Otomtisasi Perkantoran

Presentasi berjudul: "Otomtisasi Perkantoran"— Transcript presentasi:

1 Otomtisasi Perkantoran
Cindy Prastika Sari 06 X AP 3

2 Daftar Isi Pengertian Surat Penagihan
Fungsi Pengertian Surat Penagihan Cara Pengiriman Surat KEARSIPAN Pemeliharaan Arsip Lanjutan Pemeliharaan Arsip Peralatan Arsip Penutup

3 Pengertian Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pelanggan karena pelanggan tidak mau atau belum melunasi hutangnya atas barang-barang yang telah diterima, sedangkan jangka waktu atau jatuh tempo pembayaran sudah lewat. Hal tersebut dapat terjadi karena pelanggan lupa atau karena hal-hal lain, baik disengaja atau tidak disengaja. Pelanggan yang seperti itu harus mendapat perhatian khusus, antara lain dengan dikirimi surat penagihan. KEMBALI KE MENU

4 Fungsi Surat Penagihan
a. Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung yaitu copy surat order pengiriman yang telah ditanda tangani oleh perusahaan angkutan umum. b. Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual berdasarkan harga satuan yang tercantum dalam surat keputusan Direktur Pemasaran. c. Fungsi penagihan telah mendasarkan pencatuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan berdasarkan kuanitas yang tercantum dalam copy surat pengiriman barang dan surat muatan atau bill of lading. KEMBALI KE MENU

5 Pengiriman surat penagihan dapat dilakukan beberapa tahap, yaitu sebagai berikut :
1.Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan suatu kewajiban yang telah jatuh tempo lewat pada waktunya. 2.Surat penagihan kedua agak lebih tegas dari yang pertama. 3.Surat penagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli dapat melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui ikkaso bank. 4.Surat penagihan keempat merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur akan mengadukan kepada pihak yang berwajib. KEMBALI KE MENU

6 KEARSIPAN KEMBALI KE MENU

7 Pemeliharaan Arsip A. Pengaturan Ruangan
Ruang pemyimpanan arsip harus : a. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan kelembaban antara 50-60%). b. Terang (terkena sinar matahari tak langsung). c. Mempunyai ventilasi yang merata. d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya. KEMBALI KE MENU

8 B. Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. C. Penggunaan Bahan-bahan pencegah rusaknya arsip. Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barns di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala KEMBALI KE MENU

9 Peralatan Arsip A. Filing Cabinet
Tempat menyimpan dokumen/arsip dalam bentuk berkas. B. Lemari Arsip Salah satu tempat penyimpanan arsip aktif selain filing cabinet C. Ordner Wadah untuk menyimpan arsip yang kode dan indeksnya dicantumkan di sisi luar dari ordner. D. Guide Merupakan penyekat/pembatas antar berkaas satu dengan berkas yang lain yang kode klasifikasinya berbeda. E. Folder/Map Temoat untuk menyimpan dokumen/arsip yang menggunakan tab untuk mencantumkan kode dan indeks. KEMBALI KE MENU

10 Atas Perhatianya Kami Ucapkan
Terima Kasih KEMBALI KE MENU