Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Pengembangan Program 16-17 Februari 2007 disampaikan pada Pelatihan Penyusunan Proposal 1/12/2015PHK Institusi TA-20081.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Pengembangan Program 16-17 Februari 2007 disampaikan pada Pelatihan Penyusunan Proposal 1/12/2015PHK Institusi TA-20081."— Transcript presentasi:

1

2 Pengembangan Program Februari 2007 disampaikan pada Pelatihan Penyusunan Proposal 1/12/2015PHK Institusi TA-20081

3 Gambaran Besar Perencanaan Institusi 1/12/2015PHK Institusi TA Situasi Sekarang langkah maju Situasi mendatang Kualitas Waktu

4 Proses Pengembangan Institusi 1/12/2015PHK Institusi TA tanpa evaluasi diri (ED) dengan ED dan sumberdaya dari institusi sendiri dengan ED dan tambahan dana dari pihak luar Situasi Sekarang Situasi Mendatang Kualitas Waktu

5 Tahapan Seleksi Proposal 1/12/2015PHK Institusi TA Proposal Awal 1. Satu Proposal Awal yang diusulkan oleh institusi. 2. Proses seleksi Proposal Awal oleh reviewer. Proposal Lengkap 3. Satu Proposal Lengkap yang diusulkan oleh institusi. 4. Proses seleksi Proposal Lengkap oleh reviewer. 5. Evaluasi Lapang oleh reviewer. 6. Penentuan penerima hibah.

6 Proposal Awal Konsep penyusunan proposal 1/12/2015PHK Institusi TA-20085

7 Rencana Awal Program Pengembangan Tema Terpilih Unit Terpilih Konsep Penyusunan Proposal Awal 1/12/2015PHK Institusi TA Situasi Sekarang Situasi Mendatang langkah maju Posisi (Data) Analisis Situasi Kesimpulan Ringkasan Evaluasi Diri Institusi (Bab 2) Visi Misi Tujuan Institusi Ringkasan Renstra Institusi (Bab 1) Rancangan Global Program Pengembangan (Bab 3) langkah strategis

8 Tema dalam PHK /12/2015PHK Institusi TA  Tema A  Tema A: Peningkatan kapasitas institusional dan mutu manajemen perguruan tinggi.  Peningkatan mutu manajemen perguruan tinggi yang mencakup seluruh aspek manajemen pada setiap jenjang organisasi  Tema B  Tema B: Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi Program Studi.  Peningkatan mutu, relevansi dan efisiensi program studi  Relevansi: kesesuaian antara program yang diselenggarakan dengan kebutuhan nasional dan global  Efisiensi: pemanfaatan sumberdaya secara hemat dan bertanggung jawab  Tema C  Tema C: Pengembangan program unggulan perguruan tinggi  Pengembangan program unggulan yang memiliki daya saing di tingkat internasional

9 Format Proposal Awal 1/12/2015PHK Institusi TA Halaman judul/cover 2. Halaman identifikasi 3. Halaman pengesahan 4. Daftar isi 5. Ringkasan eksekutif 6. Bab 1: Ringkasan rencana strategis pengembangan institusi 7. Bab 2: Ringkasan laporan evaluasi diri di tingkat perguruan tinggi 8. Bab 3: Rancangan global program pengembangan 9. Lampiran, berisi data dan informasi pendukung yang relevan dengan isi proposal

10 Bab 3. Rancangan global program pengembangan 1/12/2015PHK Institusi TA  Penetapan tema program dan rasional atas pemilihan tema dan unit internal yang dilibatkan.  Rancangan global program ini harus mencantumkan secara ekplisit kaitan program yang diusulkan dengan hasil evaluasi diri tingkat institusi.  Deskripsi ringkas program pengembangan untuk masing- masing tema yang diajukan:  Latar belakang singkat.  Tujuan.  Bagaimana program akan dilaksanakan, termasuk unit atau program studi dimana aktivitas ini akan diterapkan.  Bagaimana sumberdaya akan dimanfaatkan.  RAB belum perlu disajikan pada Proposal Awal.  Catatan: Ditulis dalam bentuk narasi, bukan hanya pointers atau judul-judul aktivitas.

