MANAjeMEN KEARSIPAN III

Presentasi berjudul: "MANAjeMEN KEARSIPAN III"— Transcript presentasi:

1 MANAjeMEN KEARSIPAN III
Pengampu: Rindang Diannita, S.KM

2 Pokok Bahasan: 1. Peralatan Dan Perlengkapan Kearsipan 2. Jenis-jenis Peralatan Kearsipan 3. Contoh – Contoh Peralatan Kearsipan 4. Alat Dan Perlengkapan Peralatan Kearsipan 5. Sistem Pengarsipan Digital

3 PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Fungsi peralatan kearsipan antara lain : Sebagai sarana penyimpanan arsip Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama

4 PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Dalam menentukan peralatan dan perlengkapan sistem pengarsipan perlu diperhatikan hal-hal berikut: Bentuk fisik arsip/dokumen (dimensi) Frekuensi penggunaan arsip (jangkauan) Umur arsip (kapasitas daya tampung) Lokasi / fasilitas penyimpanan (sistem) Aspek keamanan dan proteksi

5 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Filling Cabinet Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip yang masih bersifat aktif Filling cabinet terbuat dari plastik atau logam

6 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Rotary (Alat Penyimpanan Berputar) Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga

7 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Lemari Arsip Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral

8 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat Macam-macam map: Stopmap folio Map snelhecter Folder Hanging folder

9 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator

10 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Stapler Perforator Jenis-jenis perforator : Perforator satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan Perforator dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam snelhecter atau ordner Perforator tiga pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam ordner

11 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Numerator Kotak/Box (untuk arsip in aktif) Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing- masing Label

12 JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Tickler File Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran kecil Cardex Cabinet Cardex (Card Index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks

13 CONTOH – CONTOH ALAT DAN PERLENGKAPAN
Vertikal Open face Specialized Lateral Mobile

14 CARA KERJA SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL
Proses perubahan dari dokumen cetakmenjadi dokumen elektronik disebut dengan proses digitalisasi dokumen. dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) --- diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan --- dokumen elektronik.

15 CARA KERJA SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL
Prosedur dan proses pengolahan arsip manual ke pengarsipan digital: Arsip dikumpulkan dan ditransfer menjadi file digital dengan mesin scanner Data yang diperolah berupa file digital disimpan ke dalam komputer sebagai sebuah database arsip

16 Pengelolaan sistem pengarsipan digital akan lebih optimum&efektif dalam sebuah sistem jaringan komputer Database dapat ditempatkan di server, sementara masing- masing user dapat mengolah file sesuai kebutuhannya Masalah keamanan file dan hak akses diatur dan dikelola oleh unit IT perusahaan, walaupun dalam skala kecil dapat juga diserahkan kepada user tertentu di tiap-tiap unit Khusus arsip otentik/orisinal yang mengandung unsur legalitas tetap disimpan dalam wujud aslinya (kertas)

17 KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

18 KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

19 KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL