Pengurusan & Pentadbiran Sistem Fail

Presentasi berjudul: "Pengurusan & Pentadbiran Sistem Fail"— Transcript presentasi:

1 Pengurusan & Pentadbiran Sistem Fail
Oleh Sekretariat KRS MUSLEH 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

2 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Pengenalan Hasil lawatan yang dijalankan oleh sekretariat mendapati tidak ada keseragaman dalam pengurusan sistem fail. Sekolah menyediakan fail mengikut sistem sendiri. Pengurusan fail yang telah dilaksanakan oleh sekolah ditakrif/dikategori sebagai:- Baik. Sederhana. tidak menepati matlamat sebenar sistem fail. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

3 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Tidak ada keseragaman dalam format dan bentuk fail. Penggunaan sistem Fail didapati pelbagai. Sistem fail tidak menepati matlamat. Kesimpulan: Sudah sampai masanya dari segi pengurusan, format dan pergerakan fail diselaraskan supaya pihak pentadbiran sekolah dapat menguruskan fail dengan lebih baik dan berkesan. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

4 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Matlamat Supaya pentadbiran sekolah dapat mengendalikan fail secara profesional dalam memartabatkan profesion keguruan / institusi pendidikan khususnya Kadet Remaja Sekolah MUSLEH. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

5 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Objektif Supaya semua pihak di sekolah dapat memahami Sistem Fail yang mantap / yang diguna pakai: 1 Mengetahui definisi fail 2 Mengetahui prinsip-prinsip memfail 3 Mengetahui proses memfail 4 Mengetahui cara-cara pengkelasan fail 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

6 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Antaranya: Memberi tajuk fail Membuat pengkelasan fail Penyelenggaraan fail Menyimpan selamat 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

7 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Diharapkan melalui pembentangan kertas kerja ini semua peserta dapat memahami: Tujuan sebenar kewujudan Fail Sistem Pengkelasan Fail Cara Penyelenggaan Fail Cara Pergerakan Fail Cara Menyimpan Selamat 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

8 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Fail Dari bahasa Sanskrit = FILUM =Satu rangkaian yang diikat dengan tali. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

9 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Definisi Sistem Fail “Proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama” 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

10 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan Fail sebagai alat komunikasi yang sah (Dokumen Hitam Putih). Satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

11 Prinsip-Prinsip Sistem Fail-Memfail
Tidak banyak menggunakan ruang, fail berkulit nipis lebih baik dari fail berkulit tebal. Mudah disediakan dan disimpan. Murah dan mudah didapati. Cara yang mudah diperluaskan dan dipakai berterusan 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

12 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Rekod mudah dicari bila diperlukan, tanpa membuang masa yang banyak Cross reference - maklumat-maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. Beri tanda (art guides) bila dikeluarkan 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

13 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
3 jenis fail besar Fail induk Fail pengurusan & pentadbiran Fail program 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

14 Kaedah Pengkelasan Fail Umum
Kini ada pelbagai cara Mengikut Siri Mengikut Tahun Mengikut Bahagian/Unit Kaedah Sistem Yang Tepat - Mengikut Pengkelasan Perkara (Diamalkan oleh IAB) 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

15 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
FAIL INDUK 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

16 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
TAJUK BESAR PENGENALAN KRS HUBUNGAN KRS KPM DENGAN KRS MUSLEH STRUKTUR ORGANISASI PUSAT SEKOLAH PEGAWAI KADET SUKATAN PELAJARAN PERANCANGAN TAHUNAN LAMPIRAN SIJIL PENDAFTARAN SALINAN SURAT KPM SIJIL TAULIAH KOMANDEN & TIMBALAN KOMANDEN SURAT PERLANTIKAN PEGAWAI 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

17 FAIL PENGURUSAN & PENTADBIRAN
9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

18 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
TAJUK BESAR 1. PENGURUSAN & PENTADBIRAN 2. PERHUBUNGAN 3. PERLANTIKAN & PENTAULIAHAN 4. KURSUS & BENGKEL 5. PEMANTAUAN 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

19 Memberi Kod Kepada Fail
9/19/2018 Memberi Kod Kepada Fail Memberi tajuk besar fail: cth: Pentadbiran Memberi Kod kepada Fail - tajuk fail boleh diberikan angka kod seperti berikut: MUSLEH / KRS / 1 SRAI / KRS / 1 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

20 Level Satu (perkara fail)
Semua fail Pentadbiran akan menggunakan tajuk besar yang sama iaitu: MUSLEH / KRS / 1 … 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

