Bab 15 PERUBAHAN ORGANISASI.

Presentasi berjudul: "Bab 15 PERUBAHAN ORGANISASI."— Transcript presentasi:

1 Bab 15 PERUBAHAN ORGANISASI

2 DEFINISI: Mengikut Carzo dan Yanouzas, perubahan ialah satu pola penukaran kelakuan ataupun status stabil yang lain. Bergantung kepada seseorang pengurus atau organisasi tersebut untuk mengawal sebarang perubahan yang terjadi tanpa diduga.

3 Meningkatkan motivasi Meningkatkan daya pengeluaran
OBJEKTIF PERUBAHAN : Objektif perubahan adalah perlu dilakukan supaya sesebuah organisasi mempunyai objektif yang jelas untuk memcapai matlamatnya. TERBAHAGI KEPADA 3 JENIS : Meningkatkan motivasi Meningkatkan daya pengeluaran Mengurangkan konflik

4 1. MENINGKATKAN MOTIVASI
Perubahan yang diperkenalkan dalam organisasi lebih tertumpu kepada menarik dan meningkatkan minat kerja kakitangan sama ada diperingkat atasan mahupun bawahan. Contohnya: satu susunan dan rekabentuk kerja yang baru dan menarik perlu diadakan supaya pekerja turut menyertai setiap program atau racangan yg disampaikan.

5 2. Meningkatkan daya pengeluaran
Sesuatu perubahan dalam organisasi tersebut dapat meningkatkan kecekapan prestasi pekerja sama ada dari segi jumlah mutu pergeluaran.Kerja yang kemas boleh memberi kesan positif ke arah peningkatan produktiviti. Kerjasama yang dijalankan disesetengah syarikat multinasional. Antara cara yang dilakukan spt, pengkhususan individu.

6 3.Mengurangkan konflik. Selalunya pergeseran di kalangan pekerja akan berlaku. Jadi, perubahan adalah perlu untuk untuk menentukan bahawa setiap bhgn organisasi berkepentingan dlm organisasi. Tiap-tiap individu perlu sensitif untuk mengelakkan pergesran atau konflik negatif di antara pekerja untuk menghadapi sebarang cabaran dalam organisasi.

7 Perubahan dan perkembangan semasa.
Semua organisasi perlu berfungsi sesuai dengan permintaan persekitaran supaya selaras dengan kemajuan. Misalnya, kemajuan teknologi baru dan penggunaannya yang amat ketara untuk bersaing dalam dunia perniagaan dan pentadbiran. Cthnya, perkembangan teknologi, komuikasi bagi melicinkan urusan perniagaan yang canggih dan kompleks.

8 Bentuk-bentuk perubahan.
Perubahan struktur organisasi. Perubahan keadaan persekitaran menyebabkan perubahan terhadap organisasi itu sendiri. Perhubungan aktiviti dan fungsi dlm organisasi disusun dgn jelas selaras dengan kebolehan individu atau kumppulan. Setiap firma harus menyusun semula struktur pentadbiran agar pelbagai masalah yang wujud di antara struktur dan faktor organisasi boleh di atasi dengan berkesan.

9 Perubahan pekerja. Sesetengah perubahan bertujuan untuk memberi kesan kepada individu supaya bersiakp lebih positif terhadap tugas. Tumpuan yang utama ditujukan untuk mengubah pekerja yang sering membawa kesukaran atau yang menghalang perjalanan organisasi. Walaubagaimanapun, kadang-kadang perubahn merumitkan organisasi terutama kepada pekerja yang berkemahiran dan berpengalaman . Tindakan membuang pekerja juga boleh membawa kesan buruk kepada pekerja lain kerana tidakan seperti itu boleh menjatuhkan moral mereka. Tindakan daripada kesatuan sekerja atau proses undang-undang yang remeh dan berlarutan.

