KAEDAH MENGENDALIKAN MESYUARAT

Presentasi berjudul: "KAEDAH MENGENDALIKAN MESYUARAT"— Transcript presentasi:

1 KAEDAH MENGENDALIKAN MESYUARAT

2 Pengenalan Mesyuarat diadakan bagi memenuhi tujuan, peraturan dan undang2 pertubuhan. Merupakan kaedah bagi persatuan sukan untuk melaksanakan tugas. Merupakan forum untuk membincangkan perkara penting, menyelesaikan masalah, membuat keputusan dan merancang. Memberi implikasi bahawa pertukaran idea dan pengaliran maklumat berlaku dikalangan ahli.

3 Tujuan Mesyuarat Untuk menggerakkan pengurusan dan pentadbiran sukan.
Membuat perancangan dan memastikan berjalan lancar, tersusun, cekap, cepat dan licin. Dapat mempercepatkan proses sesuatu persiapan kerja. Dapat mengurangkan penangguhan kerja dan wujudkan kerjasama yang erat dan hubungan ahli berterusan. Mengelak pertubuhan sukan gagal bergerak dengan berkesan.

4 Bersemuka – cara yang efektif ahli-ahli menyelesaikan masalah.
Mensyuarat perlu diadakan mengikut peraturan tetap sesebuah pertubuhan sukan. Contoh: mensyuarat perlu diadakan setiap bulan, 3 atau 6 bulan dll. Menyelaras kegiatan persatuan, kakitangan dan pekerja untuk menentukan tugas sesuatu rancangan agar teratur. Menyebarkan maklumat, rancanganbaru dan membuat perubahan. Kaedah terbaik untuk menyampaikan danberkongsi maklumat. Segala persoalan mampu terjawab.

5 Dapat menentukan sama ada sesuatu perkara dapat sambutan atau tentangan secara spontan.
Untuk mendapatkan nasihat, pandangan dan mengetahui tindak balas terhadap sesuatu persoalan. Menyelesaikan konflik, pertikaian dan mengatasi krisis yang mungkin timbul. Dikehendakkan mensyuarat disebabkan sola kepentingan kumpulan terjejas. Mensyuarat mustahak diadakan untuk mendapat suara majoriti yg memerlukan penyelesaian segera.

6 Mengenalpasti inidividu yang bertanggungjawab dapat melaksanakan sesuatu tugas.
Memastikan tahap kemajuan kakitangan / pegawai dalam mengejar matlamat.

7 Persediaan Mengadakan Mesyuarat
Berbincang SU berbincang dgn. Presiden untuk menentukan tempat, tarikh, masa dan agenda. Tempahan bilik mensyuarat Kemudahan bilik mensyuarat Kertas kerja/minit terdahulu

8 Menyusun Agenda Mesyuarat
Maksud Rangka Salinan presiden Salinan setiausaha Kandungan kertas agenda : Tajuk vii. Persetujuan Susunan viii. Bertulis Perkara xi. Pengurusan Peruntukan masa Penyelesaian Kepastian

9 Urutan Agenda Mesyuarat
Urutan butiran agenda mensyuarat adalah sebagaimana yang berikut: Pembukaan mensyuarat Minit mensyuarat yang lalu. Perkara berbangkit Laporan bendahari Agenda mensyuarat Hal-hal lain Menetapkan tarikh mensyuarat akan datang Penangguhan mensyuarat

10 Peraturan Mesyuarat Penetapan Perbincangan (2 hari sebelum mensyuarat)
Penggantian Bidang kuasa Korum (50% ahli) Aturcara Usul (bentuk perkataan/tulisan) Pindaan (mst ada dlm perlembagaan persatuan) Ketetapan (suara ramai/majoriti)

11 Pengendalian Mesyuarat
Kaedah Pembukaan (pengerusi mengikut panduan sedia ada) Pembukaan (kata2 aluan dr pengerusi) Pengesahan (pengesahan minit, t.tgan pengerusi pada sebarang perubahan) Perkara berbangkit (elak perbincangan tambahan terhadap perkara baru) Panduan mensyuarat -bercakap melalui pengerusi

12 -masa bercakap 3minit atau kurang
-presiden memberi peluang masa adil pada ahli memberi cadangan -presiden mengawal keadaan. -segala cadangan, keputusan perlu dicatatkan. Pandangan (presiden berkecuali dan mengelak memberi pandangan) presiden membantu ahli/jkuasa membuat keputusan Menamatkan mensyuarat (menjemput pencadang dan penyokong untuk menamatkan mensyuarat)

13 Mesyuarat Agung Mesyuarat Agung Luar Biasa Mesyuarat Jawatankuasa

14 Format Minit Mesyuarat
Tajuk Kehadiran Ucapan presiden Pengesahan minit Laporan mensyuarat Minit Yang Baik Sah Lengkap ringkas

15 PENGENDALIAN MESYUARAT
Pengenalan Mengikut Perlembagaan, pertubuhan sukan hendaklah ditadbirkan mengikut lunas-lunas dan amalan demokrasi. Asas pengurusan dan pertadbiran organisasi sukan adalah dengan mengadakan mesyuarat. Mesyuarat diadakan untuk memenuhi tujuan, peraturan dan undang-undang organisasi. Satu kaedah untuk menjalankan tugas dan forum untuk membincangkan perkara penting dalam perancangan sukan. Mencetuskan pandangan dan buah fikiran yang bernas hasil perbincangan dalam mesyuarat. Dianggap sebagai perhimpunan kumpulan ahli dan berlaku pertukaran idea dan pengaliran maklumat. ada beberapa ciri tertentu yang perlu ada untuk mengadakan sesuatu mesyuarat agar ia sah.

16 PENGENDALIAN MESYUARAT
Tujuan Mesyuarat Menggerakkan pengurusan dan pentadbiran sukan. Membuat rancangan agar berjalan lancar, tersusun, cekap dan cepat. Menyelaraskan kegiatan organisasi. Menyebarkan maklumat , rancangan baru dan membuat perubahan. Menyelasaikan masalah dengan cara yang baik. Mendapatkan nasihat, pandangan dan mengetahui tindakbalas terhadap sesuatu persoalan. Mengawal dan menilai kegiatan kegiatan pertubuhan dari semasa ke semasa.

17 PENGENDALIAN MESYUARAT
Persediaan Mengadakan Mesyuarat Yang akan dibentang. Salinan. Tempat duduk, alat tulis, PA system, LCD, dsb. Secara bertulis. Bilik mesyuarat, peralatan, jamuan. Tempat, tarikh, masa, agenda. Tempoh agenda, strategi. Berbincang Tempahan Kertas kerja/ minit mesyuarat lalu Kemudahan

18 PENGENDALIAN MESYUARAT
Urutan Agenda Mesyuarat Organisasi Sukan Pembukaan mesyuarat Minit yang lalu Perkara berbangkit Agenda mesyuarat Laporan setiausaha Laporan bendahari Hal-hal lain Tetap tarikh mesyuarat akan datang Penangguhan mesyuarat

19 PENGENDALIAN MESYUARAT
Menyusun Agenda Mesyuarat SALINAN PRESIDEN Berbentuk lebih lengkap, terdapat ruang untuk Presiden membuat catatan. RANGKA Agenda berbentuk rangka, bentuk ringkasan dan cuma tajuk asas. MAKSUD Kertas agenda menyenaraikan perkara yang akan dibincang dalam mesyuarat. Presiden akan berbincang dengan setiausaha tentang isidan kandungan sebelum ditetap, dicetak dan diedar.

20 PENGENDALIAN MESYUARAT
Menyusun Agenda Mesyuarat KEPASTIAN Perkataan, data dan maklumat dinyatakan secara padat. Susunan yang mudah difahami dan tidak mengelirukan. PENYELESAIAN Tajuk perbincangan hendaklah berdasarkan bidang yang telash ditetapkan agar menuju kepada penyelesaian. KANDUNGAN KERTAS AGENDA Tajuk, susunan, perkara, peruntukan masa.