21 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Level Dua - Perkara Bagi perkara kod angka seperti berikut: MUSLEH / KRS / 1-1 1-1 Jawatankuasa induk 1-2 Jawatankuasa sekretariat 1-3 Jawatankuasa Majlis Jurulatih 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

22 Level Tiga (bil dokumen)
Contoh: (__?_) A. Surat panggilan mesyuarat 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

23 1. PENTADBIRAN (MESYUARAT)
Jawatankuasa Lembaga Pengarah MUSLEH MUSLEH / KRS / 1-1 Jawatankuasa Induk MUSLEH / KRS / 1-2 Jawatankuasa Sekretariat MUSLEH / KRS / 1-3 Jawatankuasa Majlis Jurulatih MUSLEH / KRS / 1-4 (surat panggil mesyuarat & minit mesyuarat) 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

24 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
2. PERHUBUNGAN Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) MUSLEH / KRS / 2-1 Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) MUSLEH / KRS / 2-2 Sekolah Rangkaian MUSLEH MUSLEH / KRS / 2-3 Sekolah Rangkaian Pendidikan Islam MUSLEH / KRS / 2-4 Sekolah Kerajaan MUSLEH / KRS / 2-5 Sekolah Luar Negara MUSLEH / KRS / 2-6 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

25 3. PERLANTIKAN & PENTAULIAHAN
Pegawai Pengurusan MUSLEH / KRS / 3-1 Pegawai Latihan Mejar MUSLEH / KRS / 3-2-1 Kepten MUSLEH / KRS / 3-2-2 Leftenan MUSLEH / KRS / 3-2-3 Leftenan Muda MUSLEH / KRS / 3-2-4 Kadet Pegawai Waran I MUSLEH / KRS / 3-3-1 Pegawai Waran II MUSLEH / KRS / 3-3-2 Staf Sarjan MUSLEH / KRS / 3-3-3 Sarjan MUSLEH / KRS / 3-3-4 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

26 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
4. KURSUS & BENGKEL Kursus Kenaikan Pangkat Leftenan MUSLEH / KRS / 4-1 Kursus Kenaikan Pangkat Leftenan Muda MUSLEH / KRS / 4-2 Kursus Kenaikan Pangkat Pegawai Waran MUSLEH / KRS / 4-3 Kursus Kenaikan Pangkat Sarjan/Staf Sarjan MUSLEH / KRS / 4-4 Kursus Kemahiran MUSLEH / KRS / 4-5 Bengkel MUSLEH / KRS / 4-6 Perkhemahan MUSLEH / KRS / 4-7 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

27 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
PEMANTAUAN Surat pemakluman & perlantikan MUSLEH / KRS / 5-1 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

28 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Pendaftaran Fail Satu cara merekod segala fail-fail yang telah dibuka dengan sistematik a) Sistem Doket b) Sistem Kad (digunakan di sekolah) c) Sistem Buku d) sistem Komputer 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

29 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Kertas Minit Setiap fail perlu disediakan kertas minit Menggunakan Borang khas Merekodkan Minit Perhubungan (Arahan rasmi dari seorang pegawai kepada pegawai lain) 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

30 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
1.Tiap-tiap fail perlu disediakan kertas minit Contoh bentuk Kertas Minit (Borang khas) Kertas Minit No: Helaian No: Bilangan Tarikh Perkara/Catatan 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

31 Cara Merekod Pada Kertas Minit
Kertas Minit dibahagikan kepada 3 kolum: Bilangan - merujuk kepada bilangan kandungan surat dalam fail berkenaan. Tarikh - tarikh surat dikandungkan/direkod Perkara/ Catatan - tajuk surat yang dikandungkan dalam fail berkenaan - untuk tindakan /perhatian. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

32 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
2. Salinan surat keluar dan surat masuk diberi nombor dalam bulatan pada penjuru kanan surat berkenaan. Jabatan Pendidikan Pulau Pinang 10900 Pulau Pinang Tel: ______________________________________________________________________________________________________________________________________ Pengetua Ruj. Tuan: Semua Sek. Men Ruj. Kami: Negeri Pulau Pinang Tarikh : 12 Januari 2001 Tuan, Majlis Taklimat Pengurusan BKP (Thn2001) 1 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

33 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
3. Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit. Bil. Tarikh Perkara/Catatan 15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat Pengurusan BKP(2001). TP: Untuk makluman tuan PT 15/1 PK 1 – (i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa (ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini dan sedia jadual Guru ganti kelas beliau. TP 15/1 1 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

