Ensiklopedia UI Sebagai Tempat Penyimpanan Informasi

Presentasi berjudul: "Ensiklopedia UI Sebagai Tempat Penyimpanan Informasi"— Transcript presentasi:

1 Ensiklopedia UI Sebagai Tempat Penyimpanan Informasi
Kantor Komunikasi Universitas Indonesia, 2 Juli 2014

2 Topik Yang Akan Dibahas :
PPID dan Petugas Informasi Klasifikasi Informasi UI (Berdasarkan Audience) UU KIP No.14 Tahun 2008 Informasi Yang Wajib diterbitkan Menerbitkan Informasi (Pengumuman dan Agenda) Menyimpan Informasi di ensiklopedia.ui.ac.id Topik Yang Akan Dibahas :

3 Struktur Organisasi PPID
PPID Utama PPID Pelaksana Petugas Informasi UPIP (Asisten PPID Utama, Petugas Informasi) Struktur Organisasi PPID

4 Tugas & Tanggung Jawab PPID Utama Menyediakan sistem pelayanan KIP
Menyusun Standard Pelayanan KIP Melayani permintaan informasi publik Mengelola informasi publik Tugas & Tanggung Jawab

5 Tugas & Tanggung Jawab PPID Pelaksana
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan dan penyediaan informasi terkait Unit Kerja Melayani permintaan informasi dari PPID Utama Petugas Informasi Membantu PPID pelaksana dalam mengelola dan menyediakan informasi terkait unit kerja Mengumumkan Informasi dan Agenda Penghubung antara UPIP dengan Unit kerja dalam pelayanan informasi publik Tugas & Tanggung Jawab

6 Klasifikasi Aset Informasi UI (Berdasarkan Audience)

7 Informasi UI Dibagi Menjadi 3 (Berdasarkan Audience)
Diperuntukan Kepada Publik : Ditampilkan di area publik Media online : Website Unit&Fakultas Menampilkan informasi yang terkait hajat hidup orang banyak/civitas UI, dan sebagai pencitraan UI Informasi UI Dibagi Menjadi 3 (Berdasarkan Audience)

8 Informasi UI Dibagi Menjadi 3 (Berdasarkan Audience)
2. Terbatas : Diperuntukan bagi intern unit/fakultas atau intra unit/fakultas. Media : Dapat diakses oleh Petugas Informasi 3. Rahasia : tertutup untuk publik. Hanya diperuntukkan bagi intra unit saja. Informasi UI Dibagi Menjadi 3 (Berdasarkan Audience)

9 Tahun 2015 Universitas Indonesia akan diikutsertakan dalam lomba Keterbukaan Informasi Publik

10 UU KIP No.14 Tahun 2008

11 UU KIP No.14 Tahun 2008

12

13 Profile , meliputi : Profile unit, Struktur organisasi unit Kontak : alamat surat, Tlp, Faks, , Sekretariat, Website Layanan yang disediakan Prosedur mengakses layanan Laporan Kinerja Dari Pasal tsb, Maka Informasi yang Wajib Ada di Website Masing-masing Unit

14

15 Mengupdate seluruh pengumuman
Dari Pasal tsb, Maka Informasi yang Wajib Ada di Website Masing-masing Unit

16 Kantor Komunikasi dan Informasi Publik
Kantor Komunikasi akan menyebarkan informasi publik melalui media resmi Universitas Indonesia dan menyimpannya sebagai data direktori 1. mengumpulkan informasi/diseminasi informasi : Agenda dan pengumuman : Sosialisasi : Publikasi yang bersifat intensif dan berupa rangkaian kegiatan 2. Menyimpan informasi di data direktori Kantor Komunikasi dan Informasi Publik

17 UU KIP No.14 Tahun 2008

18 UU KIP No.14 Tahun 2008

19 Hambatan Kantor Komunikasi
Belum tersedianya Petugas Informasi dan PPID di Unit PAU dan Fakultas sehingga menyulitkan dalam mengumpulkan aset informasi Aset informasi di website UI sudah banyak yg kadaluarsa, perlu diperbarui berkala Belum adanya klasifikasi aset informasi (Terbuka, terbatas, dan rahasia) sehingga memerlukan waktu yang lama untuk disetujui oleh kepala kantor/direktur Perlu dibuat akun milis untuk Petugas Informasi agar alur komunikasi lancar Hambatan Kantor Komunikasi

20 Tugas Petugas Informasi
Memberikan masukkan terhadap konten terkait unit kerja di website UI Mengumumkan Informasi (pengumuman/agenda) terkait unit kerja di website UI Mengisi informasi tentang unit kerja di ensiklopedia.ui.ac.id Profil Layanan dan Prosedur Produk/Keluaran (Laporan, Buku, Panduan, SK) Direktori Kontak Informasi lainnya yang wajib disediakan berdasarkan UU KIP Memproses Permintaan Informasi Publik Tugas Petugas Informasi

21 Setiap 3 bulan sekali kantor komunikasi akan mengeluarkan pemberitahuan tentang pemenuhan informasi yang sudah dimasukkan didalam ensiklopedia UI kepada Rektor dan PPID serta diberikan tembusan kepada pimpinan Unit Kerja. Laporan Periodik

22 Informasi yang wajib disediakan menurut UU KIP dan skema publikasi UI
Silakan download di ensiklopedia.ui.ac.id Menu skema publikasi Informasi yang wajib disediakan menurut UU KIP dan skema publikasi UI

23 Pengumuman di website UI
Kirim Pengumuman melalui ke: Dengan judul Pengumuman: [Nama pengumuman] Body isi Pengumuman Lampiran: Gambar atau file pdf jika ada Pengumuman di website UI

24 Prosedur Update Informasi website UI
Memasukkan konten ke website ensiklopedia.ui.ac.id Mengirimkan permohonan update informasi yg ditandatangani pimpinan, link halaman, dan soft copy file dimaksud ke (untuk validasi) Prosedur Update Informasi website UI

25 Menyimpan Informasi di
ensiklopedia.ui.ac.id

26 Tutorial Unggah Materi

27 Login: http://ensiklopedia.ui.ac.id/wp-admin

28 Menu Publikasi Pilih Pages/ Post Klik Add New Pages/ Post
Ketikkan judul materi arsip/ publikasi pada kolom kosong yg bertuliskan “Enter title here” Tuliskan narasi singkat atas naskah yang akan dipublikasikan Upload materi (mis: naskah PDF) dengan klik “add media” Menu Publikasi

29 Pages

30 Unggah/ Upload Materi

31 Tipe Materi Materi yang dapat diupload: PDF MS Word Document
MS Excel Document MS Power Point Foto dalam format apapun (JPG, GIF, PNG dll) Tipe Materi

32 Isi kolom kosong sesuai dengan materi yang akan anda publish

33 File yang telah diunggah akan disimpan dalam folder Media Library dan dapat digunakkan swaktu2 di lain kesempatan

34 Catatan : Kategori Informasi yang disimpan di ensiklopedia adalah terbatas, sampai diputuskan untuk publik.

35 TERIMAKASIH ATAS KEHADIRAN ANDA
SELESAI TERIMAKASIH ATAS KEHADIRAN ANDA