10 Perubahan teknologi. Perubahan teknologi yang canggih dapat menghasilkan perhubungan dan produktiviti yang lebih baik. Walaupun begitu, perubahan teknologi juga melibatkan kos yang agak tinggi, memerlukan penilaian semulal sistem kerja yang mungkin juga mengubah kelakuan pekerja yang tidak di jangka. Perubahan tenologi dapat menjimatkan masa, memberi banyak kemudahan kepada korporat seperti yang dijangkakan tetapi telah mencabar kedudukan pekerja yang sedia ada besar kemungkinan mereka akan di buang kerja setelah tenaga manual mereka tidak di perlukan.

11 Perubahan budaya organisasi.
Apabila perubahan telah dilakukan di dalam oganisasi dari segi pendekatan , objektif, kepercayaan, autoriti, tugas dan sebagainya telah memaksa cara mereka bekerja. Proses ini telah turut melibatkan perubahan kelkauan yang tidak mudah dilakukan melainkan mereka telah diyakinkan tentang hidup meti syarikat mereka bekerja. Dalam keadaan ini, pengurus perlu yakin bahawa budaya baru yang ditampilkan betul-betul perlu dan jika mereka mungkin menghadapi rintangan yang lebih merumitkan.

12 Perubahan proses pengurusan.
Perubahan boleh dibuat pada matlamat organisasi, rancangan organisasi atau kawalan. Fungsi mengarah dan penyeliaan juga boleh diubah. Perubahan dan aktiviti proses pengurusan boleh dibuat dlm berbagai bentuk. Contohnya pengenalan MBO(management by objctives), ramalan berteknologi, pemilihan pekerja dan sistem insentif kepada prestasi.

13 Perubahan dalam proses membuat keputusan.
Perubahan perancangan selalulnya menitilberatkan rasional dan perlu di arah kepada satu keputusan yang ideal. Proses membuat keputusan yang praktikal mungkin boleh dicapai melalui latihan yang diperolehi atau melalui penyampaian yang baik. Pembuatan keputusan yang berkesan adalah penting dalam menentukan pencapaian matlamat dalam masa yang ditentukan.

14 Perspektif kepada proses perubahan.
Terdapat tiga peringkat perubahan perlakuan adalah hasil draipada 3 peringkat perubahan iaitu : Peringkat pencairan Perubahan baru Pembekuan semula iaitu ke arah perspektif baru dengan perlakuan yang baru.

15 Peringkat pencairan. Perubahan perlakuan tidak berlaku secara lompang.(iaitu perlakuan yang tiada perlakuan sebelumnya) Bagi membuat pembaharuan, nilai-nilai lama perlu di buang terlebih dahulu Pencairan merupakan langkah pertama terhadap perubahan status quo untuk menyokong perubahan tersebut.

16 Rajah 15.1 hubungan perubahan dengan output

17 Perubahan baru peringkat ini masyarakat atau individu didapati bersedia untuk menerima kelakuan baru dengan usaha biasa yang memerlukan panduan yang teliti dan bersungguh-sungguh. Kemahiran yang luas amat perlu bagi perlaksanaan secara menyeluruh dalam melaksanakan pembaharuan untuk memupuk keyakinan di kalangan pekerja.

18 Pembekuan semula Peringkat yang terakhir adalah melibatkan perspektif baru yang sesuai dengan kelakuan baru.Peringkat ini adalah menstabilkan perubahan. Proses ini bertujuan untuk memperkukuhkan dan membiasakan dengan perubahan.Perubahan baru sudah menjadi satu status quo. Pembekuan semula boleh mengurangkan tekanan hasil daripada perubahan baru. Pada peringkat ini individu dan kumpulan telah memperolehi perhargaan intrinsik dan ekstrinsik dan telah meningkatkan keyakinan pada diri mereka.

19 MODEL PERUBAHAN Model ini berkait rapat dengan gaya pengurusan organisasi dan cara pengurus membuat keputusan. - Jadual 15.1 menerangkan secara ringkas bagaimana cara pengurusan menghasilkan model.

20 PENGARUH ORGANISASI KE ATAS MODEL PERUBAHAN

21 Di samping keputusan untuk membuat perubahan melalui teknik,pendekatan pendapat juga digunakan.Ini disebabkan oleh pelbagai batasan undang-undang dan melibatkan ketidakmungkinan. Oleh itu,dua model perubahan sesuai di gunakan : (a) Model Perubahan Autokratik (b) Model Perubahan Penyertaan (a)Model Perubahan Autokratik - Pengurusan autokratik percaya bahawa fungsi utama ialah menerusi kuasa di mana mereka berpendapat bahawa kejayaan untuk melaksanakan perubahan dalam organisasi ialah dengan mempergunakan kuasa yg di miliki. - Dalam model ini terdapat dua bentuk gaya perubahan iaitu gaya perubahan kawalan dan gaya perubahan logik.

22 (i) Gaya Perubahan Kawalan
- Dalam model perubahan,subordinat di beri autoriti untuk menjalankan perubahan di bahagian masing-masing dalam organisasi yang mereka fikir sesuai. - Model ini di amalkan dalam organisasi yang berorientasikan keuntungan dan perancangan strategik selalunya lemah. (ii) Gaya Panduan Logik - Model perubahan ini mempunyai kelemahan dan untuk mengatasinya penilaian keputusan jangka pendek perlu di laksanakan supaya perubahan dapat di laksanakan. - Perancangan perubahan autokratik cara ini adalah mempunyai kebaikan dimana keperluan perubahan di kenalpasti bagi memperolehi alternatif perubahan yang sesuai.

23 (b) Model Perubahan Penyertaan
- Masalah utama dalam model perubahan autokratik ialah pengurusan atas ke bawah yang menyebabkan sukar untuk golongan bawahan mencadangkan perubahan. - Cara pengurusan melibatkan pendapat kolektif dari ahli-ahli dalam organisasi dengan harapan mereka dapat menghasilkan satu perubahan yang positif. - Model ini melibatkan keputusan secara pendapat yang turut memberi peluang kepada setiap ahli menyuarakan pendapat. - Menerusi model ini,terdapat 2 gaya yang di gunakan : (i) Gaya Sama Taraf (ii) Gaya Penerimaan Bersama

24 (ii) Gaya Penerimaan Bersama
(i) Gaya Sama Taraf - Di gunakan oleh sesebuah organisasi kerana terdapat hubungan persefahaman yang kuat di antara unit atau fungsi kecil dalam organisasi.Ia juga melibatkan pendekatan bersama dalam membuat keputusan. - Selain itu,kakitangan dari jabatan yang berkonflik akan mencari penyelesaian bagi membuat keputusan yang berkesan. (ii) Gaya Penerimaan Bersama - Model ini melibatkan pendekatan penyertaan beranalitikal dalam membuat keputusan strategik yang kompleks. - Selain itu,melibatkan perubahan dengan memberitahu tentang logik dan keperluan kerjasama dalam perlaksanaan. - Masalah yang wujud adalah ketidaksetujuan yang berlaku di peringkat analisis itu sendiri kerana setiap individu akan menghasilkan pendapat yang berlainan mengikut analisis mereka.

25 MODEL PROSES PERUBAHAN
Perubahan pada prinsip melibatkan bentuk struktur dan aspek-aspek kelakuan individu.

26 MODEL PERKEMBANGAN UNTUK PERUBAHAN YANG TERANCANG

27 Dari pengguna yang mendesak perubahan dilakukan oleh organisasi.
JENIS AGEN PERUBAHAN Terdapat 4 jenis agen perubahan yang terdiri: Agen orang luar terdiri dari orang ramai yang mendemonstrasi perubahan. Dari pengguna yang mendesak perubahan dilakukan oleh organisasi. Agen Perubahan Manusia,merupakan mereka yang berada dalam organisasi itu sendiri memerlukan perubahan sikap atau tanggapan dalam organisasi Lebih menekankan kepada pendekatan kaunseling yang dianggap paling sesuai untuk mengubah sikap, dan tanggapan individu atau kumpulan dalam organisasi.

28 3. Agen Perhubungan Organisasi, merupakan mereka yang menumpukan perhatian terhadap aktiviti organisasi untuk menyelesaikan masalah. termasuk perkara-perkara yang berhubung dengan dasar kumpulan dan kumpulan berpasukan. 4. Analisis Daripada Pengurus Atasan, merupakan satu kumpulan yang terdiri daripada pengurus atasan yang terlibat dalam pembentukkan dasar atau cara bagu menjalankan penyediaan operasi bagi sesebuah organisasi. Kumpulan ini lebih praktikal kerana kebanyakan daripada analisis dan penilaian mereka berdasarkan kepada pengalaman dan tindakan yang sebenar

29 Sebelum memilih satu-satu pendekatan perubahan, agen perubahan akan mempertimbangkan pelbagai halangan seperti sumber, struktur, teknologi dan manusia yang berkait rapat dengan pendekatan yang hendak dijalankan. Seterusnya mereka akan memilih satu jenis alternatif yang yang sesuai setelah mengambilkira segala faktor yang terlibat serta menilaikan kemampuan organisasi untuk melaksana alternatif yang dicadangkan.

30 TEKNIK MENGURUS PERUBAHAN
Terdapat tiga perkara yang perlu diubah oleh pengurus, iaitu perubahan terhadap manusia atau tenaga kerja, perubahan struktur organisasi dan juga perubahan terhadap teknologi yang sesuai untuk mencapai matlamat organisasi. 1. Pengurusan Perubahan Manusia 2. Pengurusan Perubahan Struktur 3. Pengurusan Perubahan Teknologi

31 Mengurus Perubahan Manusia
Perubahan manusia dimaksudkan kepada perubahan sikap pekerja, kemahiran, jangkaan, tanggapan dan kelakuan manusia itu. Kelakuan manusia amat susah hendak diubah walaupun kelakuan itu tidak lagi berkesan bagi memuaskan kehendak personal atau untuk menetapkan keseimbangan di antara tekanan dalaman dan luaran.

32 Manusia pada keseluruhannya tidak menentang semua perubahan, tetapi menentang apa yang mereka anggap boleh menggugat kedudukan mereka. Dalam organisasi, perubahan yang cuba mengganggu keseimbangan yang dinamik, akan mendukacitakan mereka yang terlibat. Sebaliknya, jika perubahan itu boleh memberi keseimbangan atau dapat meningkatkan kepuasan kerja, maka ia akan mudah diterima.

33 Latihan sensitiviti Satu kaedah perubahan kelakuan melalui interaksi kumpulan tak berstruktur. Kumpulan terdiri daripada pakar saintis dalam kelakuan manusia dan sebilangan peserta. Pakar-pakar ini tidak memerlukan peranan ketua, tetapi memberi peluang kepada setiap peserta untuk mengeluarkan pendapat dan perasaan masing-masing.

34 Matlamat latihan ini adalah untuk meningkatkan kesedaran kelakuan peserta sendiri dan juga dapat meningkatkan persafahaman dengan ahli kumpulan, memperbaiki sikap toleransi dan memperbaiki kemahiran dalam penyelesaian konflik. Hasil keberkesanan latihan sensitiviti sebagai satu teknik perubahan pada umumnya adalah satu keputusan yang berbagai.

35 Penyelidikan Maklumbalas
Merupakan satu teknik untuk mengenalpasti dan seterusnya menilai sikap ahli organisasi bagi menyelesaikan sebarang perbezaan-perbezaan dengan menggunakan maklumat penyelidikan dan maklumbals kumpulan. Setiap ahli mnyediakan soalan dan menyoal dalam berbagai bidang untuk mngetahui tanggapan dan sikap.Dari maklumat yg diperolehi, ia menjadi ‘papan loncatan’ utk mengenalpasti masalah dan menentukan isu-isu yang menyusahkan manusia.

36 Proses Perundingan Latihan ini bergantung kepada perunding luar untuk menolong pengurus membuat tanggapan, memahami dan bertindak ke atas proses peristiwa yang perlu bertindak. Termasuk seperti perjalanan kerja, hubungan secara informal antara ahli-ahli dan saluran komunikasi yang formal.Tugas perunding adalah untuk menyedarkan pengurus apa yang berlaku disekelilingnya. Sekiranya pngurus dengan bantuan perunding tidak dapat menyelesaikan masalah maka perunding akan menunjukkan seorang pakar dalam hal tersebut.

