Upload presentasi
Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu
1
Pengelolaan Proyek Sistem Informasi
Contoh-contoh Soal
2
Mengapa perlu mempelajari manajemen tentang proyek SI?
Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% proyek dibatalkan sebelum selesai Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih dari 189% perkiraan asli mereka Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk proyek perangkat lunak yang diselesaikan tepat waktu Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun untuk proyek setiap tahun Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan hampir $ 90,000 per tahun
3
Pengertian proyek dan manajemen proyek
Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu, dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol Contoh Proyek: Membuat desain baru kendaraan di zaman sekarang Mengembangkan produk baru Membangun sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan Membuat perubahan dalam struktur organisasi
4
Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan). Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasilkan produk atau jasa yang identik Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholder) dari proyek tersebut
5
Apabila fungsi - fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan jelas dan terstruktur, maka tujuan akhir dari sebuah proyek akan mudah terwujud, yaitu: Tepat waktu Tepat kuantitas Tepat kualitas Tepat biaya sesuai dengan biaya rencana Tidak adanya gejolak sosial dengan masyarakat sekitar
6
Kerangka kerja dan area knowledge manajemen proyek
Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek Konteks manajemen proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana proyek tersebut beroperasi
7
Rangkaian proses manajemen proyek menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan diantaranya: Pengelolaan waktu proyek - termasuk memperkirakan berapa lama memakan waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima, dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut Pengelolaan lingkup proyek - termasuk menentukan dan mengelola semua kerja yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek
8
Pengelolaan biaya proyek - terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya untuk proyek
Pengelolaan resiko - termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon resiko yang terjadi di dalam proyek SDM proyek – memperhatikan efektifitas dari orang yang terkait dengan proyek itu Project integration management - mempengaruhi dan dipengaruhi oleh 8 area pengetahuan lainnya
9
Gambaran sistem dari manajemen proyek
Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin membiasakan diri menghadapi masalah-masalah maupun kerumitan yang ditemui sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama-lama akan berkurang Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan
10
Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran
11
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus
Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal
12
Jumlah tingkatan hirarki:
Ukuran (size): Makin besar akan semakin kompleks, impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan Ukuran menciptakan dilema Tak ada yang tahu ukuran yang optimum Jumlah tingkatan hirarki: Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal, sebaiknya tak terlalu banyak Perhatikan efektifitas komunikasi Struktur kewenangan: Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi Siapa saja yang termasuk dalam struktur Bila hanya satu orang bisa timbul kesulitan Pendelegasian wewenang
13
Struktur status dan prestis:
Struktur komunikasi: Variabel yang terpenting Dari puncak hirarki sampai ke paling bawah Juga perlu diperhatikan komunikasi horizontal Struktur tugas: Sama dengan struktur peranan Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya Apakah semua pekerjaan terbagi habis Apakah semua anggota mendapat peranan Struktur status dan prestis: Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi Apakah prestis terbagi secara merata Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota
14
Jarak psikologis: Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan) Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarki menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal efektif/tidak
15
Fungsi kerja manajemen proyek
Menentukan lingkup proyek Mengidentifikasi stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur Mengembangkan daftar tugas rinci Perkiraan waktu yang diperlukan Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal Laporan status proyek Mengelola perubahan proses kontrol Evaluasi proyek yang diperlukan
16
Karakteristik Dari Manajer Proyek Yang Efektif dan Tidak Efektif
Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain: Inovasi dan menjaga stabilitas Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan Mendorong individu tetapi juga menekan tim Campur tangan atau tidak Fleksibel tapi ketat Loyalitas tim dan loyalitas organisasi
17
Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri
18
Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif, diantaranya adalah: Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan
19
Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003) Toleransi yang tinggi terhadap stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang dibebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan
20
Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan besar jika Menganggap Anda sudah selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya akan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan
21
Fase dari proyek perangkat lunak
Definition Analysis Design Programming System Test Acceptance Operation
22
Aktifitas pada fase definisi
Pertama Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN) Kedua Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak. Jika keputusannya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian mengenai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi)
23
Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini. Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Team (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan
24
Ketiga Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraan-perkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas
25
Kapan kita dapat berhenti merinci kegiatan pada saat membuat Rincian Struktur Tugas (WBS)
Beberapa orang (atau grup dari sebuah proyek besar) dapat diberikan tanggung jawab untuk melakukan tugas atau menyelesaikan kegiatan-kegiatan yang dilibatkan Anda dapat memperoleh perkiraan (berupa orang atau hari) secara garis besar sebagai upaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terlibat. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi tanggung jawab pada setiap orang Anda dapat menjadwalkan tugas Tugas-tugas tersebut harus singkat dan dapat diselesaikan
26
Kegunaan Proposal Sebuah proposal mempunyai 3 kegunaan, yaitu:
Berisi perkiraan tim proyek, mulai dari biaya proyek sampai dengan tanggal pengiriman proyek Untuk proyek eksternal, dokumen hukum formal menunjukkan outline tim proyek untuk memberikan pelayanan yang diperlukan Sebagai alat penjualan. Proposal yang berisi usulan proyek akan dijual untuk mendapatkan keuntungan
27
Jenis kontrak Kontak harga tetap: Kontrak Harga Tambahan:
Manajer Proyek dapat menghitung biaya kasar untuk tenaga kerja, dengan cara mengalikan jumlah tenaga kerja per-hari dengan rata-rata biaya per-hari Kontrak Harga Tambahan: Mencakup biaya operasi, sewa, administrasi pekerja, dan keuntungan. Untuk itu anda harus menambahkan biaya tetap, seperti computer time, sewa peralatan khusus, biaya tak terduga, dan sebaginya Biaya tetap harus dirinci oleh setiap estimator untuk kegiatan utamanya
28
Langkah pemrograman Rencana Penggabungan Mendisain Modul
Telusuri Disain Modul Rencana Bagaimana Menguji Modul Kode Setiap Modul Menguji Modul Menguji Level Terendah dari Integrasi Menyimpan Semua Hasil Pengujian Memulai Dokumentasi User
29
Request for Proposal (RFP)
Tujuan utama dari Request For proposal (RFP) adalah mengkomunikasikan persyaratan dan feature yang diinginkan kepada penjual yang prospektif Persyaratan dan feature yang diinginkan harus dikategorikan sebagai mandatory (wajib dilengkapi oleh penjual), sangat penting, atau dipertimbangkan (tidak wajib) Persyaratan juga diklasifikasikan ke dalam dua kriteria: memuaskan kebutuhan kita dari sistemnya dan memuaskan kebutuhan kita dari penjualnya (misalnya pelayanan)
30
Perbedaan analisis sistem dengan perancangan sistem
Analisis: mempelajari sistem untuk mendapatkan fakta dan data yang relevan menganalisa permasalahan serta menentukan kebutuhan dari pengguna Sasaran analis adalah menentukan apa yang harus dikerjakan dan dihasilkan, sistem designer menentukan bagaimana mencapai sasaran tersebut
31
Empat langkah yang ada pada fase pertama
Fase pertama: Melakukan investigasi awal Melakukan analisis awal, Anda perlu mencari apa yang menjadi tujuan organisasi dan sifat serta cakupan masalah, selanjutnya melihat apakah masalah yang dipelajari cocok dengan tujuan tersebut Mengajukan solusi-solusi alternative. Solusi-solusi alternative bisa diperoleh dengan mewawancarai orang dalam organisasi, klien atau pelanggan yang terpengaruh oleh system, pemasok dan konsultan
32
Mendeskripsikan biaya dan keuntungan , anda perlu mendaftarkan biaya maupun keuntungan secara terperinci. Biaya akan tergantung dari keuntungan yang bisa menawarkan penghematan. Menyerahkan rencana awal, Semua yang anda temukan digabung dalam suatu laporan tertulis, pembaca laporan ini bisa saja eksekutif yang punya wewenang untuk memutuskan dan menjalankan proyek. Anda harus mendeskripsikan solusi-solusi potensial, biaya, dan keuntungan dan memberikan rekomendasi bagi Anda
33
Tiga langkah dalam fase kedua
Fase kedua: Menganalisis sistem Tujuan dari fase kedua ini adalah mengumpulkan data, menganalisis data, dan menuliskan laporan. Dalam fase ini, Anda akan mengikuti arahan dari pihak manajemen setelah mereka membaca laporan (fase pertama). Pihak manajemen memberi perintah untuk menganalisis atau mepelajari sistem yang sudah ada untuk memahami perbedaan sistem baru dengan sistem yang sudah ada
34
Mengumpulkan data, dalam upaya mengumpulkan data, anda akan meninjau dokumen tertulis, mewawancarai pegawai dan manajer, membuat kuesioner dan mengobservasi proses-proses di tempat kerja Menganalisa data, data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis. Ada banyak piranti analitik yang dapat dipakai, piranti pemodelan memungkinkan analisis system menampilkan representasi system dalam bentuk gambar, misal data flow diagram atau diagram aliran data. Dan Perangkat CASE (Computer Aided Software Engineering) adalah program yang mengotomatisasi berbagai aktivitas SDLC. Contoh programnya ialah Analyst Pro, Visible Analyst dan System Architect
35
Menulis laporan, perlu membuat laporan setelah selesai melakukan analisis. Ada 3 bagian, yang pertama, harus menjelaskan cara bekerja system yang sudah ada. Kedua, harus menjelaskan masalah-masalah pasa system yang ada. Ketiga harus mendeskripsikan ketentuan-ketentuan untuk system baru dan memberikan rekomendasi tentang apa yang akan dilakukan selanjutnya
36
Tiga langkah pada fase ketiga
Fase ketiga: Mendesain sistem Membuat desain awal, desin awal mendeskripsikan kapabilitas fungsional secara umum dari sistem informasi yang diusulkan. Perangkat yang digunakan pada fase ini adalah perangkat CASE dan perangkat lunak managemen proyek. Prototyping juga digunakan pada tahap ini,prototyping ialah pengguna workstation, perangkat CASE dan aplikasi perangkat lunak lain untuk membuat model kerja dari komponen system sehingga system baru bisa segera diuji dan dievaluasi. Jadi prototype adalah system dengan kemapuan kerja terbatas yang dikembangkan untuk menguji konsep-konsep desain
37
Membuat desain yang detail, desain yang detail menggambarkan bagaimana sistem informasi yang diusulkan mampu memberikan kapabilitas yang digambarkan secara umum dalam desain awal Menulis laporan, semua pekerjaan dalam desain awal dan desain yang detail akan dikemas dalam laporan yang terperinci. Anda bisa melakukan persentasi atau diskusi saat menyerahkan laporan ini kepada manajemen senior
38
Tiga langkah yang diperlukan dalam fase keempat
Fase keempat: Mengembangkan sistem Mengembangkan atau mendapatkan perangkat lunak, analisis system harus membuat keputusan yang disebut keputusan “membuat-atau-membeli’. Dalam keputusan tersebut, anda menentukan apakah akan membuat program – menulis sendiri – atau membelinya, yang artinya hanya tinggal membeli paket perangkat lunak yang sudah ada
39
Mendapatkan perangkat lunak, setelah memilih perangkat lunak, maka selanjutnya meng-uprade perangkat keras untuk menjalankan perangkat lunak tersebut. Namun bisa saja system tidak membutuhkan perangkat keras, atau perangkat keras tersebut dapat disewa tanpa harus dibeli Menguji system, dengan perangkat lunak dan perangkat keras yang telah diperoleh,maka dilakukan pengujian. Biasanya dilakukan dalam 2 tahap, yaitu: Pengujian unit: kinerja dari masing-masing bagian diteliti dengan menggunakan data uji (disusun atau sampel). Jika program ditulis sebagai usaha kerja sama dari banyak programmer, maka masing-masing bagian dari program diuji terpisah. Pengujian system: bagian-bagian dihubungkan bersama-sama dengan menggunakan data uji untuk mengetahui apakah bagian-bagian itu dapat bekerja sama. System juga dapat diuji dengan data sesungguhnya dari organisasi
40
Kegiatan pada fase kelima
Fase kelima: Mengimplementasikan system Konversi ke system baru, proses transisi dari system informasi yang lama ke yang baru, melibatkan konversi perangkat keras, perangkat lunak, dan file. Ada 4 strategi untuk melakukan konversi,yaitu: Implementasi langsung: pengguna hanya berhenti menggunakan system yang lama dan mulai mengguanakn yang baru Implementasi parallel: Sistem lama dan system yang baru berjalan berdampingan sampai system baru menunjukkan keandalannya di saat system lama tidak berfungsi lagi Implementasi bertahap: bagian-bagian dari system baru dibuat dalam fase terpisah-entah waktu yang berbeda(parallel) atau sekaligus dalam kelompok-kelompok (langsung) Implementasi pilot: seluruh system dicoba, namun hanya oleh beberapa pengguna. Setelah keandalannya terbukti barulah system bisa diimplementasikan pada pengguna lainnya
41
Melatih pengguna, ada banyak piranti yang bisa digunkan membuat pengguna membuat pengguna mengenal system baru dengan baik,dari dokumentasi hingga video tape hingga pelatiah diruang kelas secara langsung ataupun satu per satu
42
Hal yang dilakukan pada fase keenam
Fase keenam: Memelihara sistem Pemeliharaan system ialah menyesuaikan dan meningkatkan system dengan cara melakukan audit dan evaluasi secara periodic dan dengan membuat perubahan berdasarkan kondisi-kondisi baru. Meskipun pengonversian sudah lengkap, bahkan pengguna sudah dilatih, system tidak bisa berjalan dengan sendirinya. Inilah tahap dimana system harus dimonitor untuk memastikan bahwa system itu berhasil Pemeliharaan tidak hanya menjaga agar mesin tetap berjalan, namun juga meng-upgrade dan meng-update system agar bisa mengikuti perkembangan produk, jasa, layanan, peraturan pemerintah, dan ketentuan lain yang baru
43
Setelah beberapa saat, biaya pemeliharaan akan meningkat seiring makin banyaknya usaha untuk mempertahankan system agar tetap responsive terhadap kebutuhan pengguna. Dalam beberapa hal, biaya pemeliharaan ini bisa membengkak, menandakan bahwa sekaranglah saat yang tepat untuk memulai lagi SDLC
Presentasi serupa
© 2024 SlidePlayer.info Inc.
All rights reserved.