FORMULIR (FORM) Sistem akuntansi = Organisasi FORMULIR, CATATAN, & LAPORAN yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yg.

Presentasi berjudul: "FORMULIR (FORM) Sistem akuntansi = Organisasi FORMULIR, CATATAN, & LAPORAN yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yg."— Transcript presentasi:

1 FORMULIR (FORM) Sistem akuntansi = Organisasi FORMULIR, CATATAN, & LAPORAN yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yg dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. FORMULIR adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi . FORMULIR disebut DOKUMEN karena peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secaraik kertas.

2 FORMULIR disebut Media, krn formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa dlm organisasi ke dalam catatan CONTOH FORMULIR : Formulir Faktur Penjulan Formulir Jurnal Formulir Rekening Buku Besar Dll Formulir Faktur Penjualan : Nomor Formulir, Tanggal, Nomor Urut, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Harga Satuan, Kuantitas, Jumlah Harga, Nama Pramuniaga,Kode Pramuniaga HUSAINI - FIA UB

3 FAKTUR PENJUALAN CONTOH : FORMULIR PENJUALAN PT.MORODADI No: 12345
JL. MOROKANTIL Tgl : MALANG FAKTUR PENJUALAN NO URUT KODE BARANG NAMA SATUAN HARGA KUANTITAS JUMLAH TOTAL NAMA NO. KODE PRAMUNIAGA ……………………… ……………………… ……………………………… TANDA TANGAN

4 FORMULIR JURNAL PENJUALAN
PT. MOROKANTIL Jl. Morodadi No Halaman : …… Malang JURNAL PENJUALAN Bulan : ……………… Tanggal KETERANGAN REF D E B I T K R E D I T PIUTANG DG H P P PENJUALAN PERSEDIAAN TOTAL HUSAINI - FIA UB

5 FORMULIR JURNAL PENERIMAAN KAS
PT. MOROKANTIL Jl. Morodadi No Halaman : …… Malang JURNAL PENERIMAAN KAS Bulan : ……………… Tgl KETERANGAN REF KAS (DEBIT) POTONGAN TUNAI PIUTANG DAGANG (KREDIT) LAIN-LAIN (K R E D I T) NAMA REKENING KODE REK. JUMLAH TOTAL HUSAINI - FIA UB

6 JURNAL PENGELUARAN KAS
FORMULIR JURNAL PENGELUARAN KAS PT. MOROKANTIL Jl. Morodadi No Halaman: ……… Halaman : …… Malang JURNAL PENGELUARAN KAS Bulan : ……………… Tgl KETERANGAN REF UTANG DAGANG (DEBIT) LAIN-LAIN (DEBIT) KAS (KREDIT) POT. PEMBEL NAMA REKENING KODE REK. JUMLAH TOTAL HUSAINI - FIA UB

7 FORMULIR REKENING BUKU BESAR
PT. MORODADI Kode : Jl. MT. Haryono NAMA REKENING: Halaman : Malang TGL KETERANGAN REF DEBIT KREDIT D/K SALDO HUSAINI - FIA UB

8 JENIS-JENIS FORMULIR FORMULIR SATU SET :
Satu formulir dlm beberapa rangkap dgn isi yg sama. Contoh : Faktur Penjualan FORMULIR CONTINUES: Berbentuk beberapa lembar dibatasi perforasi , dpt disobek bila diperlukan. Contoh: Printer Komputer JENIS-JENIS FORMULIR FORULIR TANPA KARBON: Beberapa tembusan yg dpt diisi sekaligus tanpa kertas karbon. Contoh: Tiket Pesawat FORMULIR DENGAN TINTA MAGNETIS: Dapat dibaca oleh alat input utk langsung diproses oleh komputer FORMULIR OPTICAL CHARAKTER RECOGNITON(OCR): Dlm bentuk anka dan huruf yg dpt dibaca alat input otomatis tk ditransfer ke komputer

9 MAMFAAT / KEGUNAAN FORMULIR
Untuk Menentukan Hasil Kegiatan. Contoh: Pekerjaan pembuatan distribusi dan laporan -2 utk pimpinan Untuk Menjaga Aktiva-aktiva & Utang-utang Perusahaan. Contoh: Penggunaan rekening-2 sehingga dpt diketahu saldo masing2 rekening MAMFAAT / KEGUNAAN FORMULIR Untuk Memerintahkan Suatu Pekerjaan Contoh: Surat peritah pengiriman barang, surat perintah pembelian barang untuk dibelikan barang yang dibutuhkan Untuk Penyusunan Rencana Kegiatan, Penilaian Hasil, & Penyesuaian Rencana-2. Contoh: Rencana produksi untuk menilai kegiatan produksi dan utk megadakan perubahan thd rencana

10 Menurut Sumbernya PENGGOLONGAN FORMULIR Menurut Tujuannya FORMULIR
Formulir Yg Dibuat Dlm Perusahaan , Digunakan Utk Interen Dan Disimpan Dlm Perusahaan. Contoh: Kartu Jam Kerja, Memo Kredit/Debit, Pengeluaran Brg, Bukti Permintaan, Dll Formulir Yg Dibuat Dlm Perusahaan Dan Dikirim Kepada Pihak Luar Perusahaan. Contoh: Faktur Penjualan, Bukti Kas Keluar ,Surat Order Pembelian, Dll FORMULIR MENURUT SUMBERNYA Formulir Yg Diterima Dari Luar Perusahaan. Contoh: Faktur Pembelian, Surat Order Dari Pembeli, Rekenng Koran Bank

11 MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA
Formulir Yang Dibuat Utk Meminta Dilakukannya Suatu Tindakan Oleh Unit Organisasi Lain Contoh: Bukti Permintaan Dan Pengeluaran Barang Dari Gudang FORMULIR MENURUT TUJUAN PENGGUNAANNYA Formulir Yang Digunakan Untuk Mencatat Tindakan Yang Telah Dilaksananakan. Contoh: Faktur Pembelian, Faktur Penjualan, Kartu Jam Kerja

12 PRINSIP DASAR DALAM MERANCANG FORMULIR
PEMAMFAATAN TEMBUSAN ATAU COPY FORMULIR Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus, perlu dibuat beberapa formulir. Contoh : faktur penjualan tunai dibuat rangkap 3 2. PENGHINDARAN DUPLIKASI DALAM PENGUMPULAN DATA Dalam mengumpulkan data hindari pengumpulan data lebih dari satu kali. 3. RANCANGAN FORMULIR YG SEDERHANA DAN RINGKAS Dapat dihindari perekaman data yang tidak perlu 4. UNSUR INTERNAL CHECK DALAM MERANCANG FORMULIR Untuk menghidari kemungkinan kesalahan pengisian formulir, perlu dimasukkan unsur internal check. 5. NAMA DAN ALAMAT PERUSAHAAN PADA FORMULIR Untuk formulir yg dikirim keluar perusahaan perlu nama, alamat, logo, tujuannya untuk memudahkan identifikasi asal formulir tsb bagi perusahaan penerima 6. NAMA FORMULIR Nama formulir utk memudahkan identifikasi dan biasanyan menggambarkan fungsi formulir tsb. Misal. Form bukti permintaan brg dari gudang

13 7. NOMOR IDENTIFIKASI PADA SETIAP FORMULIR
Nomor ini digunakan jika perusahaan menggunakan beberapa jenis formulir FORMULIR BESAR Untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yg besar, setiap garis diberi nomor urut, baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi kanan 9. PENCETAKAN GARIS PADA FORMULIR digunakan jika formulir tsb akan diisi dengan tulisan tangan PENCANTUMAN NOMOR URUT CETAK Digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidenfikasi transaksi bisnis 11. RANCANGAN FORMULIR YG HANYA MEMERLUKAN PENGISIAN TANDA  ATAU , ATAU DGN MENCANTUNKAN JAWABAN “YA” ATAU “TIDAK” Jika informasi yang akan dikumpulkan dengan formulir dpt ditentukan lebih dahulu, untuk menghemat waktu pengisian. 12. FORMULIR GANDA Formulir yang terdiri dari dari formulir asli dan tembusan ( karbon lebih satu kali pakai, karbon sekali pakai, kertas tanpa karbon) PEMBAGIAN ZONA Formulir dibagi berdasar blok-2 yg logis yg berisi data yang saling terkait

14 Kapan formulir Digunakan Jika suatu kejadian harus dicatat.
Contoh faktur penjualan tunai utk mencatat transaksi penjualan setiap hari Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali. Contoh: setiap ada permintaan barang bagian gudang akan menulis nama, spesifika si dan kuantitas barang Kapan formulir Digunakan Jika berbagai informasi yg saling berhubung an perlu disatukan dalam tempat yg sama. Utk membeli barang bagian perlu tannya bagian gudang: nama barang, spesifikasi, kuantitas dan kapan barang diperlukan Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi. Formulir digunakan untuk merekam pertang gungjawaban pelaksanaan transaksi tsb

15 FAKTOR-2 YG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR
Siapa Yg Memerlukan Atau Akan Mendapat Informasi Yg Dicatat Di Dalam Formulir Tsb ?, terkait jumlah formulir Adakah Formulir Lain Yg Sekarang Dirancang/ Sekarang Digunakan Berisi Informasi Yg Sama ?, jika ada disatukan dgn formulir yg lain Apakah Elemen-elemen Yg Harus Dicantumkan Di Dalam Formulir Telah Disusun Menurut Urutan Yg Logis ?, utk mengurangi kesalahan FAKTOR-2 YG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG FORMULIR Apakah Formulir Tsb Akan Memerlukan Penulisan Dgn Tangan Atau Pemrosesan Dgn Mesin, Atau Kedua-duanya ?, lebar spasi/garis Apakah Formulir Tsb Akan Diisi Dgn Pensil, Tinta, Mesin Ketik, Mesin Khusus Atau Dgn Proses Penggandaan Yg Lain ? Mutu kertas Apakah Formulir Tsb Akan Disimpan Di Dalam Suatu Arsip ?, mutu dan ukuran kertas

16 INFORMASI YG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR
YANG BERSANGKUTAN DGN FORMULIR ITU SENDIRI, MISAL: MENGENAI ISINYA, JUMLAH LEMBAR TEMBUSANNYA, DAN JENIS KERTAS YG DIGUNAKAN INFORMASI YG DIPERLUKAN DALAM MERANCANG KEMBALI SUATU FORMULIR YANG BERSANGKUTAN DGN KEGIATAN PENYEDIAAN, PENGISIAN, DAN PENCATATAN INFORMASI DARI FORMULIR TSB DOKUMEN SUMBER : DOKUMEN YG DIPAKAI SEBAGAI DASAR PENCATATAN KE DALAM JURNAL ATAU BUKU PEMBANTU DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG DOKUMEN PENDUKUNG : DOKUMEN YG MELAMPIRI DOKUMEN SUMBER SEBAGAI BUKTI SAHIHNYA TRANSAKSI YG DIREKAM DALAM DOKUMEN SUMBER

17 TRANSAKSI, DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN PENDUKUNG YANG BERSANGKUTAN
DOKUMEN PENDUKUNG YG BERSANGKUTAN TRANSAKSI Penjualan Tunai Penjualan Kredit````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````` Retur Penjualan Pembelian Retur Pembelian Penggajian dan Pengupahan Pemakaian barang gudang DOKUMEN SUMBER Faktur penjualan tunai Faktur penjualan Memo kredit Bukti kas keluar Memo debit Bukti permintaan & pengeluaran barang gudang Daftar gaji Rekap daftar gaji Surat order penjualan Laporan pengiriman barang Surat Muat Laporan penerimaan barang Surat order pembelian Faktur dari pemasok Pita register kas HUSAINI - FIA UB

18 MANFAAT PENGGUNAAN FORMULIR ELEKTRONIK:
TIDAK PERNAH KEHABISAN FORMULIR Jika perusahaan menggunakan form kertas, operasi perusahaan akan terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. 2.TIDAK PERNAH KETINGGALAN JAMAN Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dg perubahan kebutuhan dan peraturan 3. KETIDAKEFISIENAN FORMULIR DAPAT DIHINDARI Perubahan format dan isi formulir dpt segera diatasi dan menimbulkan pemborosan biaya krn form lama tdk dipakai 4.TIDAK DIMUNGKINKAN PENGGUNAAN FORMULIR YG SALAH Untuk menghindari penggunaan formulir untuk tujuan yang salah, setiap pengguna harus memakai password 5. KECEPATAN PENGISIAN FORMULIR Pengisian form lebih cepat dibandingkan form kertas, (atur cursor) 6. PENANGKAPAN DATA DILAKUKAN SEKALI Duplikasi penangkapan dan pemasukan data kedalam sistem informasi tidak akan terjadi 7. TIDAK ADA DATA YG MENGAMBANG Pada form elektronik, data dimasukkan dan dikirim ketempat lain secara elektronik.