SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Presentasi berjudul: "SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN"— Transcript presentasi:

1 SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

2 Ruang Lingkup System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang

3 Jenis Penjualan Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ; Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer. Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

4 Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu : Bagian Order Penjualan Bagian Otorita Kredit Bagian Billing/Piutang Bagian Stock & Delivery Bagian Buku Besar Bagian Pembelian Bagian Gudang

5 Dokumen yang digunakan
Penawaran Harga  (PH) Order Form  (OF) Memo  Purcahse Order (PO) Surat Pengantar Supplier (SPS) Berita Acara Penerimaan Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ) 1 & 2 Tembusan pengiriman 3 Tembusan langganan 4.  Arsip bagian delivery Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB) Invoice/Faktur 1. Invoice 2. tembusan Piutang 3. tembusan Jurnal 4. arsip di bagian order penjualan Faktur Pajak 1. Faktur Pajak 2. Arsip 3. Extra Copy Kwitansi

6 Sumber daya Hardware      : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

7 Uraian Prosedur Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

8 Bagian Kredit Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

9 Bagian Stock & Delivery
Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

10 Bagian Gudang Menerima Perintah/Permintaan Barang
Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang) Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

11 Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier) Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir) Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

12 Penjualan Barang Dari Stock Gudang
Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang. Menyerahkan barang kepada customer Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir) Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

13 Bagian Invoice/Faktur
Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server Menerbitkan faktur pajak. Menerbitkan listing penjualan harian Mendistribusikan Dokumen Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

14 Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah : Bagian Piutang Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar. Membuat surat penagihan

15 Bagian buku besar Bagian Jurnal Penjualan Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang. Menerima copy Faktur Pajak. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan Bagian Jurnal Pembelian Menerima  Copy Po dari bagian pembelian Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang