Oleh: En. Ahmad b. Md Isa STAR 2012

Presentasi berjudul: "Oleh: En. Ahmad b. Md Isa STAR 2012"— Transcript presentasi:

1 Oleh: En. Ahmad b. Md Isa STAR 2012
Pengurusan Fail Panitia Oleh: En. Ahmad b. Md Isa STAR 2012

2 Fail = Dokumen Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis mengenai sesuatu perkara & bernilai dalam sesuatu masa atau ketika Bahan rujukan dari masa ke masa Penanggungjawaban – responsibility Nilai perundangan Nilai arkib

3 Ciri-ciri Sistem Fail Bersistematik Mudah dirujuk Mudah diperolehi
Selamat

4 Jenis Dan Pengelasan Fail
i) Fail Rahsia - Warna merah ii) Fail Sulit - Warna Hijau iii) Fail Peribadi a) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning iv) Fail Am (terhad) - Warna putih v) Sampul Kecil - Warna putih

5 Kod Fail Sistem Mengenal Kod Fail
Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara berikut ;- i) Nama Kod Pendek Organisasi ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada iii) Tajuk Indek Perkara Utama. iv) Perjenisan Perkara kedua. v) Pecahan Perjenisan Perkara seterusnya Contoh XXX/2.04/i -1 XXX = Nama Kod Organisasi /2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat 04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama 1 = Jilid Fail = Jilid Satu Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama

6 Sistem Pengurusan Fail Panitia
1.Fail Pengurusan Am Panitia 2.Fail Mesyuarat Panitia 3. Fail Maklumat Ahli Panitia 4. Fail Surat Menyurat Panitia 5. Fail Dokumentasi Panitia 6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia 7. Fail Bank Soalan 8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru 9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota 10. Fail Ko-Akademik Bahasa Jemaah Nazir

7 FAIL 1:PENGURUSAN AM Buku Pengurusan Panitia Visi, Misi dan Matlamat
Struktur dan Carta Organisasi Takwim & Carta Gantt Tahunan Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

8 FAIL 2:MESYUARAT PANITIA
1.Takwim Mesyuarat Panitia 2.Surat Panggilan Mesyuarat 3.Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat 4.Buku Catatan Minit 5.Laporan Minit Mesyuarat

9 FAIL 3:MAKLUMAT AHLI PANITIA
1.Senarai nama ahli panitia 2.Biodata Ahli panitia:- butiran peribadi- kelulusan- pengalaman mengajar - kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-tugas khas (KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri 3.Agihan guru mengikut Tingkatan 4.Jadual Waktu Peribadi Guru

10 FAIL 4:SURAT MENYURAT 1.Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)
2.Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)

11 FAIL 5:DOKUMENTASI PANITIA
1.Pengurusan Strategik (5 tahun) 2.Senarai Buku Rujukan/Teks 3.Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan kurikulum& panitia sahaja) 4.Senarai program khas/inovasi guru/kajian tindakan 5.Borang-borang pengurusan (cth: minit curai) 6.Laporan program/aktiviti panitia/kecemerlangan 7.Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan Mengajar Tahunan/Harian (contoh)

12 FAIL 6:PENILAIAN & PEPERIKSAAN
1.Pengurusan Headcount (HC1-HC6) 2.Post Mortem (PM1-PM2) 3.Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU) 4.Laporan Analisa Peperiksaan dalaman & awam

13 FAIL 7:BANK SOALAN 1.Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman
2.Koleksi Soalan Peperiksaan Awam 3.Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar 

14 Fail 7 :Penyeliaan dan Pencerapan Guru
Fail 8: Penyemakan Buku Latihan/Nota Fail 9: Ko-Akademik Bahasa

15 FAIL 10 :Pengurusan Headcount Panitia
Headcount (HC 1 – HC 6) Post- Mortem (PM1 & PM2 )

16 Sistem Pengurusan Fail Panitia - STAR
1.Fail Mesyuarat Panitia 2. Fail Surat Menyurat Panitia 3. Fail Maklumat Ahli Panitia 4. Fail Dokumentasi Panitia 5. Fail Bank Soalan 6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 – PM3) 7. Fail Pengurusan Headcount 8. Kerja Kursus – Panitia yang berkenaan sahaja +++++ Tambahan : 9. Fail MBMMBI 10.Fail PLBS / ULBS/ PBS

17 ISU Fail tidak dikemaskini Fail tidak terdapat di tempatnya
Maklumat dalam fail tidak lengkap Pengurusan fail yang tidak teratur – berada di merata tempat Fail hanya akan dibuka bila ada pemantauan ???

18 Cerita Duit Syiling 1 sen
Setiap kita boleh diumpamakan seperti syiling 1 SEN. Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak dapat dibeli. Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah syiling yang ke 100, ia dapat mengubah 99 Sen yang lain menjadi menjadi  RM 1 “Sendirian tidak penting, berkumpulan atau berpasukan mampu mengubah segala.” Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi:  1 sen 1 sen pelengkap?”

19 PENUTUP PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN TERIMA KASIH