Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP

Presentasi berjudul: "Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP"— Transcript presentasi:

1 manajemen & struktur organisasi PERTEMUAN – 6 Mata Kuliah: Pengantar Bisnis
Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

2 MATERI : 1. Definisi Manajemen. 2. Tingkatan-Tingkatan Manajemen. 3. Fungsi-Fungsi Manajemen. 4. Peran Manajemen. 5. Keahlian Manajerial. 6. Definisi, Tujuan, dan Bentuk Organisasi. 7. Definisi, Tujuan, dan Jenis-Jenis Struktur Organisasi 8. Para Pemangku Kepentingan yang Berperan dalam Mencapai Akuntabilitas dalam Suatu Struktur Organisasi. 9. Pendistribusian Wewenang. 10. Metode-Metode Departementalisasi Pekerjaan.

3 1. Definisi Manajemen James A.F Stoner, mendefinisikan manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ricky W. Griffin, mengartikan manajemen merupakan serangkaian aktifitas perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian yang diarahkan pada sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan dengan efisien dan efektif.

4 ”SIAPA” dan ”MENGAPA” Manajemen dibutuhkan?
”Siapa” yang membutuhkan Manajemen ? Dalam praktek, Manajemen dibutuhkan dimana saja orang- orang bekerja bersama (organisasi) untuk mencapai suatu ’tujuan bersama’. Tujuan bersama dimaksud diatas, misalnya: untuk memperoleh keuntungan (profit) yang besar, tingkat penjualan produk yang tinggi, kemajuan usaha, dan lain sebagainya.

5 ”Mengapa” Manajemen Dibutuhkan?
1. Untuk mencapai tujuan. Artinya, Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi dan pribadi. 2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan, sasaran- sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, maupun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, asosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. 3. Untuk mencapai Efisiensi dan Efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Atau, efisiensi adalah melakukan pekerjaan DENGAN benar (doing things right). Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Atau, efektivitas adalah melakukan pekerjaan YANG benar (doing the right things).

6 2. Tingkatan-Tingkatan Manajemen
a. Manajemen Puncak (Tingkat Atas): pihak manajerial yang bertanggungjawab melakukan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan tujuan jangka panjang perusahaan, seperti tiga hingga lima tahun kedepan. Contoh: jabatan-jabatan seperti Presiden, Direktur Utama, Direktur Keuangan dan Wakil Presiden. Manajemen Puncak disebut juga sebagai Tingkat Perencanaan Strategis (strategic planning level) atau disebut juga Manajemen Puncak, dimana keputusannya berpengaruh ke seluruh organisasi untuk masa kini dan mendatang. b. Manajemen Tingkat Menengah (middle management): bertanggung jawab atas keputusan-keputusan jangka pendek perusahaan, karena manajer-manajer ini lebih dekat denga proses produksi. Contoh: Manajer Regional,/Wilayah, Manajer Pabrik, Kepala Divisi. Manajemen ini juga disebut sebagai Tingkat Manajemen Kontrol (management control level) atau disebut juga Manajemen Tingkat Menengah, dimana manajemen pada tingkat ini melakukan pekerjaan-pekerjaan bersifat taktis, karena mereka bertanggung jawab dalam meletakkan perencanaan menjadi pekerjaan nyata dan memastikan akan tercapainya tujuan.

7 Sambungan …. Tingkatan-Tingkatan Manajemen
c. Manajemen Tingkat Pertama (Supervisor) atau Supervisory/First Line Management: pihak manajerial yang terlibat langsung dengan para karyawan yang melakukan proses produksi sehari-hari. Tingkat Manajemen ini disebut juga dengan Tingkat Kontrol Operasional (operation control level) atau disebut juga Tingkat paling rendah, dimana mereka bertanggung jawab menjalankan perencanaan yang dibuat oleh manajer pada tingkat diatasnya. Pada tingkat inilah operasional perusahaan ditangani. Misalnya, kepala depatemen, supervisi, dan pimpinan proyek.

8 3. Fungsi-Fungsi Manajemen
A. Perencanaan (planning): persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi berbagai kondisi bisnis di masa mendatang. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi kita untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya. Atau, memikirkan kegiatan-kegiatan organisasi sebelum dilakukan. Secara umum, ada tiga fungsi dari sebuah perencanaan, yaitu: mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam membuat keputusan; membantu dalam percepatan pencapaian tujuan atau sasaran organisasi; dan meminimalkan resiko.

9 Perencanaan Bisnis/Perusahaan dibagi atas : -- Perencanaan Taktis (tactical planning): rencana-rencana skala kecil (diatas satu atau dua tahun) yang konsisten dengan rencana strategis (jangka panjang). -- Perencanaan Operasional (operational planning): menentukan metode-metode yang akan digunakan dalam waktu dekat (misalnya tahun depan) untuk mencapai rencana-rencana taktis. -- Perencanaan Kontijensi (contingency planning): rencana- rencana alternatif yang dikembangkan untuk berbagai kemungkinan kondisi bisnis.

10 B. Pengorganisasian (organizing).
Adalah organisasi karyawan dan sumber-sumber daya lain berbagai cara yang konsisten dengan tujuan perusahaan. Pengorganisasian (organizing) merupakan proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana. Atau, pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan mengatur semua sumber-sumber yang diperlukan, termasuk manusia sehingga pekerjaan yang dikehendaki dapat dilaksanakan dengan berhasil. Fungsi pengorganisasian pada dasarnya adalah suatu proses pemaduan dan pemanfaatan komponen-komponen penting (personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik) ini secara bersama sehingga komponen-komponen tersebut dapat diarahkan kepada sasaran perusahaan.

11 C. Pengarahan (actuating)
Adalah proses untuk menumbuhkan semangat pada karyawan supaya bekerja giat serta membimbing mereka melaksanakan rencana dalam mencapai tujuan. Pengarahan ditujukan untuk: 1. Menentukan kewajiban dan tanggung jawab; 2. Menetapkan hasil yang harus dicapai; 3. Mendelegasikan wewenang yang diperlukan; 4. Menciptakan hasrat untuk berhasil; 5. Mengawasi agar pekerjaan benar-benar dilaksanakan sebagaimana mestinya. 6. Membuat organisasi tetap hidup, 7. Menciptakan kondisi yang menumbuhkan minat kerja, 8. Kekuatan untuk bertindak, pemikiran yang imaginatif, dan kelompok kerja yang berkelanjutan.

12 D. Pengendalian (controlling)
Pengendalian adalah pengawasan dan evaluasi pekerjaan. Pengendalian (controlling) adalah proses memantau kegiatan untuk menjamin kegiatan tersebut dilaksanakan/diselesaikan seperti yang telah direncanakan dan proses mengoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Atau, memastikan bahwa perusahaan sedang mencapai apa yang telah ditetapkan untuk dicapai. Arti penting pengendalian, yaitu: memastikan bahwa segala sesuatu terlaksana secara benar, dengan cara dan waktu yang tepat; serta membantu menjaga kesesuaian dengan peraturan dan kebijakan penting organisasi.

13 4. Peran Manajemen a). Peran Interpersonal. (antar-perseorangan), artinya manajer melakukan beberapa kegiatan interpersonal atas dasar posisi mereka dalam hierarki manajerial. Manajer harus sering berhubungan dengan orang lain untuk memenuhi sasaran organisasional. b). Peran Informasional, artinya komunikasi yang mengalir ’ke’ dan ’dari’ manajer, membuat manajer tersebut perlu memproses informasi. Manajer merupakan pusat syaraf, atau titik pusat dari suatu kelompok. Manajer harus memiliki gambaran secara menyeluruh dari kelompok itu. c). Peran Pengambil Keputusan, artinya manajer merupakan kunci pembuat keputusan dalam organisasi, serta menerima tanggungjawab untuk membuat keputusan.

