Management integration

Presentasi berjudul: "Management integration"— Transcript presentasi:

1 Management integration
Wildan habibi fanany Bhayu prakasa Junan prakoso I Tika ramdaniyyah

2 Develop Project Charter

3 Develop Project Charter
Develop Project Charter adalah proses pengembangan sebuah dokumen yang menyatakan keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek. Keberadaan project charter dapat digunakan untuk memberikan wewenang penggunaan sumber daya yang ada dalam sebuah organisasi dalam rangka menyelesaikan sebuah proyek.

4 Develop Project Charter

5

6 Develop Project Charter: Inputs
Project Statement of Work Merupakan deskripsi dari produk, jasa, atau hasil yang akan diberikan oleh sebuah proyek. Faktor yang menentukan SOW adalah: Kebutuhan Bisnis (Business need) Deskripsi Cakupan Produk (Product scope description) Rencana Strategis (Strategic plan)

7 Develop Project Charter: Inputs (Cont’d)
Business Case Menggambarkan informasi yang diperlukan dari sudut pandang bisnis untuk menentukan apakah proyek bernilai investasi atau tidak. Informasi akan didapat dari beberapa permasalahan berikut: Permintaan Pasar (Market demand) Kebutuhan Organisasi (Organizational need) Permintaan Pelanggan (Customer request) Kemajuan Teknologi (Technological advance) Persyaratan Hukum (Legal requirement) Dampak Ekologis (Ecological impacts) Kebutuhan Sosial (Social need)

8 Develop Project Charter: Inputs (Cont’d)
Agreements Perjanjian digunakan untuk mendefinisikan maksud dan tujuan awal untuk sebuah proyek. Perjanjian dapat berupa kontrak, Memorandums of Understanding (MOU), Service Level Agreements (SLA), surat perjanjian, surat perjanjian, kesepakatan verbal, , atau perjanjian tertulis lainnya. Biasanya, kontrak yang digunakan ketika sebuah proyek sedang dilakukan untuk pelanggan eksternal.

9 Develop Project Charter: Inputs (Cont’d)
Enterprise Environmental Factors Standar pemerintah, standar industri, atau regulasi Budaya dan struktur organisasi kondisi pasar

10 Develop Project Charter: Inputs (Cont’d)
Organizational Process Assets Proses standar organisasi, kebijakan, dan definisi proses Pola Informasi sejarah dan pelajaran basis pengetahuan

11 Develop Project Charter: Tools and Techniques
Expert Judgment Unit lain dalam Organisasi Konsultan (Consultants) Stakeholders, termasuk pelanggan atau sposor Tenaga profesional dan teknis asosiasi Kelompok industri Subject matter experts (SME) Project management office (PMO)

12 Develop Project Charter: Tools and Techniques (Cont’d)
Facilitation Techniques Teknik fasilitasi memiliki peranan yang kuat dalam proses manajemen proyek dan mengarahkan pengembangan Project Charter. Bertukar pikiran, resolusi konflik, pemecahan masalah, dan manajemen rapat adalah contoh teknik utama yang digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dan individu mencapai kegiatan proyek.

13 Develop Project Charter: Outputs
Tujuan proyek dan justifikasi Tujuan proyek yang terukur dengan kriteria keberhasilan yang terkait Persyaratan tingkat tinggi (High-level requirements) Asumsi dan kendala (Assumptions and constraints) Deskripsi proyek dan batasan tingkat tinggi (High-level project description and boundaries) Risiko tingkat tinggi (High-level risks) Ringkasan Jadwal Kegiatan (Summary milestone schedule) Ringkasan anggaran (Summary budget) Daftar Stakeholder Persyaratan persetujuan proyek (yaitu, persetujuan apakah proyek ini berhasil) Ketetapan manajer proyek, tanggung jawab, dan tingkat otoritas Nama dan kewenangan sponsor atau orang lain terhadap Project Charter

14 Develop project managemen plan

15 Develop project managemen plan
Pengembangan Rencana Manajemen Proyek adalah proses mendefinisikan, menyiapkan, dan mengkoordinasikan semua rencana anak perusahaan dan mengintegrasikan mereka ke dalam rencana manajemen proyek yang komprehensif.

16 Develop project managemen plan con’d

17 Develop Project Management Plan: Inputs
Project Charter Outputs from Other Processes Enterprise Environmental Factors Organizational Process Assets

18 Develop Project Management Plan: Tools and Techniques
Expert Judgment Menyesuaikan proses untuk memenuhi kebutuhan proyek, Mengembangkan rincian teknis dan manajemen untuk dimasukkan dalam rencana manajemen proyek, Menentukan sumber daya dan tingkat keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan proyek, Menentukan tingkat manajemen konfigurasi untuk menerapkan proyek tersebut, Menentukan dokumen proyek akan tunduk pada proses perubahan kontrol formal, dan Prioritaskan pekerjaan pada proyek untuk memastikan sumber daya proyek yang dialokasikan untuk pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Facilitation Techniques Brainstorming, resolusi konflik, pemecahan masalah, dan teknik manajemen pertemuan utama yang digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dan individu mencapai kesepakatan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.

19 Develop Project Management Plan: Outputs

20 Direct and Manage Project Work

21 Direct and Manage Project Work
adalah proses memimpin dan melakukan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek dan menerapkan perubahan yang disetujui untuk mencapai tujuan proyek.

22 Aktifitas Direct and Manage Project Work
Melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan proyek; Buat deliverable proyek untuk memenuhi pekerjaan proyek yang direncanakan; Memberikan, kereta api, dan mengelola anggota tim yang ditugaskan untuk proyek; Mendapatkan, mengelola, dan menggunakan sumber daya termasuk bahan, peralatan, perlengkapan, dan fasilitas; Menerapkan metode dan standar yang direncanakan; Membangun dan mengelola saluran komunikasi proyek, baik eksternal dan internal untuk tim proyek; Menghasilkan data kinerja kerja, seperti biaya, jadwal, teknis dan kemajuan kualitas, dan status peramalan; permintaan perubahan Issue dan menerapkan perubahan yang disetujui ke dalam ruang lingkup proyek, rencana, dan lingkungan; Mengelola risiko dan melaksanakan kegiatan respon risiko; Mengelola penjual dan pemasok; Mengelola stakeholder dan keterlibatan mereka, dan Mengumpulkan dan pelajaran dokumen yang dipelajari dan menerapkan disetujui kegiatan perbaikan proses.

23 Direct and Manage Project Work: Inputs
Project Management Plan Rencana pengelolaan Lingkup , Rencana pengelolaan Persyaratan , Rencana pengelolaan Jadwal , Rencana pengelolaan Biaya ,Rencana pengelolaan Stakeholder Approved Change Requests: permintaan dan disetujui untuk implementasi oleh (CCB). Perubahan disetujui permintaan mungkin tindakan korektif, tindakan preventif, atau perbaikan cacat Enterprise Environmental Factors Organisasi, perusahaan, atau budaya pelanggan dan struktur kinerja atau sponsor organisasi; Infrastruktur (misalnya, fasilitas yang ada dan peralatan modal); Organizational Process Assets pedoman distandarisasi dan instruksi kerja; persyaratan Komunikasi mendefinisikan diperbolehkan Media komunikasi, retensi catatan, dan persyaratan keamanan; Issue dan cacat prosedur manajemen mendefinisikan masalah dan kontrol cacat, masalah dan identifikasi cacat dan resolusi, dan tindakan pelacakan barang;

24 Direct and Manage Project Work: Tools and Techniques
Expert Judgment Unit lain dalam organisasi; Konsultan dan ahli subjek lain (internal dan eksternal); Para pemangku kepentingan, termasuk pelanggan, pemasok, atau sponsor, dan Profesional dan teknis asosiasi. Project Management Information System yang merupakan bagian dari faktor lingkungan, menyediakan akses ke alat, seperti alat penjadwalan, sistem otorisasi kerja, sistem manajemen konfigurasi, koleksi informasi dan sistem distribusi, atau interface untuk sistem otomatis online lainnya. Meetings Pertukaran informasi; Brainstorming, evaluasi pilihan, atau desain, atau Pengambilan keputusan.

25 Outputs : Deliverable Produk unik dan diverifikasi, hasil, atau kemampuan untuk melakukan pelayanan yang mampu diproduksi untuk menyelesaikan proses, fase, atau proyek.

26 Outputs : Work Performance Information
Informasi bisa berhubungan pada berbagai variasi dari hasil performa, namun tidak terbatas pada: Deliverable Status Schedule Progress Costs Incurred

27 Outputs : Change Requests
Ketika permasalahan ditemukan ketika pekerjaan sedang berlangsung, permintaan perubahan mungkin bisa merubah kebijakan proyek atau prosedur, project scope, biaya proyek atau pengeluaran, jadwal proyek, atau kualitas proyek. Jenis-jenis change requests : Corrective Action Preventive Action Defect Repair Updates

28 Outputs : Project Management Plan Updates
Manajemen perencanaan permintaan. Manajemen jadwal permintaan. Manajemen biaya permintaan. Manajemen kualitas permintaan. Manajemen sumber daya manusia. Manajemen perencanaan komunikasi. Manajemen perencanaan resiko.

29 Outputs : Project Document Updates
Requirements documents. Project Logs. Risk Register. Stakeholder Register.

30 Monitor and Control Project Work

31 Monitor and Control Project WorkData Flow Diagram

32 Monitor and Control Project Work
The Monitor and Control Project Work process is concerned with :

33 Monitor and Control Project Work : Input, Tools & Techniques, and Outputs

34 Inputs : Project Management Plan
Sudah dijelaskan sebelumnya.

35 Inputs : Performance Reports
Laporan seharusnya disiapkan oleh tim proyek dengan mendetailkan aktifitas, pencapaian, kejadian penting, mengidentifikasi persoalan, dan masalah. Performance reports dapat digunakan untuk melaporkan kunci informasi, antara lain : Status sekarang. Pencapaian signifikan dari tiap periode. Jadwal aktifitas. Perencanaan. Persoalan

36 Inputs : Enterprise Enviromental Factors
Faktor lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi Monitor dan kendali proses kerja proyek, antara lain : Govemmental atau standard industri. Sistem wewenang dari kerja perusahaan. Toleransi resiko Stakeholder. Sistem informasi manajemen proyek.

37 Inputs : Organizational Process Assets
Proses pengorganisasian aset dapat mempengaruhi Monitor dan kendali proses kerja proyek, antara lain : Permintaan komunikasi organisasi. Prosedur mengatur keuangan. Manajemen prosedur persoalan dan kerusakan. Pembelajaran database terpelajar.

38 Tools and Techniques : Expert Judgement
Digunakan oleh tim manajemen proyek untuk menafsirkan informasi dari monitor dan kendali proses.

39 Outputs : Change Requests
Perubahan dapat berakibat pada manajemen rencana, dokumen proyek, penyampaian produk. Perubahan yang mungkin terjadi antara lain : Corrective Action Preventive Action Defect Repair

40 Outputs : Project Management Plan Updates
Elemen manajemen perencanaan proyek antara lain : Jadwal manajemen perencanaan. Biaya manajemen perencanaan. Kualitas manajemen perencanaan. Bidang baseline. Jadwal baseline. Biaya performa baseline

41 Outputs : Project Document Updates
Dokumen proyek yang dapat diperbarui, antara lain: Peramalan. Laporan Performa. Issue log.

42 Perform Integrated Change Control

43 Perform Integrated Change Control
adalah proses meninjau semua permintaan perubahan, menyetujui perubahan dan mengelola perubahan penyampaian, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan manajemen proyek merencanakan, dan mengkomunikasikan pada posisi mereka.

44 Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa hal itu memungkinkan untuk perubahan dokumentasi dalam proyek yang akan dipertimbangkan dalam mode terpadu sekaligus mengurangi risiko proyek, yang sering muncul dari perubahan yang dibuat tanpa mempertimbangkan terhadap tujuan proyek secara keseluruhan atau rencana.

45 Perform integrated change control dataflow diagram
Beberapa aktifitas manajemen konfigurasi yang termasuk kedalam perform integrated change control , sebagai berikut : Configuration identification. Configuration status accounting. Configuration verification and audit.

46 Perform Integrated Change Control: Inputs
Project Management Plan: Lingkup rencana pengelolaan, yang berisi prosedur untuk perubahan lingkup; Lingkup dasar, yang menyediakan definisi produk, dan Rencana Manajemen perubahan, yang memberikan arahan untuk mengelola proses perubahan kontrol dan dokumen formal change control board (CCB). Work Performance Reports Laporan kinerja kerja kepentingan tertentu untuk Melakukan Perubahan Terpadu Proses kontrol meliputi sumber daya ketersediaan, jadwal dan data biaya, dan memperoleh nilai manajemen (EVM) laporan, burnup atau grafik burndown. Change Requests Semua Pengawasan dan Pengendalian proses dan banyak dari proses Pelaksana menghasilkan perubahan permintaan sebagai output. Perubahan permintaan tersebut dapat mencakup tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, dan perbaikan cacat.

47 Perform Integrated Change Control: Inputs con’d
Enterprise Environmental Factors Sistem informasi manajemen proyek dapat mencakup perangkat lunak penjadwalan, sistem manajemen konfigurasi, koleksi informasi dan sistem distribusi, atau antarmuka web untuk sistem otomatis online lainnya. Organizational Process Assets Change control procedures Procedures for approving and issuing change authorizations; Process measurement database Project documents Configuration management knowledge base containing the versions and baselines of all official organization standards, policies, procedures, and any project documents.

48 Perform Integrated Change Control: Tools and Techniques
Expert Judgment Konsultan, stakeholder(pelanggan atau sponsor), Professional and technical associations Meetings meeting adalah untuk mereview permintaan dan persetujuan atau penolakan terhadap permintaan perubahaan tersebut. Change Control Tools

49 Perform Integrated Change Control: Outputs
Approved Change Requests Permintaan perubahaan disetujui oleh PM, CCB(control change board) dan anggota tim Change Log Perubahan dan dampak bagi proyek seperti; waktu, harga , resiko dikomunikasikan kepada stakeholder. Penolakan perubahaan selalu tergambar dalam change log Project Management Plan Updates Baseline yang menjadi subyek pada proses perubahan kontrol formal. Project Documents Updates semua dokumen yang ditentukan sebagai subyek untuk proyek pada change control process.

50 Close Project or Phase

51 Close Project or Phase adalah proses finalisasi seluruh kegiatan di semua Proses Manajemen Proyek . untuk secara resmi menyelesaikan proyek atau fase.

52 Close Project or Phase Data Flow Diagram

53 Close Project or Phase: Inputs
Project Management Plan Persetujuan antara PM dan sponsor; menetapkan yang merupakan penyelesaian proyek Accepted Deliverables Persetujuan spesifikasi produk, work performance document Organizational Process Assets Ex: administrative procedures, project audits, project evaluations, and transition criteria, project records and documents, information from risk management activities).

54 Close Project or Phase: Tools and Techniques
Expert Judgment PM lain diluar organisasi tersebut, PMO, Professional and technical associations. Analytical Techniques Regression analysis, and Trend analysis. Meetings Pertemuan langsung, virtual formal atau informal antara anggota tim dan stakholder

55 Close Project or Phase: Outputs
Final Product, Service, or Result Transition Mengacu kepada transisi dari produk final, service atau nilai dari proyek tersebut Organizational Process Assets Updates - Project files - Project or phase closure documents - Historical information