PENYUSUTAN DAN PENILAIAN ARSIP

Presentasi berjudul: "PENYUSUTAN DAN PENILAIAN ARSIP"— Transcript presentasi:

1 PENYUSUTAN DAN PENILAIAN ARSIP
Disampaikan oleh : M. Nidzomuddin

2 Konsep Dasar Pengertian dan Jenis Organisasi
Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip Pengertian dan Jenis Organisasi Konsep Dasar

3 Pengertian Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat (file) yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali

4 Pengertian Intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

5 Pengertian Rekod adalah informasi terekam, dalam  berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima  dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi bisnis atau  dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas (Kennedy dan Schauder) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009)

6 Pengertian Penyusutan
Penyusutan merupakan proses mengkaji aktifitas organisasi untuk menentukan rekod apa yang harus disimpan dan berapa lama rekod harus disimpan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat (Australia Standar AS 4390–1996 dalam Kennedy dan  Schauder). Penyusutan arsip menurut PP no. 34 tahun 1979 dan UU no. 43 tahun 2009 adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

7 Pengertian Penyusutan Arsip
Ham (1993) dari Asosiasi Arsiparis Amerika Serikat, penyusutan adalah pemusnahan (destroying) arsip yang tidak mempunyai nilai guna, hukum, administratif, ataupun fiskal. Tetapi tidak semua arsip (dokumen) musnah, sebagian kecil (yang mempunyai kegunaan historis, riset) disimpan permanen.

8 Pengertian Dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan (volume) arsip atas dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip. Nilai Guna Arsip: nilai arsip berdasarkan kegunaanya bagi pengguna arsip Retensi Arsip : penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan pada nilai guna yang terkandung di dalamnya.

9 Cara Penyusutan Penyusutan arsip di instansi ada 2 cara, yakni: (1). mengacu pada Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan oleh organisasi, (2) mengacu pada Surat Edaran nomor 1 tahun 1981 yang dikeluarkan oleh ANRI, bagi instansi yang belum memiliki Jadwal Retensi Arsip. ( Keputusan ANRI No. 9 tahun 2000) Berdasarkan nonjadwal retensi

10 Tujuan penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 segi : Dari segi administrasi, tujuan penyusutan adalah : Menghindari pencampuradukan arsip aktif dan inaktif Menghemat biaya Menghemat tempat Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen dan penting Memudahkan mencari kembali arsip Memudahkan pengiriman ke arsip nasional

11 Tujuan Penyusutan Arsip
2. Segi Ilmiah. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para ilmuwan mengadakan penelitian, terutama arsip-arsip yang sudah mencapai masa statis.

12 Tujuan Penyusutan Arsip
Secara umum tujuan penyusutan antara lain Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip --- Penghematan Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-Benar Bernilai Guna --- Pendayagunaan Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Sosial --- Pengawasan & Penyelamatan bahan bukti Memenuhi persyaratan hukum

13 2 Jenis Penyusutan Jadwal penyusutan umum (general disposal schedules)
Berkaitan dengan rekod kantor public, misalnya kantor pemerintahan, akunting, layanan buildings, transoprtasi, rekod personal, rekod sekolah, rekod rumah sakit). Jadwal penyusutan rekod khusus. Contoh general disposal schedules dibuat oleh The Queensland State Archive, the Archives Authority of New South Wales, the Public Record Office Victoria, the State Archives of Western Australia merupakan pengembangan dari jadwal penyusutan pemerintahan daerah. Jadwal penyusutan rekod khusus (schedules specific to the records of a particular office). Merupakan rekod specialias yang terdapat pada fungsi unit bisnis organisasi. Rekod yang tercipta, diantaranya: a. Rekod keuangan dan akunting b. Akomodasi, property dan rekod administrative c. Rekod tender dan kontrak Rekod yang berhubungan dengan fungsi organisasi (Kennedy dan Schauder, 1998:82-89)

14 Cara Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah suatu tindakan yang dilakukan untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang menyebabkan rusak atau hilangnya suatu arsip. Tujuan perlindungan arsip adalah: Mengadakan penjagaan agar arsip tidak hilang Tidak mudah rusak Tidak jatuh ketangan orang yang tidak bertanggung jawab Tidak disalah gunakan oleh pihak lain untuk mencari keuntungan.