11 Proposal Lengkap Konsep penyusunan proposal 1/12/2015PHK Institusi TA

12 Aktivitas 1, 2, …, n Sumberdaya yang dibutuhkan Kebutuhan Dana Proposal Lengkap Konsep Penyusunan Proposal Lengkap 1/12/2015PHK Institusi TA Situasi Sekarang Situasi Mendatang langkah maju Posisi (Data) Analisis Situasi Kesimpulan Ringkasan Analisis Evaluasi Diri (Bab 3) Visi Misi Tujuan Institusi Rasional & Konteks (Bab 1) langkah strategis Outcome & Impact Indikator Kinerja Utama Usulan Program Pengembangan Usulan Program Pengembangan (Bab 4) Mekanisme Pelaksanaan (Bab 2) Indikator Kinerja Utama (Bab 5) Indikator Kinerja Aktivitas

13 Struktur Usulan Program Pengembangan 1/12/2015PHK Institusi TA Usulan Program Pengembangan disusun menurut struktur sebagai berikut:

14 Struktur Proposal Lengkap 1/12/2015PHK Institusi TA Halaman judul/cover 2. Halaman identifikasi 3. Halaman pengesahan 4. Daftar isi 5. Ringkasan eksekutif 6. Bab 1: Rasional dan konteks 7. Bab 2: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di Perguruan Tinggi 8. Bab 3: Ringkasan Laporan evaluasi diri 9. Bab 4: Usulan program pengembangan 10. Bab 5: Indikator kinerja utama 11. Bab 6: Rekapitulasi Anggaran 12. Lampiran. 13. Laporan lengkap hasil evaluasi diri (dijilid terpisah)

15 Bab 2: Mekanisme pelaksanaan kegiatan di PT 1/12/2015PHK Institusi TA  Dalam bab ini dijelaskan tentang fungsi dan struktur unit pelaksana program:  Penjelasan tentang organisasi pelaksanaan kegiatan, baik di tingkat institusi maupun di tingkat unit internal yang dilibatkan.  Mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal.  Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan.  Sistem pengadaan barang dan jasa yang terkait dengan pelaksanaan program.

16 Bab 4: Usulan Program Pengembangan 1/12/2015PHK Institusi TA  Berisi penjelasan masing-masing Tema program pengembangan dan unit internal terkait yang diusulkan.  Deskripsi rinci dari aktivitas yang akan diusulkan harus mengacu dan mencantumkan secara eksplisit acuan ke hasil evaluasi diri rinci dari unit internal terkait.

17 Karakteristik Aktivitas 1/12/2015PHK Institusi TA  Pelaksanaan aktivitas merupakan upaya untuk mencapai tujuan spesifik.  Jika seluruh aktivitas dapat dilaksanakan dengan baik, maka indikator kinerja utama diharapkan dapat dicapai.  Aktivitas harus dideskripsikan dengan jelas, memberi keyakinan bahwa efektif untuk mencapai tujuan.  Aktivitas harus koheren antara satu dengan yang lainnya.  Tidak boleh ada tujuan yang bertentangan.

18 Rincian Aktivitas 1/12/2015PHK Institusi TA  Judul Aktivitas 1  Latar belakang  Rasional  Tujuan  Mekanisme dan Rancangan  Jadwal Pelaksanaan  Indikator kinerja  Sumberdaya dan dana yang dibutuhkan  Keberlanjutan  Unit terkait  Penanggungjawab  Judul Aktivitas 2  dst

19 Latar Belakang 1/12/2015PHK Institusi TA evaluasi diri unit internal terkait  Mengacu kepada hasil evaluasi diri unit internal terkait yang telah dilakukan: evaluasi diri o sebutkan masalah, kesimpulan dari evaluasi diri yang terkait dengan kegiatan ini, evaluasi diri o sebutkan “bab dalam evaluasi diri yang terkait dengan kegiatan ini.”  Kesalahan umum: o Tidak terkait dengan Evaluasi Diri, masalah tiba-tiba muncul (tanpa justifikasi yang jelas). o tidak spesifik menyatakan akar masalah yang ingin diselesaikan.

20 Rasional 1/12/2015PHK Institusi TA  Alasan-alasan serta sebab-sebab mengapa kegiatan ini dilakukan. Latar Belakang Tujuan  Jelaskan keterkaitan antara Latar Belakang dengan Tujuan. Latar Belakang  Jelaskan bagaimana aktivitas yang direncanakan dapat menyelesaikan masalah- masalah yang disebut dalam Latar Belakang.  Kesalahan umum:  Argumentasi tidak meyakinkan.  Hanya menjelaskan tujuan tanpa mengaitkan dengan Latar Belakang.

