RECEPTION WALK IN GUEST

Presentasi berjudul: "RECEPTION WALK IN GUEST"— Transcript presentasi:

1 RECEPTION WALK IN GUEST

2 Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasar
WALK IN GUEST Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In Activities ) Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasar Preparation for guest arrival Room assignment and determination of room rate Registration Checking the methode of payment Issuing the room key and escorting the guest

3 KATEGORI TAMU TIBA GUARANTEED RESERVATION
TAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN KAMAR DENGAN DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA PEMESANAN KAMARNYA TELAH DIKONFIRMASI NON GUARANTEED RESERVATION TAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR SEBELUMNYA, NAMUN BELUM MEMILIKI JAMINAN. WALK-IN TAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI PEMESANAN KAMAR TERLEBIH DAHULU.

4 PREPARATION OF GUEST ARRIVAL
READ THE LOG BOOK ACCURACY OF THE ROOM RACK ACCOUNT ROOM FOR AVAILABILITY FOR WALK-IN BLOCKING ROOM ROOM STATUS REPORT EXPECTED ARRIVAL LIST GUEST HISTORY RECORD EXPECTED ARRIVAL WITH SPECIAL REQUEST LIST OF VIP GUEST OTHER PREPARATION FOR GUEST ARRIVAL

5 PENDAFTARAN TAMU ( REGISTRATION)
TUJUAN UNTUK MENDAPATKAN CATATAN TENTANG KEDATANGAN TAMU TERMASUK INFORMASI DETAIL DATA DIRI TAMU ( PERSONAL DETAILS ) MENURUT PERATURAN PEMERINTAH PERATURAN PEMERINTAH NO 45 TAHUN 1945 PASAL 5 AYAT 3 KEPADA SEMUA TAMU YANG MENGINAP 1 X 24 JAM WAJIB MENDAFTARKAN DIRI DENGAN MENGISI KARTU REGISTRASI

6 1. PENDAFTARAN UNTUK TAMU DENGAN RESERVASI
UNTUK TAMU YANG TELAH MELAKUKAN RESERVASI, MAKA PROSES PENDAFTARAN MENJADI LEBIH SIMPLE DAN MUDAH. DATA TAMU DAPAT DIPEROLEH DARI SURAT KONFIRMASIPEMESANA. PENETAPAN KAMAR DAPAT PULA SEGERA DILAKUKAN PADA SAAT KEDATANGAN. PETUGAS PENERIMA TAMU, DAPAT MEMINTA TAMU UNTUK MELENGKAPI DAN MENANDATANGANI FORMULIR PENDAFTARAN

7 2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA RESERVASI
JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST, MAKA PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS MEMERIKSA TERLEBIH DAHULU APAKAH KAMAR YANG DIMINTA TAMU TERSEDIA SEBELUM MELAKUKAN PENDAFTARAN.DALAM HAL INI JUGA,PETUGAS PENERIMA TAMU PERLU MELAKSANAKAN TEKHNIK PENJUALAN. BILA KAMAR YANG DIINGINKAN TAMU TERSEDIA, MAKA TAMU HARUS DIBERITAHUKAN SELURUH INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR DAN MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI PENDAFTARAN

8 DAILY RECEPTION REPORTS
GUEST IN THE HOUSE LIST DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA TAMU YANG TINGGAL DI HOTEL PADA WAKTU ITU. DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH PADA ROOM RACK DAN DIBUAT PADA MALAM HARI, KEMUDIAN PADA PAGI HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE MASING-MASING DEPARTEMEN OLEH BELLBOY

9 GUEST IN THE HOUSE LIST DATE :
ROOM NO NAME PERSON EXPECTED DEPARTURE REMARK 310 DHANNY.A 1 27/11/05 -

10 LANJUTAN Expected departure list
LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG MERENCANAKAN BERANGKAT PADA SUATU HARI / TANGGAL TERTENTU. LAPOTAN INI DIBUAT SEHARI SEBELUM TAMU BERANGKAT. DATA DAPAT DIPEROLEH DARI ROOM RACK SLIP. ATAU PADA ARRIVAL & DEPARTURE BOOK.

11 EXPECTED DEPARTURE LIST DATE :
ROOM NO NAME OF GUEST PERSONS FLIGHT NO TIME REMARK 310 Collins, J. Mr/Mrs 1 GA.737 12.35 -

12 LANJUTAN ROOM DESCRIPANCY REPORT
LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU KEADAAN DIMANA KETERANGAN TENTANG STATUS KAMAR YANG ADA DI ROOM RACK DI DEPT. FO BERBEDA DENGAN HOUSEKEEPING REPORT.