34 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
4. Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail bagi tujuan merekod keluar masuk surat. Salinan surat masuk dan surat keluar Kertas Minit 1. 2 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

35 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
5. Kandungan masuk - dakwat merah Kandungan keluar - dakwat biru / hitam 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

36 Contoh Merekod Kertas Minit:
Bil. Tarikh Perkara/Catatan 15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat Pengurusan BKP(2001). TP: Untuk makluman tuan PT 15/1 PK HEM – (i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa (ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini dan maklum jadual Guru ganti kelas beliau. TP 15/1 1 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

37 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
FAIL PROGRAM 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

38 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
TAJUK BESAR KERTAS KERJA LAPORAN MINGGUAN LAPORAN PROGRAM 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

39 Pergerakan Fail (Komunikasi Fail)
Fail seharusnya berfungsi sebagai alat komunikasi (ARAHAN BERTULIS) dari seorang pegawai kepada pegawai lain. Fail sebagai alat perhubungan semestinya melalui semua tahap yang diperlukan Surat-surat yang difailkan perlu diedar dan tindakan perlu diambil hingga selesai. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

40 Cadangan Pergerakan fail seperti berikut:
Semua surat mestilah dimasukkan ke dalam fail yang betul dan dinomborkan. Semua fail mesti terlebih dahulu dikemukakan kepada Pengetua. Pengetua mestilah mengambil tindakan dan mengarahkan orang bawahannya untuk mengambil tindakan kepada surat ini melalui catatan dalam kertas minit. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

41 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Sipenerima fail mestilah juga membuat catatan kepada tindakan yang telah diambil Fail yang selesai diambil tindakan mestilah diberi tanda “S” - “Simpan/Selesai” 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

42 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Bil. Tarikh Perkara/Catatan 15/1/01 Surat panggilan Majlis Taklimat Pengurusan BKP(2001). TP: Untuk makluman tuan PT 15/1 PK HEM – (i) Sila maklum kpd Guru Biasiswa (ii) Pastikan beliau hadir dlm. taklimat ini dan sedia jadual Guru ganti kelas beliau. TP 15/1 SU Biasiswa /RMA – (i) Sila hadir taklimat ini PK HEM 1 16/1 1 S 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

43 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
2/2/01 Menyemak Senarai Nama Pemegang Baru BKP. TP: Disampaikan untuk makluman dan arahan PT 3/2 PK HEM–(i) Saya telah maklum. Sila pastikan semua tindakan dibuat seperti Perkara 2 a ,b dan c arahan dalam surat berkenaan . (ii) Pastikan juga senarai nama cetakan komputer bersama-sama dengan borang-borang. (iii) Minta Guru Biasiswa ambil perhatian tentang tarikh penyerahan ke JPN.(14/2/2001) TP 3/2 SU Biasiswa- (i) sila patuh arahan TP spt. di atas. PK1 4/2 Arahan dipatuhi dan Simpan SU /2 2 S 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

44 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
9/2/01 Senarai Nama Pemegang Biasiswa 2001 TP: Pinta tuan tandatangan untuk dihantar ke JPN SU Biasiswa 9/2 PAR – Sila pos dengan segera TP 9/2 PAR 10/2 3 S 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

45 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Penutupan fail Hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau bila difikirkan terlalu tebal. Setelah fail itu penuh catatkan Jilit I pada nombor rujukannya, buka fail lain dengan menggunakan jilid II(Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru (01) Fail yang perlukan tindakan segera, tanda bercetak “Tindakan Serta merta” atau “Segera” disematkan pada kulit fail. 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

46 Peringkat Keselamatan Fail
Rahsia Besar (Kuning & X Merah) - Keselamatan Negara Rahsia (Merah) - seperti Tender Sulit (Hijau) - Nilaian Prestasi Terhad (Putih) Fail Peribadi Biasa (Putih) Terbuka harian 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

47 “SEBAIK-BAIK PEKERJA IALAH ORANG YANG KUAT DAN JUJUR” :AL-QISAS:26
9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

48 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
9/19/2018 Sekian , Terima kasih 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

49 Pengkelasan Sistem Fail
Memberi Tajuk Fail: 01 - ASRAMA 02 - HAL EHWAL PELAJAR 03 - KEMUDAHAN FIZIKAL 04 - KEWANGAN DAN AKAUN 05 - KO-KURIKULUM 06 - KURIKULUM 07 - PENTADBIRAN AM SEKOLAH 08 - PERHUBUNGAN MASYARAKAT 09 - PERJAWATAN & PERKHIDMATAN KAKITANGAN 10 – PENGAUDITAN 15 – PANITIA MATA PELAJARAN 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

50 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
01 - Asrama 01 – Bekalan Makanan 02 – Kakitangan Asrama/Peraturan 03 – Kemasukan Penghuni/Peraturan 04 – Kewangan Asrama 05 – Penyelenggaraan Alat/Perabot 06 – Penyelenggaraan Bangunan 07 – Peraturan Asrama 08 – Penghuni Asrama 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

51 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
02 - Hal Ehwal pelajar 01 - Bantuan dan Biasiswa 02 - Bimbingan dan Kaunseling 03 - Berhenti Sekolah 04 - Disiplin 05 - Kemasukan Pelajar 06 - Kesihatan 07 - Lawatan 08 - Pelbagai 09 - Pertukaran Murid 10 - Skim Pinjaman Buku Teks 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

52 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
03 - Kemudahan Fizikal 01 – Keselamatan 02 – Pelbagai 03 – Pembangunan 04 – Penyenggaraan 05 – Rumah kakitangan 06 – Tapak dan Bangunan 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

53 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
04 – Kewangan dan Akaun 01 – Anggaran Belanjawan 02 – Bantuan dan Biasiswa (Kewangan) 03 – Bayaran 04 – Elaun 05 – Gaji 06 – Insuran 07 – Kehilangan dan Hapuskira 08 – Kantin 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

54 Sambungan Kewangan dan akaun
09 – Kutipan 10 – Audit 11 – Panjar Wang Runcit 12 – Bank 13 – Pendahuluan dan Pinjaman 14 – Pesanan dan Pembelian 15 - Sewa 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

55 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
05 - Ko-Kurikulum 01 – Hari Ucapan 02 – Kelab Sukan dan Permainan 03 – Kelas Tambahan 04 – Koperasi Sekolah 05 – Majalah Sekolah 06 – Pameran dan Pertandingan 07 – Pelbagai 08 – Persatuan Ikhtisas 09 – Pertubuhan Beruniform 10 – Sukan 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

56 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
06 - Kurikulum 01 – Laporan Lawatan 02 – Jadual Waktu 03 – Kursus Pengajian 04 – Pelbagai 05 – Peperiksaan 06 – Sukatan/Rancangan Pelajaran 07 – Sumber Pendidikan 08 – Pelajaran Khas 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

57 07 – Pentadbiran Am Sekolah
01 – Bilik Gerakan 02 – Kebajikan 03 – Lembaga Pengurus 04 – Pelbagai 05 – Perangkaan 06 – Pekeliling 07 – Penyata(Retan) 08 – Sambutan Perayaan 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

58 08 – Perhubungan Masyarakat
01 – Badan Sukarela 02 – Badan-badan Swasta 03 – Derma dan Bantuan 04 – Ibu Bapa 05 – Jabatan Kerajaan 06 – Murid-murid Tua(Bekas Pelajar) 07 – Pelbagai 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

59 09 - Perjawatan dan Perkhidmatan
01 – Anggaran Perjawatan 02 – Cuti (Peraturan) 03 – Kursus 04 – Penyata Kakitangan 05 – Perkhidmatan dan Perjawatan 06 – Pelbagai 07 – Pendaftaran Guru / Permit Mengajar 08 – Permohonan Bahasa Ibunda 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

60 Sambungan Perjawatan dan Perkhidmatan
09 – Tatatertib dan Kenaikan pangkat (SULIT) 10 – Peperiksaan 11 – Perubatan dan Kesihatan 12 – Peribadi Guru 13 – Pertukaran 14 – Persaraan 15 – Peribadi Bukan Guru 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

61 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
10 – Pengauditan 01 – Peraturan audit 02 – Pertanyaan Audit 03 – Laporan Audit 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

62 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
15 - Panitia Bahasa Melayu Bahasa Inggeris Matematik Sains Pendidikan Islam Pendidikan Seni Pendidikan Jasmani & Kesihatan * (Panitia di Sekolah telah maklum nombor ini) 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH

63 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH
Kulit Fail 02/01/002 Perkara Biasiswa Kecil Persekutuan Bil Kod Trk TP /1 PKHEM 15/1 SU /1 16/1 1 s 9/19/2018 Kadet Remaja Sekolah MUSLEH