Ragam Pengelolaan Dokumen Akademik

Presentasi berjudul: "Ragam Pengelolaan Dokumen Akademik"— Transcript presentasi:

1 Ragam Pengelolaan Dokumen Akademik
Anas Tamsuri Disajikan pada Wokshop Impementasi Dokumen Akademik bagi Pendidikan Vokasi Keperawatan, Surabaya Pebruari 2016

2 Latar Belakang Dokumen akademik adl dokumen penting dan memiliki kekuatan hukum Pengelolaan dokumen akademik mencerminkan tertib administrasi

3 PENGADAAN

4 Pengadaan Termasuk pengadaan : penyediaan kertas/ blanko, pencetakan dokumen akademik, security dokumen Unsur yang harus diperhatikan : Regulasi yang berlaku, Fasilitas & sarana internal, Fasilitas & sarana eksternal

5 Prinsip Pengadaan Trusted Internal Sources & Resources :
Tenaga pencetak terpercaya Saksi dan Berita acara cetak/ penulisan Trusted and Limitation access for external resources : Percetakan terpercaya Blanko tersecurity

6 Ragam Pengadaan Pengadaan security paper
Dokumen yang ditulis dengan tangan Stempel Kertas, Stempel / Press Foto

7 Mengenal Security Microletter Hologram Fluorescent Ink Emboss
Secret code Chip/microchip Specific ink (colour), font and pattern

8 Who’s responsible on the security of academic documents?
Issue Who’s responsible on the security of academic documents?

9 PENYIMPANAN

10 Lingkup Penyimpanan Penyimpanan Dokumen (ijazah, transkrip, SKPI, dll)
Penyimpanan Bahan Dokumen Akademik (kertas/ blanko; stempel; emboss machine; dll)

11 Prinsip Penyimpanan Aman Akses Terbatas Tercatat

12 PENDISTRIBUSIAN

13 Lingkup Distribusi Penyerahan Kepada Pemilik (Lulusan) thd dokumen yang sudah jadi Penyerahan kepada Institusi lain (pihak ketiga) thd dokumen yang belum jadi

14 Prinsip Distribusi Terbatas Tercatat

15 Masalah terkait Dokumen Akademik
Dokumen Hilang krn Kriminal, kealphaan Dokumen hilang krn force major (banjir, gempa) Dokumen rusak krn force major (kebakaran, dll)

16 Tatalaksana Dibuatkan Ijazah/Transkrip/SKPI pengganti
Harus ada keterangan “pengganti” Diterbitkan dg adanya keterangan tertulis dari pihak penyidik kepolisian (psl 26 Permen 81/2014) Dituliskan nomor dan tanggal surat keterangan penyidik Copy Surat dari penyidik disimpan sbg arsip

17 Masalah terkait Dokumen Akademik
Pemalsuan (ijazah/ Transkrip/ SKPI) Dapat berupa pemalsuan pemilik, atau konten (muatan)

18 Tatalaksana : Internal
Cross check dengan data internal (Berita acara penerbitan dok. akad, basis data mahasiswa/ lulusan; dokumen disribusi (penyerahan) dokumen Tracking data rekord perkuliahan & nilai Tracking Internal Security management (signature, stamp, writing type)

19 Tatalaksana : Eskternal
Record data PDPT Pengecekan keabsahan blanko ijazah Pelaporan ke pihak kepolisian untuk penyidikan

20 MATUR TENGKYU MATUR TENGKYU