BAHAGIAN PEROLEHAN BAHAN PUiTM UNTUK PEPERIKSAAN

Presentasi berjudul: "BAHAGIAN PEROLEHAN BAHAN PUiTM UNTUK PEPERIKSAAN"— Transcript presentasi:

1 BAHAGIAN PEROLEHAN BAHAN PUiTM UNTUK PEPERIKSAAN
TAKLIMAT BAHAGIAN PEROLEHAN BAHAN PUiTM UNTUK PEPERIKSAAN KPSL S27 Tarikh : Mei 2014 (Jumaat) Masa : – tgh Tempat : AUDITORIUM, ACIS

2 PENGENALAN

3 BAHAGIAN PEROLEHAN BAHAN PUiTM
Bahagian Perolehan Bahan PUiTM adalah bahagian yang bertanggungjawab ke atas pembangunan koleksi perpustakaan melalui : Pesanan / pembelian bahan-bahan bercetak Bahan bukan bercetak seperti CD-ROM, kaset video, peta digital Dan lain-lain bahan

4 FUNGSI UTAMA BAHAGIAN Bertanggungjawab membangunkan koleksi bahan perpustakaan dalam pelbagai format mengikut keperluan pengajian, pembelajaran dan penyelidikan di UiTM

5 JENIS-JENIS BAHAN YANG DIBUAT PEMBELIAN

6 JENIS BAHAN Bercetak Buku, risalah, poster, carta, gambar, skrip
drama, skor muzik, peta dan lain-lain. Tidak bercetak E-book, cakera padat, kaset, dan pita video

7 BAHAN BERCETAK (contoh & huraian)
Buku Lembaran kertas bertulis yang dijilid menjadi satu unit Peta Gambaran berlakar tentang permukaan bumi atau sebahagiannya yang mengambarkan ciri-ciri tertentu sesuatu kawasan itu seperti sempadan geografi, sejarah, politik, ekonomi, budaya dan sebagainya.

8 BAHAN BERCETAK (contoh & huraian)
Carta Paparan yang mengandungi atau yang memberikan keterangan tentang hal atau kedudukan tertentu (misalnya mengenai iklim, kedudukan dan perkembangan perniagaan, struktur organisasi, prestasi kerja, dan lain-lain.) dalam bentuk gambar rajah (graf, jadual, dan lain-lain). Poster Sekeping kertas yang tertera dengan gambar dan keterangan lain tentang sesuatu.

9 BAHAN BERCETAK (contoh & huraian)
Skrip Drama Cerita dan lain-lain yang bertulis/ bertaip dari sebuah karya yang dipersembahkan oleh pelakon di pentas, radio atau televisyen Skor Muzik Kertas yang mengandungi nota muzik (musical notation) sahaja. Skor yang beserta keterangan lain di dalam buku di anggap sebagai buku teks atau rujukan.

10 BAHAN BERCETAK (contoh & huraian)
Monograf Monograf adalah terdiri daripada buku atau terbitan yang khusus tentang sesuatu perkara, atau beberapa kelas perkara, kadangkala dikeluarkan dalam beberapa jilid khas, terbitan tak berkala termasuk siri monograf Risalah Bahan dalam bentuk beberapa lambaran kertas sama ada diketip, dijahit atau dijilid ringkas yang mempunyai keterangan tentang sesuatu perkara

11 BAHAN BERCETAK (contoh & huraian)
Risalah (Pamphlet) Terbitan tidak berkala yang mengandungi sekurang-kurangnya 5 mukasurat dan tidak melebihi 50 mukasurat tidak termasuk kulit luar. Terbitan ini biasanya mempunyai intipati yang tersendiri. Walaupun bukan terbitan bersiri, ia mungkin merupakan satu daripada siri terbitan yang mempunyai persamaan format atau bidang perkara. Gambar (Lukisan, Lakaran, Gambar Foto) Bahan berita bergambar yang memberi pengesahan sebagai bukti kepada kejadian, kenyataan atau acara yang telah dikendalikan dalam bentuk gambarfoto atau lukisan.

12 BAHAN BERCETAK (contoh bahan rujukan):
Kamus Terdapat dalam pelbagai bahasa seperti Kamus Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris, kamus dwi bahasa (Melayu – Inggeris) dan kamus Tri-Bahasa (Melayu-Inggeris-Arab). Termasuk dalam kategori kamus bidang ialah tesaurus, kosa kata dan kamus sinonim. Direktori/ Buku Panduan/ Laporan Tahunan Terdapat dalam pelbagai bidang seperti direktori persatuan, syarikat dan direktori profesional dan komersil termasuk buku panduan (handbooks/ manuals).

13 BAHAN BERCETAK (contoh bahan rujukan):
Ensaiklopedia Terdapat berbagai jenis ensiklopedia, ada yang bersifat umum contohnya: Encyclopedia Britannica dan yang bersifat khusus untuk sesuatu bidang seperti perubatan, falsafah, undang-undang.  Biografi Riwayat atau kisah hidup seseorang contohnya: biografi tentang tokoh atau individu kebangsaan dan antarabangsa yang menjadi sumber rujukan penting terhadap peranan dan pengaruh individu tersebut di dalam bidang tertentu.

14 BAHAN TIDAK BERCETAK (contoh & huraian)
E Book Buku elektronik yang boleh diakses dalam talian Digital Video Disk/Cakera Padat Cakera optik yang mempunyai ketumpatan perakaman yang tinggi, dengan storan yang lebih besar.

15 BAHAN TIDAK BERCETAK (contoh & huraian)
Kaset Alat yang mengandungi pita untuk merakamkan bunyi (suara dsb.) atau memperdengarkan sesuatu rakaman (dengan alat tertentu). Pita Video (Video Tape) Pita bermagnet yang digunakan untuk merakamkan gambar dengan suaranya sekali dari televisyen.

16 PEROLEHAN BAHAN PERPUSTAKAAN

17 KATEGORI PEROLEHAN BAHAN
Perolehan Buku / Bahan Terbitan Dan Cetakan LUAR Negara Perolehan Buku / Bahan Terbitan Dan Cetakan DALAM Negara Perolehan Bahan Bukan Bercetak Dalam Bentuk `Compact Disk’ (CD) / `Digital Video Disk’ (DVD) Keluaran Dalam Atau Luar Negara

18 Kategori pencadang adalah seperti berikut: Staf Akademik
Warga fakulti yang terdiri daripada kakitangan akademik (Pensyarah, Pensyarah Kanan, Ketua Program, Ketua Kursus) Staf Pentadbiran Warga pentadbiran yang terdiri daripada semua kakitangan pentadbiran UiTM (Pustakawan, Bendahari, Jurutera, Juruteknik dll) Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) Wakil MPP daripada setiap fakulti (MPP terdiri daripada 50 orang ahli jawatankuasa yang disertai oleh 25 fakulti)

19 SYARAT PENERIMAAN BORANG CADANGAN
Borang Cadangan hendaklah lengkap diisi dengan butiran pencadang dan maklumat buku. Setiap helaian Borang Cadangan termasuk lampiran mestilah ditandatangani oleh pencadang dan mendapat pengesahan/sokongan daripada Dekan atau Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang berkaitan

20 KAEDAH PEROLEHAN CADANGAN BAHAN
Cadangan daripada Pensyarah Pembelian Bahan Bacaan/Rujukan Silibus Katalog Penerbit (Bercetak dan Elektronik) Pesta Buku Dalam dan Luar Negara Pemilihan Buku Melalui Aktiviti Pameran di UiTM Pemilihan Buku di Gudang Penerbit Dalam dan Luar Negara Naskhah Gantian Bahan/Buku Hilang (Laporan Buku Hilang) Sumbangan Bahan Hadiah