14 5. Keahlian Manajerial A. Keahlian Konseptual (conceptual skill) atau Keahlian Analitis: adalah kemampuan untuk memahami hubungan yang terdapat diantara berbagai pekerjaan dalam perusahaan. Atau, Keterampilan Konseptual (conceptual skills) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. B. Kealian Interpersonal (interpersonal skill) atau Keahlian Berkomunikasi: adalah keahlian yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan perlanggan dan karyawan. Atau, Keterampilan Kemanusiaan (human skils) adalah kemampuan untuk bekerja dengan, memahami, dan memotivasi orang lain, baik secara individu ataupun kelompok.

15 Sambungan …. Keahlian Manajerial
C. Keahlian Teknis (technical skill): adalah keahlian yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan harian tertentu. Atau, Keterampilan Teknik adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur, atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu, seperti akuntansi, produksi, penjualan, dan sebagainya. D. Keahlian Mengambil Keputusan (decision making skill): adalah keahlian dalam menggunakan informasi yang ada untuk menentukan bagaimana sumber daya-sumber daya perusahaan sebaiknya di-alokasikan. E. Keterampilan Administratif (administrative skills) adalah seluruh keterampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan.

16 6. Definisi, Tujuan, dan Jenis-Jenis Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja bersama dalam suatu cara yang ter-struktur dan ter-koordinasi untuk mencapai serangkaian tujuan (Ricky W. Griffin). Tujuan Organisasi, yaitu: 1. Tujuan Strategis, adalah tujuan yang dirancang oleh dan untuk manajemen pincak organisasi. 2. Tujuan Taktis, adalah tujuan yang dirancang oleh dan untuk manajemen menengah organisasi. 3. Tujuan Operasional, adalah suatu tujuan yang dirancang oleh dan untuk manajemen di tingkat yang lebih rendah dalam organisasi.

17 Secara umum, ada DUA bentuk organisasi, yaitu:
1. Organisasi Berorientasi Laba (profit oriented organization), yaitu organisasi yang bertujuan untuk mencari keuntungan atau laba. Keuntungan tersebut digunakan untuk membiayai operasional organisasi, keberlangsungan kehidupan organisasi, dan sebagai hak bagi pemilik organisasi untuk dinikmatinya. Dalam organisasi bisnis, pemilik yang telah menanamkan modalnya (investasi) wajib memperoleh keuntungan yang besar. Organisasi ini bergerak dibidang produksi barang dan jasa. 2. Organisasi Berorientasi Nirlaba (non profit oriented organization) adalah organisasi yang tidak berorientasi kepada keuntungan atas semua kegiatan yang dilakukannya. Organisasi ini memberikan jasa pelayanan sesuai bidangnya masing-masing kepada masyarakat yang membutuhkan.

18 7. Definisi, Tujuan, dan Jenis-Jenis Struktur Organisasi
Struktur Organisasi (organizational structure): mengidentifikasikan berbagai tanggungjawab dari masing- masing posisi jabatan dan hubungan yang ada di antara posisi- posisi tersebut. Tujuan Struktur Organisasi: adalah memastikan bahwa seluruh karyawannya berada pada posisi di mana mereka dapat melakukan pekerjaan secara efisien.

19 Jenis-Jenis Struktur Organisasi
1. Organisasi Lini: adalah struktur organisasi yang hanya memiliki posisi-posisi lini dan tidak memiliki posisi-posisi staf. Posisi Lini: artinya posisi jabatan yang diciptakan untuk melakukan pengambilan keputusan yang akan mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Posisi Staf: artinya posisi jabatan yang diciptakan untuk mendukung usaha-usaha posisi lain. 2. Organisasi Lini dan Staf: adalah struktur organisasi yang memiliki baik posisi lini maupun posisi staf dan memberikan wewenang dari manajemen di tingkat yang lebih tinggi kepada para karyawan.

