Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

PENATAAN KEARSIPAN DASAR PENGELOLAAN ARSIP Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "PENATAAN KEARSIPAN DASAR PENGELOLAAN ARSIP Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan."— Transcript presentasi:

1

2 PENATAAN KEARSIPAN

3 DASAR PENGELOLAAN ARSIP Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU 43 /2009

4  Rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media  yang dibuat dan diterima oleh lembaga, perusahaan, organisasi, dan perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No 43 Tahun 2009, Tentang Kearsipan) Arsip ?

5

6 Aktif Inaktif Arsip GEREJA Statis Lembaga Kearsipan Dinamis ANRI AD Prop AD Kab/Kota APT

7 SDM, Anggaran, Sarana Pembina, Pengelola arsip statis, dan Inaktif (10/>) Lembaga Kearsipan GEREJA Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, Penyusutan Kewajiban Pengelolaan ARSIP SDM, Anggaran, Sarana

8 GEREJA BAGIAN TATA USAHA (Unit Kearsipan) Bid Kesiswaan, Bid Sapras, Bid Kurikulum, Bid Humas (Unit Pengolah) Organisasi Kearsipan GEREJA Melaksanakan Pembina intern Melaksanakan pengurusan surat Menyimpan arsip inaktif Memelihara arsip Melayankan arsip Memusnahkan arsip Memindahkan/menyerahkan arsip ke LKD Mengolah surat/arsip Memberkaskan & menyimpan arsip aktif Melayankan arsip Menyiangi arsip Memindahkan arsip ke unit kearsipan

9 Lembaga dan Sarana Kearsipan

10 Penciptaan Arsip  Penerimaan surat wajib dicatat, dikendalikan mulai surat diterima sampai di distribusikan  Pembuatan surat harus sesuai dengan pedoman tata naskah dinas. Pembuatan surat yang tidak sesuai dengan tata naskah maka tidak sah  Pembuatan naskah dinas harus dicatat/diregistrasi, dikendalikan sampai surat dikirim kealamat harus ada bukti transaksi, dan Unit Pengolah bertanggungjawab terhadap autentisitas surat yang dibuatnya.  Unit pengolah dan unit kearsipan wajib menyimpan dan memelihara dokumen penerimaan dan pembuatan surat

11 Pengurusan Surat  Pekerjaan pengurusan surat tidak hanya tugas unit kearsipan saja tetapi juga tugas unit pengolah (pimpinan dan staff)  Surat masuk maupun keluar harus dikendalikan/dicatat agar dapat dipertanggungjawabkan  Pengurusan surat harus dapat menjamin bahwa surat dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika diperlukan.  Surat harus cepat sampai ke pihak yang dituju secara aman, dan tepat agar dapat segera ditindaklanjuti (diarahkan)

12 DEPAG  OT : Organisasi  HM : Kehumasan  KP : Kepegawaian  KU : Keuangan  KS : Kesekretariatan  HK : Hukum  HJ : Haji  BA : Pembinaan Agama  PP : Pddkan & Pngajrn  PS : Pengawasan  TL : Penelitian 000(umum) 100(pemerintahan) 200(politik/ormas) 300(keamanan/ketertiban) 400(kesejahteraan rakyat) 500(perekonomian) 600(pek.Umum & KT) 700(pengawasan) 800(kepegawaian) 900(keuangan) Depdagri/pemda I.Pddk dan Pengrn 01 Jenjang Pddk 02 Kurikulum 04 Sistem pengjran X. Kemhs dan alumi 01 Lbg Kmhs 02 Kesejahteraan Dst PT Klasifikasi

13 Klasifikasi Masalah “Pendidikan”  400 (Kesejahteraan Rakyat)  410 (Pembangunan Desa)  420 (Pendidikan) 421 (Sekolah) 422 (Administrasi sekolah) 423 (Metode Belajar) 424 (Tenaga pengajar) 425 (Sarana Pendidikan) 426 (Keolahragaan) 427 (Kepemudaan) 428 (Kepramukaan / Kepanduan) 429 (Pendidikan kedinasan / 890)

14 Prosedur Pengurusan Surat Masuk Bag. TU / Unit Kearsipan GEREJA Ka.Bidang/Waka Unit Pengolah Surat Masuk

15 Prosedur Pengurusan Surat Keluar Unit Pengolah/ Ka.Bid/Waka Kirim ke alamat GEREJA Bag. TU / Unit Kearsipan Arsip disimpan Di filing cabinet

16 Buku Agenda Masuk NoKode Klas Isi RingkasDariNo SuratTgl SuratUnit Pengolah Paraf dan tgl Ket 1.422Pengiriman BOS Dik- nas 422/ TU 2.005Undangan PKKPengu rus PKK 10/I/ Waka Humas 3dll

17 Buku Agenda Keluar NoKode Klasifikasi Isi RingkasPengolahNo dan Tgl Surat KepadaKet dsb Usulan Biaya Operasional TU422/1 / 1 Sept 2011 Dinas Pendidikan

18 PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA INSTANSI KARTU KENDALI SURAT MASUK Index KodeNomor Isi Ringkas : Dari : Tanggal Surat:Nomor Surat:Lampiran : Pengolah:Tgl. DiteruskanTanda Terima Catatan Pencatatan dalam Kartu Kendali

19 Pemberkasan  Tindakan penempatan arsip kedalam tempat penyimpanan menurut suatu rencana yang meliputi proses pemberian indeks, pengkodean, pengaturan dan penyimpanan arsip secara sistematis sehingga mudah ditemukan kembali  Terdiri dari pemberkasan atas dasar angka, abjad, dan masalah

20 Pemberkasan Penataan harus dapat menjamin dapat ditemukannya kembali berkas dengan cepat, tepat, dan lengkap, serta dapat menunjang terlaksananya program penyusutan arsip yang efisien dan efektif

21 BOS Penataan Arsip

22  Skat I: 400 (Kesra)  Skat II: 420 (Pendidikan)  Skat III: 422 (BOS)  Folder : BOS Tahun 2011 Data penerima BOS Usulan BOS Laporan penggunaan Bukti serah terima Persyaratan BOS Proposal BOS Ketentuan/Aturan tentang BOS Juknis BOS Isi Berkas BOS

23

24 Daftar Berkas Unit Pengolah : Bidang Arsip Dinamis No. Berkas Kode Klasf Uraian InformasiKurun WaktuJumlahKeterangan 1043Diklat kearsipan20121 berkasLengkap, arsip foto lihat di tunjuk silang 2043Pemilihan petugas arsip teladan berkasKurang sertifikat

25 PENGGUNAAN  Arsip dinamis dapat digunakan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat (PP 28/2012, pasal 37)  Penggunaan arsip berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses serta berdasarkan peraturan perundangan yg berlaku.

26 PENGGUNAAN  Ketersediaan dan autentisitas arsip menjadi tanggungjawab pencipta arsip  Pimpinan unit pengolah bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan arsip aktif  Pimpinan unit kearsipan bertanggungjawab thdp ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan internal dan publik.

27 FORMULIR/BUKU PEMINJAMAN ARSIP INDEKS : ………………………… Tanggal Kembali : ……………………….. Tanggal Perpanjangan: ……………………….. Nama peminjam / Unit Kerja : ……………….. ………………………… Tanggal Peminjaman ………………………… Pedia : …………………Kode Lokasi : ………………………… Paraf Peminjaman Peminjam Petugas ………… Paraf Pengemablian Peminjam Petugas ………… NONO PEMINJAMJENIS ARSIPKODE ARSIP TGL PINJAMPARAFTGL KEMBALIPARAF

28 Pemeliharaan dan Perawatan Penataan berkas, Penyimpanan, Alih media, Kamperisasi, Fumigasi, Restorasi

29 Jumlah Bertambah Kegunaan Menurun Penyusutan Arsip Penyusutan

30 Kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara : Memindahkan, Memusnahkan, dan Menyerahkan arsip

31 Tujuan dan dasar hukum penyusutan  Melaksanakan konstitusi  Meningkatkan efisiensi dan penghematan tempat penyimpanan, peralatan, dan biaya pengelolaan  Mempermudah pengawasan, pemeliharaan, dan temu balik  Menyelamatkan arsip yang bernilai guna permanen  Dilaksanakan berdasarkan JRA yg ditetapkan oleh pimpinan lembaga

32 Prosedur penyusutan Arsip aktif Diseleksi/Dinilai oleh UP Arsip inaktif dipindahkan ke UK Dimusnahkan oleh UK 10 th/> Kurang dari 10 th Dipindahkan ke LKD MusnahStatis

33 Pemindahan arsip inaktif Pemindahaan arsip inaktif intern dilaksanakan oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dgn ketentuan arsip dalam bentuk teratur, disertai BA dan daftar arsip Pemindahan ekstern (minimal 10 th) dilaksnakan oleh Unit Kearsipan dgn ketentuan dalam bentuk teratur, disertai berita acara dan daftar arsip

34 No.Uraian InformasiTahunJumlahKet 1Bimteks kearsipan berkasAsli, lengkap 2Pemilihan petugas arsip teladan berkaslengkap 3Dst Daftar Arsip Inaktif Pemindahan

35 Pemusnahkan Syarat arsip boleh dimusnahkan :  Telah habis retensinya dan berketerangan musnah dlm JRA,  Tidak ada peraturan perundangan yg melarang,  Tidak berkaitan dgn penyelesaian proses suatu perkara  Tidak memiliki nilai guna

36 Pelaksanaan Pemusnahan  Dilaksanakan oleh Unit Kearsipan  Disaksikan oleh unsur dr bidang pengawasan dan bidang hukum  Dimusnahkan secara total

37

38 Penyerahan Arsip  Penyerahkan arsip statis dilakukan oleh unit Kearsipan kepada LKD  Arsip yg diserahkan adalah arsip yang dinyatakan permanen oleh JRA atau arsip yg berdasarkan nilaiguna termasuk arsip permanen

39 Kondisi Arsip di Sekolah Lain

40

41 Yang terjadi, di sekolah lain

42 KETENTUAN PIDANA (UU 43/2009) PelanggaranPidanaDenda Barang siapa memusnahkan arsip diluar prosedur yg benar 10 th500 jt

43 Terima kasih, Mohon maaf, dan semoga bermanfaat.


Download ppt "PENATAAN KEARSIPAN DASAR PENGELOLAAN ARSIP Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google