Implementasi ONLINE TREASURY SYSTEMS

Presentasi berjudul: "Implementasi ONLINE TREASURY SYSTEMS"— Transcript presentasi:

1 Implementasi ONLINE TREASURY SYSTEMS
© Direktorat Keuangan UGM

2 TUJUAN Meningkatkan layanan keuangan dengan:
Mempercepat proses pencairan UMK, Pelaksanaan pertanggungjawaban dana (SPJ), Pengajuan Pembayaran Definitif (Payroll) dan Pemrosesan pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa secara on-line dari unit kerja ke Kantor Pusat Universitas Gadjah Mada Memungkinkan layanan keuangan dilakukan secara realtime, anywhere and anytime.

3 Fitur Online Treasury Systems
Pengajuan UMK/Definitif secara Online Approval/Pengesahan Online Verifikasi Online Otorisasi Pembayaran Online Laporan/Monitoring Pengajuan SPJ Online Approval/Pengesahan Online dan paper based. Verifikasi paper based dengan scaning barcode kuitansi Laporan Realisasi SPJ

4 Dashboard

5 WORKFLOW UMK ONLINE Permohonan persetujuan pimpinan
Kirim Permohonan UMK Permononan Persetujuan Permintaan Revisi Permintaan Revisi PUMK 1. Memuat/Merevisi Usulan UMK 6. Menerima Pembayaran UMK Verifikator 2. Mereview/Menyetujui/ Menolak Usulan UMK 3. Memverifikasi/Memproses Usulan UMK Notifikasi Permohonan persetujuan pimpinan Persetujuan Pembayaran Bendahara Pengeluaran Otorisator Pembayaran Dirkeu/Sekdir Keu/Kasubdit P 4. Menyetujui, memberintahkan pembayaran/ Menolak, meminta unit kerja merevisi (Bisa dibuat berjenjang) 5. Membayar UMK yang telah di ACC dan mencatat ke sistem

6 WORKFLOW PERTANGUNGJAWABAN DANA
Kirim Permohonan UMK Permononan Persetujuan Permintaan Revisi Permintaan Revisi PUMK Belanja Sesuai UMK Entry Kuitansi, Cetak dan meminta persetujuan 3. Mengesahkan/menolak pengeluaran sec elektronik, menanda tangani berkas fisik 4. Menscan Kuitansi yang masuk, memeriksa keabsahan dokumen dan mencocokkan dengan entrian data elektronik Permohonan persetujuan pimpinan Bukti Pelunasan Pencatatan Pelunasan UMK Bendahara Pengeluaran Kasi Verifikasi 5. Menyetujui,mengirimkan kuitansi ke bendahara untuk dibuat pelunasan atau menolak/meminta revisi kuitansi pengeluaran 6. Membuat pelunasan UMK

7 Online Pembayaran Definitif (Payroll)
Entry Data Penerima Gaji/Honor Rutin, hanya sekali, meliputi: NIP, Nama pegawai, No Rek, No Telp, kategori PTKP, pembebanan RKAT dll. (dengan mengambil data dari HRIS). Definisikan Gaji/Honor rutin yang diterima masing-masing pegawai sesuai tanggung jawabnya Definisikan Potongan Gaji/Honor Rutin setiap gaji/honor yang diterima oleh masing-masing pegawai (Tabungan Hari Tua, Asuransi Kesehatan, Pajak dll.) Ajukan Honor rutin ke Direktorat Keuangan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

8 Workflow Definitif Honor Rutin
Permohonan Persetujuan Kirim Permohonan Definitif Permintaan Revisi PUMK Atasan PUMK Permintaan Revisi Verifikator Buat Daftar Penerima Upah Definisikan Honor Rutin Definisikan Potongan Pengajuan Honor Rutin 6. Menyetujui/menolak pengajuan gaji 5. Menyetujui/menolak pengajuan gaji Definitif Honor Rutin telah diverifikasi Bank 10. Bank mentransfer ke masing2 rek Kasi Verifikasi 7. Menyetujui/menolak pengajuan gaji Perintah Transfer Persetujuan Pembayaran Permohonan Persetujuan Otorisator Pembayaran Dirkeu/Sekdir Keu/Kasubdit P Bendahara Pengeluaran 9. Mengirim dafar transfer ke Bank 8. Menyetujui/menolak pengajuan gaji

