Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab

Presentasi berjudul: "Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab"— Transcript presentasi:

1 PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PERSATUAN, KELAB DAN PASUKAN BERUNIFORM DI SEKOLAH : KESETIAUSAHAAN

2 Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab
Pentadbiran dan pengurusan persatuan/kelab dan PPS bermaksud kerja-kerja yang berkait dengan fungsi dan kelangsungan mana-mana persatuan/kelab/PPS yang telah ditubuhkan sebagai entiti kependidikan dalam bidang kokurikulum di sekolah Mentadbir Mengurus Mengelola Menyelia Mengendali Menerajui operasi

3 KESETIAUSAHAAN Merujuk kepada segala urusan yang berkaitan dengan tugas atau profesion setiausaha. Bidang tugas Setiausaha: Surat-menyurat Pengoperasian dan pengendalian fail dan rekod Pengurusetiaan mesyuarat Pendokumentasian data dan maklumat Penerbitan Penghasilan ucapan dan kata-kata aluan Penyediaan laporan Perkhidmatan kaunter Perhubungan luar

4 Surat-menyurat Merupakan suatu urusan pentadbiran yang penting dan perlu diuruskan dan dikelolakan dengan cermat, cekap, cepat dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan. Dalam konteks kesetiausahaan merupakan urusan rasmi/formal. Dokumen rasmi

5 Jenis-jenis surat Pemberitahuan/makluman Permohonan Jemputan
Penghargaan Rayuan Sokongan Ucap selamat Ucapan taniah/takziah Perlantikan Penurunan kuasa Aduan Iringan Perkeliling Siaran Akuan

6 Elemen Surat Identiti/logo, alamat dan nombor telefon, faksimili dan e-mel persatuan/kelab/PPS Nombor rujukan dan tarikh surat Identiti dan alamat pihak yang ditujukan Panggilan hormat permulaan surat Tajuk surat Kandungan surat Kata-kata penutup surat Cogan kata Kata perakuan diri Tandatangan Nama dan pengenalan diri Salinan kepada (s.k) Penanda surat

7 Mengarang Surat Struktur atau format surat Penanda-penanda maksud
Frasa-frasa berhemah Ragam bahasa yang santun dan sopan Protokol KISS

8 Tindakan Susulan Senarai semak sebelum menghantar surat
Ada elemen-elemen yang perlu Maklumat tepat dan jelas Typo Protokol dipatuhi Salinan yang secukupnya Salinan untuk fail dan direkod

9 Penerimaan Surat Tindakan segera Memfail dan merekod Tujuan surat
Makluman balas Awal Susulan Memfail dan merekod

10 Memfailkan surat Memfailkan surat adalah suatu fungsi penting dalam organisasi. Surat keluar/terima masuk tersimpan kemas dalam susunan teratur dan mudah diakses bila perlu. Tindakan susulan yang sesuai ke atas surat boleh dirancang dan laksanakan dengan segera. Mengetahui tindakan yang telah diambil

11 Kaedah memfailkan surat
Surat yang diterima masuk dicop atau tulis tarikh terima terlebih dahulu. Masukkan dalam fail yang berkaitan dan rekodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat merah. Sesalinan setiap surat keluar hendaklah difailkan dan direkodkan dalam kertas minit fail dengan dakwat biru.

12 Fail dan Rekod Fail merujuk kepada lembaran kertas yang berlipat atau kad yang berlipat digunakan untuk menyimpan rekod secara tersusun, sistematik, selamat dan mudah diakses. Penyimpanan dokumen Sistem fail sebagai sistem pentadbiran,maklumat/data yang efisien dan efektif

13 Sistem Pengoperasian Fail
Memberi tajuk fail Pentadbiran, kewangan dan akaun Memberi nombor kepada fail yang telah diberi tajuk 01 (Ikut abjad pertama tajuk fail) Memberi tajuk-tajuk kecil dan nombor kecil 01/1 Pendaftaran fail Rekod nombor dan abjad Tahun buka dan tutup fail Penyelenggaraan fail Penyelenggaran kertas minit: rekod surat keluar-masuk Membuka fail sambungan Pemeringkatan tindakan fail

14 Pengelasan keselamatan fail
Terbuka Terhad Sulit Pengedaran Fail Pengedaran fail Merekodkan pengedaran fail Memulangkan fail ke pendaftaran Pengedaran fail mengikut pengelasan keselamatan. Fail SDP (Sedang Dalam Perhatian) Memelihara dan menjaga keselamatan fail Memelihara dari keciciran Memelihara keselamatan kandungan fail

15 Pengurusetiaan Mesyuarat
Tanggungjawab Sebelum Semasa mesyuarat Selepas mesyuarat Pengurusan mesyuarat.ppt