ghg DIKLAT SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH INFORMASI DAN KOMUNIKASI DIKLAT SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMERINTAH

REVISI MODUL SPIP INFORMASI KOMUNIKASI

TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM 1. Memahami Pengertian Informasi, Komunikasi dan Unsur-unsurnya 2. Memperoleh Gambaran Penerapannya

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS 1. Menjelaskan pengertian informasi dan komunikasi 2. Menjelaskan unsur informasi dan komunikasi dan sub-unsur yang mempengaruhi unsur informasi dan komunikas 3. Mendeskripsikan gambaran umum penerapan unsur informasi dan komunikasi

METODOLOGI PEMBELAJARAN Ceramah Tanya Jawab Curah Pendapat (Brainstorming) Diskusi Latihan

Overview SPIP Implementasi TOPIK BAHASAN Informasi dan Komunikasi Overview SPIP Pengertian Informasi dan Komunikasi Implementasi Sub Unsur Informasi dan Komunikasi

OVERVIEW SPIP 3 Dimensi SPIP

OVERVIEW SPIP

PASAL DALAM SPIP Pasal 41 : Pimpinan Instansi Pemerintah wajib mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Pasal 42 : Komunikasi atas informasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 41 wajib diselenggarakan secara efektif. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pimpinan Instansi Pemerintah harus sekurang-kurangnya : Menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi Mengelola, mengembangkan, dan memperbarui sistem informasi secara terus menerus.

PENGERTIAN INFORMASI DAN KOMUNIKASI Proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan umpan balik KOMUNIKASI Data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah

2. Informasi Non Keuangan Sistem Informasi Internal Eksternal Sumber Pimpinan Pihak Yang Berkepentingan User 1. Informasi Keuangan 2. Informasi Non Keuangan SI yang mendukung keputusan strategis dan terintegrasi dengan kegiatan Operasi Feedback

INFORMASI DALAM VALUE CREATION 1. Informasi Keuangan 2. Informasi Non Keuangan SI yang mendukung keputusan strategis dan terintegrasi dengan kegiatan Operasi Pimpinan Pihak Yang Berkepentingan User Internal Eksternal Sumber Sistem Informasi Feedback Value Creation Deliver Information Improve Performance Building Capacity

Kualitas Informasi KUALITAS INFORMASI Dapat di Akses Sesuai Kebutuhan Tepat Waktu Akurat Mutakhir

SUB UNSUR INFORMASI Pimpinan Disampaikan 1 INFORMASI Didistribusikan Internal, dan Eksternal Disampaikan Pencapaian Kinerja Dalam Operasi Mencapai Tujuan Pimpinan Sehingga dapat melaksanakan tugas secara efektif dan efesian 2 INFORMASI Diidentifikasi Diperoleh Didistribusikan Informasi yang didistribusikan : Rincian memadai Bentuk yang tepat Waktu yang tepat Pihak yang berkepentingan

Bentuk dan Sarana Komunikasi Keuangan Non Keuangan Informasi Internal Eksternal Pihak

PROSES KOMUNIKASI Komunikator Saluran Komunikasi Pesan Komunikan Decoding Feedback Stephen P Robbins, dalam Modul TKA Encoding

EFEKTIF SUB UNSUR KOMUNIKASI Komunikasi Internal Komunikasi Eksternal Pimpinan Instansi menyediakan & memafaatkan berbagai bentuk & sarana komunikasi Pimpinan Instansi mengelola, mengembangkan & memperbaharui SI secara terus menerus

HUBUNGAN KOMUNIKASI INTERNAL DAN KOMUNIKASI EKSTERNAL Feedback Pimpinan Karyawan APIP Pemberian Masukan Saluran Keluhan Tidak ada balas dendam Komunikasi Eksternal Visi-Misi Tujuan Resiko Kualitas Pelayanan kode etik Pengaduan Program Operasi Anggaran Arahan yang jelas Komunikasi tugas Hal yang tidak memenuhi harapan ORGANISASI STAKEHOLDERS

KOMUNIKASI Apa yang dilakukan dalam kondisi tidak terduga Setiap Personil Dalam IP Mengetahui Bagaimana hubungan aktivitasnya dengan aktivitas yang lain

BENTUK DAN SARANA KOMUNIKASI Menggunakan berbagai bentuk dan sarana komunikasi IP mengelola, mengembangkan & memperbaharui sistem informasi untuk meningkatkan kegunaan dan keandalan komunikasi informasi secara terus menerus Dukungan pimpinan IP terhadap pengembangan teknologi informasi 1 2 3

BENTUK DAN SARANA KOMUNIKASI Buku pedoman Surat edaran Memorandum Papan pengumuman Internet & intranet Rekaman video E-mail Arahan lisan Contoh :

Lingkungan Pengendalian Aktivitas Pengendalian Contoh Penerapan Tujuan: mewujudkan WTP sebagai salah satu bentuk akuntabilitas Sumber: Makalah Gub Sulut pd Kongres IAI, 2006 Lingkungan Pengendalian Resiko Aktivitas Pengendalian Infokom Komitmen pd Kompetensi Belum tersedianya tenaga akuntansi di PD Rekruitmen, Diklat Informasi kebutuhan tenaga Sosialisasi tentang SAKD Kepemimpinan yg kondusif Belum adanya komitmen kuat mewujudkan opini WTP Penetapan opini WTP sbg indikator kinerja tk PD Reviu kinerja Reward punisment Informasi PD dg LD yg blm wajar Sosialisasi ttg pentingnya opini & kewajaran LD sbg indikator kinerja Struktur organisasi Belum tertatanya lembaga yang berfungsi sebagai pelaksana akuntansi keuangan daerah Membentuk unit di SKPD Memberdayakan SKPKD sebagai kompilator Lap Informasi SKPD yg blm ada sub unit akuntansi Sosialisasi tentang SAKD dan teknik kompilasi

LATIHAN KASUS

TERIMAKASIH

INFORMASI EKSTERNAL DAN INTERNAL DISAMPAIKAN KEPADA PIMPINAN SEBAGAI BAGIAN PELAPORAN IP SEHUBUNGAN PENCAPAIAN KINERJA OPERASI Informasi internal (termasuk faktor kritis keberhasilan) sudah diidentifikasi dan dilaporkan secara teratur kepada pimpinan IP Informasi eksternal yang relevan  sudah diperoleh, dilaporkan kepada pimpinan IP Pimpinan IP pada semua tingkatan telah memperoleh informasi eksternal dan internal yang diperlukan

Pemprov Sulsel Danai Pendidikan Gratis Rp274 Miliar Informasi ekternal: Sosialisasi program ke masyarakat dan sekolah Sosialisasi prosedur ke masyarakat dan sekolah Sosialisasi 14 item yang didanai pemerintah Sosialisasi insentif bagi guru & sekolah untuk mencegah pungli dalam pencairan dana Informasi internal: Sosialisasi program & petunjuk teknis ke kabupeten kota Monitoring pelaksanaan

Informasi diidentifikasi, diperoleh, dan didistribusikan dengan rincian memadai, bentuk dan waktu yang tepat sehingga dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara efisien dan efektif. Pimpinan IP sudah menerima info hasil analisis yang dapat membantu identifikasi tindakan khusus yg perlu dilaksanakan Informasi sudah disiapkan dalam bentuk rincian yang tepat sesuai dengan tingkatan pimpinan IP Informasi relevan diringkas dan disajikan secara memadai sehingga memungkinkan dilakukannya pengecekan secara rinci sesuai keperluan Informasi disediakan tepat waktu agar dapat dilaksanakannya pemantauan kejadian, kegiatan, dan transaksi shg dpt dilakukan tindakan korektif secara cepat Pimpinan bertanggungjawab thd suatu program sdh menerima informasi operasional dan keuangan untuk membantu mengukur dan menentukan pencapaian rencana kerja strategis, tahunan dan terget IP sehubungan prtgjbn pengggunaan sbr dana Informasi operasional sudah disediakan bagi pimpinan IP shg dpt menentukan apakah pelaksanaan program sesuai dengan peraturan per-uu-an Informasi keuangan dan anggaran yang memadai sudah disediakan guna mendukung penyusunan pelaporan keuangan internal dan eksternal

TINGKATAN MANAJEMEN DAN PENYAJIAN INFORMASI Sumber: Pusdiklatwas BPKP (2007) Modul Sistem Infomasi Manajemen

PIMPINAN IP HARUS MEMASTIKAN TERJALINNYA KOMUNIKASI INTERNAL YANG EFEKTIF Pimpinan IP sudah memberi arahan yang jelas kepada seluruh tingkatan yang organisasi bahwa tanggung jawab pengendalian intern adalah penting dan serius Tugas yang dibebankan kepada pegawai sudah dikomunikasikan dengan jelas dan sudah dimengerti aspek pengendalian internnya, peranan dan hubungan pekerjaan antar pegawai Pegawai sudah diinformasikan bahwa jika ada yang tidak diharapkan terjadi, perhatian pada: kejadian, penyebab sehingga kelemahan potensial dapat diidentifikasi dan diperbaiki Sikap perilaku yang bisa dan tidak bisa diterima serta konsekuensinya sudah dikomunikasikan secara jelas kepada pegawai (lanjutan....)

Pegawai memiliki saluran komunikasi selain ke atasan langsung  keinginan pimpinan untuk mendengar keluhan Ada mekanisme yang memungkinkan informasi mengalir ke seluruh bagian dengan lancar dan menjamin adanya komunikasi yang lancar antar kegiatan fungsional Pegawai mengetahui adanya saluran komunikasi informal atau terpisah yang bisa berfungsi bila jalur infrmasi normal gagal digunakan Pegawai mengetahui adanya jaminan tidak akan ada tindakan balas dendam jika melaporkan informasi negatif, perilaku tidak benar atau penyimpangan Mekanisme yang memungkinkan pegawai menyampaikan rekomendasi penyempurnaan kegiatan, pimpinan memberi penghargaan terhadap rekomendasi yang baik Pimpinan sering berkomunikasi dengan APIP, terus melaporkan kepada APIP kinerja, risiko, inisiatif penting, dan kejadian penting lainnya

2. PIMPINAN IP HARUS MEMASTIKAN SUDAH TERJALIN KOMUNIKASI EKSTERNAL YANG EFEKTIF Ada saluran komunikasi terbuka dan efektif dengan masyarakat, rekanan, konsultan dan APIP serta kelompok lainnya utk masukan terhadap kualitas pelayanan IP Semua pihak eksternal yang berhubungan dengan IP sudah diinformasikan mengenai kode etik yang berlaku dan sudah mengerti bhw tindakan tdk benar tdk diperkenan Komunikasi dengan pihak eksternal sangat didorong untuk dapat mengetahui berfungsinya pengendalian intern Pengaduan, keluhan dan pertanyaan mengenai layanan IP ditindak lanjuti dengan baik Pimpinan IP memastikan saran dan rekomendasi APIP, auditor dan evaluator sudah dipertimbangkan dan ditindaklanjuti dengan memperbaiki masalah atau kelemahan yang diidentifikasi Komunikasi dengan badan legislatif IP, pengelola anggaran dan perbendaharaan, IP lain, media dan masyarakat harus berisi informasi sehingga misi, tujuan, risiko IP lebih dipahami

PIMPINAN IP MENGGUNAKAN BERBAGAI BENTUK DAN SARANA DALAM MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI PENTING KEPADA PEGAWAI DAN LAINNYA Menggunakan bentuk dan sarana efektif: buku pedoman kebijakan dan prosedur, surat edaran, memorandum, papan pengumunan, situs internet dan intranet, rekaman video, e-mail dan arahan lisan Melakukan komunikasi dalam bentuk tindakan positif saat berhubungan dengan pegawai dan dukungan thd pengendalian intern

Komunikasi lisan lebih efektif dibandingkan komunikasi tulisan Pada saat: Ada keinginan untuk cepat memperoleh feedback Volume informasi sedikit/kecil Komunikasi dilakukan secara non formal Adanya kebutuhan untuk bersosialisasi atau dibutuhkan kehadiran seseorang Melakukan wawancara dengan orang lain

Komunikasi tulisan lebih efektif dibandingkan komunikasi lisan Pada saat: Komunikasi yang dapat dijadikan bukti hukum, kertas kerja audit Volume informasi besar - laporan tahunan atau laporan keuangan, kuesioner/BAPK/buku Melakukan komunikasi yang bersifat formal Ada kebutuhan untuk menjangkau orang dalam jumlah yang sangat besar/koran, surat edaran, kuisener Akan digunakan secara berulang-ulang tanpa khawatir adanya erosi makna

Ada mekanisme mengidentifikasi berkembangnya kebutuhan informasi IP MENGELOLA, MENGEMBANGKAN, DAN MEMPERBARUI SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN KEGUNAAN DAN KEANDALAN KOMUNIKASI INFORMASI SECARA TERUS MENERUS Manajemen sistem informasi dilaksanakan berdasarkan renstra sistem informasi (arsitektur e Gov) Ada mekanisme mengidentifikasi berkembangnya kebutuhan informasi IP memantau, menganalisis, mengevaluasi dan memanfaatkan perkembangan dan kemajuan teknologi untuk memberi pelayanan lebih cepat dan efisien Pimpinan IP secara terus menerus memantau mutu informasi yang dikelola, diukur dari segi kelayakan isi, ketepatan waktu, keakuratan dan kemudahan aksesnya

DUKUNGAN PIMPINAN IP TERHADAP PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI Komitmen penyediaan pegawai b. Pendanaan yang memadai

Visi & Misi, Strategi IP, Aturan Perilaku DIDENGARKAN DIPAHAMI DIKOMUNIKASIKAN DITERAPKAN

KOMUNIKASI DALAM PEKERJAAN Empat kata yang paling penting : SAYA BANGGA ATAS KAMU Tiga kata paling penting : JIKA ANDA BERSEDIA Dua kata yang paling penting : APA PENDAPATMU? Satu kata paling penting : KITA Satu kata paling tidak penting : AKU

JANGAN PERSULIT PEBISNIS Komitmen Gubernur Riau agar pebisnis memanfaatkan dana untuk mengembangkan usaha dan menciptakan lapangan kerja diwujudkan dengan: Membangun kantor pelayanan terpadu di seluruh kabupaten Membentuk badan komplain untuk menampung keberatan dan mencari solusi masalah Membentuk tim percepatan pembangunan.

Nasib sang “whistle blower” Secara tiba-tiba, Theresia Mastail, yang saat menjabat Kapolsek Johar baru, Jakarta Pusat membongkar kasus aborsi yang menghebohkan itu, dimutasi ke Mabes POLRI. Mutasi ini membuat ia turun dua tingkat dari jabatan sebelumnya. Menurut Kadiv Humas Mabes POLRI, hal ini merupakan mutasi biasa untuk penyegaran di lingkungan POLRI. (Sumber : Suara Pembaharuan. 31 Maret 2009)