9 Workflow Definitif Pengadaan Barang/Jasa
Permohonan Persetujuan Kirim Permohonan Advis Bayar PUMK Permintaan Revisi Atasan PUMK Verifikator Entry Kontrak Pekerjaan Definisikan Pembebanan RKAT Definisikan Termin Pembayaran Definisikan Pajak yang dibebankan Buat Draft Advis Bayar , upload dokumen pendukung , ajukan ke atasan PUMK Definitif Kontrak Kerja telah diverifikasi 7. Verifikasi Kontrak Pekerjaan 6. Menyetujui/menolak advis bayar Kontrak 8. Menyetujui/menolak pengajuan gaji Kasi Verifikasi Rekanan 11. Menerima Pembayaran Persetujuan Pembayaran Permohonan Persetujuan Otorisator Pembayaran Dirkeu/Sekdir Keu/Kasubdit P Transfer Pembayaran Ke Rekanan Bendahara Pengeluaran 9. Menyetujui/menolak Definitif Kontrak Kerja 10. Transfer Definitif yang telah ACC Bayar

10 Rencana Implementasi Struktur Organisasi?
Proses Bisnis existing/telah berjalan? Unit-unit yang akan UMK ke Fakultas/SPS/SV? Jenjang/Leveling Verifikasi dan Otorisasi Pembayaran? Aturan/Kebijakan terkait yang berlaku? Output Format Dokumen Pengeluaran/Kuitansi?

11 Terima Kasih

12 Pengajuan UMK

13 Verifikasi UMK oleh Verifikator
Verifikator bisa memantau UMK dan SPJ

14 Pengesahan UMK oleh Atasan PUMK
Halaman pengesahan UMK oleh atasan

15 Persetujuan Pembayaran

16 Daftar UMK Siap Bayar Daftar UMK Siap Bayar (menu di bendahara)

17 Pembuatan SPJ Menu di user PUMK untuk membuat draft SPJ beserta rekap-rekap yang dibutuhkan

18 Entry Penerima Gaji Antarmuka entry Penerima Gaji

19 Pendefinisian Gaji Antarmuka Pendefinisian Gaji

20 Pengajuan Gaji Antarmuka Pengajuan Gaji

21 Verifikasi Advis Bayar Gaji
Antarmuka Verifikasi Advis Bayar Upah

22 Tambah Kontrak Pekerjaan
Antarmuka Tambah Kontrak Pekerjaan

23 Entry Detail Kontrak Pekerjaan
Antarmuka Tambah Kontrak Pekerjaan

24 Entry Pembebanan RKAT Antarmuka Tambah Kontrak Pekerjaan

25 Entry Termin Pembayaran
Antarmuka Tambah Kontrak Pekerjaan

26 Pengajuan Advis Bayar Kontrak Pekerjaan
Antarmuka Tambah Kontrak Pekerjaan

27 Pengesahan SPJ oleh Atasan PUMK
Antarmuka Tambah Kontrak Pekerjaan

28 Antrian Verifikasi SPJ
Antrian SPJ yang harus diverifikasi

29 View Detail Verifikasi SPJ

30 Persetujuan Verifikasi SPJ

31 Persetujuan Bendahara

32 Verifikasi HR RUtin Halaman Verifikasi HR Rutin

33 Pengesahan Verifikasi HR Rutin

34 Corporate Internet Banking
Terintegrasi dengan Simkeu UGM (H2H) Akses dan Proses secara realtime berbasis web Memungkinkan penentuan tingkatan otorisasi Notifikasi via (push mail) Monitoring transaksi secara realtime

35 SKEMA INTEGRASI PEMBAYARAN
UGM Secure Network BANK Transfer encripted payment data Encripted Payment Data generate Autoload notification of successful payments flag

36

37

38

39

40

41

42

43

44 Lap Penerimaan/ Pengeluaran Konsolidasi
Rencana Modul CMS UGM MT940 MT940 Report: Balance Inqury Transaction Inquiry Account Statement Advice Printing Download Report MT940 . Lap Penerimaan/ Pengeluaran Konsolidasi MT940