Metode Audit Mutu SPMI Seputar SPM-PT www.spm-pt.com.

Presentasi berjudul: "Metode Audit Mutu SPMI Seputar SPM-PT www.spm-pt.com."— Transcript presentasi:

1 Metode Audit Mutu SPMI Seputar SPM-PT

2 Metode Audit Lakukan kegiatan audit sesuai rencana.
Gunakan daftar pengecekan /check-list untuk menemukan fakta-fakta. Temukan fakta/ bukti dengan mengajukan pertanyaan secara sistematik. Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi. Aculah buku panduan mutu (MM, MP, IK, DP) saat mengaudit. Tetap menjaga hubungan baik dengan teraudit. Gagasan-gagasan abstrak/tanpa bukti tidak dapat diaudit.

3 Penyusunan Jadwal Audit
Hendaknya sesuai dengan lingkup audit. Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit. Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit. Jadwal audit harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit/auditee.

4 Opening Meeting... Rapat dipimpin oleh ketua tim auditor.
Ketua Tim memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit. Menjelaskan kajiulang tujuan dan lingkup audit. Menjelaskan kajiulang metode dan prosedur audit. Meminta persetujuan/kesepakatan jadwal audit. Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.

5 Opening Meeting (Lanjutan)
Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas. Mengkonfirmasi kerahasiaan. Mengkonfirmasi jadwal pertemuan penutupan. Menjelaskan klasifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.

6 Metode Proses Audit Wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab/PIC Melaksanakan kajiulang dokumen dan catatan-catatan yang ada. Mengamati pekerjaan-pekerjaan yang sedang berlangsung. Menguji masukan/input, proses, dan keluaran/output pekerjaan. Menguji sumber daya dan fasilitas.

7 Daftar Pengecekan… Membantu proses perencanaan audit.
Memberi panduan dalam wawancara yang sistematis. Memastikan memastikan kelancaran audit. Untuk diacu saat penyusunan laporan audit. Akan dibahas di bab Daftar Pengecekan

8 Contoh-Contoh Pertanyaan
Jelaskan seberapa jauh masalah audit mempengaruhi mutu produk atau proses? Jelasakan masalah audit terkait dengan kebutuhan pelanggan atau kriteria yang ditetapkan institusi? Bagaimana dokumen eksternal dikendalikan? Apakah sampel seperti ini hanya terdapat dalam bidang tertentu atau juga di bidang lain?

9 Metode Proses Audit Tambahan
Mintalah tenaga pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau Instruksi Kerja dan ujilah apakah pekerjaan dilaksanakan secara sesuai. Ujilah pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku Manual Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK). Pilihlah salah satu sampel proyek, kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak.

10 Metode Proses Audit Tambahan
Ujilah harapan atau keluhan pelanggan dan coba untuk melihat kecenderungan masalah. Pilihlah salah satu dokumen mutu yang ada, uji masukan/input dan keluaran/output, dan bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.

11 Penyaluran dan Penelusuran Lulusan
Pendekatan AMAI Pemeriksaan Langkah Maju Stakeholders R & D Perancangan Pengadaan Masukan Proses Pembelajaran Pengujian Penyaluran dan Penelusuran Lulusan Yudisium Wisuda

12 Penyaluran dan Penelusuran Lulusan
Pendekatan AMAI Pemeriksaan Langkah Mundur Stakeholders R & D Perancangan Pengadaan Masukan Proses Pembelajaran Pengujian Penyaluran dan Penelusuran Lulusan Yudisium Wisuda

13 Penting untuk dicek auditor
Otoritas dan tanggungjawab pekerjaan Dokumen sistem mutu (MM, MP, IK, DP) dan cara pengendalian kegiatan. Pengetahuan, ketrampilan dan pemahaman teraudit. Orang, piranti, sumber daya, dan fasilitas. Efisiensi dan efektivitas operasi proses Tindakan koreksi yang telah dilakukan

14 Pertemuan Pra-Closing Meeting
Dipimpin langsung oleh ketua Tim Auditor. Mengevaluasi temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar). Mengevaluasi dan melakukan kajiulang/review hasil audit. Menentukan tindakan yang akan dilakukan. Mengelompokkan jenis temuan (mayor, minor, observasi). Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar. Menyiapkan dokumen draft laporan akhir.

15 Closing Meeting Dibuka dan dipimpin oleh Ketua Tim Auditor
Menyampaikan ucapkan terimakasih pada organisasi. Perkenalkan ulang anggota tim audit. Berikan penjelasan singkat tentang proses audit yang telah dilakukan. Presentasikan hasil-hasil temuan, baik yang sudah sesuai, Observasi (OB) maupun ketidaksesuaian (KTS). Menyampaikan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan.

16 Closing Meeting (Lanjutan)
Menyepakati rencana tanggal tindakan perbaikan. Menjelaskan tindakan-tindakan selanjutnya. Mengulang pemeriksaan untuk sebagian yang tidak disetujui oleh teraudit. Menyerahkan salinan laporan ketidaksesuaian (KTS) kepada teraudit dan Pimpinan. Mencatat dan mendokumentasi persetujuan yang dicapai.

17 Seputar SPM-PT www.spm-pt.com
Terima Kasih Seputar SPM-PT