20 8. Para Pemangku Kepentingan yang Berperan dalam Mencapai Akuntabilitas dalam Suatu Struktur Organisasi a. Dewan Direksi (board of directors), merupakan sekumpulan eksekutif yang bertanggung jawab dalam pengawasan aktivitas presiden dan manajer-manajer tingkat atas perusahaan. Dewan direksi bertanggungjawab untuk membuat keputusan- keputusan dalam menghadapi masalah-masalah penting yang dihadapi oleh perusahaan; bertanggung jawab untuk memsupervisi bisnis dan kegiatan perusahaan; memastikan bahwa bisnis telah dikelola ddengan baik; bertanggung jawab untuk mengawasi operasional dan memastikan bahwa perusahaan telah mematuhi hukum yang berlaku. b. Auditor Internal: bertanggungjawab untuk memastikan bahwa seluruh departemen telah mengikuti panduan dan prosedur perusahaan. Salah satu cara dalam mencapai akuntabilitas, banyak perusahaan menggunakan ’auditor internal’.

21 Sambungan … Para Pemangku Kepentingan yang Berperan dalam Mencapai Akuntabilitas dalam Suatu Struktur Organisasi c. Proses Pengendalian Internal, merupakan suatu sistem yang akan menghasilkan pelaporan informasi keuangan yang akurat serta tepat waktu dan menerapkan pengendalian atas informasi tersebut. Jadi, sistem tersebut memungkinkan manajer sebuah perusahaan dapat dengan lebih mudah mengawasi kondisi keuangan perusahaan. Ia juga memungkinkan perusahaan memberikan pengungkapan informasi yang lebih akurat dan lebih tepat waktu kepada publik. Para pemegang saham akan mendapat keuntungan dari proses pengendalian internal perusahaan, karena mereka akan mendapatkan informasi mengenai kinerja dan kondisi keuangan terakhir perusahaan.

22 9. Pendistribusian Wewenang
Pendistribusian wewenang sering kali dinyatakan dengan apakah perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang ter-sentralisasi atau ter-desentralisasi. a). Sentralisasi(centralized): artinya sebagai besar wewenang berada di tangan manajer-manajer tingkat atas. Dalam perusahaan yang tersentralisasi, manajer tingkat menengah dan supervisor bertanggung jawab atas tugas sehari-hari dan memberikan laporannya kepada manajer puncak, tetapi mereka tidak diperkenankan untuk banyak mengambil keputusan. b). Desentralisasi (decentralized): artinya, wewenang disebar di antara beberapa divisi atau manajer. Salah satu bentuk desentralisasi yang dikenal adalah ’Otonomi’, dimana divisi-divisi diizinkan untuk melakukan pengambilan keputusannya sendiri dan bertindak secara independen.

23 10. Metode-Metode Departementalisasi Pekerjaan
Departementalisasi: memberikan pekerjaan dan tanggung jawab ke berbagai departemen yang berbeda. EMPAT Metode Departementalisasi, yaitu: a). Departementalisasi Menurut Fungsi. Ketika perusahaan melakukan departementalisasi menurut fungsi, perusahaan akan mengalokasikan pekerjaan dan tanggung jawab menurut fungsi-fungsi karyawan. b). Departementalisasi Menurut Produk, artinya pekerjaan dan tanggung jawab dipisahkan menurut jenis produk yang dihasilkan. c). Departementalisasi Menurut Lokasi, artinya pendirian kantor-kantor berdasarkan wilayah-wilayah geografis tertentu. Perusahaan akan semakin dekat dengan klien-kliennya (mitra); serta semakin dekat dengan sumber bahan baku dan tenaga kerja, sehingga perusahaan bisa mengeluarkan biaya operasional yang lebih murah dan lebih mudah memperkirakan biaya pengeluaran yang terjadi di masing-masing lokasi tempat berdiri perusahaan. d). Departementalisasi Menurut Pelanggan, artinya perusahaan membuat divis- divisi yang terpisah berdasarkan jenis pelanggannya.

24 SEKIAN & TERIMA KASIH