21 PEROLEHAN BUKU / BAHAN TERBITAN DAN CETAKAN LUAR NEGARA dan DALAM NEGARA

22 PEKELILING YANG BERKUATKUASA :
1) PEKELILING PERBENDAHARAAN : Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2010 – Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negara

23 PEKELILING YANG BERKUATKUASA :
2) PEKELILING UiTM : BIL. PERKARA TARIKH KUATKUASA 1 Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun Garis Panduan Mengenai Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara Secara Pembelian Terus 24 Mac 2010 2 Surat Pekeliling Bendahari 2 Tahun Garis Panduan Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku Terbitan dan Cetakan Luar Negara 30 Julai 2013 3 Pekeliling Bendahari Bil. 4 Tahun Garis Panduan Mengenai Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Secara Pembelian Terus 1 Mei 2012 4 Surat Pekeliling Bendahari Bil. 6 Tahun Garis Panduan Perolehan Bekalan Dan Penghantaran Buku Terbitan Dan Cetakan Dalam Negara 4 Dis 2012 5 Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 3 Tahun Garis Panduan Penyertaan Anak-Anak Syarikat UiTM Dan Koperasi-Koperasi UiTM Dalam Perolehan Universiti Teknologi MARA 1 Mac 2012

24 Pekeliling Bendahari UiTM Bil. 2/2013
PEKELILING YANG BERKUATKUASA : Pekeliling Bendahari UiTM Bil. 2/2013 Bil Nilai Setiap Perolehan Buku Minima Bil. Sebut Harga Kaedah Kuasa Melulus 1. Sehingga RM50 ribu 1 Pembelian Terus dengan Rundingan Harga Ketua Timbalan Pustakawan 2. Melebihi RM50 ribu kurang RM100 ribu 2 Pembelian Terus Ketua Pustakawan 3. Melebihi RM100 ribu kurang RM200 ribu 3 4. Melebihi RM200 ribu 5 Jawatankuasa Sebutharga UiTM

25 PROSES KERJA PEROLEHAN PUiTM :
Semua pesanan yang diterima dari pencadang perlu melalui proses proses berikut: Semakan Duplikasi Bahan Pemilihan Judul Masukkan senarai cadangan ke dalam Sistem ILMU Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah PTAR Sistem Pemilihan Vendor PTAR (SPV) Urusetia Pelawaan Vendor akan menghantar pelawaan kepada pembekal/vendor Analisa Pelawaan / Rundingan Harga Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Vendor PTAR Mesyuarat Kewangan PTAR Surat Pesanan Rasmi dikeluarkan.

26 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KELULUSAN PEMBELIAN BUKU DAN MAJALAH PUiTM / JPE KAMPUS NEGERI / JK KURIKULUM : Membuat perancangan dan penetapan kekerapan mesyuarat bergantung kepada keperluan 2. Menyediakan jadual perancangan tarikh mesyuarat tahunan supaya semua pesanan dapat dibekalkan pada tahun yang sama 3. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah/JPE Kampus Negeri/JK Kurikulum hendaklah diedarkan kepada semua ahli tidak melebihi tujuh (7) hari dari tarikh mesyuarat dan disahkan dalam mesyuarat berikutnya

27 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KELULUSAN PEMBELIAN BUKU DAN MAJALAH PUiTM / JPE KAMPUS NEGERI / JK KURIKULUM : Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah/JPE Kampus Negeri/JK Kurikulum bertanggungjawab bagi meluluskan cadangan pesanan dan kelulusan peruntukan cadangan berikut : Pembelian buku/CD/DVD Menerima permohonan pembelian buku daripada PTJ (pemohon) Menyemak keperluan buku/CD/DVD dan amaun peruntukan Mendapatkan kelulusan permohonan pembelian buku/CD/DVD Menyerah senarai buku yang telah diluluskan kepada Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku/CD/DVD ii) Langganan Majalah/Jurnal Bercetak/e-Book/PDDT Memastikan peruntukan bajet kod akaun tahunan mencukupi Menyemak permohonan baru langganan majalah/jurnal bercetak Melulus permohonan langganan majalah/jurnal bercetak Menyerahkan keputusan mesyuarat dan senarai majalah/jurnal bercetak yang telah diluluskan kepada Ketua Jabatan Pembangunan Sumber Elektronik/Unit Jurnal & Pangkalan Data Kampus Negeri untuk tindakan lanjut

28 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU PUiTM:
1. Mendapatkan maklumat keperluan buku daripada Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah / Jawatankuasa Eksekutif / Jawatankuasa Perpustakaan 2. Membuat kajian pasaran dari sudut teknikal spesifikasi (misalannya harga dan no. ISBN buku yang dipohon dengan mendapatkan maklumat daripada pelbagai sumber diantaranya daripada penyelidikan, vendor, pesta buku, perolehan yang lepas sama ada dari jabatan sendiri atau jabatan / organisasi lain atau daripada sumber-sumber lain yang boleh dipercayai. Lawatan, jika perlu boleh dibuat sebelum proses perolehan bermula 3. Menyedia, menyemak dan meluluskan anggaran harga dan spesifikasi buku yang hendak dibeli supaya urusan pelawaan dapat dibuat

29 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU PUiTM:
4. Mendapatkan senarai vendor buku terkini yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di dalam bidang dan membuat pemilihan vendor buku untuk tujuan pelawaan. Rujukan dibuat di laman web Kementerian Kewangan Malaysia untuk menyemak vendor yang berdaftar di dalam bidang Pemilihan vendor buku adalah berdasarkan kepada kriteria berikut: i) Prestasi ii) Pengalaman iii) Keupayaan Kewangan Syarikat iii) Vendor hendaklah digilirkan supaya tidak tertumpu kepada satu-satu vendor 5. Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku UiTM tidak boleh memilih atau mengesyor mana-mana vendor dari kalangan Koperasi UiTM atau anak Syarikat UiTM kecuali dengan kelulusan khas Kementerian Kewangan Malaysia 6. Menyedia, menilai dan membuat syor teknikal dan harga penyebutharga kepada mana-mana pihak yang akan meluluskan perolehan tersebut mengikut format Jadual Penilaian Perolehan Buku yang akan ditentukan oleh Bahagian Perpustakaan

30 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMILIHAN VENDOR BUKU PUiTM:
7. Penilaian harga boleh dibuat secara pakej atau untuk setiap jenis item mengikut keperluan dan keputusan Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku 8. Menyerahkan senarai vendor dan mengarahkan Urusetia Pelawaan Vendor Buku untuk tujuan pelawaan mengikut nama vendor yang telah dipilih. Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku perlu menyatakan di dalam pelawaan sama ada mengikut tawaran diskaun tertinggi atau mengikut harga bersih buku yang terendah. Bilangan vendor yang dipelawa bergantung kepada nilai satu pembelian dan perlu dinyatakan di dalam surat arahan pelawaan kepada Urusetia Pelawaan Vendor Buku 9. Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku dan Urusetia Pelawaan Vendor Buku adalah bertanggungjawab untuk memastikan semua urusan Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara telah dilaksanakan dengan telus, saingan terbuka, adil dan saksama serta mendapat nilai faedah terbaik.

31 PEROLEHAN BAHAN BUKAN BERCETAK DALAM BENTUK `COMPACT DISK’ (CD) / `DIGITAL VIDEO DISK’ (DVD) KELUARAN DALAM ATAU LUAR NEGARA

32 PEKELILING YANG BERKUATKUASA :
BIL. PERKARA TARIKH KUATKUASA 1 Pekeliling Bendahari Bil. 7 Tahun 2009 Garis Panduan Mengenai Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Secara Pembelian Terus 1 Dis 2009 2 Surat Pekeliling Bendahari 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Tender 1 Dis 2007 3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebut Harga 24 Feb 2009

33 Had Pembelian Terus adalah RM50 ribu setahun berdasarkan
peraturan berikut: Bil. Nilai Setiap Perolehan Minima Bil. Sebut Harga Kaedah 1. Sehingga RM3 ribu 1 Pembelian Terus 2. Melebihi RM3 ribu sehingga RM10 ribu 2 3. Melebihi RM10 ribu sehingga RM50 ribu 3

34 PROSES KERJA PEROLEHAN PUiTM :
Semua pesanan yang diterima dari pencadang perlu melalui proses-proses berikut: Semakan Duplikasi Pemilihan Judul Memasukkan senarai cadangan ke dalam Sistem ILMU Mesyuarat Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Buku dan Majalah 4. Masukkan senarai cadangan ke dalam `template’ sebut harga Hantar `template’ ke Bahagian Perolehan Pejabat Bendahari untuk dibuat panggilan sebut harga Analisa sebut harga Mesyuarat bersama PTAR dan Bendahari untuk syorkan sebutharga Surat pesanan rasmi dikeluarkan

35 SYARAT-SYARAT KHAS PENYERTAAN SEBUT HARGA

36 SYARAT-SYARAT KHAS PENYERTAAN SEBUTHARGA:
Syarikat pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan 2. Menyerahkan profil syarikat terkini kepada Perpustakaan 3. Disertakan salinan sijil-sijil berkaitan Mendapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Vendor PTAR 5. Urusniaga hendaklah dalam Ringgit Malaysia (RM) sahaja Serahan bahan hendaklah dibuat dalam tempoh 3 bulan dari tarikh rasmi pesanan 7. Syarikat yang tidak menghantar dokumen pelawaan melebihi tarikh yang telah ditetapkan dianggap tidak berminat dan dibatalkan penyertaannya.

37 SYARAT-SYARAT KHAS BEKALAN BAHAN

38 SYARAT-SYARAT KHAS BEKALAN BAHAN:
1. Bahan yang dihantar mestilah dalam keadaan baik. Bahan yang rosak akan dikembalikan kepada syarikat dan digantikan dengan yang baru. Setiap bahan yang dibekalkan mestilah mengikut kadar sebutharga rasmi yang ditawarkan (Harga buku + diskaun yang ditawarkan). Tawaran akan dibatalkan sekiranya terdapat perbezaan harga inbois dari kadar yang ditawarkan dalam sebutharga dan segala kerugian adalah tanggungjawab syarikat 3. Syarikat pembekal yang dipilih untuk membekalkan bahan mesti menghantar laporan status pembekalan bahan dua (2) bulan dari tarikh pesanan.

39 SYARAT-SYARAT KHAS BEKALAN BAHAN (Samb…) :
4. Sekiranya bahan tidak diterima dalam tempoh 3 bulan tanpa sebarang laporan status pesanan, pihak Perpustakan berhak membatalkan pesanan sepertimana yang dinyatakan dalam surat pesanan rasmi. 5. Bayaran bagi bekalan yang telah diterima menepati pesanan akan dibuat melalui ‘Inter-Bank Giro’ terus ke akaun pembekal 6. Pembekal hendaklah mengesahkan penerimaan bayaran melalui surat penyata akaun.

40 ASAS PEMILIHAN VENDOR

41 ASAS PEMILIHAN VENDOR:
Pengalaman Profil pembekal buku yang terkini beserta sijil-sijil berkaitan 2. Prestasi Peratus bekalan bahan yang diterima dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikh pesanan (KPI 100%) Laporan penilaian prestasi pembekal Laporan status pesanan bahan selepas 2 bulan mendapat pesanan rasmi bagi bahan yang tidak dapat dibekalkan dalam tempoh 3 bulan.

42 ASAS PEMILIHAN VENDOR (samb…) :
3. Penggiliran (SPV) Senarai nama vendor berdasarkan Sistem Penggiliran Vendor (SPV) mengikut susunan prestasi vendor Setiap nilai sebutharga bagi satu syarikat tidak melebihi RM50, dan digilirkan mengikut SPV Had nilai siling setahun bagi satu vendor buku sebanyak RM 200, (Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Vendor Bagi Pembelian Buku dan Majalah PTAR Bil. 7/2013) Bagi vendor baharu diberi peluang untuk menyertai sebutharga dengan had nilai tawaran tidak melebihi RM 50, setahun (Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Vendor Bagi Pembelian Buku dan Majalah PTAR Bil. 7/2013) Sekiranya vendor tidak menunjukkan prestasi yang memuaskan bagi pembekalan, vendor tersebut akan direhatkan untuk tempoh 1 tahun.

43 SISTEM PENGGILIRAN VENDOR (SPV):
Bagi mewujudkan kaedah pemilihan yang telus dan adil, Jawatankuasa Pemilihan Vendor Buku PTAR telah mewujudkan Sistem Penggiliran Vendor (SPV) untuk dijadikan garis panduan bekalan bahan-bahan bercetak dan media ke Perpustakaan UiTM.

44 Berdasarkan sistem penggiliran berasaskan kepada prestasi syarikat
SISTEM PENGGILIRAN VENDOR (SPV): PRINSIP SPV : Semua syarikat diberi peluang untuk mendapat pelawaan sebutharga / tawaran bekalan. AGIHAN SPV : Berdasarkan sistem penggiliran berasaskan kepada prestasi syarikat

45 ASAS PEMILIHAN PENILAIAN VENDOR BAGI PENILAIAN PEROLEHAN SEBUTHARGA
1. Mengikut spesifikasi 2. Diskaun tertinggi / harga munasabah / harga terendah berdasarkan kepada harga penerbit 3. Jika diskaun atau harga sama, buat pilihan berdasarkan kriteria lain seperti tempoh serahan atau tempoh jaminan. 4. Tempoh serahan minimum 5. Tempoh jaminan 6. Pengalaman 7. Prestasi pembekalan 8. Keupayaan kewangan vendor 9. Pusingan giliran pemilihan vendor 10. Perkhidmatan selepas jualan

46 TERMA PENTING BERKENAAN PEROLEHAN
Pesanan “On Approval” Pesanan dibuat berdasarkan buku/bahan yang dibawa oleh pembekal dan dipersetujui oleh Ketua Bahagian Perolehan Bahan PUiTM Pembelian Terus Pembelian Terus bekalan dan penghantaran buku terbitan cetakan dalam dan luar negara adalah pembelian terus dari mana-mana kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia bagi perkhidmatan sehingga RM10,000 satu pesanan dan tidak melebihi RM50,000 bagi satu senarai pesanan

47 TERMA PENTING BERKENAAN PEROLEHAN
Pesanan Tetap (Standing Oder) Pesanan bahan yang diterbitkan secara berkala setiap tahun. Pembaharuan pesanan akan dibuat oleh penerbit atau pembekal secara berterusan sehingga pesanan diberhentikan secara rasmi. Bahan-bahan pesanan tetap terdiri daripada bahan-bahan seperti Laporan Tahunan, Laporan Perangkaan, almanak, teks dan workbook. Contoh: Buku Undang-undang Buku-buku Perakaunan Buku – buku rujukan terbitan dalam dan luar negera

48 TERMA PENTING BERKENAAN PEROLEHAN
Bahan Tidak Memenuhi Spesifikasi Bahan yang dibekalkan tetapi tidak menepati dan memenuhi: i) Syarat dan spesifikasi yang diberikan oleh pelanggan ii) Keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh organisasi Contoh: Buku koyak, muka surat terbalik, judul dan edisi yang berlainan, penerbit berlainan dan lain-lain Koleksi Akses Terhad Buku DYMM Yang di Pertuan Agong, Sultan–Sultan Negeri, Perdana Menteri Malaysia, bahan-bahan seni, Standards/Piawaian, bahan Silibus, Forecast dan buku-buku yang berharga melebihi RM5, senaskah yang diletakkan di satu ruang khas bagi rujukan pengguna. Tempoh penggunaan bahan ini adalah terhad untuk mengawal akses terhadapnya.

49 TERMA PENTING BERKENAAN PEROLEHAN
Tender Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200, setahun bagi satu jenis item atau kelas jenis item Sebutharga Rasmi Sebutharga rasmi adalah dokumen yang digunakan untuk mendapat harga item yang hendak dibeli daripada sesuatu syarikat. Perolehan pembelian tiap-tiap satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50, tetapi tidak melebihi RM200, boleh dibuat dengan mempelawa Sebutharga Rasmi daripada sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

50 TERMA PENTING BERKENAAN PEROLEHAN
Penerbitan UiTM Semua hasil penulisan/ penyelidikan yang dihasilkan oleh fakulti, kakitangan akademik/ bukan akademik dan pelajar universiti sebagai sumber harta intelek yang berharga. Contoh bahan adalah seperti: Buku/ Monograf Tesis Kakitangan/ Pelajar Kertas Seminar/ Konferensi/ Persidangan/ Simposium/ Bengkel/ Kursus UiTM Silibus/ Senarai bacaan dari fakulti Laporan Penyelidikan UiTM dan lain-lain. Ini tidak termasuk bahan – bahan seperti prospektus, buku program, buku panduan dan penerbitan yang tidak berunsur akademik dan penyelidikan

51 PEMBANGUNAN BAHAN HADIAH

52 BAHAN HADIAH : Bahagian/Unit pembangunan bahan hadiah perpustakaan bertanggungjawab untuk menguruskan perolehan bahan secara percuma/ hadiah sama ada bahan bercetak, bahan bukan bercetak atau elektronik dan mengeluarkan surat penghargaan kepada penyumbang. Bahan-bahan tersebut diterima dan diperolehi secara percuma daripada institusi, organisasi, pertubuhan dalam dan luar negara, dan orang perseorangan.

53 BAHAN HADIAH : Bahan-bahan hadiah yang ingin didermakan oleh pengguna atau individu luar hendaklah memenuhi syarat-syarat berikut : Bahan hadiah hendaklah dalam keadaan baik dan tidak rosak. Tahun terbitan tidak melebihi tempoh 5 tahun dari tahun serahan semasa. Serahan perlulah dibuat di unit yang menguruskan perolehan bahan hadiah bagi memudahkan pengesanan maklumat penderma dan memudahkan urusan rekod penerimaan. Serahan perlu disertakan dengan surat rasmi dan senarai bahan hadiah sebagai rekod. Maklumat penempatan lokasi dan kategori bahan (Koleksi Peribadi, Koleksi Rujukan atau Rak Terbuka) juga boleh dimaklumkan sekiranya perlu.

54 BAHAN HADIAH : Bahan-bahan hadiah yang mempunyai salinan lebih, ianya akan diagihkan kepada Perpustakaan Fakulti UiTM , Kampus cawangan UiTM atau Institusi Awam / Swasta yang lain melalui kaedah pos dan penghantaran. Sekiranya bahan-bahan hadiah yang diterima telah ’outdated’, dalam keadaan rosak atau berconteng (contohnya buku teks pelajar) ianya akan diasingkan dan ditempatkan di ’Reading Station’ di bilik 24 jam untuk kegunaan dan rujukan pengguna. Mereka juga boleh mengambil bahan-bahan tersebut sebagai simpanan peribadi mereka.

55 SELAMAT MENGHADAPI PEPERIKSAAN &
SEKIAN… SELAMAT MENGHADAPI PEPERIKSAAN & SELAMAT BERJAYA