13 ROOM DESCRIPANCY REPORT DATE :
ROOM NO HK. REPORT ROOM RACK FO CASHIER REMARK 310 C/O OC

14 LANJUTAN CHANGE OF ROOM OR RATE LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG PINDAH KAMAR KARENA SUATU HAL DALAM HOTEL YANG SAMA.PERUBAHAN KAMAR INI HARUS DIKETAHUI OLEH FO CASHIER DAN UNIFORMED SERVICE.

15 LANJUTAN GUEST HISTORY RECORD LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM SEBUAH KARTU YANG DISEBUT GUEST HISTORY CARD. KARTU INI DIPERGUNAKAN UNTUK MENCATAT INFORMASI TAMU YANG TELAH TINGGAL DI HOTELSEBAGAI BAHAN DASAR UNTUK DAPAT MEMBERIKAN PELAYANAN YANG LEBIH BAIK

16 LANJUTAN ROOM REPORT LAPORAN INI MEMUAT INFORMASI MENGENAI KAMAR-KAMAR DAN TAMU-TAMU YANG TIBA DAN BERANGKAT.LAPORAN INI DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH BELLBOY KEBERBAGAI DEPARTEMEN. DASAR PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH ROOM RACK

17 LANJUTAN ROOM COUNT SHEET LAPORAN INI BERISI PERINCIAN HASIL PENJUALAN KAMAR SELAMA 24 JAM. DIBUAT OLEH RECEPTIONIST PADA MALAM HARI, KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN KE DEPARTEMEN LAIN

18 ROOM SALES RECAPITULATION
LANJUTAN ROOM SALES RECAPITULATION LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN PENDAPATAN PENJUALAN KAMAR SELAM 24 JAM DISERTAI KETERANGAN STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH LAPORAN PERINCIAN PENJUALAN KAMAR SELESAI DIBUAT

19 LANJUTAN FOREIGN GUEST LIST LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU ASING YANG TINGGAL DIHOTEL PADA HARI ITU , LAPORAN INI JUGA DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN PAGINYA DILAPORKAN PADA KEPOLISIAN TERDEKAT. INFORMASINYA DIAMBIL DARI FORMULIR REGISTRASI “A’’

20 FORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIK
NO NAMA NO. KAMAR KEBANGSAAN NOMOR KARTU PENDUDUK TGL. MASUK TGL.BRNGKT : KET 1 DHANNY. A # 310 INDONESIA A 25/11/05 28/11/05 -

21 NO : DIISI NOMOR URUT TAMU YANG MENGINAP
KETERANGAN FORMAT NO : DIISI NOMOR URUT TAMU YANG MENGINAP NAMA : DIISI NAMA TAMU YANG MENGINAP NO KAMAR : DIISI NO KAMAR AYNG DITEMPATI TAMU NOMOR KARTU : DIISI NO KARTU TANDA PENDUDUK ( KTP,SIM ) TGL MASUK : DIISI TANGGAL KEDATANGAN TAMU TGL BRGKT D.A : DIISI TANGGAL KEBERANGKATAN TAMU KETERANGAN : DIISI KETERANGAN TAMBAHAN

22 FORMAT LAPORAN TAMU ASING DATE :
NO NAMA NO. KAMAR PEKERJAAN KEBANGSAAN TGL MASUK TGL BERANGKAT KET

23 KETERANGAN FORMAT NO : NO URUT NAMA TAMU
NAMA : NAMA TAMU YANG MENGINAP UNTUK DILAPORKAN KELAMIN : DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P ) UMUR : UMUR TAMU YANG MENGINAP PEKERJAAN : PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT TAMU KEBANGSAAN : SESUAI DENGAN KEBANGSAAN TAMU JENIS DOK : YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG DATANG SEPERTI PASSPORT MASA BERLAKU : LAMA / MASA BERLAKU PASSPORT DIKELUARKAN : TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN TGL / DATANG : TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA ASAL TAMU TGL / BERANKT : TANGGAL KEBERANGKATAN DAN NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA MAKSUD KEDATNGN : MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU FORM A : NO REGISTRASI PADA FORMULIR “A” NO ROOM : NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP

24 KETERANGAN FORMAT DATE : TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN
ROOM NO : NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI TAMU NAME : NAMA TAMU YANG MENGINAP PERSONS : JUMLAH TAMU YANG MENGINAP EXPECT.DP : TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN BERANGKAT REMARK : PERMINTAAN KHUSUS TAMU