MANAJEMEN & ORGANISASI

Presentasi berjudul: "MANAJEMEN & ORGANISASI"— Transcript presentasi:

1 MANAJEMEN & ORGANISASI

2 ARTI & FUNGSI MANAJEMEN
Manajemen = ilmu & seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan Fungsi manajemen perusahaan : Perencanaan 4. Pengkoordinasian Pengorganisasian 5. Pengawasan Pengarahan

3 Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :
Adanya keinginan, kebutuhan & informasi Mendorong orang/perusahaan utk melakukan suatu kegiatan Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan (apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?) Perencanaan

4 Siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerja, bagaimana wewenang & tanggungjawab, serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan pengorganisasian Mengarahkan & mendorong agar supaya karyawan bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan pengarahan

5 Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama
Dibutuhkan pengkoordinasian Utk menjaga agar penyimpangan2 dr rencana yg terjadi tdk terlalu jauh Diperlukan pengawasan/pengendalian Mencari kemungkinan tjd penyimpangan Mencegah agar tdk tjd penyimpangan

6 Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen
PERENCANAAN KEINGINAN & KEBUTUHAN PENGORGANISASIAN INFORMASI PENGARAHAN TUJUAN PENGKOORDINASIAN PENGAWASAN

7 B. JENJANG MANAJEMEN Manajemen puncak/eksekutif
Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2 Tugas : Menyusun rencana umum perusahaan Mengambil keputusan2 penting (produk baru, pengeluran saham,dll) Manajemen madya/manajemen administratif Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik Tugas : menyusun rencana operasi

8 Manajemen operasional/manajemen supervisori
Contoh : manajer operasional/kandang, mandor Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya

9 C. FUNGSI PERENCANAAN Bentuk2 perencanaan : Tujuan Policy / kebijakan
Semua orang/karyawan harus tahu tujuan dlm organisasi yg hendak dicapai Policy / kebijakan Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan Strategi Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat

10 Prosedur Aturan/rule Program
Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang Aturan/rule Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur Program Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu anggaran/budget

11 Kegunaan perencanaan :
Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang Mengarahkan perhatian pd tujuan Memperingan biaya Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan Langkah2 penyusunan perencanaan : Menetapkan tujuan Menyusun anggapan2 Menentukan berbagai alternatif tindakan

12 Mengadakan penilaian thd alternatif2 tindakan yg sudah dipilih
Mengambil keputusan Menyusun rencana pendukung misal : perusahaan ayam broiler merencanakan penambahan jumlah ayam mk perlu merencanakan juga jumlah karyawan tambahan, teknis pemeliharaan & perencanaan pemasaran

13 D. FUNGSI PENGORGANISASIAN
Fungsi pengorganisasian = suatu proses menciptakan hub. antara berbagai fungsi, personalia & faktor2 fisik agar semua pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat serta terarah pd suatu tujuan Hubungan2 yg timbul : Hub. Informal Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja Hub. di luar tugas Hub. tdk resmi

14 Hub. Formal Tanggung jawab Dilakukan dengan sengaja
Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar : Tanggung jawab Mrpkn kewajiban2 bg individu utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima

15 Faktor2 yg membatasi perencanaan :
Sulitnya mencari anggapan secara teliti Perubahan yg sangat cepat Kekakuan internal Dpt berupa : Kekakuan psikologis Kekakuan karena prosedur & kebijakan Kekakuan sumber daya & dana Kekakuan ekternal Waktu & biaya

16 Wewenang Pertanggungjawaban
Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu Pertanggungjawaban Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas

17 Pendelegasian wewenang
Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor : Latihan dr bawahan Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi hub.dg pimpinannya Pendelegasian wewenang Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti dpt menghindari tjdnya kesalahan2 Perencanaan Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan Teknik komunikasi

18 Dasar2 penggolongan bagian di dalam organisasi :
Didasarkan pd suatu angka Misal : pd organisasi militer Divisi IV, Kodam IV Diponegoro Didasarkan pd waktu Misal : tugas2 di pabrik berhub. dg jam kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = – 15.00, II = – 23.00 Didasarkan pd fungsi perusahaan Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn keuangan

19 Didasarkan pd luas daerah operasi
Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg berbeda2 Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak

20 Didasarkan pd jenis langganan
Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis langganan perusahaan : Karyawan tetap Karyawan freelance Karyawan kontrak/honorer Karyawan sukarela

21 Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan :
Fungsi pemasaran Fungi produksi Fungsi pembelanjaan Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp dg bertambah kompleksnya fungsi2 tsb, mk perlu ditangani orang lain. Hal tsb disebut “diferensiasi fungsi”

22 Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh seseorang
Kemampuannya Kemampuan bawahan Kompleksitas fungsi Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain Makin besar volume usaha, kompleksitas fungsi yg diperlukan utk melaksanakan kegiatan bertambah lebih cepat/besar.

23 Ada 3 macam struktur organisasi dasar : Struktur garis
Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah Menunjukkan suatu rangkaian kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh Struktur fungsional Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm perusahaan Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd organisasi

24 Struktur garis dan staf
Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya Struktur garis dan staf Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat2 Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.

25 E. FUNGSI PENGARAHAN Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir tindakan agar betul2 dilaksanakan. Prinsip pengarahan : Mengarah pd tujuan Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama Keharmonisan dg tujuan

26 Keharmonisan dg tujuan
Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap & harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan Kesatuan komando Penting utk menyatukan arah tujuan &tanggungjwb pd bawahan

27 Cara pengarahan : Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru Informasi dpt berupa : Tugas Tugas lain yg berhubungan Ruang lingkup tugas Tujuan dr tugas Delegasi wewenang Cara melaporkan Cara mengukur prestasi kerja Hub.antar masing2 tenaga kerja

28 Perintah Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan : Berhub.dg keadaan sesungguhnya Beralasan sesuai dg sarana, waktu, kemampuan personalia Lengkap Jelas, singkat & konsisten Nada perintah harus menstimulir orang utk melaksanakannya Berupa saran /bukan paksaan

29 Delegasi wewenang Perintah dpt berupa : Perintah umum & khusus
Perintah lisan & tertulis Perintah formal & informal Delegasi wewenang Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan

30 Motivasi Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan Motivasi positif = proses mempengaruhi orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll) Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.

31 Berbagai jenis motivasi positif : Pujian Pemberian informasi
Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya Pemberian informasi Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan Memperhatikan bawahan Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif Persaingan Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja lebih baik

32 Partisipasi Kebanggaan Delegasi kekuasaan
Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan Kebanggaan Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja Delegasi kekuasaan Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)

33 Uang Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif

34 F. FUNGSI KOORDINASI Merupakan usaha mensinkronkan serta menyatukan kegiatan dr sekelompok orang Usaha yg terkoordinir yaitu bila kegiatan2 itu harmonis, terarah & diintegrasikan menuju tujuan2 bersama

35 Utk melakukan koordinasi diperlukan : Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan apa yg harus dikerjakan meliputi urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja yg menanganinya juga kapan tugas harus selesai Sistem komunikasi komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2 kerja, formulir2

36 Informasi umpan balik Arus informasi yg memungkinkan faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu

37 G. FUNGSI PENGAWASAN Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar /rencananya, serta melakukan perbaikan2 bilamana tjd penyimpangan Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan Langkah2 pengawasan : Menciptakan standar Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil pekerjaan yg sudah dilakukan

38 Terdpt 2 bentuk : Standar kuantitatif terukur dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll Standar kualitatif tdk terukur Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg standar utk mengetahui seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah tjd Tindakan2 koreksi Utk memperbaiki & menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg tdk sesuai dg rencana /standarnya.

39 Syarat2 pengawasan yg baik :
Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan Mempunyai pandangan ke depan Obyektif, teliti & sesuai dg standar Luwes Serasi dg pola organisasi Mudah dimengerti Diikuti dg perubahan