37 Kumpulan Berpasukan Terdiri daripada ahli kumpulan kerja yang berinteraksi di antara satu sama lain dalam mempelajari bagaimana ahli yang lain dalam kumpulan itu berfikir dan bekerja. Aktiviti program ini ialah dengan mengadakan matlamat kumpulan, membina hubungan mesra di kalangan ahli, analisa peranan untuk menentukan tugas dan tanggungjawab ahli

38 Perkembangan Antara Kumpulan
Satu lagi teknik dalam mengurus perubahan terhadap pekerja-pekerja. Biasanya, dua kumpulan yang berbeza akan menghadapi kesulitan, oleh itu mereka secara bebas membina senarai tanggapan mereka dan tanggapan kumpulan lain. Mereka cuba mencari sebab tertentu mengapa perbezaan boleh berlaku dan berusaha membina satu resolusi yang boleh merapatkan hubungan antara kumpulan.

39 PENGURUSAN PERUBAHAN STRUKTUR
Perubahan struktur termasuk perubahan hubungan pihak yang berkuasa, penyatuan mekanisme, darjah pemusatan,merekabentuk semula tugas atau struktur pembolehubah yang serupa. Memperkenalkan prubahan dalam rekabentuk struktur yang sebenar termasuk pemindahan pembentukan rekabentuk matriks. Memperbaharui sistem gantirugi organisasi, cara ini dapat mempertingkatkan dorongan untuk bekerja

40 PENGURUSAN PERUBAHAN TEKNOLOGI
Kategori terakhir ialah perubahan terhadap teknologi yang dapat menolong memproses input untuk mengeluarkan output. Dengan menggunakan peralatan moden,dapat menghasilkan pengeluaran yang efisien serta dapat meminimakan kos dan masa. Tenaga kerja manusia dapat digantikan dengan tenaga mesin automatik dan dengan menggunakan komputer dapat memperbaiki sistem pengurusan maklumat yang lebih cekap dan tepat.

41 FAKTOR YANG MENGHALANG PERUBAHAN
>Terdapat beberapa faktor yang menghalang kepada perubahan. > Walaupun sesetangah faktor ini tidak begitu ketara tetapi kewujudannya sedikit sebanyak melambat dan melemahkan usaha terhadap perubahan.

42 a)Pengurangan Kuasa dan Tanggungjawab
Wujud dalam perasaan pekerja kerana pekerja yang terlibat dalam perubahan ini merasa takut akan kehilangan kuasa dan tanggunjawab mereka akan berkurangan dalam organisasi. Mereka berpendapat, dengan berkurangnya kuasa & tanggungjawab akan menjejaskan kedudukan mereka di sesebuah organisasi Mereka akan menentang sebarang penglinatan dalam sesebuah organisasi itu baik dari segi mental fizikal.

43 b) Menambah Beban Kerja
> perkerja-pekerja di ssebuah organisasi akan cuba menghalang perubahan yang dilakukan jika mereka merasa bahawa sesuatu perubahan ini akan menambahkan lagi beban kerja. > mereka mempunyai sikap yang negatif dalam menghadapi kenyataan pekerja kerana dalam organisasi yang tidak mempunyai objektif terselaras antara individu dan organisasi. cth: organisasi mempunyai objektif untuk memaksimumkan kapasiti tenaga pekerja sedangkan objektif mereka adalah utk memperoleh manfaat daripada organisasi dengan usaha yang minimum.

44 c) Kehilangan Sumber ekonomi
Pekerja juga menganggap perubahan akan menyebabkan mereka kehilangan pekerjaan. cth: jika sesebuah organisasi ingin menggunakan sistem komputer atau mesin yang canggih untuk melicinkan operasinya, mereka akan menentangnya kerana bimbang akan di buang kerja apabila alat itu digunakan.

45 d) Ketidakselesaan Faktor ini turut memainkan peranan penting dalam menghalang perubahan dalam sesebuah organisasi. cth: pekerja di tukarkan untuk bekerkja di bahagian lain sedangkan mereka sudah sebati dengan kerja sebelum itu. Dengan berlakunya perubahan, tugas baru yang dipertanggungjawabkan mungkin tidak selesa dan menjejaskan prestasi mereka.

