Penyusunan Proses Bisnis dan SOP Unit Penjaminan Mutu

Presentasi berjudul: "Penyusunan Proses Bisnis dan SOP Unit Penjaminan Mutu"— Transcript presentasi:

1 Penyusunan Proses Bisnis dan SOP Unit Penjaminan Mutu
Hari 1- Part 3

2 Bisnis Proses Perguruan Tinggi
PENDUKUNG

3 PROSES BISNIS PENJAMINAN MUTU
Pemerintah Yayasan Mahasiswa Orangtua Indistri Dikti Masyarakat Dosen Karyawan Visi/Misi/Ujian Kebijakan Mutu Standar Dikti Peraturan PT Pedoman Mutu OUTPUT Feedback Tracer Study Tinjauan Manajemen Tindakan Pencegahan Tikdakan koreksi Monev , Audit, Evaluasi Diri Pelaksanaan Kegiatan SOP/Instruksi Kerja Sasaran Rencana Kerja Pelaksanaan Evaluasi Pengendalian Peningkatan Plan Do Cek Act Analisis SWOT Stakeholder PT Perumusan dan penetapan

4 Penyusunan Proses Bisnis
Langkah-langkah Pemetaan dan Analisis Proses Bisnis: Memahami arahan strategis organisasi (visi, misi , tugas dan fungsi organisasi) Mengidentifikasi Proses Bisnis yang akan dipetakan berdasarkan analisis kebutuhan Mengidentifikasi nama dan tipe proses biisnis yang dimaksud Menentukan siapa pengguna atau pemakai utama dari proses bisnis dimaksud Menguraikan urutan kegiatan yang membentuk rantai proses bisnis dimaksud Menentukan masukan utama proses bisnis dimaksud Menentukan keluaran utama proses bisnis dimaksud Menetukan aktor proses bisnis dimaksud Melakukan pemodelan proses bisnis Mendapatkan pengesahan dari pimpinan unit kerja Sumber Permenristekdikti No 71 tahun 2017

5 Contoh Proses Bisnis Penjaminan Mutu
No Nama Proses Bisnis Type Proses Bisnis Pengguna Kegiatan Utama Masukan Utama Keluaran Utama Pemilik Proses Bisnis 1 Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Inti Universitas Merencanakan perangkat dan proses-proses Penjaminan Mutu Undang-undang No 12 tahun 2012 Permenristekdikti no 62 tahun 2016 Rencana Kerja Penjaminan Mutu Ka LPM Koordinasi Pembuatan dan evaluasi SOP Permenristekdik no 44 tahun 2015 Prosedur kerja Formulir Ketentuan Pusat Pengembangan Sistem Koordinasi pembuatan dan evaluasi Standard Dikti Standar Dikti Pusat Pengembangan Siste 2 Melaksanakan Evaluasi Standar Dikti Mengelola audit mutu internal UU No 12 tahun 2012 Bab III Pemenristekdikti no 62 tahun 2016 pasal 5 Jadwal Audit Mutu Internal, Hasil Audit Kepatuhan, Laporan Gap Analisis, Rekomendasi perbaikan Pusat Monevin 3 Monitoring Status dan Peringkat Akreditasi PT dan Prodi Monitoring status dan peringkat Akreditasi Data Status akreditasi PT dan Prodi Jadwal re-akreditasi PT / Prodi Pusat Akreditasi Contoh Proses Bisnis Penjaminan Mutu

6 Contoh Proses Bisnis Penjaminan Mutu

7 Prinsip Penyusunan SOP
1. Efisiensi dan efektifitas Berorientasi pada pelanggan. Prosedur yang distandarkan berorientasi pada kebutuhan pelanggan Kejelasan dan kemudahan. Prosedur yang distandarkan Mudah dimengerti dan diterapkan Keselarasan. Prosedur yang distandarkan selaas dengan prosedur lainnya Keterukuran. Dapat digunakan sebagai ukuran keberhasilan Dinamis. Dapat dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas layanan

