ADMINISTRASI PERKANTORAN MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

Presentasi berjudul: "ADMINISTRASI PERKANTORAN MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN"— Transcript presentasi:

1 ADMINISTRASI PERKANTORAN MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN
Oleh: Ridlo Dini S Riska Nadya P Sadam Ismail START

2 SK/KD TUJUAN MATERI PENILAIAN EXIT

3 Mengelola Sistem Kearsipan Menentukan Sistem Kearsipan
SK / KD Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan Kompetensi Dasar : Menentukan Sistem Kearsipan SK/KD TUJUAN MATERI PENILAIAN EXIT

4 Tujuan pembelajaran Setelah mempelajari materi ini, siswa diharapkan mampu :
Menyebutkan pengertian arsip dan kearsipan Menyebutkan jenis arsip Menyebutkan nilai guna arsip SK/KD TUJUAN MATERI PENILAIAN EXIT

5 Pengertian arsip dan kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.

6 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
MULER Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut ODELL dan STRONG Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut. SCHELLENBERG Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

7 Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. K e a r s i p a n

8 Fungsi dan nilai guna Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu :
Fungsi arsip menurut pasal 2 UU No 7 tahun 1971 dibedakan menjadi : Menurut Drs. Anhar fungsi arsip yaitu : 1. Sebagai alat penyimpanan warkat 2. Sebagai alat bantuan perpustakaan 3. Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil. 4. Kersipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Fungsi dinamis Fungsi statis

9 Menurut Drs AW Widjaya mengatakan bahwa arsip dinamis dapat diperinci lagi menjadi:
Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menrus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dario suatu organisasi / kantor Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. Arsip In aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai frekuensi saja.

10 Kegunaan Arsip Menurut Milton Reilzfeld yaitu :
Values for administrative use (nilai-nilai administrasi) Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum) Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan) Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan) Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah) Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

11 Menurut Ensiklopedia administratif yaitu :
1. Guna informatoris 2. Guna yuridis 3. Guna historis 4. Guna ilmiah

12 2. Nilai Guna sekunder meliputi :
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia Guna arsip dibedakan menjadi: 1. Nilai guna primer meliputi : Nilai guna administrasi Nilai guna hukum Nilai guna keuangan Nilai guna ilmiah dan teknologi 2. Nilai Guna sekunder meliputi : Nilai guna kebuktian Nilai guna informasional

13 jenis arsip Arsip pemerintah, misalnya dibedakan meliputi :
Arsip Nasional di Ibukota republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kerasipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota daerah Tingkat I termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah. Arsip Primer dan Arsip Sekunder Arsip primer adalah arsip aslinya, bukan arsip tindasan, bukan salinan Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi salinan, atau mikro filmnya.

14 Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannnya, arsip yang disimpan disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi/ instansi. Makro dan mikro arsip Makro arsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan ditempat yang luas dan terpusat. Mikro arsip yaitu arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit. Arsip statis dan arsip dinamis Arsip abadi dan arsip tidak abadi. Arsip abadi artinya arsip yang kegunaannya berlangsung dan abadi, seperti arsip sejarah Arsip tidak abadi artinya arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada saat itu.

15 penilaian Macam-macam penempatan kearsipan adalah sebagai berikut, kecuali… a. pengarsipan bebas c. pengarsipan vertikal b. pengarsipan horizontal d. pengarsipan lateral Arsip yang kegunaannya untuk selamanya disebut ... a. Abadi c. Sentral b. Tidak abadi d. Unit next

16 penilaian Arsip asli tanpa salinan disebut ...
a. Arsip sentral c. Arsip primer b. Arsip unit d. Arsip sekunder Sedangkan arsip yang berupa salinan disebut ... next

17 penilaian Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit disebut … a. perforator c. map snelheader b. guide d. ordner Menurut Ensiklopedia Administratif nilai guna arsip dibedakan menjadi berikut, kecuali ... a. Informatoris c. Yuridis b. Historis d. Sanguinis next

18 penilaian Kata arsip berasal dari kata felum yang artinya yaitu ...
a. Benang c. Kain b. Senar d. Simpan Fungsi arsip secara aktif dan dinamis sesuai dengan UU tahun 1997 pasal ... a. Dua c. Lima b. Tiga d. Enam next

19 penilaian Arsip yang digunakan secara terus menerus disebut ...
a. Arsip in aktif c. Arsip aktif b. Arsip semi aktif d. Arsip lama Sedangkan arsip yang frekuensi poenggunaannya menurun disebut ... EXIT

20 JAWABAN ANDA KURANG TEPAT! COBA LAGI … SEMANGAT 

21 JAWABAN ANDA TEPAT! SElamat 

22 Terimakasih atas perhatiannya! Sampai jumpa 