BAB 4 PERANCANGAN PENYELIAAN

Presentasi berjudul: "BAB 4 PERANCANGAN PENYELIAAN"— Transcript presentasi:

1 BAB 4 PERANCANGAN PENYELIAAN
WAN HANIM NADRAH BINTI WAN MUDA

2 Definisi perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi, penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama, perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan tindakan. (Harold Koontz dan Heinz Weihmict, 1990) perancangan sebagai satu garis panduan yang dirangka oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Perancangan juga mampu membantu pihak pengurusan organisasi menentukan arah tujuan organisasi, memutuskan isu-isu yang berkaitan dengan persoalan mengenai persoalan (apa, bila dan bagaimanakah) pelan perancangan akan dilaksanakan dan (siapa) yang akan melakukannya. (A.F Stoner dan Charles Wankel, 1986)

3 Tujuan Perancangan Dapat menyusun tindakan pelaksanaan mengikut fasa-fasa sesuai dengan keutamaan. Dapat mengenalpasti sumber yang bersesuaian. Memudahkan agihan sumber mengikut keperluan dan keutamaan. Merangka pelan tindakan kecemasan atau Pelan B. Memudahkan usaha merangka tindakan pembetulan sekiranya wujud masalah.

4 Kepentingan Perancangan
Tumpuan & kelenturan membantu mewujudkan gerak kerja untuk  mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka cara  untuk menghadapinya membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan diagihkan ke seluruh organsasi. membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu Meningkatkan penyelarasan semua tindakan yang disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat Penyelarasan dari peringkat atas hingga bawah dapat ditingkatkan Pengurusan masa Tidak menguruskan perkara yang tidak penting. Jangan terperangkap dalam rutin organisasi. Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima. Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji. Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan. Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

5 Mengekalkan kesinambungan
Memperbaiki kawalan Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan. Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat berkesan. Tujuan pemantauan agar tindakan dilaksanakan mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan Mengekalkan kesinambungan Visi dan misi dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak, mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan sepenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu. Menangani risiko kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia meninggalkan kesan negatif kepada organisasi Ada risiko yang boleh dielakkan sekadar berhati-hati dengan perkembangannya, ada pula yang terpaksa ditangani secara berhadapan dan perlu dihapuskan dan ada risiko yang sekadar perlu dikurangkan momentumnya sahaja. 

6 Mengoptimumkan sumber Mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan
Sumber terdapat dalam pelbagai bentuk. Ada sumber berbentuk struktur kewangan yang kukuh, ada yang berbentuk aset dan material, ada yang mempunyai sumber tenaga kerja yang komited, terlatih dan pakar, ada pula yang berpaksikan kepada keunikan produk keluaran, ada yang bergantung kepada jaringan pembekal dan pasaran yang mempunyai persefahaman yang organisasi. Mewujudkan keyakinan pihak berkepentingan Pemilik organisasi, pelabur, pemegang saham dan pekerja adalah pihak berkepentingan yang berada dalam organisasi. Manakala pembekal, pembeli, institusi kewangan yang memberi pinjaman, ejen, organisasi yang bersekutu dan orang ramai merupakan pihak luar yang mempunyai kepentingan. organisasi yang jelas perancangan dan hala tujunya lebih meyakinkan daripada organisasi yang tiada hala tujuan dan perancangan Mewujudkan persaingan sihat pihak luar dari organisasi mempunyai maklumat yang jelas tentang pelan tindakan dan hala tuju organisasi Pihak luar mudah berurusan disamping dengan keyakinan dengan kewibawaan organisasi yang teratur, akan mewujudkan persaingan yang sihat dengan organisasi.

7 Membina dan merancang Organisasi yang Lengkap
Text

8 Mencipta dan Mengekalkan Suasana Kerja yang Berkesan

9 Tugas dan Tanggungjawab Penyelia

10 Peranan Penyelia Penyelia Merancang Mengawal Mengelola Menyelaras
Mengetuai

11 Merancang Menetapkan objektif Menentukan andaian/anggaran/sasaran
Menyemak semula perancangan/strategi Kenalpasti tindakan yang sesuai/ perancangan kontigensi Pilih perancangan terbaik Menukar perancangan kepada tindakan Wujudkan tindakan susulan

12 Mengelola Menyelaras Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi
Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya Memilih anggota/mekanisme yang sesuai Memantau keberkesanannya Membuat penyelarasan untuk meningkatkan keberkesanan tersebut Melibatkan 3 langkah utama :1) menetapkan kerja yang hendak dibuat;2) membuat struktur dan 3) memperuntukan sumber-sumber Menyelaras Menetapkan kerja mengikut kepakaran Menyediakan latihan dan perkembangan staf Penempatan yang sesuai Mewujudkan program orientasi Persekitaran yang produktif

13 Mengetuai Mengawal Komunikasi Membuat keputusan Menyelesaikan masalah
Motivasi Penugasan Mengawal Proses untuk memastikan objektif organisasi tercapai Menetapkan sasaran atau indicator Mengukur pencapaian prestasi berdasarkan standard Menganalisa dan mengambil tindakan penambahbaikan untuk mencapai standard pencapaian

14 Mengelola : menetapkan kerja
Menggunakan prinsip “persamaan tugas” Struktur organisasi Panduan kepada ‘superior’ dan ‘subordinat’ arah sebenar yang ditujui Menolong menyelesaikan masalah Kunci kepada penyusunan semula Mengelola : membentuk struktur

15 Mengelola : memperuntukan sumber
Pekerja dan peralatan yang sesuai dengan kepakaran Kebolehan dan minat kecenderungan pekerja diambil kira

16 Mengatur Kerja Langkah-langkah: Mengetahui objektif

17 2) Senaraikan aktiviti-aktiviti yang terlibat 3) Membentuk struktur -panduan arahan dan bidang kawalan Perhubungan kerja - kuasa dan tanggungjawab (pengalaman, tidak berpengalaman, senior/junior) Menetapkan - peraturan, standard, cara-cara Menyediakan -senarai tugasan,

18 4) Mendapatkan sumber - Tempat - Manusia - Peralatan - Wang - Bahan 5) Memperuntukan sumber mengikut kesesuaian

19 Perancangan Kontigensi
tindakan yang diambil/dorancang untuk menyediakan diri sewaktu kecemasan yang akan berlaku proses perancangan dalam keadaan yang tidak menentu, di mana senario dan objektif yang dipersetujui, pengurusan dan tindakan teknikal ditakrifkan, dan sistem tindak balas yang berpotensi dilaksanakan, untuk mengelakkan atau responsif kepada kecemasan

20 Perancangan???? Untuk mengatur terlebih dahulu (Pocket Oxford Dictionary, 1992) Untuk memastikan bahawa sumber yang ada sekarang dan pada masa akan dating digunakan dengan cara yang paling berkesan untuk mencapai objektif (Green, 1994)

21 Perancangan Kontijensi: peristiwa atau perkara yang berlaku di luar jangkaan
Teori Kontigensi Fiedler (1967)sering disebut sebagai teori situasi kerana teori ini mengemukakan kepimpinan yang bergantung pada situasi. Ia melihat bahawa kumpulan berkesan bergantung pada keserasian antara gaya pemimpin yang berinteraksi dengan subordinatnya sehingga situasi menjadi berpengaruh terhadap pemimpin. Model kepimpinan kontigensi mengfokuskan kepada perhatian yang lebih meluas, iaitu pada aspek-aspek yang berkaitan antara keadaan atau perubahan situasi dengan watak atau tingkah laku dan kriteria prestasi pemimpin (Hoy and Miskel 1987).

22 disebut sebagai model kontigensi kerana model tersebut dianggap bahawa sumbangan pemimpin terhadap keberkesanan prestasi kumpulan yang bergantung, pada cara atau gaya kepimpinan dan kesesuaian situasi yang dihadapinya. Menurut Fiedler, terdapat tiga faktor utama yang mempengaruhi kesesuaian situasi dan keberkesanan pemimpin.

23 Langkah-langkah Mengenalpasti masalah
Menetapkan keutamaan dan matlamat Mengenalpasti aktiviti dan tugas berkaitan Mempertuntukan sumber

24 Memperuntukkan tanggungjawab perlaksanaan Memastikan input teknikal
Membangunkan prosedur

25 Hubungan antara pemimpin dan anggota
3 Faktor Utama yang Mempengaruhi Kesesuaian Situasi dan Keberkesanan Pemimpin. Hubungan antara pemimpin dan anggota Sejauh mana pemimpin itu dipercayai dan disukai oleh anggotanya, dan kemahuan untuk mengikuti segala arahan yang diberikan oleh pemimpin tersebut. Sebagai contoh, pengurus mewujudkan hubungan yang baik dengan pekerja bawahan supaya kumpulan yang terlibat dapat bekerjasama, mematuhi dan taat setia.

26 Struktur tugas Tugas-tugas dalam organisasi ditakrifkan secara jelas dan dilengkapi dengan arahan yang terperinci dan prosedur yang betul. Ia juga merupakan senarai tugas yang akan dilaksanakan oleh pejkerja. Contohnya. Pengurus mengadakan mesyuarat pada pekerja bawahan untuk memberi senarai tugas. Senarai tugas itu haruslah jelas dan mudah difahami supaya pekerja dapat meningkatkan kualiti kerja dan daya pengeluaran.

27 Posisi kuasa Kekuatan dan kekuasaan yang dimiliki oleh pemimpin setanding dengan kedudukannya yang telah ditetapkan dalam organisasi. Pemimpin berhak memberi hukuman kepada pekerja, memberi ganjaran, penghargaan dan penurunan pangkat

28 5 perkara sebelum datang 5 perkara

29 Mimpi Raja Mesir Maksudnya "Yusof, wahai orang yang sangat dipercayai! Terangkanlah kepada kami (takwil mimpi) tentang tujuh ekor sapi betina yang gemuk yang dimakan oleh tujuh (ekor sapi betina) yang kurus, tujuh tangkai (gandum) yang hijau dan (tujuh tangkai) lainnya yang kering agar aku kembali kepada orang-orang itu, agar mereka mengetahui.“ Maksudnya "Kemudian akan datang selepas tempoh itu, tujuh tahun yang bersangatan kemaraunya, yang akan menghabiskan makanan yang kamu sediakan baginya kecuali sedikit dari apa yang kamu simpan (untuk dijadikan benih)."

30 Contoh-contoh perancangan kontigensi
Isu? Strategi?

31 Pelan Kontigensi Penggunaan pelan ini juga akan dapat menyelesaikan masalah kepada isu yang serius atau kritikal yang boleh memberi kesan negatif kepada pencapaian objektif aktiviti atau program yang sedang dijalankan. Pelan ini sesuai digunakan untuk semua peringkat sama ada di peringkat perancangan strategik, pelan taktikal atau pelan operasi.

32 Contoh Isu strategi : Ramai pelajar tingkatan 3 ponteng pada bulan Julai sehingga September setiap tahun mengikut daripada analisis kehadiran yang dilaksanakan. Ia menggangu proses pengajaran dan pembelajaran. Strategi : Guru bertemu dengan waris pelajar untuk membantu menyelesaikan masalah ponteng.

33

34 SEKIAN