8 Prinsip Pelaksanaan SOP
Konsistensi. Dilaksanakan secara konsisen oleh siapa pun dan kapan pun Komitmen. SOP dilaksanakan dengan komitmen seluruh jajaran dari berbagai tingkatan Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka pada penyempurnaan2 Mengikat. SOP mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya Seluruh unsur memegang peran penting. Seluruh unsur harus melakukan tugasnya supaya tidak menggangu keseluruhan proses Terdokumentasi. Semua SOP harus terdokumentasi dengan baik sehingga selalu dapat dijadikan referensi atau acuan oleh pihak yang memerlukan

9 Pembuatan SOP Unsur SOP terdiri dari Identitas SOP dan prosedur SOP
Identitas SOP terdiri dari logo, judul prosedur, nomor prosedur, tanggal pembuatan, tanggal berlaku, tanggal revisi, pengesahan pejabat , dasar hukum/referensi, keterkaitan dengan unit lain, peringatan jika prosedur dilaksanakan/tidak dilaksanakan Uraian kegiatan, dapat berbentuk deskripsi atau flowchart, teridir dari nomor kegiatan, langkah-langkah kegiatan (prosedur), pelaksana kegiatan, mutu baku yang berisi kelengkapan waktu, output dan keterangan supaya SOP dapat menjadi alat kendali mutu sehingga output dapat memenuhi kualitas yang diharapkan

10 Fungsi dokumen SOP untuk menyatakan secara jelas hal-hal sbb :
Apa proses yang dilaksanakan Apa tujuan melaksanakan proses tersebut Apa atau dimana ruang lingkup proses tersebut Siapa penanggungjawab proses tersebut Siapa pelaksana proses tersebut Kapan dan bagaimana urutan waktu tugas tersebut harus dilaksanakan Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk melaksnakan tugas tersebut Apa saja dokumen yang dibuat untuk menunjukan atau membuktikan bahwa proses tersebut telah dilaksanakan

11 Langkah-langkah penyusunan SOP :
Menetapkan proses yang akan dibuat SOP serta definisikan lingkupnya Kumpulkan data dan referensi pendukung termasuk kalau sudah ada SOP existing Mendefinisikan istilah-istilah yang akan digunakan dalam SOP Mendefinisikan unit kerja yang bertanggungjawab terhadap proses, pihak terlibat, dan pejabat yang berwenang dalam mengesahkan SOP Mengidentifikasikan input dan output dari proses itu Membuat daftar urutan langkah yang dilakukan dalam aktivitas Menetukan ukuran keberhasilan dari pelaksanaan SOP. Indikator keberhasilan dapat berupa jenis, jumlah, spesifikasi produk/jasa yang dipenuhi atau durasi standar penyelesaian suatu proses Melakukan wawancara pada personil terkait terkait pelaksanaan proses

12 Metode pengumpulan data awal, informasi pendukung dan referensi untuk penyusunan SOP :
Brainstorming. Jika tim tidak memiliki cukup informasi yang dibutuhkan. Teknik yang dilakukan adalah dengan menggali informasi dari pihak-pihak yang dianggap mengetahui mengenai proses atau aktivitas dalam lingkup SOP yang disusun FGD. Jika informasi yang dibutuhkan terkumpul cukup banyak tetapi perlu dianalisis lebih mendalam dengan pihak yang dianggap menguasai proses bisnis atau aktivitas yang distandarkan dalam SOP Wawancara. Teknik ini digunakan untuk memperoleh informasi yang mendalam dari narasumber, khususnya dari narasumber internal di unit kerja Review dokumen. Menggali informasi dari berbagai referensi dan dokumen-dokumen terkait lingkup SOP, diataranya berupa peraturan-peraturan, SK, dll Survei. Teknik untuk memperoleh informasi dari pihak terkait di luar unit kerja penanggungjawab proses atau dari eksternal Studi banding. Teknik ini dilakukan untuk membandingkan SOP yang disusun dengan organisasi luar

