Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)

Presentasi berjudul: "Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)"— Transcript presentasi:

1 Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System)
Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB

2 Pengertian Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, dan seterusnya.

3 Merancang klasifikasi masalah
Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah menyusun Daftar Klasifikasi.

4 Kelebihan & Kekurangan
Pokok masalah mudah diingat, dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi, fleksibel. Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan

5 DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUBMASALAH
(LAJUR PEMBANTU) DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUB-SUBMASALAH (LAJUR KELOMPOK KECIL)

6 PENEMPATAN ARSIP MENURUT KLASIFIKASI SUBJEK
Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas). Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama). Tingkat III : sub- sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).

7 Tugas: Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek “Departemen Umum”
Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google Spreadsheet. A. Umum A. Buku induk barang inventaris A.1 Peralatan A.1.1 Buku golongan barang inventaris A.2 Alat Tulis A.2.1 Buku catatan barang non inventaris A.3 Mesin kantor

8 Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor
Barang Bergerak Barang habis pakai Digunakan satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map Barang tidak habis pakai Digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon Barang Tidak Bergerak misalnya tanah, gedung, dsb

9 Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:
Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris

10 Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. No. Urut Tanggal Pembukuan Kode Barang Nama Ket.Barang (merk, ukuran dsb) Jumlah Tahun Pembuatan Asal Barang Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan barang Keadaan Barang Harga Ket.

11 Buku golongan barang inventaris
Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai) No. Urut No. Urut Buku Induk Kode Barang Nama Barang Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Keadaan Barang Harga Lokasi Ket.

12 Buku catatan barang non inventaris
adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai). BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS Nama                           : …………………….. Alamat                         : …………………….. No. Urut Nama Barang No. Kartu Stock Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Asal Barang Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan dokumen Keadaan barang Harga Ket. Satuan

13 TUGAS Buat folder dg judul “DEPARTEMEN UMUM”

14 Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS
Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang) Simpan Spreadsheet dengan judul: Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris A. Umum A. Buku induk barang inventaris A.1 Peralatan A.1.1 Buku golongan barang inventaris A.2 Alat Tulis A.2.1 Buku catatan barang non inventaris A.3 Mesin kantor

15

16 THANK YOU, Mercy, & Gracias 
Any Questions? See You Next Week