi nomor telepon yang dituju. e. Setelah terdengar nada siap, tekan tombol send Tunggu nada jawaban. f. Apabila lembar pertama dokumen sudah terkirim, segera masukkan lembar berikutnya dengan prosedur yang sama. Seni Kerajinan dan Pariwisata

10 Seni Kerajinan dan Pariwisata
2. Istilah-istilah dalam Proses Pengiriman a. Automatic Redialing (memanggil ulang secara otomatis) b. Error report, jika dokumen yang dikirim mengalami kesalahan c. Kode 0-01, persediaan kertas pada pesawat fax yang dituju habis. 3. Penerimaan secara otomatis, ada 2 jenis bel, yaitu : a. Bel tunggal, yaitu ada berita masuk dan diterima secara otomatis, tidak perlu mengangkat pesawat telepon b. Bel panjang terus menerus, apabila lampu tel-mode operator nyala, hal ini menunjukkan : - ada berita masuk dan diterima otomatis dalam beberapa detik aliran listrik dalam keadaan off dan pesawat telepon berdering Ada telepon lain masuk, angkat telepon, tekan tombol stop dan mulai bicara. Seni Kerajinan dan Pariwisata

11 Seni Kerajinan dan Pariwisata
4. Penerimaan Secara Manual Petunjuknya apabila mesin tel-mode operator bekerja sebagai berikut : Apabila telepon berdering : 1). Segera angkat telepon dan bila siap mengirim, segera tekan tombol start setelah terdengar nada tinggi dari mesin penerima 2). Setelah itu, proses penerimaan berlangsung 3). Kemudian, putuskan hubungan telepon b. Apabila telepon berdering : 1). Segera angkat telepon 2). Kemudian, terdengar nada setiap 3-5 detik sebagai petunjuk hubungan sedang berlangsung 3). Putuskan hubungan telepon Penerimaan secara manual ditandai dengan lampu tel-mode menyala Seni Kerajinan dan Pariwisata

12 Seni Kerajinan dan Pariwisata
TERIMA KASIH SELAMAT BELAJAR Seni Kerajinan dan Pariwisata