46 (e) Kewangan Yang Terlibat
Sesuatu perubahan yang berlaku akan melibatkan kewangan yang banyak. Oleh itu, sumber kewangan merupakan satu limitasi dalam melakukan perubahan dalam sesebuah organisasi. cth: sesebuah organisasi perlu menyediakan wang yang cukup dengan perbelanjaan membeli dan menyelenggara aset berkenaan.

47 (f) Tidak Yakin Dengan Kejayaan
Merupakan satu masalah yang melibatkan pihak pengurusan atasan. Kadang kala terdapat sesetengah pengurus atasan yang tidak begitu pasti sama ada perubahan itu boleh membawa kejayaan atau kegagalan.

48 g) Faktor Ugama, Sosio Ekonomi & Politik
Banyak di pengaruhi oleh keadaan persekitaran seperti ugama, sosio-ekonomi, politik dan sebagainya. cth: jika ssebuah organisasi tidak kira tempatan mahupun milik pelabur asing ingin melakukan perubahan yang melibatkan ugama juga akan mendapat tentangan. Jadi, perubahan yang ingin dilakukan pada zaman kemelesetan tidak sesuai keran tindakan seperti itu boleh menyulitkan pejalanan organisasi.

49 TAKTIK YANG BOLEH DIGUNAKAN BAGI MENGATASI HALANGAN PERUBAHN
(a) pendidikan dan komunikasi Halangan kepada perubahan sebenarnya boleh diatasi atau dikurangkan sekiranya kakitangan seluruhnya diberikan satu gambaran yang jelas tentang kebaikan matlamat perubahan. penyampaian maklumat seperti ini adalah pengurusan dan juga dikalangan kakitangan itu sendiri.

50 (b) Penglibatan Keadaan ini biasanya terjadi di mana seseorang yang terlibat dalam proses membuat keputusan tentang perubahan adlh secra tidak langsung akan menyokong kepada rancangan perubahan yang di cadangkan. Mengikut satu kajian yang di buat oleh Coch dan French, eksperimen yang di buat ke atas 4 kumpulan menunjukan 3 kumpulan yang di benarkan penglibatan diri dalam membuat rancangan dan perubahan menghasilkan satu perubahan yang lebih baik.

51 (c) Kemudahan dan peralatan
Kemudahan dan peralatan boleh di perkenalkan untuk mengurangkan halangan kepada perubahan. Kemudahan latihan dan kaunseling adalah penting bagi menolong kakitangan memupuk keyakinan diri bagi menghadapi perubahan. Peralatan baru patut di tunjukkan ianya lebih baik dan mudah dari peralatan yang ada.

52 d) perundingan Mengadakan rundingan dengan mereka yang terlibat dalam mengatasi perubahan. Pihak pengurusan juga perlu mengenalpasti punca utama halangan yang mungkin wujud seperti tambahan gaji, elaun, kemudahan perumahan dan sebagainya.

53 (e) Manipulasi Pihak pengurusan boleh mengamalkan manipulasi bagi mengurangkan halangan perubahan dengan cara memutarbelitkan fakta supaya kelihatan menarik. Cth: pihak pengurusan akan menonjolkan kebaikan perubahan dan cuba sembunyikan kelemahan hasil perubahan. Manipulasi ini boleh di lakukan dengan membuat khabar angin yang palsu untuk mendapat sokongankakitangan pekerja.

54 KUASA Taktik yang terakhir menghalang perubahan ialah dengan menggunakan kuasa. Kuasa boleh di gunakan bagi mengugut pertukaran, tidak menaikkan pangkat atau menilai prestasi yang negatif kepada kakitangan yang tidak mahu menerima perubahan. Cara ini berkesan dalam keadaan ekonomi meleset di mana peluang pekerjaan terbatas.

55 KESIMPULAN Pada keseluruhannya, perubahan yang sebenar perlu mengambilkira faktor intrintik dan ekstinsik. Faktor Ektrinsik dan intrintik kepada perngurusan perubahan perlulah di jalankan secara serentak supaya perubahan dapat diterima semua peringkat.