P T L T & enerimaan amu ayanan elepon Ati Dahniar Widyaiswara Madya

Presentasi berjudul: "P T L T & enerimaan amu ayanan elepon Ati Dahniar Widyaiswara Madya"— Transcript presentasi:

1 P T L T & enerimaan amu ayanan elepon Ati Dahniar Widyaiswara Madya
2014

2 T K amu antor Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang ke suatu instansi/perusahaan untuk kepentingan tertentu

3 Macam Macam Tamu Tamu dengan perjanjian terlebih dahulu
Tamu belum mengadakan perjanjian Tamu yang merupakan teman pimpinan Tamu rutin atau relasi

4 Syarat penerima tamu Sopan dan ramah Berkepribadian menarik
Bijaksana dan cerdas Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal pokok lain tentang kantor tempat ia bekerja

5 PROSEDUR PENERIMAAN TAMU
dan Penerima Tamu

6 TAMU 1) Lapor ke penerima tamu 2) Mengisi buku tamu 3) Diijinkan bertemu 4) Menunggu di ruang tamu 5) Memakai kartu tanda tamu 6) Masuk ke ruangan yang akan ditemui

7 Penerima tamu 1) Menyapa tamu 2) Bersikap ramah 3) Menyediakan buku tamu 4) Menyampaikan kepada yang akan ditemui 5) Mengantar tamu kepada yang akan ditemui

8 Beberapa point yang harus diperhatikan oleh penerima tamu
Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa. Bila tamu ingin bertemu dengan pimpinan dan tidak ada di tempat sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada pimpinan. Bila pimpinan ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada pimpinan.

9 Beberapa point yang harus diperhatikan oleh penerima tamu
Saat meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah. Jika ternyata pimpinan tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Jika pimpinan bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana pimpinan ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan pimpinan

10 Prosedur penerimaan tamu
Yang ditemui

11 Tata cara mengantar dan melayani tamu:
Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah. Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

12 Tata cara mengantar dan melayani tamu:
ketikamengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan. Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu. Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih dahulu. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

13 CONTOH BUKU TAMU 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No TGL NAMA L/P ALAMAT INSTANSI
NO TLP KEPERLUAN KET. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

14 Harap disampaikan kembali kepada penerima tamu pada saat pulang
Contoh kartu tamu 1 Nama : 2. Pekerjaan 3. Alamat 4. Telepon 5. Ingin bertemu siapa 6. Perihal Tanda tangan Catatan: Datang pukul: Pulang pukul Catatan penerima tamu tanggal Datang pukul paraf Keluar pukul Harap disampaikan kembali kepada penerima tamu pada saat pulang

15 Agenda perjanjian Nomor:..................
Nama : Pekerjaan Alamat kantor, rumah Telepon Waktu perjanjian Tempat Perihal Lain-lain , ( )

16 Etika penerima tamu kantor antara lain :
a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar b. Berperilaku sopan dan ramah c. Ekspresi wajah yang hangat d. Menghafal nama tamu e. Senang bergaul dan luwes f. Menjadi pendengar yang baik g. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan- kebiasaan jelek, seperti menggigit kuku h. Bersikap hormat kepada tamu i. Memiliki semangat kerja yang tinggi j. Nada suara yang enak dan jelas k. Tenang dan menangani complain secara profesional l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu m. Tulus melayani tamu

17 Seni menata ruang tamu Upayakan supaya tamu nyaman
Sesuaikan dengan suasana kantor Pasanglah hiasan yang sesuai Aturlah sirkulasi udara Aturlah pencahayaan Buat dekorasi yang sesuai

18 RUANG TAMU MINIMALIS

19 Contoh 2 Display yang bersih

20 Contoh 3 diluar kotak

21 Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh.

22 Telepon Alat Komunikasi yang efektif
Sebagai sarana penunjang kegiatan kantor/bisnis Digunakan oleh berbagai lapisan masyarakat Alat komunikasi yang multi guna

23 Persiapan yang perlu dilakukan
Memahami apa yang akan dijelaskan Hafalkan atau cata nomor pada kertas untuk menghindari salah sambung Siapkan alat tulis untuk mencatat Bila sudah tersambung, sebut identitas Bila salah sambung, nyatakan permintaan maaf Bila yang akan dihubungi melalui extension, sebutkan nomornya Bila nomor tidak ada, minta bantuan operator

24 Menyambungkan telepon untuk pimpinan
Setelah diterima oleh pihak penerima, pastikan terlebih dahulu apakah betul-betul diterima oleh kantor yang dimaksud Meminta agar dihubungkan dengan bagian atau orang yang dikehendaki Pastikan keinginan berbicara dengan yang dimaksud Utarakan bahwa pimpinan ingin bicara

25 Menyambung pesan pimpinan
Sda, butir a s.d c Jelaskan bahwa pimpinan ingin bicara Ucapkan terimakasih

26 Tata cara Menerima Telepon
Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin .Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar Menyebutkan nama kantor, memberi salam kepada penelepon, dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara kita tanpa terkesan menginterogasi Dengarkan baik-baik permintaan penelepon, jangan memotong pembicaraan Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.

27 Tata cara Menerima Telepon
Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

28 Hal-hal yang harus dihindari dalam komunikasi melalui telepon
1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. 2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. 3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. 4. Berbicara terlalu banyak basa-basi. 5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. 6. Berbicara dengan dana memerintah. 7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan. 8. Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah. 9. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

29 Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus: a. Mencatat segala sesuatu yang diperlukan; b. Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap; c. Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali; d. Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut; e. Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima; Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. Catatan Pesan Telepon Tanggal

30 Formulir atau book note untuk menerima telepon
BERITA TELEPON Hari, Tanggal : Waktu : Dari : Perusahaan : Alamat : No. Telepon : Untuk : Pesan : : : : Bandung, …………….. Yang menerima telepon,

31 Formulir berita telepon 1
Untuk : ……………………………………. Dari : ……………………………………. Kantor : ……………………………………. Jabatan : ……………………………………. No. Telepon : ……………………………………. Dengan pesan: ( ) Minta waktu untuk bertemu ( ) Akan datang ( ) Ingin bertemu ( ) Menjawab telepon ( ) Mohon ditelepon kembali ( ) Akan menelepon kembali ( ) Lain-lain …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Diterima oleh: ………. Tanggal: ……….. Pukul: ……

32 Hal lain yang perlu diperhatikan
Sikap mau membantu Jaga intonasi suara Pilih kata yang sopan, ramah dan mudah dimengerti Jangan mengangkat telepon bila anda masih berbicara dengan orang lain Jangan sambil makan/minum Jangan menguap Jangan memotong pembicaraan Jangan bicara dengan pihak ketgiga Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda agar tidak kaku Hindari menelepon pada kondisi ribut disekitar anda