MENGURUS DAN MENJAGA SISTEM DOKUMEN

Presentasi berjudul: "MENGURUS DAN MENJAGA SISTEM DOKUMEN"— Transcript presentasi:

1 MENGURUS DAN MENJAGA SISTEM DOKUMEN
HOME TUJUAN INDIKATOR MATERI MENGURUS DAN MENJAGA SISTEM DOKUMEN

2 HOME TUJUAN TUJUAN Tujuan akhir pembelajaran Kompetensi Dasar 3 Mengurus dan Menjaga Dokumen adalah, Peserta didik dapat mengindeks nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang berlaku. INDIKATOR MATERI

3 HOME INDIKATOR TUJUAN Indikator pembelajaran Kompetensi Dasar 3 Mengurus dan Menjaga Dokumen adalah, Dapat mengindeks nama orang dan perusahaan sesuai peraturan yang berlaku. INDIKATOR MATERI

4 MATERI HOME TUJUAN INDIKATOR MATERI Pengertian Kegunaan Syarat-syarat
Mengurus dan Menjaga Sistem Dokumen A. Indeks B. Mengindeks Nama Orang dan PerusahaanSlide 9 C. Peraturan Mengindeks INDIKATOR Mengindeks nama Orang & Perusahaan MATERI Pengertian Peraturan Mengindeks Nama orang Kegunaan Mengindeks Nama Orang Asing Syarat-syarat Peraturan Mengindeks Nama Perusahaan & Organisasi

5 A. Mengindeks Nama Orang dan Perusahaan
MATERI Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap/ caption yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang , nama badan, nama masalah, nama tempat, atau angka tergantung dari sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal (ID) dari suatu warkat yang disimpan, sehingga kata tangkap dipilih berdasarkan sistem penyimpanan yang digunakan. Jika menggunakan sistem penyimpanan sistem abjad (alphabetical filling sytem) , yang menjadi kata tangkapadalah nama orang atau nama badan/ lembaga/ perusahaan/ organisasi. Oleh karena itu, yang diindeks adalah nama orang atau organisasi. Cont...

6 A. Mengindeks Nama Orang dan Perusahaan
MATERI Lanjutan. . . 2. Jika menggunakan penyimpanan sistem subyek (subjectical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama masalah / subyek dari surat atau arsip yang disimpan. 3. Jika menggunakan penyimpanan sistem tanggal (cronological filling system) , yang menjadi kata tangkap adalah tanggal surat dari suatu arsip yang disimpan. 4. Jika menggunakan penyimpanan sistem wilayah (geografical filling system), yang menjadi kata tangkap adalah nama tempat / daerah/ wilayah dari surat yang disimpan. 5. Jika menggunakan penyimpanan sistem nomor (numerical filling system ) , yang menjadi kata tangkap adalah nomor urut yang terdapat pada buku arsip. Cont...

7 A. Mengindeks Nama Orang dan Perusahaan
MATERI Lanjutan... Selain istilah mengindeks dan kata tangkap, ada istilah lain yaitu unit. Unit adalah bagian terkecil dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. Masing-masing unit dari kata tangkap ditentukan oleh peraturan mengindeks. Hal ini sangat penting dalam menyusun urutan abjad yang berpatokan kepada unit demi unit dan huruf demi huruf.

8 B.1 Peraturan Mengindeks Nama Orang
MATERI Nama Orang Indonesia Nama orang terdiri dari dua macam, yaitu nama tunggal dan nama ganda (lengkap). Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu unit, contoh: Fitriana, Nafngan, dan Sutirman. Nama ganda (lengkap) adlah nama yang terdiri dari dua unit atau lebih, contoh: Yuliana Nurtaningsih, Abdullah Idi, dan Burhanudin Jusuf Habibie. Perhatikan nama Baharudin Jusuf Habibie, Burhanudin merupakan nama depan (first name) Jusuf merupakan nama tengah (Middle name) Habibie merupakan nama akhir (Last name) Nama akhir dapat berupa: Nama marga (contoh: Siregar) Nama keluarga ( contoh: Soekarno) Nama sendiri (contoh: Nurtaningsih pada Yuliana Nurtaningsih)

9 C.1 Peraturan Mengindeks Nama Orang
MATERI C.1 Peraturan Mengindeks Nama Orang a. Nama tunggal diindeks seperti nama itu ditulis. Contoh: Crisnandi, Setyo Crisnandi = Kode Abjad Cr b. Nama ganda atau nama lengkap diindeks dari belakang. Contoh: Aryo Wibisono = Kode Abjad Wi c. Jika nama yang diindeks menggunakan gelar, maka yang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. d. Nama yang menggunakan singkatan , baik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu kepanjangannya. Contoh: BJ. Habibie = Ha Cont . . .

10 C.1 Peraturan Mengindeks Nama Orang
MATERI C.1 Peraturan Mengindeks Nama Orang Lanjutan . . . e. Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali), diindeks lebih dulu nama diri, kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. Contoh: I Wayan Widodo = Wi

11 2. Mengindeks Nama Orang Asing
MATERI Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama aslinya, kecuali nama orang China dan Korea (nama keluarga terletak di depan). Contoh: William Jefferson Clinton = Cl Liem Swie King = Li b. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap sebagai satu unit. Contoh: John Lee-Barry = Lee c. Nama yang memakai awalan nama keluarga (De, Da, de, Du, Del, Des, Di, Fitz, dan lain-lain) dalam mengindeks tidak terpisah dari nama keluarga sebagai unit pertama. Tetapi dalam memberi kode, awalannama keluarga tersebut diabaikan . Contoh: Leonardo da Vinci = Vi d. Nama yang memakai seniority (Sr, Jr, I, II, II) dalam indeks diletakkan pada unit terakhir. Contoh: John F. Kennedy, Jr = Ke

12 3. Peraturan Mengindeks Nama Perusahaan dan Organisasi
MATERI Untuk perusahaan, diindeks terlebih dahulu kata yang penting, kemudian jenis badan hukumm atau kegiatannya. Cotoh: PT. Unilever Indonesia = Un Untuk perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatannya dipanjangkan dahulu, kemudian diindeks. Tetapi untuk nama perusahaan yang lebih terkenal dengan akronimnya (singkatan), dapat diindeks dengan akronim tersebutselanjutnya diberi tunjuk silang. b. Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama tersebut, angka itu diindeks satu unit. Contoh: Toko 234 = Du c. Nama perusahaan yang memakai tanda penghubung sepertidari, dan, pada, of, and, dan sebagainya, tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempatkan di antara dua tanda kurung. Contoh: Modern Fashion and Make-Up = Mo Continue . . .

13 3. Peraturan Mengindeks Nama Perusahaan dan Organisasi
MATERI Lanjutan . . . d. Nama badan usaha yang bergerak di bidang pendidikan seperti sekolah, akademi, dan universitas diletakkan pada akhir. Contoh: Universitas Negeri Yogyakarta = Yo e. Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut. Sifat organisasi, seperti departemen, kantor, jawatan, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir. Contoh: Lembaga Administrasi Negara = Ad f. Nama organisasi/ perhimpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhimpunan, partai, dan lain-lain ditempatkan pada unit terakhir. Contoh: Himpunan Mahasiswa Indonesia = Ma

14 Terimakasih