ACTION PLAN (PROJECT ASSIGNMENT).

Presentasi berjudul: "ACTION PLAN (PROJECT ASSIGNMENT)."— Transcript presentasi:

1 ACTION PLAN (PROJECT ASSIGNMENT)

2 Review Analytical Thinking
DIAGNOSTIC DESIGN DELIVER

3 DIAGNOSTIC NO KEGIATAN DISKRIPSI KEY INSIGHT 1. Survey 2. Workshop
Survei digunakan untuk mengetahui opini atau mindsets para pelanggan atau karyawan. Khusus karyawan untuk staf frontline dan supervisor. Memungkinkan unit untuk menetapkan baseline dalam mengukur dampak di masa depan Memahami isu/permasalahan terkait kebutuhan, opini, tingkah laku dari sudut pandang konsumen dan pegawai. Memahami pendorong utama untuk pencapaian kinerja ekselen unit. 2. Workshop --- FOCUS GROUP DISCUSSION (FGD) --- Workshop 2-3 jam dengan sekelompok kecil karyawan (12-15), menggali pandangan mereka mengenai isu, permasalahan, dan opini tentang perusahaan Pandangan digali menggunakan deskripsi dan quote atau media grafis, seperti kolase. Dilakukan kepada staf frontline dan supervisor. Tema utama yang merepresentasikan pandangan frontline dan manajemen yang lebih rendah terkait kondisi organisasi. Temuan/wawasan yang berfokus pada pembelajaran spesifik mengenai isu dan permasalah unit.

4 NO KEGIATAN DISKRIPSI KEY INSIGHT
3. Wawancara -- DEEP STRUCTURE INTERVIEW (DSI) --- Wawancara berbasis opini (rahasia) dengan karyawan senior untuk memahami lebih jauh tentang isu-isu organisasional Akan dilaksanakan dengan cross-section dari Manajer Area, Asman Membutuhkan Coach eksternal untuk wawancara Memahami isu/permasalahan utama yang dihadapi organisasi dari sudut pandang Manajer Area & Asman 4. Observasi+Analisis OBSERVASI : Metode pengumpulan data melalui pengamatan langsung atau peninjauan secara cermat dan langsung di lapangan atau lokasi penelitian. Cara : Dilakukan dengan melihat, memperhatikan, mengamati, bertanya, merekam video/gambar/suara, mencatat. ANALISIS : Tahap pengumpulan data, mengolah data menjadi informasi sehingga dengan mudah dipahami dan bermanfaat, yang ditempuh sebelum merancang dan merencanakan program. Hasil observasi memberikan gambaran yang jelas tentang masalahnya dan mungkin petunjuk-petunjuk tentang cara pemecahannya Bertujuan untuk mengumpulkan informasi mencakup jenis dan bentuk kegiatan, pihak atau publik yang terlibat, tindakan dan strategi yang akan diambil, serta anggaran biaya yang diperlukan dalam melaksanakan program.

5 CONTOH DIAGNOSTIC Survey Workshop Wawancara Observasi+Analisis
EMI Survey FGD DSI Inspeksi Lapangan

6 Membuat rencana implementasi
DESIGN STAGE 1 STAGE 2 GATE 1 GATE 2 Masukkan ‘IDE’ Membuat rencana implementasi Definisikan masalah/gap (finalisasi diagnostic) Kembangkan Ide/solusi ( dari data hasil diagnostik, workshop RCPS) Definisikan unit utama yang mengalami dampak Evaluasi dan pilih ide berdasarkan kriteria yang jelas/prioritasisasi Lakukan penilaian resiko bisnis dengan deskripsi dan rating yang. Tetapkan faktor-faktor mitigasi resiko (lingkungan, K2, kerusakan alat)* Keputusan terhadap ide (Go, No-Go, KIV) Persetujuan anggaran dan sumberdaya untuk ide-ide Go Persetujuan prioritas ide-ide Go Pengembangan rencana implementasi yang kuat (plan summary) Penyeimbangan dan penjadwalan sumber daya dapat dicapai menggunakan Implementation Planning Tool Menyetujui rencana implementasi untuk setiap ide Memastikan koordinasi yang memadai di antara ide-ide AKTIVITAS TOOLS 1.VISUAL RCPS 2.MATRIX PRIORITASISASI 3. IDEA GENERATION OVERVIEW 4. INISIATIF CHARTER 5. WORK PLAN *) diperlukan skoring resiko alat/aset lebih lanjut SUMBER: Modul OPI

7 Karakteristik causal tree 5-why yang baik
RCPS Karakteristik causal tree 5-why yang baik Dimulai dengan masalah spesifik yang dapat dikuantifikasi dalam hal waktu, frekuensi, produksi atau uang Menembus hingga akar permasalahan dengan berulangkali menanyakan “mengapa” masalah tersebut ada (mis., tiap cabang/ranting menjawab mengapa pada isu di level sebelumnya) Mutually , Exclusive, Collectively Exhaustive (MECE) Berkaitan, Spesifik, Terkelompokkan, Lengkap

8 CONTOH IDEA GENERATION
Buat daftar ide, misalnya berasal dari data hasil diagnostik dilanjutkan dengan proses RCPS kemudian dilakukan workshop penciptaan ide Ide menggambarkan masalah atau peluang yang ada Penyebab atau dasar pemikiran digambarkan dengan jelas Solusi harus jelas Bagian/Unit/fungsi yang terkena dampak Definisikan dampak secara jelas dan dengan basis yang jelas serta Bagian/fungsi utama yang mengalami dampak Dampak satu kali/one time Dampak berkelanjutan / ongoing

9 MATRIX PRIORITASISASI
Ide harus dipilih berdasarkan kriteria yang jelas, misalkan: Kemudahan implementasi (sumber daya : uang, alat, orang . Metode) Keuntungan / dampak (Finansial dan Non Finansial) impac Ease for implementation

10 IDEA GENERATION OVERVIEW
Lakukan penilaian resiko bisnis dengan deskripsi dan rating yang jelas Tetapkan faktor-faktor mitigasi resiko

11 BAGAN INISIATIF PERBAIKAN
Lembar Bagan Inisiatif Perbaikan berisi : Ruang lingkup dan tujuan inisiatif Latar belakang Rincian Tindakan KPI yang berpengaruh Evaluasi Dampak dan Kemudahan implementasi Biaya implementasi Penanggung jawab (inisiator/talent dan atasan/mentor)

12 BAGAN INISIATIF PERBAIKAN
Judul Inisiatif : Departemen / Bagian : Deskripsi : . Latar Belakang Rincian Tindakan KPI Yang Terpengaruh Kemudahan Implementasi Keuntungan / Dampak Biaya Pengesahan Atasan Inisiator / Mentor : Inisiator / Talent :

13 Workplan – Rencana Kerja
Tujuan pembuatan Rencana Kerja : Mengembangkan struktur mendetail dari inisiatif. Definisi : Proses mempersiapkan kegiatan untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis sampai pekerjaan tersebut selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan Didalamnya terdapat : Tahapan milestones Penanggung jawab deliverable akhir sumber daya yang dibutuhkan Aktifitas dapat dibagi menjadi 3 tahap : Development Deployment Academy

14 Workplan - Penggantian APP Macet, Buram Dan Rusak
Contoh - Workplan Workplan - Penggantian APP Macet, Buram Dan Rusak Kegiatan yang terkai dengan persiapan , perencanaan dan pengembangan (diatas meja) Kegiatan pelaksanaan inisiatif (action lapangan) Kegiatan evaluasi serta pembelajaran

15 CONTOH Tracking Progress
Untuk memastikan proyek dieksekusi dengan dukungan dan keselarasan organisasi Monitoring status inisiatif

16 PENUGASAN PROYEK (PROJECT ASSIGNMENT – PA)
LATIHAN PENUGASAN PROYEK (PROJECT ASSIGNMENT – PA)

17 Latihan Buat kelompok terdiri dari 5 – 6 orang diusahakan bercampur dari berbagai bagian/unit Rencanakan pembuatan PA sampai dengan Workplan nya dengan memakai tahapan dalam Analitical Thinking Presentasikan hasil per kelompok STUDI KASUS

18 CONTOH KASUS

19 Form Panduan (1) Tahap diagnostic NO Metode Cara Melakukan Hasil

20 Form Panduan (2) Buat RCPS PROBLEM Why ?

21 Form Panduan (3) Idea Generation

22 Form Panduan (4) FGD penentuan matrik prioritasisasi

23 Form Panduan (5) MATRIK PRIORITASISASI

24 Form Panduan (6) IDEA GENERATION OVERVIEW

25 Form Panduan (7) (BAGAN INISIATIF PERBAIKAN)
Judul Inisiatif : Departemen / Bagian : Deskripsi : . Latar Belakang Rincian Tindakan KPI Yang Terpengaruh Kemudahan Implementasi Keuntungan / Dampak Biaya Pengesahan Atasan Inisiator / Mentor : Inisiator / Talent :

26 Form Panduan (8) WORK PLAN

27 TERIMA KASIH

28 CONTOH KASUS

29 CONTOH KASUS

30 CONTOH KASUS

31 CONTOH KASUS

32 STUDI KASUS

33 CONTOH KASUS