21 PENGENDALIAN MESYUARAT
Menyusun Agenda Mesyuarat PENGURUSAN Persetujuan pihak pengurusan mesti diperoleh sebelum agenda, minit, atur cara dan surat panggilan mesyuarat dikirim kepada ahli. BERTULIS Usul yang dikemukakan perlu dinyatakan secara bertulis. Ada nama pencadang dan penyokong usul. PERSETUJUAN Perkara yang hendak dibincangkan perlu mendapat persetujuan daripada Presiden. Buat rujukan terhadap minit mesyuarat yang lepas.

22 PENGENDALIAN MESYUARAT
Notis Mesyuarat KANDUNGAN NOTIS: Nama organisasi, jenis mesyuarat, tempat, tarikh, hari, masa, perkara yang akan dibincangkan tandatangan Presiden atau setiausaha yang bertanggungjawab memanggil mesyuarat. Penyediaan Setiausaha menyediakan notis mesyuarat, mengedar dan menyampaikan kepada mereka yang disenaraikan. Boleh dilakukan dengan pelbagai cara - bertulis, tidak bertulis, media massa.

23 PENGENDALIAN MESYUARAT
Notis Mesyuarat Ahli yang boleh memberi sumbangan akan dihubungi melalui telefon, surat atau berjumpa sendiri, kira-kira tiga atau empat minggu sebelum mesyuarat diadakan untuk mendapatkan kepastian. Pemberian Notis Diberi kepada mereka yang akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Pakar sukan juga sering dijemput untuk menghadiri mesyuarat.

24 PENGENDALIAN MESYUARAT
Notis Mesyuarat Peringatan Tugas mengingatkan ahli dilaksanakan oleh setiausaha dua hari sebelum mesyuarat. Senarai yang menghadiri akan disediakan dua hari sebelum mesyuarat. Dalam mesyuarat penting, SU dikehendaki menghubungi ahli mesyuarat untuk menentukan ahli.

25 PENGENDALIAN MESYUARAT
Notis Mesyuarat Tempoh Notis Mesyuarat yang membincangkan perkara khas memerlukan tempoh notis yang lebih panjang – 21 hari. Tujuan memberikan masa yang cukup kepada ahli untuk membaca, berfikir dan meneliti. Mesyuarat untuk perkara biasa, surat jemputan, agenda dan perkara berkaitan – 10 hari sebelum mesyuarat.

26 PENGENDALIAN MESYUARAT
Peraturan Mesyuarat Penetapan Mempunyai peraturan sendiri untuk mengadakan mesyuarat. Presiden dan SU perlu faham tentang sebarang peraturan khusus mesyuarat tersebut. Perbincangan Perbincangan tentang mesyuarat oleh ahli tertinggi dilakukan 2 hari sebelum mesyuarat. Untuk menyusun strategi, mengkaji masalah dalam mesyuarat Penggantian Mesyuarat biasanya dikendali oleh Presiden. Jika ketiadaan Presiden, penggantian dibuat awal sebelum mesyuarat oleh ahli tertinggi mengikut hierarki.

27 PENGENDALIAN MESYUARAT
Peraturan Mesyuarat Bidang kuasa Presiden berkuasa untuk menggunakan undi sebagai penentu. Presiden berkuasa menangguhkan mesyuarat, dan membuat teguran dan kritikan. Korum Menetapka bilangan korum minimum. Mesyuarat tertangguh jika tidak cukup korum. Aturcara Aturcara disusun mengikut tertib yang betul.

28 PENGENDALIAN MESYUARAT
Peraturan Mesyuarat Usul Usul biasanya dalam bentuk ucapan dan tulisan. Mesyuarat menentukan penerimaan usul yang diluluskan. Pindaan Boleh dalam bentuk ucapan dan tulisan. Terkandung dalam Perlembagaan. Sebarang pindaan boleh berlaku sekiranya diluluskan. Ketetapan Ketetapan untuk tujuan khas dan memerlukan suara majoriti. Sah setelah dilulus dan ditandatangani.

29 PENGENDALIAN MESYUARAT
Pengundian dalam Mesyuarat Kertas undi Angkat tangan Pungutan suara