Sponsorship Event Management

Presentasi berjudul: "Sponsorship Event Management"— Transcript presentasi:

1 Sponsorship Event Management
Dosen: Lidia Evelina, MM Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

2 Sumber sponsorship Organisasi Asosiasi Profesi Media massa
Kelompok tertentu (Hobi, agama, pecinta seni dan sebagainya) Lembaga dan instansi Pemerintahan Lembaga dan instansi swasta Perusahaan Swasta Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

3 Mengidentifikasikan sponsor potensial
Sponsor potensial adalah mereka yang dalam tahap berpromosi. Cara mengidentifikasinya adalah mengamati promosi mereka di berbagai media. Bisa pula ditanyakan langsung, apakah mereka hendak melakukan promosi, melaunching atau mere-launching sesuatu yang baru. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

4 Berbagai bentuk sponsorship
Barter, misalnya tempat, sound system, lighting, catering, dan sebagainya. Membiayai keseluruhan dari pelaksanaan event sebagai sponsor tunggal Membiayai sebagian besar dari pelaksanaan event sebagai sponsor utama. Berpartisipasi sebagian dari pelaksanaan event sebagai sponsor pendukung. Paket lainya berdasarkan negosiasi. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

5 Melakukan kontak dengan calon sponsorship
Carilah contact person orang yang menangani hubungan dengan promosi atau lebih khusus tentang event-event. Lakukan pendekatan awal mengenai kemungkinan mereka untuk berpartisipasi sebagai sponsor untuk event kita (Animonya/responnya) Setelah itu baru mengirimkan proposal. Buatlah janji untuk menjelaskan proposal. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

6 Lakukan lobi dan negosiasi awal
Untuk mendapatkan sponsor terutama sponsor tunggal dan utama perlu melakukan lobi dan negosiasi awal sebelum proposal dibuat. Tetapkan terlebih dulu 3 calon dan lakukan pendekatan dan jangan tergesa-gesa untuk menentukan mereka menjadi sponsor tunggal. Pertimbangkanlah dari berbagai segi dan dampak yang akan diterima. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

7 Waktu yang tepat mengajukan proposal sponsorship
Untuk event besar, diajukan saat mereka menyusun anggaran tahunan di akhir tahun. Untuk event kecil hingga sedang. Bisa mengajukan kapan saja bila mereka mempunyai anggaran untuk berpartisipasi pada event-event. Waktu yang tepat bila event tersebut juga sedang trend seperti event-event kemanusiaan/sosial yang sedang digalakkan. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

8 Menetapkan harga sponsorship
Harga sponsor harus rasional. Disesuaikan dengan besar kecilnya event. Harga untuk sponsor tidak baku, fleksibel. EO harus memperhitungkan faktor-faktor lainnya seperti kemungkinan sponsor tersebut dapat menarik sponsor lainnya. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

9 Bentuk lain dari sponsor
Ada sponsor yang kita perlukan hanyalah sekedar nama dan sponsor ini tidak mengeluarkan dana. Sponsor semacam ini kadang kita perlukan karena dia bisa menjadi icon dari event kita untuk menggaet sponsor, peserta atau pendukung dari event yang akan kita laksanakan. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

10 Peranan Sponsor Untuk menaikkan image dari event itu sendiri.
Untuk membantu biaya operasional dari penyelenggaraan event Untuk meramaikan acara dalam event tersebut. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

11 Pembahasan mengenai item sponsor
EO memberikan point-point yang bisa melibatkan sponsor seperti merchandising, pemuatan logo, penyebutan slogan, pemutaran spot dan jinggle serta bentu-bentuk promosi lainnya. Sponsor berhak memberikan masukan dan hal ini perlu didiskusikan dan dituntaskan melalui kesepatan MOU termasuk pengaturan administrasi, tempat dan waktu penyerahannya. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

12 Kebutuhan Sponsor Kompensasi yang mengarah pada benefit dari perusahaan, organisasi atau lembaga yang memberikan sponsor. Menciptakan image yang positip bagi pemberi sponsor. Menunjukkan keberadaan (Eksistensi) dari sponsor kepada khalayak ramai. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

13 Langkah-langkah dalam mendapatkan sponsor
Inventarisasi semua sponsor Buat daftar dan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial Buat proposal sesuai calon sponsor Kirim dan telpon untuk memastikan proposal diterima dan mintalah waktu khusus untuk membahas proposal tersebut. Tindak lanjut dalam seminggu. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

14 Tips Berkerjasama dengan sponsor
Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi pihak menyelenggara sukses dengan eventnya dan sponsor mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan masyarakat. Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi kedua belah pihak berjalan lancar sehingga semua yang dibutuhkan dapat terselenggara dengan baik. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

15 Tips Berkerjasama dengan sponsor
Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap event. Perbaiki dan carilah solusi terbaik untuk event berikutnya. Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk tertulis dan juga lisan setelah event selesai. Hal ini berguna untuk event selanjutnya. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

16 Tips Berkerjasama dengan sponsor
Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin hubungan meskipun belum ada event yang pas/cocok untuk disponsori. Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk dibuatkan event. Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan selamat atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita menyampaikan rasa gembira dengan kesuksesannya mensponsori event yang bukan diorganisir oleh kita. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

17 Trick Berkerjasama dengan sponsor
Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan. Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan hal yang mereka inginkan tersebut. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

18 Melanggengkan atau menutup hubungan dengan sponsor
Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang mereka kenal. Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi sponsor event Anda. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

19 Donatur dan sponsorship
Sponsorship : perusahaan atau lembaga yang mensponsori mendapatkan benefit yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Sponsorship bertujuan lebih ke arah hubungan bisnis. Donatur : Tidak mengharapkan benefit/keuntungan apapun.Donatur keuntungannya lebih ke arah Citra atau image. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM

20 Langkah dalam mencari sponsor
Usahakan mengirim proposal sponsorship kepada pihak yang kita sudah kenal sebelumnya Kirimkam maksimal 10 proposal untuk mendapatkan respon. Bila positip lanjutkan dan perbaiki bila ada yang kurang atau negosiasikan berdasarkan kebutuhan pihak sponsor. Event Management Jurusan DKV, UMN 2010 Lidia Evelina MM