PERENCANAAN : (1) merupakan kegiatan yang harus

Presentasi berjudul: "PERENCANAAN : (1) merupakan kegiatan yang harus"— Transcript presentasi:

1

2 PERENCANAAN : (1) merupakan kegiatan yang harus
didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret. (2) merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang. (3) mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

3 Perencanaan secara PERENCANAAN adalah suatu proses mempersiapkan
 proses secara mempersiapkan sistematis kegiatan- kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu.

4 IMPLEMEN- TATION OF PLANS
PERENCANAAN & EVALUASI INTEGRAL DENGAN PROSES MENYELURUH FEED BACK (FUNGSI MANAJEMEN) NEW PLANS PLANNING IMPLEMEN- TATION OF PLANS CONTROLLING: EVALUATION (monev) COMPARING PLANS WITH RESULTS No Undesirable deviations from plans Undesirable deviation CORRECTIVE ACTION FEED BACK CLOSE RELATIONSHIP OF PLANNING AND CONTROLLING

5 I. PENGERTIAN PERENCANAAN
a. Perencanaan  suatu proses kegiatan yg sistematis utk menyusun/mempersiapkan kegiatan yg akan dilaksanakan pd tahun berikutnya kegiatan memilih sesuatu yg paling tepat utk mencapai tujuan proses sistematis berupa pengambilan keputusan tentang pemilihan sasaran, tujuan, strategi, kebijakan, bentuk program & penilaian keberhasilan b. Perencanaan  c. Perencanaan 

6 PENTING MUTLAK (1) DATA DAN INFORMASI YANG
SETELAH 1980-an PERENCANAAN LEBIH MENEKANKAN PADA PROSEDUR YANG SISTEMATIS DAN RASIONAL DARI PADA INTUISI & FIRASAT MUTLAK (1) DATA DAN INFORMASI YANG AKURAT; LENGKAP; JELAS (CORRECT; COMPLETE; CLEAR). (2) KEMAMPUAN MENGAMBIL KEPUTUSAN

7 1. MENJEMBATANI “WHERE WE ARE TO WHERE WE WANT TO GO”
II. KARAKTERISTIK PERENCANAAN 1. MENJEMBATANI “WHERE WE ARE TO WHERE WE WANT TO GO”

8 to be? key questions at the start of the planning process:
1. Where are you now and where do you want to be? 2. What will you need to do to get there? 3. Which stakeholders and organizations have interests and positions along this route? 4. What role or tools available to achieve your goals? 5. How will you learn from your experiences?

9 Where are you now? (analisis situasi)
key questions at the start of the planning process: 1. Where are you now? (analisis situasi) Identifikasi outcome, output, proses, input (dibalik). pergunakan salah satu pendekatan mis: sosioecological model of health behavior; pendekatan system; segitiga epidemiologi (host agent environment). pergunakan variabel2 yang ada pada pendekatan tersebut.

10 Analisis situasi internal : external dan

11 PRECEDE AND PROCEED

12

13 Proses (throught put Pendampingan ibu hamil Input
Ibu Hamil : (kemauan; pengetahuan; dukungan keluarga; dll) Petugas kesehatan Kader mahasiswa Proses (throught put Pendampingan ibu hamil Output Bertambahnya jumlah ibu hamil yang didampingi Impact/dampak Outcome Kesehatan ibu hamil meningkat Penurunan kematian ibu

14 (gambaran) masalah Hasil analisis situasi organisasi  Profil  List
 dan  List masalah

15 2. and where do you want to be? khusus (objectives). key questions …..
Menentukan tujuan. Tujuan umum (goal/sasaran) khusus (objectives). dan Harus SMART (I)

16 3. How to go there and what will you . need to do to get there?
Key questions ….. 3. How to go there and what will you . need to do to get there?  Bagaimana cara mencapai tujuan tersebut?  Apa saja yang diperlukan untuk mencapainya? Identifikasi cara mencapai tujuan dan indentifikasi untuk itu. Sumber daya yang diperlukan

17 4. Which stakeholders and organizations have
key questions ….. 4. Which stakeholders and organizations have interests and positions along this route? Identifikasi stakeholder (yang berkepentingan) dan bagaimana posisi mereka untuk mencapai tujuan sesuai cara yg telah disusun (sebagai supervisor, pelaksana, dst)

18 5.What role or tools available to achieve
key questions ….. 5.What role or tools available your goals? to achieve Tentukan peran dan tools yg sesuai untuk menjalankan cara yg telah diidentifikasi (untuk mencapai tujuan)

19 6. How will you learn from your key questions …..
experiences en route? your  Ambil leason learn (yg bisa dipelajari)

20 ( strategic) planning…does not start with
 2. PERENCANAAN : PURPOSEFUL ( strategic) planning…does not start with assumptions about institutional mission. The goal/role elements of a strategic plan are derived only after external and internal assessments are completed, and the associated mythologies are fully probed and tested

21 Tidak diawali oleh asumsi
Purposefull …….. Tidak diawali oleh asumsi   Diawali pemahaman masalah dlm rangka pencapaian tujuan  Pemahaman kondisi internal organisasi eksternal dan  Menjamin tercapainya tujuan secara optimal

22 Planning is Process Oriented
3. Planning is Process Oriented (BERORIENTASI PROSES ) - Berkesinambungan - Ada repetisi & modifikasi siklus perencanaan - Fungsi manajemen yg. Mendasar 4. Continous (berkelanjutan) planing sebagai sebuah siklus Ada repetisi & modifikasi

23 Hierarchical in nature
Nyoman Anita Damayanti 5. Planning is Hierarchical in nature Perencanaan yg dibuat bervariasi tergantung level/bagian organisasi 6. Planning is Future directed Planning menyangkut masa datang oleh karena itu butuh informasi : - (Forecast) : - variabel ekonomi kebutuhan pasien (needs & demands) pemanfaatan (Utilization of H.S.) lingkungan sosial kondisi politik

24 Planning is Multidimentional
7. Planning is Multidimentional Menurut waktu a. * short range (< 1 th) * medium range ( < 5 th) * long range (> 5 th) b. Menurut Pemanfaatan * Sekali * Tetap pakai (single use) (berulang / repeat use)

25 3. Functional level/area
Nyoman Anita Damayanti b) Menurut level 1. Organizational level * 2. SBU Regional Seluruh RS Departemental 3. Functional level/area * Patient services : * Finance Maintenance

26 Scope : Mikro : - Purchasing - Diet planning - Comprehensive
- Strategic - Tactical Sifat : Makro ex. : - rencana ttg model RS Swadana mikro (sifat operasional) - masalah patient scheduling - BOR - Inventory control Mikro : - Purchasing - Diet planning - dsb

27 * 8. BERSIFAT HIERARCHICAL Bervariasi tergantung level a.
Rencana Strategis : dirancang untuk mencapai tujuan organisasi yang luas, untuk mencapai visi & misi organisasi b. Rencana operasional : memberi rincian tentang pelaksanaan rencana strategis 7. MEMBUTUHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

28 a. Contoh rencana single use: (1) program; proyek anggaran (2) (3)
RENCANA MENURUT PEMANFAATAN a. Contoh rencana single use: (1) program; proyek anggaran (2) (3) Proyek; Anggaran PROGRAM; anggaran Proyek; anggaran Proyek; anggaran

29 (1) Program langkah serangkaian kegiatan yang relatif luas,
berisi ttg : *Langkah utama yg diperlukan untuk mecapai tujuan *Unit atau anggota organisasi yang bertanggungjawab *Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

30 ….lanjutan proyek *umumnya terdiri dari beberapa proyek
*Ada seperangkat anggaran untuk beberapa kegiatan dalam proyek Contoh program : meningkatkan pemanfaatan produk layanan rumah sakit atau puskesmas; meningkatkan kualitas hidup masyarakat dibuat beberapa proyek

31 (2) Proyek Bagian program yang lebih kecil dan terpisah. Contoh : * Survey pengukuran kebutuhan, harapan dan kepuasan; mengukur status kesehatan masyarakat Meningkatkan relationship dengan pelanggan * (3) Anggaran Pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu  salah satu alat pengendali aktivitas organisasi

32 b. Standing Use Rencana yang dipakai berulang. Menghemat waktu untuk menyusun rencana baru Contoh : 1. List Tarif per-kasus atau per-pelayanan Bila ada pasien yang dirawat, tidak perlu menghitung tarif dulu untuk menentukan besar biaya yang harus dibayar pasien 2. Kebijakan organisasi (pedoman umum dalam pengambilan keputusan)  jam kerja; kenaikan pangkat, dst

33 s 3. Prosedur standar ( SOP )
Penanganan pasien akan lebih cepat dan efektif karena s sudah ada standar prosedur yang harus dilakukan.  SOP medik dan SOP non medik 3. Kriteria Suatu program yang sama akan lebih mudah untuk mengukur keberhasilannya karena sudah ada indikator yang ditetapkan 4. Peraturan (pernyataan bahwa satu tindakan boleh atau tidak boleh dilakukan)

34  PROSES PERENCANAAN Nyoman Anita Damayanti I. LEVEL CORPORATE
II. STRATEGIC BUSINESS UNIT (SBU) III. FUNCTIONAL SIFAT PERENCANAAN  TEKANAN PD UNIT BISNIS Ex. RS : RJ & IRNA  MEMIKIRKAN UNIT YG JADI UNGGULAN  TUGAS/ MEMIKIRKAN PENENTUAN  Cost leadership (By. Termurah)  Diferentiation (Keunikan)  Focus SIFAT PERENCANAAN  PD LEVEL FUNGSIONAL/ OPERASIONAL  TUGAS/ MEMIKIRKAN LEBIH BESAR PD KEPUASAN PELANGGAN Ex. SBU merencanakan ODC, Bagaimana mengoperasionalkan ODC Level Functional SIFAT PERENCANAAN   COMPREHENSIVE Ex. Keseluruhan RS  Pengembangan RS  Menciptakan unit baru  Pengembangan SDM (infrastruktur scr. makro)  MENJAWAB PERTANY. SHOULD BE & WILL BE DONE  TUGAS  Build  Meninggalkan yg harus di tinggal

35 Nyoman Anita Damayanti I. LEVEL CORPORATE II. STRAT. BUSINESS UNIT
Lanjutan ……. Nyoman Anita Damayanti I. LEVEL CORPORATE II. STRAT. BUSINESS UNIT III. FUNCTIONAL PERENCANAAN… SIFAT PERENCANAAN…  SBU SIFAT PERENCANAAN…  UNIT SIFAT  KEBUTUHAN INFORMASI  Tentang Pasar  Need & Demand  Pesaing  Utilisasi  Prevalensi sakit  Jenis penyakit  Problem RS (Int. & Extr. RS)  RESOURCE (6 M ; 1 T) SELURUH RS

36 IDENT. KEBUTUHAN; PELUANG; ANCAMAN; MASALAH (ANALISIS SITUASI)
Nyoman Anita Damayanti HIRARKI RENCANA ORGANISASI IDENT. KEBUTUHAN; PELUANG; ANCAMAN; MASALAH (ANALISIS SITUASI) PRIORITAS TUJUAN RENCANA STRATEGIS RENCANA OPERASIONAL SEKALI PAKAI RENCANA TETAP PROGRAM KEBIJAKAN PROYEK PROSEDUR & METODE STANDAR (SISDUR) ANGGARAN PERATURAN Ex. Pemasaran

37 •Perencanaan  dilaksananakan
Strategic planning SBU FUNGSIONAL/ OPERASIONA •Perencanaan  dilaksananakan di semua level manajemen

38 perencanaan yang disusun adalah yang
 semakin tinggi level manajemen maka perencanaan yang disusun adalah yang bersifat strategik (jangka panjang)  semakin ke bawah level manajemen maka perencanaan yg dibuat adalah yang bersifat operasional (jangka pendek) •strategy is how to win the war; tactic is how to win the battle

39 4 tahap perencanaan opearsional ( Stonner & Wankel) Langkah III
Tujuan T U J A N M Langkah III Terntukan kekuatan/kes empatan Dan Kelemahan/h ambatan Tujuan S O L U I Langkah I Tetapkan Tujuan Langkah II Tentukan Situasi Tujuan Sekarang Tujuan Tujuan

40 Hierarchi rencana PERNYATAAN VISI DAN MISI Rencana Strategis
Rencana Operasional Rencana sekali Pakai Rencana tetap Program Anggaran Kebijakan Proyek Prosedur & Metode Standar Peraturan

41 OPERASIONAL V organanisasi scr luas dan terbatas RINCIAN keseluruhan
PERBEDAAN RENCANA STRATEGIS DAN RENCANA OPERASIONAL RENCANA STRATEGIS RENCANA OPERASIONAL VARIABEL V WAKTU Untuk melihat ke depan bbrp tahun; jangka panjang Jangka pendek,lebih menggambarkan aktivitas CAKUPAN Mempengaruhi organanisasi scr luas Cakupan sempit dan terbatas TINGKAT RINCIAN organisasi scr keseluruhan (operasionalisasi rncn strategis) lebih rinci

42 Strategic Management and evaluation rights reserved.
 Strategic Management Process  A nine-step process that involves strategic planning, implementation, Copyright © 2005 Exhibit 3.5 and evaluation Prentice Hall, Inc. All rights reserved. 3–42

43 Perencanaan Kegiatan Penjadwalan Penganggaran
TAHAP PERENCANAAN EVALUASI Penentuan sasaran / TUJUAN 1. SWOT Profil Organisasi & List Masalah ANALISIS SITUASI & STAKEHOLDER 2 . CPM 1. USG CARL HANLON MCUA 2. PENENTUAN PRIORITAS MASALAH Skala Prioritas Penyebab Masalah PEN PENY TINDA IM 4. 2. 3. SUMBER DAYA & PENILAIAN2 (profil) Ta PENENTUAN PENYEBAB MASALAH Fishbone Pohon Masalah Blum List masalah PENYUSUNAN PENENTUAN ALTERNATIF SOLUSI FGD Prioritas Alternatif Penyelesaian 2. NGT 3. Brainstorming Perencanaan Kegiatan Penjadwalan Penganggaran PENYUSUN ANA USULAN Kegiatan (RUK) & TINDAKAN (POA) LOKAKARYA TINDAKAN (POA) IMPLEMENTASI RENCANA Tahap implementasi & evaluasi EVALUASI

44 ANALISIS SITUASI TAHAP PERENCANAAN & EVALUASI List. MASALAH & PROFIL
Penentuan sasaran / TUJUAN List. MASALAH & PROFIL ORG ANALISIS SITUASI PE PEN USU T IM PENENTUAN PRIORITAS MASALAH PENENTUAN PENYEBAB MASALAH PENYEBAB PRIORITAS PENYUSUNAN PENENTUAN ALTERNATIF SOLUSI SOLUSI & tujuanI YUSUNAN RENCANA LAN Kegia RUK) & TINDAKAN (POA) SUMBER DAYA & PENILAIAN2 (profil) IMPLEMENTASI RENCANA Tahap implementasi & evaluasi EVALUASI

45 Kondisi sumber daya 1. PENGAMATAN SITUASI: 2. KEMBANGKAN ALTERNATIF •
entukan masalah • Cari alternatif scr. kreatif • Diagnosis penyebab • Jangan mengevaluasi dulu • Tentukan tujuan keputusan 4. IMPLEMENTASIKAN KEPUTUSAN DAN MONITOR HASIL *Rencanakan implementasi *Implementasikan rencana *Monitor implementasi dan buat penyesuaian yg perlu 3. MENGEVALUASI ALTERNATIF & MEMILIH YANG TERBAIK *Evaluasi alternatif *Pilih alternatif terpilih Kondisi sumber daya PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN RASIONAL

46 ANALISIS SITUASI How are all stakekolders relating to each other?
Stake holder analysis : Who should I involve in formulation: Who is supportive or obstructive to initiative?  this  Institutiogramme How are all stakekolders relating to each other?  Problem tree analysis How are all problems (of the target group) interlinked?  Coverage matrixWho does what (in the whole sector of the stakeholders)?

47 are exactly on track in getting where we
… analisis situasi  Logical FrameworkHow do we make a systematic, comprehensive plan?  AssumptionsWhat are risks?  IndicatorsHow do we know whether we are exactly on track in getting where we exactly want to be at the end?  Participation matrixWho will do what (in the project)?

48 ANALISIS SITUASI A. URAIKAN SITUASI PROGRAM 
Buat uraian situasi program secara umum  Garis bawahi hal-hal yg merup. masalah dlm prog. Kumpul•kan data utama & pendukung yg diperlukan (pelajari kondisi internal dan eksternal)  Pilih masalah prioritas  Lakukanlah analisis thd masalah tsb. sebab & akibat) (analisis

49 1. Kendala : Banyak masalah yg dijumpai
2. Ketidak jelasan masalah & sering terdapat keterkaitan diantara masalah- masalah yang ada Kurangnya data/informasi yg dpt dikumpulkan. 3.

50 DATA UNTUK BAHAN ANALISIS SITUASI (program pemasaran)
MATRIK DATA UNTUK BAHAN ANALISIS SITUASI (program pemasaran) JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. No No. MACAM DATA AN) A. Data ttg Produk rumah puskesmas 1. Rawat jalan (a. jenis pelayanan; jumlah spesialisasi; tempat pelayanan; dst) 2. Rawt Inap 3. Penunjang medik 4. 4. ugd; 5. …… 1. Laporan bulanan rumah sakit/ pkm 2. Pendapat pasien 1. Meminta di bagian administra si 2. Mewawan pasien - Pemetaan tentang produk rumah sakit / sakit / puskesmas carai Price /Tarif /biaya perawatan 1. Tarif rawat jalan per jenis pelayanan (pendapat pasien dan keluarganya ttg 1. Pendapat pasien 1. Meminta di bagian administra si 2. Mewawan Pemetaan tentang pendapat pasien mengenai biaya perawatan carai

51 Lanjutan Tabel ……….. DATA No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER
CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. AN) Pl Place Promotion dst

52 MATRIK DATA UNTUK BAHAN ANALISIS SITUASI (perencanaan program di
puskesmas) N o. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. N AN) A. Data Umum - Peta wilayah Nama, jml desa, geografis, jalan, sungai, fasilitas umum Kecamatan/ desa keluarahan Minta di staf kecamatan/ keluarahan - Pemetaan utk desa binaan, Legenda - Kependudukan -Jenis kelamin - Umur - Kelahiran - Kematian - PUS Gakin -Perilaku pemanfaatn yankes (perilaku membeli) -psikografi - Kec. /Kelurahan - Mantri statistik - RT/RW/ Dasa wisma - Survei khusus KB Kec. Minta di staf kecamatan/ keluarahan Lap. Petugas KB pasar - Menentukan target sasaran - Tk. Kelahiran - Tk. Kematian - Penyebab kematian - Survey - PLKB/Sie

53 Lanjutan Tabel ……….. Kec. -Penilik -Kesling -Imunisasi -Bidan/
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. AN) - - Jml TK, SD, SLTP, SMU. Ponpes, Madrasah -Depdiknas Kec. -Penilik Pend. Agama Lap. Yg ada -Prog. UKS/UKGS -Kesling -Imunisasi - Fasilitas Pendidikan -Fasilitas kesehatan -Pusk, Pustu, Polindes -Dokter praktek swasta -Bidan/ paramedis -Pengobatan tradisionil, dukun bayi -Data sebelum- nya dicek & survei khusus Survey khusus -Menggali potensi kemitraan Rujukan -Pembinaan -Peningkatan prog. Pusk. -Pemeliharaan fasilitas kesh. -Pembangunan fasilitas kesh. -Mata pencaharian -RS, BP,RB Jenis pekerj. Kecamatan Mantri -Susenas, Sensus -Status sosial eko. penduduk

54 Lanjutan Tabel ……….. -Penggalian potensi -Job analysis -Urusan
No. JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. MACAM DATA AN) B. D Pendidikan TMT, DUK, Jml, kemampuan, pelatihan, status perkawinan Data personalia di TU Catatan, lap. Inventaris -Pembagian tugas -Penggalian potensi -Job analysis -Renc. Pengembangan karier -Urusan kepegawaian -DP3 -Peningkatan kesejahteraan -Prilaku, motivasi, dedikasi -Efektivitas pembagian tugas Data ketenagaan Pusk.

55 Lanjutan Tabel ……….. DATA Kegiatan Pusk. -KLB -Lap. Masya
o. JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. N MACAM DATA AN) C. Program Kegiatan Pusk. -Prog. Kesh (semua prog) -KLB -Lap. Masya -Lap. Bulanan masing- masing prog. -Notulen rapat bulanan -Hasil lokakarya mini -Lap. Tahunan -Stratifikasi pusk -Kegiatan masing- masing seksi/petugas -Instruksi Kepala Pusk.

56 Lanjutan Tabel ……….. D. K -Keuangan -Disiplin peg. JENIS DATA
SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. No. MACAM DATA AN) D. K -Kepegawaian -Keuangan -Inventaris alat, obat, sarana non medis, kendaraan, gedung -Catatan kepegaw- aian -Catatan keuangan -Inventaris -Lap. Bulanan obat, alat medis, bahan habis pakai -Peg. TU -Petugas kamar obat -Petugas inventaris Pusk. -DUK  jenjang karier -Disiplin peg. bantu renc. Obat keb. perbaikan Pusk. Ketatausahaan -DP3 + alat -Penyusunan -Penyusunan Tambahan + inventaris YANKES K1, K4; Persalinan

57 MATRIK DATA UNTUK BAHAN ANALISIS SITUASI
(perencanaan program di puskesmas) N o. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. N AN) A. Data Umum - Peta wilayah Nama, jml desa, geografis, jalan, sungai, fasilitas umum Kecamatan/ desa keluarahan Minta di staf kecamatan/ keluarahan - Pemetaan utk desa binaan, Legenda - Kependudukan - Jenis kelamin - Umur - Kelahiran - Kematian - PUS Gakin - Kec. /Kelurahan - Mantri statistik - RT/RW/ Dasa wisma - Survei khusus - PLKB/Sie KB Kec. Minta di staf kecamatan/ keluarahan Lap. Petugas KB - Menentukan target sasaran - Tk. Kelahiran - Tk. Kematian - Penyebab kematian

58 Lanjutan Tabel ……….. Kec. -Penilik -Kesling -Imunisasi -Bidan/
No. MACAM DATA JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. AN) - - Jml TK, SD, SLTP, SMU. Ponpes, Madrasah -Depdiknas Kec. -Penilik Pend. Agama Lap. Yg ada -Prog. UKS/UKGS -Kesling -Imunisasi - Fasilitas Pendidikan -Fasilitas kesehatan -Pusk, Pustu, Polindes -Dokter praktek swasta -Bidan/ paramedis -Pengobatan tradisionil, dukun bayi -Data sebelum- nya dicek & survei khusus Survey khusus -Menggali potensi kemitraan Rujukan -Pembinaan -Peningkatan prog. Pusk. -Pemeliharaan fasilitas kesh. -Pembangunan fasilitas kesh. -Mata pencaharian -RS, BP,RB Jenis pekerj. Kecamatan Mantri -Susenas, Sensus -Status sosial eko. penduduk

59 Lanjutan Tabel ……….. -Penggalian potensi -Job analysis -Urusan
No. JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. MACAM DATA AN) B. D Pendidikan TMT, DUK, Jml, kemampuan, pelatihan, status perkawinan Data personalia di TU Catatan, lap. Inventaris -Pembagian tugas -Penggalian potensi -Job analysis -Renc. Pengembangan karier -Urusan kepegawaian -DP3 -Peningkatan kesejahteraan -Prilaku, motivasi, dedikasi -Efektivitas pembagian tugas Data ketenagaan Pusk.

60 Lanjutan Tabel ……….. DATA Kegiatan Pusk. -KLB -Lap. Masya
o. JENIS DATA SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. N MACAM DATA AN) C. Program Kegiatan Pusk. -Prog. Kesh (semua prog) -KLB -Lap. Masya -Lap. Bulanan masing- masing prog. -Notulen rapat bulanan -Hasil lokakarya mini -Lap. Tahunan -Stratifikasi pusk -Kegiatan masing- masing seksi/petugas -Instruksi Kepala Pusk.

61 Lanjutan Tabel ……….. D. K -Keuangan -Disiplin peg. JENIS DATA
SUMBER DATA CARA MENGUM- PULKAN APLIKASI (PEMANFAAT- KET. No. MACAM DATA AN) D. K -Kepegawaian -Keuangan -Inventaris alat, obat, sarana non medis, kendaraan, gedung -Catatan kepegaw- aian -Catatan keuangan -Inventaris -Lap. Bulanan obat, alat medis, bahan habis pakai -Peg. TU -Petugas kamar obat -Petugas inventaris Pusk. -DUK  jenjang karier -Disiplin peg. bantu renc. Obat keb. perbaikan Pusk. Ketatausahaan -DP3 + alat -Penyusunan -Penyusunan Tambahan + inventaris YANKES K1, K4; Persalinan

62 IDENTIFIKASI MASALAH MASALAH = G x C x R 1) G : GAP Kesenjangan
2) C : CONCERN Administrator merasa tdk puas dgn adanya 3) R : RESPONSIBILITY kesenjangan Administrator merasa bertanggung jawab atas masalah tsb.

63 TEKNIK PENGENALAN MASALAH 1. Pendekatan Unsur Organisasi.
2. Pendekatan Segitiga Pelayanan atau Health service trade off

64 - Kelompokkan Masalah yg ada menjadi masalah yg spesifik
- Aspek penyelenggara pelayanan (provider) - - Aspek masyarakat (perilaku dan status kesehatan) - Aspek lingk. (fisik, biologi, kimiawi, sosio-budaya & eko.) Provider: Organisasi, Manajemen, Kepemimpinan Masyarakat: Angka kesakitan, kematian Kelumpuhan, perilaku lingkungan: Fisik,Biologi, Kimiawi, Sosekbud Segitiga pelayanan atau Pendekatan health Services trade

65 Pendekatan sistem atau Unsur Organisasi Model Unsur Organisasi INPUT
Proses Output Efek Dampak di Masyarakat ALAT TUJUAN PUSKESMAS UPAYA PUSKESMAS TUJUAN INTERNAL Puskesmas TUJUAN EKSTERNAL Model Unsur Organisasi INPUT PROSES OUTPUT : Sumberdaya yang dimiliki Kegiatan yg dilaksanakan sesuai dgn rencana Hasil langsung renc. kegiatan yg telah dilaksanakan Hasil tdk langsung yg ingin dicapai mengenai EFEK : perub. sikap maupun tingkah laku. DAMPAK : Hasil akhir yg dicapai dari tujuan pelayanan

66 PENENTUAN MASALAH  LIST MASALAH PRIORITASKAN
BP BPG KIA/KB P2M APOTIK

67 MASALAH PRIORITAS BISA :
1. …. DI MASING MASING UNIT atau 2. …. SELURUH MASALAH DIGABUNG DAHULU TANPA MEMPERHATIKAN UNIT, SETELAH ITU BARU DIPRIORITASKAN CONTOH : BP BPG KIA/KB P2M APOTIK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. A B C D E F G 1. A 2. B 3. C 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 4. 5. D E

68 PRIORITAS MASALAH 1. Teknik NGT (Nominal Group Technique) atau Delbecq
2. Scoring Technique (lihat lembar bacaan). MCUA, USG, CARL

69 Tulislah hasil NGT/Rangking/Scoring Technique pada tabel dibawah :
Manajemen (Provider) Masya. Lingk. Prioritas Masalah utama kegiatan PKM 1. K KIA - ………………….. 2. Gizi 3. BP 4. P2M Dst………….

70 I AKIBAT) TIGA KEGIATAN YANG PERLU DILAKSANAKAN :
1. Identifikasi penyebab masalah : 2. Perumusan pendekatan pemecahan masalah 3. Penyusunan Rencana usulan kegiatan I DENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH : Beberapa teknik yg. digunakan : - Diagram Flow Chart Fish Bone (Diagram tulang Ikan/Diagram Ishikawa ) Unsur Organisasi SEBAB TAK lANGSUNG (SEBAB DARI SEBAB) SEBAB LANG- SUNG MASA- LAH AKIBAT LANG- SUNG AKIBAT TAK LANGSUNG (AKIBAT DARI AKIBAT) Diagram Alur Sebab & Akibat Masalah

71 MASA- Diagram Tulang Ikan LAH Diagram Fish Bone / Duri Ikan (Diagram
Bahan & Alkes Tenaga Jurim< Obat Alkes MASA- LAH Diare Ekonomi KKP > Jamban Perilaku Lingkungan Masyarakat Diagram Fish Bone / Duri Ikan (Diagram Sebab Akibat)

72 PERUMUSAN PENYEBAB YG. DOMINAN (UTAMA) TEKNIK :
BRAINSTORMING, NGT, FGD, DELPHI ANALISIS SUMBER DAYA SAAT INI & YG. AKAN DATANG FORCE FIELD ANALYSIS 3

73  PENENTUAN SOLUSI

74 Belum ada pertimbangan realistis atau tidaknya
Saat menyusun alternative solusi Belum ada pertimbangan realistis atau tidaknya alternatif solusi tersebut Metode : Brainstorming / sumbang saran * peserta dibiarkan memberikan sumbang saran, mengajukan alternatif secara spontan tanpa memperhatikan kanyataan tentang sumber daya, dsb. Secara kreatif menentukan alternatif pemecahan masalah *

75 PEMECAHAN MASALAH PENETAPAN PRIORITAS yg bisa digunakan antara
 Analisis pembobotan yg bisa digunakan antara lain (M, E, E, R) :  Metodologi  Efektivitas  Efisiensi  Relevansi

76 1. Analisis pembobotan yg bisa digunakan antara lain (M, E, E, R) :
PENETAPAN PRIORITAS PEMECAHAN MASALAH ( 1. Analisis pembobotan yg bisa digunakan antara lain (M, E, E, R) : 1.Metodologi : kemudahan pelaksanaan/teknologi tepat guna 2. Efektifitas : seberapa jauh keberhasilan strategi tersebut dalam pencapaian tujuan 3. Efisiensi : besar kecilnya dukungan yg diperlukan (5 M; 2T dan 1I : Man, Money, Material, Metode, Machine, Time, Technology dan Information) dalam pelaksanaan strategi 4. Relevansi : keterkaitan/kesesuaian strategi tsb dgn kegiatan organisasi (sektor kesehatan)

77 Pergunakanlah kolom berikut ini untuk
penentuan ranking pemilihan pemecahan masalah RENC. PEME- CAHAN N I L A I JML. NILAI RANG- KING M Metodo -logi E Efekti- vitas E Efis -ien R Rele- vansi

78 EVALUASI ALTERNATIF PILIH YANG TERBAIK) PERTIMBANGKAN SUMBER DAYA

79 SUSUN RPK / POA RENCANA TERPILIH : SOLUSI /PEMECAHAN MASALAH 1. 2. 3.
PENYUSUNAN RENCANA USULAN KEGIATAN PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN SOLUSI /PEMECAHAN MASALAH SUSUN RPK / POA

80 PENETAPAN TUJUAN a. Perumusan Tujuan Umum b. Penentuan Tujuan Khusus
- Pastikan situasi yg ada sekarang & gambaran situasi yg kita inginkan Merupakan suatu pernyataan yg bersifat umum & luas yg menggambarkan hasil akhir (out come/dampak) yg kita inginkan - b. Penentuan Tujuan Khusus - Pernyataan yg bersifat spesifik, dpt diukur (kuantitatif) dgn batas waktu pencapaian utk mencapai tujuan umum nantinya - Jawaban dari what, when, where, whom dan how much (SMART)

81 TIME-BOUND (waktu tertentu)
S M : SPECIFIC MEASURABLE (dapat diukur) ATTAINABLE (dapat dicapai) RELEVANT (sesuai) TIME-BOUND (waktu tertentu) A R T c. d. Penentuan Kriteria Keberhasilan Penyusunan Sumberdaya - Sumberdaya (Tenaga, dana, sarana & prasarana) merupakan unsur penting dlm menunjang pelaksanaan prog.  Sumber daya yg tersedia sangat terbatas - Perlu perencanaan sec. matang pendayagunaan sumberdaya yg ada mendapatkan hasil yg sebesar- besarnya (efektif dan efisien).

82 Tata cara membuat tujuan organisasi
Goal / tujuan yang didefinisikan dengan baik, harus mencakup “SMART”  Spesific / stretching (spesifik)  Measurable (bisa diukur)  Achievable (bisa dicapai)  Realistic (realistis)  Time Bound (ada batas waktunya)

83 Lanjutan penyusunan tujuan...
Pertanyaan mengenai ‘SMART’ sewaktu menetapkan sasaran di tingkat manapun adalah sbb : 1.Spesifik : juga  Apa yang perlu kita perbaiki secara spesifik?  Bagaimana kita tahu perbaikan ini telah tercapai?  Apa yang dapat kita gunakan sebagai patokan?  Program Improvement (perbaikan) apa yang paling tepat untuk kita, tim, dan organisasi?

84 2.Bisa diukur(measurable) (Kualitas)
 Bagaimana kita dapat mengukur perubahan? (Kualitas)  Apa patokan atau standar yang digunakan untuk mengukur hasil yang tidak baik, kurang baik atau sangat baik? (Kualitas)  Oleh berapa orang?Berapa banyak perubahannya? (Kuantitas)  Dari mana persentasenya? (Kuantitas)  Berapa lama waktu yang dibutuhkan? (Time)

85 ( arah organisasi? Seberapa sering kita harus meninjau kemajuan? Time)
 ( Time)  Berapa banyak keuntungan yang akan disimpan / berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan? (Uang)  Apakah kita membutuhkan anggaran? (Uang) 3.Kesepakatan(dapat dicapai)  Seberapa besar komitmen untuk mencapai ini?  Sejauh mana target ini akan sejalan dengan arah organisasi?

86 apa yang harus dibuat? 4.Realistis
 Seberapa realistis target yang akan dicapai mengingat kondisi bisnis / kendala pasar?  Apa yang bisa salah? Rencana kemungkinan apa yang harus dibuat? 5.Time Bound  Apa yang seharusnya menjadi batasan waktu? (Membentang tapi realistis)  Dapatkah saya memiliki komitmen untuk batas waktu yang telah ditentukan?

87 Menterjemahkan tujuan
Lanjutan tujuan..... Tujuan harus sesuai dengan misi, jika tidak maka tidak akan ada link dengan akan dicapai oleh organisasi. Menterjemahkan tujuan apa yang organisasi sekaligus menjabarkannya adalah membuat sama seperti

88 Komponen POA 1. WHY: tujuan yang dirumuskan secara jelas membantu
komunikasi dengan sesame anggota. Langkah yang akan dilakukan dan yang diharapkan akan dicapai setelah langka2 diambil WHAT: uraikan setiap langkah/tugas penting secara rinci untuk mengantisipasi hambatan yang mungkin muncul. WHO/WHOM: siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas ini dan siapa yang dilibatkan dan harus mengambil keputusan WHEN: kapan langkah ini dilakukan, berapa lama harus ada batas waktu WHAT RESOURCES: sumber daya yang dibutuhkan: uang, waktu, orang, lokasi, dsb. Sumber daya yang berasal dari luar dan dalam organisasi. Pastikan sumber daya tersedia saat dibutuhkan 2. 3. 4. 5.

89 HOW MANY (yang terlibat/ terget
6. 7. 8. WHERE : dimana dilaksanakan WHEN : kapan dilaksanakan HOW MUCH (budget) HOW MANY (yang terlibat/ terget yg ingin dicapai)

90 Lembar kerja Rencana tindakan T u Tujuan (WHY) Tanggal hari ini
Target tanggal selesai Langkah2 penting (WHAT ) PJ (WHO) Kerangka waktu (WHEN) Struktur SD (WHAT RESOURCE S) Hambatan yang diperkirakan

91 Penyusunan Jadual Operasional
No. K E G I A T A N SUMBER DAYA YANG DIPERLUKAN TENAGA DANA SARANA e. Penyusunan Jadual Operasional Pertimbangkan beberapa hal: - Tujuan dari masing-masing kegiatan Kesibukan/situasi lapangan seperti musim, pendidikan dan sebagainya Keterkaitan dengan program/sektor lain Ketersediaan sumber daya kalender -

92 No KEGIATAN TUJU- AN JADUAL (BULAN/HARI) J P M A M J Y A S O N D

93 f. Penyusunan Akhir POA Analisis masalah dan format perencanaan operasional ( ) Tahun ………… Priori -tas masa lah Penye- bab masal- ah (Why) So- lusi Tujuan pemeca -han (What) Sasa -ran (Wh- om) Kegi atan (Ho- w) Tar- get (Ho- w mu- ch) Lok asi (Wh ere) Jadu- al pela- ks. (Wh- en) Penan ggung jawab (Who) Angg aran & sumb er Indikator Keber- hasilan Asum- si

94 DRAFT ACTION PLAN TEMPLATE
PENURUNAN ANGKA KEMATIAN IBU DAN BAYI PRIORI- TAS MASALAH PENYE- BAB MASALAH (WHY) SOLUSI DAN AKTIVI- TASNYA (WHAT) GOALS OBJEC- TIVES SIAPA SASARAN- NYA (WHOM) KAPAN DILAKU- KAN (WHEN) DIMANA PELAK- SANAAN- NYA (WHERE) ANGGA- RAN (HOW MUCH) TARGET (HOW MUCH) INDIKA- TOR KEBER- HASILAN PENANG- GUNG JAWAB (WHO) Rendahnya pengetahu- an ibu hamil terkait perawatan kehamilan hingga nifas a. Kurang merata kelas bumil Penge- tahuan suami terkait perawa- tan ke- hamilan kurang a. Pembe- rian edukasi terkait perawa- tan ke- hamilan senam bumil Pen- dampi- ngan bumil Menurun- kan kematian ibu Ibu hamil berperila- ku hidup bersih dan sehat Semua ibu hamil risti di wilayah kerja Puskesmas Setiap bulan Puskesmas Tingkat kehadiran mencapai 70% bumil risti di wilayah Puskesmas setempat a. Mening- katnya penge- tahuan ibu (pre- post test) Tingkat kema- tian ibu menu- run Petugas Puskesmas setempat b. b. b. c.

95 Action Plan 2006-2007 Goals: All children will be reading with fluency
School: Teacher: Grade: _ Action Plan Goals: All children will be _ reading with fluency and _ comprehension level. at grade Targeted students used for Assessments for progress monitoring and testing dates a Who will in reaching goal? help Necessary resources (time & materials) nd data nd id How will the goal be accomplished? identification Goal What evidence will indicate completion? this

96 M  SEMUA ORGANISASI DAPAT MENCAPAI TUJUAN
DENGAN LEBIH EFISIEN DAN EFEKTIF BILA M MEMILIKI PERENCANAAN YG. SISTEMATIK  KEBERHASILAN ATAU KEGAGALAN RENCANA TAKKAN DIKETAHUI TANPA EVALUASI HASIL EVALUASI SEBAGAI BAHAN PERENCANAAN SELANJUTNYA ADANYA   KEMAMPUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN ADALAH MODAL DASAR PERENCANAAN DAN EVALUASI

97