PENGENDALIAN MESYUARAT

Presentasi berjudul: "PENGENDALIAN MESYUARAT"— Transcript presentasi:

1 PENGENDALIAN MESYUARAT
Unit Sukan Kokurikulum PSP

2 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Definasi: Mengadakan satu perhimpunan yang bertujuan menyatukan buah fikiran untuk membuat keputusan. Ia mempunyai agenda yang ditetapkan Unit Sukan Kokurikulum PSP

3 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Tujuan: Mewujudkan perhubungan, perbincangan, kata sepakat dan kerjasama bagi melicinkan aktiviti yang dirancang Menyelesaikan tugas yang banyak atau tertangguh dan masalah organisasi persatuan Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi Menyelaras dan membincang tugas-tugas jawatankuasa dan pegawai untuk melaksana aktiviti yang dirancang Menyebarkan maklumat dan rancangan baru kepada ahli Untuk mengubah perlembagaan Mendapat idea-idea baru bagi melaksanan aktiviti organisasi Unit Sukan Kokurikulum PSP

4 Jenis-jenis Mesyuarat:
Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (ad hock) Unit Sukan Kokurikulum PSP

5 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Mesyuarat Agung Perlu diadakan mengikut Akta Pendaftar Pertubuhan Dihadiri oleh semua ahli Membincangkan hal persatuan secara menyeluruh, memilih ahlijawatankuasa kerja yang baru Tempoh mesyuarat sama ada setahun sekali atau dua tahun sekali. Notis mesyuarat ditandatangani oleh setiausaha dan diedarkan dalam tempoh 14 hari sebelum mesyuarat Kehadiran : ½ atau 2/3 daripada jumlah ahli Unit Sukan Kokurikulum PSP

6 Agenda Mesyuarat Agung :
Ucapan Pengerusi Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lepas Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu Memilih jawatankuasa kerja yang baru Membincang dan meluluskan usul Ucapan penangguhan Unit Sukan Kokurikulum PSP

7 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Mesyuarat Tergempar : Membincangkan satu agenda sahaja Dihadiri oleh semua ahli Dikenali juga dengan Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Mesyuarat Khas Unit Sukan Kokurikulum PSP

8 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Mesyuarat Tergempar : Perlu diadakan apabila: Pengerusi menganggapnya perlu Permintaan lebih daripada lapan orang jawatankuasa kerja secara bertulis Permintaan bertulis 1/3 atau 60 orang ahli atau mana-mana yang kurang Agenda: Penerangan ketua atau setiausaha akan latarbelakang isu Membincang isu dan membuat keputusan Unit Sukan Kokurikulum PSP

9 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:
Merupakan mesyuarat biasa bagi menggerakkan persatuan Dihadiri oleh semua jawatankuasa kerja yang dilantik dalam Mesyuarat Agung Dijalankan beberapa kali dalam setahun atau ditetapkan bilangannya Notis dikeluarkan oleh setiausaha Korum mesyuarat bergantung kepada ketetapan persatuan Unit Sukan Kokurikulum PSP

10 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:
Agenda : Ucapan Pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Agenda yang ingin dibincangkan atau laporan dari Pengerusi Jawatankuasa Kecil Hal-hal lain. Unit Sukan Kokurikulum PSP

11 Pengendalian Mesyuarat:
Peranan Pengerusi Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas jika ada. Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda-agendanya. Tujukan semua pendapat kepada pengerusi Perbincangan mengikut urutan agenda Menyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan dengan jelas dan lengkap Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahami Menjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai fasilitator Mengawal suasana mesyuarat Seorang pendengar yang baik Dapat merumuskan agenda dengan tepat Tidak memperkecilkan pendapat ahli Pastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masa Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat. Unit Sukan Kokurikulum PSP

12 Pengendalian Mesyuarat:
Peranan Setiausaha Sebelum mesyuarat Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi Menghantar surat jemputan mesyuarat Memastikan tempat mesyuarat Menyediakan peralatan mesyuarat Menyediakan minit mesyuarat Semasa mesyuarat Datang awal, pastikan kelengkapan dan peralatan mesyuarat lengkap Mencatat butiran perbincangan dengan ringkas, tepat dan padat Mengedar dan mencatat kehadiran mesyuarat Selepas mesyuarat Menyiapkan minit mesyuarat Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk tindakan mereka yang berkenaan Unit Sukan Kokurikulum PSP

13 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Minit Mesyuarat Definasi: Perkara yang diperbincangkan & diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Ia perlu ditulis dengan lengkap sebagai rujukan untuk tindakan selanjutnya. Unit Sukan Kokurikulum PSP

14 Unit Sukan Kokurikulum PSP
Minit Mesyuarat Kaedah menulis Perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat Bilangan minit mesyuarat Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut hadir Tarikh Tempat Minit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut agenda Tandatangan pencatat atau setiausaha dan pengesahan pengerusi. Unit Sukan Kokurikulum PSP