13 DOKUMEN SOP

14 Dokumen SOP terdiri dari beberapa unsur :
Halaman judul : halaman ini berisi informasi mengenai Judul SOP. Satuan unit kerja, tahun pembuatan, informasi lain yang diperlukan Keputusan pimpinan : berisi informasi mengenai keputusan dari pimpinan organisasi atas pemberlakuan SOP supaya memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai pedoman kerja semua karyawan baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksnakan tugas Daftar Isi : berisi informasi bagian2 dari SOP untuk mempercpat pencarian Unsur SOP : berisi Identitas (logo, nomor, tanggal pembuatan pertama kali tanggal revisi, tanggal mulai pemberlakuan, judul SOP, dasar hukum, keterkaitan dengan unit lain, peringatan, kualifikasi pelaksana, peralatan/perlengkapan, pencatatan dan pendataan Bagan alir : berisi informasi nomor kegiatan, uraian kegiatan , pelaksana , mutu baku yang berisi kelengkapan, waktu, output, dan keterangan

15 Contoh halaman judul SOP
Sesuaikan dengan kepentingan unit

16 Halaman keputusan pimpinan
Halaman Persetujuan dan Daftar Isi Halaman keputusan pimpinan Kode Dokumen : xxxxxxx Revisi : xx Tanggal : xxxxxxx Diajukan oleh : xxxxxxx Dikendalikan : xxxxxxxx oleh Disetujui : xxxxxxxxx Daftar Isi 1. Tujuan 2. Ruang lingkup 3. Definisi 4. Rujukan 5. Garis Besar 6. Bagan Alir

17 Penjelasan Singkat Penggunaan
1. Ruang lingkup Prosedur ini dibuat mulai dari rapat persiapan kuliah semester regular sampai dengan kegiatan pelaksanaan kuliah dilaksanakan oleh dosen 2. Tujuan Meningkatkan efisiensi perkuiahan Meningkatkan efektifitas kegiatan perisiapan perkuliahan reguler Memudahkan secretariat Fakultas, dosen dan mahasiswa dalam pelaksanaan perkuliahan 3. Definisi Dekan : pimpinan fakultas Unit Pengelola Program Studi : unit yang mengelola kegiatan program studi Nahasiswa : peserta didik yang terdaftar pada sebuah program studi Dosen : individu yang melakukan pengajaran, penelitian dan P2M    4, Rujukan/referensi  PermenristekNo 44 tahun 2015 SK Rektor tentang jalender akademik

18 Contoh Bagan identitas
LOGO dan nama PT NOMOR SOP TGL PEMBUATAN TGL REVISI TGL PEMBERLAKUAN DISAHKAN OLEH KEPALA BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK NANI NURAINI NIP NAMA SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PERKULIAHAN DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA UU No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi Permenristekdikti No. 44 tahun 2015 Memahami proses pembelajaran Memiliki kemampuan menyusun RPS KETERKAITAN PERALATAN/KELENGKAPAN SOP Penyusunan RPS SOP Pengolahan Nilai SOP Pendaftaran semester Peraturan perundang-undangan dibidang pendidikan tinggi Komputer, printer Jaringan internet PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Apabila kegiatan persiapan pelaksanaan perkuliahan tidak dilakukan dan atau dilakukan tetapi tidak tepat waktu apan menyebabkan pelaksanaan perkuliahan akan terlambat dan berdampak pada kegiatan lain atau pelaksanaan perkuliahan tidak berkualitas Disimpan sebagai data elekronik dan manual

19 Contoh bagian flowchart

20 Contoh SOP

21 KOMITMEN seluruh pihak terkait
Apa yang kita perlukan sekarang ??? KOMITMEN seluruh pihak terkait Organisasi dan tata kelola yang tepat

22 Without commitment you’ll never start.
Without consistency, you’ll never finish. (Denzel Washington)

23 Tugas Buatlah Kerangka Unit Penjaminan Mutu untuk PT anda masing-masing atau kerangka Unit Penjaminan Mutu yang sudah di evaluasi Susunlah uraian tugas dan fungsi dari organisasi penjaminan mutu untuk PT anda masing-masing (5 UTW-PPEPP) Buatlah 5 dokumen SOP terkait penjaminan mutu Presentasikan dan dikirimkan ke

24 terimakasih