21 Tujuan 1/12/2015PHK Institusi TA  Tujuan harus spesifik, terukur dan dapat dicapai sesuai jadwal.  Kaitkan tujuan ini dengan tujuan utama institusi.  Sebutkan outcomes yang dikehendaki.  Kesalahan umum:  terlalu umum; misal peningkatan kualitas lulusan,  merupakan mekanisme, bukan tujuan; misal peningkatan keterlibatan mahasiswa dalam penelitian,  tidak terkait dengan masalah yang disampaikan pada latar belakang,  tidak konsisten dengan tema aktivitas.

22 Mekanisme dan Rancangan 1/12/2015PHK Institusi TA  Jelaskan rincian, tahapan, bagaimana aktivitas ini akan dilaksanakan.  Jelaskan sub-aktivitas yang akan dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.  Fokuskan kepada pencapaian indikator kinerja terkait.  Kesalahan umum:  Menjelaskan investasi, bukan aktivitas.  Berupa pointers (tidak ada deskripsi).  Tidak terkait dengan tujuan.  Deskripsi kompleks, berputar-putar dan sulit dimengerti.

23 Jadwal Pelaksanaan 1/12/2015PHK Institusi TA  Tentukan rincian jadwal untuk tiap sub- aktivitas.  Rencanakan rincian jadwal yang realistis.  Sajikan jadwal tahunan selama waktu proyek (3 tahun).  Kesalahan umum:  Jadwal tidak sesuai dengan mekanisme dan rancangan yang diusulkan.  Berisi jadwal investasi.

24 Indikator Kinerja 1/12/2015PHK Institusi TA  Sebutkan target langsung dari aktivitas, setiap tahun selama program berlangsung.  Indikator mengukur ketercapaian tujuan dari aktivitas yang dilaksanakan.  Harus terukur baik kuantitatif atau kualitatif  Indikator kinerja di awal program (Tahun 2007) disajikan pula, sebagai acuan melihat kemajuan yang dirancang.  Jelaskan cara mengukur masing-masing indikator kinerja.  Sajikan baik indikator utama maupun tambahan.  Kesalahan umum:  Tidak terkait atau relevan dengan tujuan atau aktivitas.  Menggunakan indikator utama; besar kemungkinan indikator utama tidak akan dicapai oleh hanya satu aktivitas.

25 Sumberdaya yang dibutuhkan 1/12/2015PHK Institusi TA  Sebutkan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas.  Kaitkan antara sumberdaya dengan sub-aktivitas dalam “Mekanisme dan Rancangan.”  Prakirakan dana yang dibutuhkan untuk masing-masing sumberdaya diatas.  Pendanaan ganda untuk satu aktivitas harus dihindari.  Jumlah dana total yang dibutuhkan merupakan jumlah RAB masing-masing aktivitas bukan jumlah yang dibuat mendekati pagu maksimum dana tersedia.  Kesalahan umum:  Tidak relevan dengan aktivitas; peralatan yang tidak relevan atau tidak perlu.  Tidak efisien; mengirim 10 staff untuk training materi yang sama.

26 Keberlanjutan 1/12/2015PHK Institusi TA  Jelaskan bagaimana aktivitas ini dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Bagaimana rancangan integrasi ke unit-unit rutin.  Aspek dana untuk mendukung aktivitas ini perlu dibahas.  Hint: … ada aktivitas yang dapat masih terus berlangsung tanpa perlu dana dalam jumlah besar …  Kesalahan umum:  Menyederhanakan dan terlalu fokus pada aspek finansial.  Hanya mendeskripsikan kondisi-kondisi yang harus ada supaya keberlanjutan tercapai.

27 Unit Terkait 1/12/2015PHK Institusi TA  Sebutkan unit atau program studi dimana aktivitas ini akan diterapkan, sesuai dengan masalah yang diungkap dalam evaluasi diri.

28 Penanggung Jawab 1/12/2015PHK Institusi TA  Setiap aktivitas harus ada minimal seorang penanggung jawab.  Penanggung jawab harus menguasai aktivitas yang diusulkan.  Bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas.  Kesalahan umum:  Penanggung jawab aktivitas tidak menguasai aktivitasnya.

29 Tips penyusunan aktivitas pada Proposal Lengkap 1/12/2015PHK Institusi TA

30 Karakteristik Aktivitas yang baik 1/12/2015PHK Institusi TA Didasarkan pada hasil evaluasi diri yang komprehensif Memenuhi misi dan tujuan institusi Jelas dan komprehesif Dari Latar Belakang sampai dengan Keberlanjutan jelas keterkaitannya Feasible RAB, sumberdaya, jadwal saling sesuai. Berlanjut Adanya perbaikan yang sistematis dan Terciptanya kebiasaan-kebiasaan baik

31 Penyusunan Aktivitas What: What: Apa tujuan kegiatan? Apa dampak kegiatan? Why: Why: Mengapa kegiatan ini diadakan? Mengapa kegiatan ini penting? When: When: Kapan kegiatan ini dimulai? Kapan kegiatan ini berakhir? How: How: Bagaimana kegiatan ini dimulai? Bagaimana sumberdaya dikerahkan? Where: Where: Dimana (dalam struktur organisasi) kegiatan akan dilaksanakan? (unit organisasi mana yang paling terlibat ?) Who: Who: Siapa yang berperan kunci (key-actors) dalam kegiatan ? 1/12/2015PHK Institusi TA

32 1/12/2015PHK Institusi TA Process Rincian Aktivitas Latar belakang, Rasional, Tujuan,  Mekanisme dan Rancangan,  Indikator kinerja,  Sumberdaya dan dana yang dibutuhkan, jadwal Pelaksanaan, Keberlanjutan, Penanggungjawab Catatan: SP  sub-proses, sub-kegiatan;  sub-proses terpilih;  sumberdaya dan dana yang dibutuhkan harus sesuai dengan komponen proyek yang diijinkan. Input/ Resources Output Outcomes    SP

33 Contoh Tema A Tema A: Kapasitas institusi dan manajemen PT Issues dalam Evaluasi Diri KRS dan KHS selalu terlambat karena aliran data tidak lancar dan belum tertata Program Penataan lalulintas data akademik yang melibatkan unit-unit terkait. 1/12/2015PHK Institusi TA

34 Contoh Tema B Tema B: Mutu, relevansi dan efisiensi Issues dalam Evaluasi Diri Masa studi tinggi, proporsi mahasiswa mengulang tinggi Daya saing rendah karena kurangnya keahlian dan softskills Industri lokal mengharapkan universitas meningkatkan layanan Program: Pengembangan metode pengajaran inovatif Mengintegrasikan softskills ke dalam kurikulum Peningkatan riset terapan 1/12/2015PHK Institusi TA

35 Jadwal Pelaksanaan jadwal pelaksanaan dirancang sesuai dengan aktivitas, jika diperlukan jadwal multi-tahun dapat diakomodasikan, bukan jadwal pengadaan barang. PHK Institusi TA /12/2015

36 Indikator Kinerja 1/12/2015PHK Institusi TA indikator kinerja yang dimaksud di sini bukan prestasi fisik pengadaan barang, melainkan indikator pencapaian tujuan dari aktivitas terkait. prestasi fisik dan keuangan dilaporkan pada formulir yang berbeda. Capaian indikator kinerja dilaporkan pada saat monitoring dan evaluasi. baseline target capaian target capaian target capaian

37 Tabel RAB Aktivitas Untuk setiap sumberdaya yang dibutuhkan dari masing-masing aktivitas sajikan: Jumlah dana yang diperlukan Komponen Biaya mengacu kepada Panduan PHK 2008 Bab VI PHK Institusi TA /12/2015 Formulir Keuangan 1:Formulir ini digunakan untuk menyusun sumber daya yang dibutuhkan pada tiap aktivitas No. Tahun/Mekanisme & Rancangan Komponen Pembiayaan (Ribu Rp.)Total Ribu Rp. Tahun Mekanisme & Rancangan 1 2 Mekanisme & Rancangan 2 …... n Mekanisme & Rancangan n Tahun Mekanisme & Rancangan 1 2 Mekanisme & Rancangan 2 …... n Mekanisme & Rancangan n Tahun Mekanisme & Rancangan 1 2 Mekanisme & Rancangan 2 …... n Mekanisme & Rancangan n Total Usulan Anggaran

38 Perencanaan merupakan usaha seluruh institusi 1/12/2015PHK Institusi TA Tujuan Institusi Rencana Laporan Evaluasi Diri Visi Misi Indikator Kinerja Dana PHK 2008 Tujuan Dana Pemda Tujuan Bantuan Hibah Asing Tujuan Situasi Sekarang Situasi Mendatang langkah maju


Download ppt "Pengembangan Program 16-17 Februari 2007 disampaikan pada Pelatihan Penyusunan Proposal 1/12/2015PHK Institusi TA-20081."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google