KESEKRETARIATAN MANAJEMEN WAKTU EFISIEN DAN EFEKTIF.

Presentasi berjudul: "KESEKRETARIATAN MANAJEMEN WAKTU EFISIEN DAN EFEKTIF."— Transcript presentasi:

1 KESEKRETARIATAN MANAJEMEN WAKTU EFISIEN DAN EFEKTIF

2 Manajemen Waktu - Merupakan salah satu keterampilan penting kepemimpinan, bahkan merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan suatu bisnis. - Tindakan dan proses perencanaan dan pelaksanaan kontrol sadar atas sejumlah waktu yang akan digunakan untuk aktivitas tertentu, khususnya untuk meningkatkan Efektivitas, Efisiensi, dan Produktivitas.

3 PENGERTIAN EFEKTIF DAN EFISIEN
Efektif adalah perbandingan antara unsur-unsur manajemen dengan tujuan yang di tetapkan / Pencapaian tujuan yang tepat. (Do the thing right) Efisien adalah suatu perbandingan terbaik antara kinerja dengan hasil yang dicapai pada saat itu / Mengerjakan sesuatu dengan cara yang benar. (Do the right thing)

4 Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian Efisiensi dan Efektivitas, dalam arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya guna dalam arti Tepat, Cepat, Hemat dan Selamat.

5 Tepat : kena sasaran Cepat : tidak menghabiskan waktu Hemat : Dengan biaya yang sekecil-kecilnya Selamat : Segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksudkan Efisiensi kerja adalah suatu usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan murah atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengorbanan yang minimal Efektivitas kerja adalah suatu ukuran pencapaian tugas sesuai dengan tujuan yang telah di tetapkan.

6 Asas-asas Efisiensi dan Efektivitas Dalam Pekerjaan Kantor
Asas Perencanaan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan Asas Penghematan Tidak Boros Asas Penyederhanaan Cara yang lebih mudah, praktis. Asas penghapusan Asas ini merupakan uraian lebih lanjut dari asas penyederhanaan Asas penggabungan Penggabungan alat serbaguna

7 Syarat-Syarat Pencapaian Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Berhasil guna atau Efektif Ekonomis Pelaksanaan Kerja yang dapat dipertanggungjawabkan Pembagian kerja yang nyata Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan

8 Pedoman Bekerja Secara Efisien dan Efektif
a. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis b. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata c. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan d. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja e. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil

9 Pedoman Bekerja Secara Efisien dan Efektif
f. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat g. Biasakanlah mengambil keputusan dengan bijak h. Biasakanlah memulai pekerjaan dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. i. Pergunakanlah catatan-catatan untuk membantu ingatan j. Pergunakanlah tenaga lain untuk membantu pekerjaan anda

10 Faktor-faktor Mempengaruhi Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Bentuk dan susunan kerja serta permukaan meja perlu direncanakan dengan baik Hendaknya memakai kursi yang dapat berputar Letakkan benda benda yang sering digunakan di atas meja dan segera kembalikan ke tempat semula Pengaturan benda-benda di dalam laci hendaknya di susun dengan penuh pertimbangan Kepandaian untuk mengatur ruangan kantor adalah untuk menambah efisiensi kerja Daya ingat yang baik

11 Sumber Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Kesadaran Adanya kesadaran, mendorong orang untuk berkeinginan membangkitkan semangat dan kehendak untuk melakukan segala sesuatunya dengan baik Keahlian Sesuatu yang dikerjakan oleh ahli, hasilnya jelas akan lebih baik dan lebih cepat daripada dikerjakan oleh orang yang bukan ahlinya Kedisplinan Kedua unsur sebagaimana dikemukakan di atas belum menjamin hasil kerja yang baik kalau tidak disertai dengan unsur kedisplinan

12 Penerapan Efisiensi dalam Kantor – Penggunaan sumber kerja
Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah Tenaga –untuk mencapai cara yang teringan Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat Benda – untuk mencapai cara yang termurah

13 Penerapan Efisiensi dalam Kantor – Usaha yang dilakukan
Mempelajari lingkup perusahaan Mempelajari pekerjaan. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel Mengelola Terfokus pada satu tugas Mendahulukan tugas yang sulit Mengelompokkan tugas yang setara Rencanakan pekerjaan agar sekali jadi

14 Bekerja Secara Profesional
Profesionalisme memiliki dua kriteria pokok yaitu keahlian dan pendapatan (bayaran). Artinya seseorang dapat dikatakan memiliki Profesionalisme manakala memiliki dua pokok hal tersebut, yaitu keahlian (kompetensi) yang layak sesuai bidang tugasnya dan pendapatan yang layak sesuai dengan kebutuhan hidupnya.

15 Staf sekretariat harus mampu bekerja secara professional, artinya harus memiliki pengetahuan yang mendalam, ditunjang kemampuan (Capbility), disertai attitude atau sikap, tingkah laku yang baik, memegang teguh etika, serta mampu mengatur emosinya. Bersedia bekerja sama, tekun

16 Cara untuk Bekerja Secara Professional dalam Manajemen Waktu
Memiliki keterampilan yang tinggi dalam suatu bidang Punya ilmu, kecerdasan dan pengalaman dalam bidangnya Orientasi ke depan Mandiri. Cermat

17 Prinsip-prinsip Perilaku Professional
a. Tanggung jawab b. Kepentingan publik c. Integritas d. Obyektivitas e. Kecermatan dan keseksamaan f. Lingkup dan sifat produk jasa

18 Ciri-ciri Seorang Profesional
Positive thinking Rasa ingin tahu yang benar Senantiasa berinisiatif Cekatan Dinamis, dapat beradaptasi terhadap perubahan Bersemangat tinggi Loyal atau setia Dapat dipercaya

19 KESIMPULAN - Kegiatan perkantoran harus terencana dengan baik, dibina, dikendalikan dan disempurnakan - Efektif berarti tepat sasaran, Efisiensi berarti tepat guna. Bekerja secara efisien dan efektif dapat mempercepat penyelesaian tugas. - Efisiensi dan efektivitas harus dilaksanakan secara nyata dalam kehidupan sehari-hari - Dalam bekerja secara Efisien untuk mencapai Efektivitas, ada beberapa usaha yang harus dilakukan, sarana dan potensi seseorang dalam bekerja juga menjadi pendukung faktor Efisiensi kerja.

20