15 Pengertian Penilaian Penilaian menurut Maher merupakan proses penilaian arsip dalam memilih arsip mana yang akan di simpan dan dimusnahkan. Inti dari penilaian adalah keputusan untuk menilai dokumen. Ada 2 pendekatan dalam menilai arsip : (1) Macro-appraisal merupakan pendekatan top-down yakni menilai rekod pada level organisasi-pemerintah, bisnis, departemen atau unit dibandingkan pada file individu dokumen level. Pendekatan strateginya dengan menganalisis fungsi organisasi dan mengidentifikasi rekod yang mendukung fungsi organisasi akan disimpan, sedangkan rekod yang tidak mempunyai fungsi organisasi akan musnah (Williams).

16 (2) Analisis dasar rekod (record-based analysis): pendekatan bottom-up, penilaian berdasarkan kriteria nilai guna rekod. Konsep ini didasari pemikiran dari Theodore R. Schellenberg . Administrasi Pembuktian Nilai Guna Arsip Hukum Nilai Guna Primer Nilai Guna Sekunder Informasional Keuangan

17 Jadwal Retensi Arsip Jadwal Retensi Arsip menurut UU No. 43 tahun 2009, adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Manfaat Jadwal Retensi Arsip menurut Ira dkk adalah: (1) Pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informasi rekod, (2) Meghindari masalah hukum, (3) Melakukan efisiensi dalam menetapkan rekod yang sangat penting, (4) Menghemat tempat, dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini, (5) Mengidentifikasi rekod yang memiliki nilai permanen.

18 Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departemen Agama
Ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 111 tahun 1999 tertanggal 28 April 1999. Penyusunan JRA dilakukan dengan menginventarisasi arsip kegiatan-kegiatan kerja di lingkungan Departemen Agama, kemudian menuangkannya ke dalam suatu daftar yang dilengkapi dengan umur penyimpanannya. Penyusunan materi disesuaikan dengan pengelompokkan fasilitatif dan substantif .

19 Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departemen Agama
Ditetapkan berdasarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 111 tahun 1999 tertanggal 28 April 1999. Penyusunan JRA dilakukan dengan menginventarisasi arsip kegiatan-kegiatan kerja di lingkungan Departemen Agama, kemudian menuangkannya ke dalam suatu daftar yang dilengkapi dengan umur penyimpanannya. Penyusunan materi disesuaikan dengan pengelompokkan fasilitatif dan substantif .

20 Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Departemen Agama
1. Jadwal Retensi Arsip bidang administrasi umum, meliputi: Sub Bidang Organisasi Sub Bidang Perencanaan Sub Bidang Perlengkapan Sub Bidang Ketatausahaan Sub Bidang Hukum Sub Bidang Perkawinan Sub Bidang Hubungan Masyarakat Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Sub Bidang Bimbingan dan Penyuluhan Sub Bidang Haji Sub Bidang Pengawasan Sub Bidang Penelitian

21 Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Departemen Agama
2. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian, meliputi: Sub Bidang Pengadaan Sub Bidang Mutasi Sub Bidang Dispilin Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Penilaian Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Cuti Sub Bidang Pendidikan dan Pelatihan Sub Bidang Kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Pemberhentian/Pensiun Pegawai Negeri Sipil Sub Bidang Registrasi Sub Bidang Berkas Perorangan

22 Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Departemen Agama
3. Jadwal Retensi Arsip Bidang Keuangan meliputi : a. Sub Bidang Penyusunan Anggaran Anggaran rutin Anggaran pembangunan b. Sub Bidang Pelaksanaan Anggaran Bantuan Luar Negeri (BLN) Anggaran non budgeter Dokumen pengurusan barang bukan bendaharawan Tuntutan Pembendaharaan dan Tututan Ganti Rugi (TPTGB) c. Sub Bidang Pengawasan d. Sub Bidang Perhitungan Anggaran (PA)

23 No Jenis Arsip Retensi Penetapan
Contoh Bentuk Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama Sub Bidang Pendidikan dan Pengajaran Diambil dari Buku JRA di Lingkungan Departemen Agama No Jenis Arsip Retensi Penetapan Aktif Inaktif 1 Program Kegiatan pendidikan dan Pengajaran 1 tahun Permanen 2 Perumusan Kurikulum (GBPP) 3 Pengembangan Penyempurnaan Kurikulum 2 tahun 4 Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri 3 tahun Musnah 5 Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri 6 Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri Permanen (Barang tidak bergerak) 7 Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta