POST MORTEM AUDIT SIRIM 2013

Presentasi berjudul: "POST MORTEM AUDIT SIRIM 2013"— Transcript presentasi:

1 POST MORTEM AUDIT SIRIM 2013
SELAMAT DATANG MESYUARAT POST MORTEM AUDIT SIRIM 2013 18 Februari 2014

2 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.1 Pembetulan dan pelan tindakan pembetulan (Correction and corrective action plan) Kefahaman kepada istilah Kemaskini borang Permintaan Tindakan Pembetulan: Pertukaran nama dan kegunaan borang dari Borang Permintaan Tindakan Pembetulan kepada: Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Audit Dalam bagi kegunaan AD Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Proses Kerja Harian bagi kegunaan pembetulan melibatkan proses kerja biasa (antara Bahagian) Kemaskini borang Log Tindakan Pembetulan Borang Log Tindakan Pembetulan digunakan untuk :- 1. Memudahkan proses pemantauan tindakan pembetulan kepada ketidakpatuhan yang berlaku 2. Memudahkan proses analisa ketidakpatuhan bagi membuat perancangan tindakan penambahbaikan/ pelan tindakan pembetulan Borang Log Tindakan Pembetulan adalah dibawah tanggungjawab : 1. WP bagi proses Audit Dalam 2. Ketua Bahagian bagi proses kerja harian

3 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.1 Pembetulan dan pelan tindakan pembetulan (Correction and corrective action plan) Sebagai panduan, sila rujuk carta alir proses penggunaan borang PTB Audit Dalam & Proses Kerja Harian Carta Alir Penggunaan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Audit Dalam Carta Alir Penggunaan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Proses Kerja Harian

4 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Susunatur pelaporan : Kulit Muka surat isi kandungan Laporan Objektif Kualiti – Capai Laporan Objektif Kuaiti – Tidak Capai Laporan Objektif Kualiti – Pelaporan Sebahagian Lain-lain Pelaporan: 6.1 Laporan Audit SIRIM 6.2 Laporan Log Tindakan Pembetulan Audit Dalam/ Proses Kerja Harian 6.3 Laporan OSHA 6.4 Laporan Prestasi Pembekal 6.5 Laporan KIK Senarai Lampiran Perakuan semakan dan pengesahan oleh Ketua Bahagian (pada borang pelaporan)

5 BPM BTK BRI BPK BPA BPL BSP BPS BKL BPT AGENDA 1:
Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Rekabentuk kulit hadapan – penggunaan warna kertas berbeza mengikut Bahagian BPM BTK BRI BPK BPA BPL BSP BPS BKL BPT

6 LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Julai – Disember 2013 Font : Arial Size: 20 Font : Arial Rounded MT Bold Size: 40 Font : Arial Rounded MT Bold Size: 32 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

7 LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Julai – Disember 2013 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

8 LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH UTM KUALA LUMPUR LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Julai – Disember 2013 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

9 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Contoh muka surat isi kandungan: Isi Kandungan Objektif kualiti ada 3 kategori : a.capai b.tidak capai c.pelaporan sebahagian Laporan Objektif Kualiti - Capai Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat 1.0 Menguruskan Peminjaman Bahan – AKT(PIB)/PSZ/75.1 Unit Sirkulasi 1 - 2 2.0 Menguruskan Pemulangan Bahan – AKT(PUB)/psz/75.1 Unir Sirkulasi 3 3.0 Penjilidan Bahan Perpustakaan – AKT(PBP)/PSZ/75.5 Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan 4-5 Laporan Objektif Kualiti – Tidak Capai Menguruskan Penyusunan Bahan – AKT(PEN)/PSZ/75.5 6 7 Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media – AKT(PPP)/PSZ/63 7-8

10 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Contoh Senarai Lampiran Tajuk Lampiran No. Lampiran Perangkaan Pertanyaak Rujukan: bahan Tidak Dapat Dikesan Di Rak Lampiran 1 Senarai Bahan Tidak Dapat Dikesan Untuk Pembelian Naskah Tambahan (Borang Biru): Jan – Jun 2013 Lampiran 2 Random Sampling Proses Pemulangan Buku (2.5 minit): Jan – Jun 2013 Lampiran 3

11 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Format borang pelaporan

12 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.3 Laporan Prestasi Pembekal Melibatkan : BPS - Unit Perolehan BPS - Unit Jurnal & Media Elektronik BPM – Unit Promosi & Alumni - Penerbitan bulletin BPM – Unit Runding Maklumat – Perkhidmatan penghantaran BTK – Unit PSM - Latihan (fasilitator/ perunding luar) BTK – Unit Kewangan & Bangunan – Pembersihan bangunan BPA - Unit Perolehan & Penyenggaraan Komputer BPA – Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan BPA – Unit Server dan Rangkaian Komputer BPA – Unit Sistem Aplikasi Perpustakaan

13 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.4 Penggunaan logo SIRIM SALAH CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 BETUL CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

14 Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 :
AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.5 Semakan semula Objektif Kualiti setiap prosedur 1.6 Kawalan Rekod-Rekod Kualiti di semua Bahagian 1.7 Semakan semula Fungsi Bahagian (HO) 1.8 Semakan semula Skop dalam prosedur (HO) 1.9 Prosedur Latihan : Penilaian kursus dalaman/ luaran Tempoh dan kaedah penilaian Carta alir pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan Staf 1.10 Latihan/ taklimat berkaitan tugas antara Unit/ Bahagian (HO) 1.11 Koleksi CD-ROM BSP (HO) 1.12 Pengurusan Pembekal BPS (NAM) 1.13 Pengurusan Aset oleh BPA (NAM)

15 AGENDA 2: Perancangan SPK 2014 :
2.1 Kemaskini dokumen (penjenamaan & struktur organisasi baru) 2.2 Audit Dalam 2014 2.3 Audit SIRIM 2014 2.4 Mesyuarat Semakan Pengurusan Induk Rujuk Gantt Chart 2014

16 AGENDA 3: Hal-hal lain: