Kuliah 7 – Manajemen Proyek UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH JAKARTA FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK SIPIL Kuliah 7 – Manajemen Proyek PEMANTAUAN PROYEK OLEH: ARIPURNOMO KARTOHARDJONO

Pemantauan proyek adalah suatu tindakan yang melakukan penyimpanan (collecting), dan pencatatan (recording) serta pelaporan (reporting) informasi yang diperlukan dari semua aspek kinerja proyek bahwa manajer proyek dan para manajemen lainnya dalam organisasi menginginkan untuk mengetahui realisasi kemajuan kegiatan proyek. Pemantauan proyek adalah suatu kegiatan untuk menjaga perbedaan antara realisasi kemajuan kegiatan dan rencana kegiatan sebagai bagian dari dilakukannya pengendalian. Untuk melakukan pemantauan proyek adalah menggunakan data dan informasi yang tersedia dari kinerja sesuai kenyataan kedalam perkiraan sesuai dengan rencana kinerja, dan juga melakukan evaluasi melalui pendapat berdasarkan pada perkiraan keefektifan kinerja proyek

Tujuan pemantauan proyek ialah: Pertama: Untuk mengetahui pengaruh hubungan antara perencanaan dan pengendalian termasuk membahas macam-macam aspek kinerja proyek yang membutuhkan pemantauan. Kedua: Untuk menguji permasalahan yang berhubungan dengan pemantauan proyek. Ketiga: Untuk melaporkan beberapa paket kerja yang dapat meningkatkan kecepatan dan efektivitas proyek. Manajer proyek dalam melakukan pemantauan terkadang mempunyai kendala tidak mempunyai kemudahan akses mediator untuk mendapatkan informasi yang akurat pada setiap aspek kegiatan proyek.

Pengendalian utama adalah untuk kebutuhan perencanaan kegiatan, pemeriksaan realisasi kemajuan (progress) kegiatan, membandingkan realisasi kemajuan terhadap perencanaan, dan melakukan tindakan perbaikan (correction). Apabila realisasi kemajuan kegiatan tidak sesuai dengan perencanaan kegiatan; sehingga yang menjadi kunci utamanya adalah melakukan perencanaan kegiatan, pemantauan kegiatan, dan pengendalian kegiatan terhadap penjadualan waktu, penganggaran biaya dan spesifikasi kinerja yang telah ditetapkan, hal ini merupakan sasaran utama dari tujuan utama kegiatan dari pemilihan proyek. Pada umumnya, kenyataan yang tidak diragukan adalah bahwa beberapa organisasi tidak mendapatkan cukup waktu kegiatan dan biaya kegiatan pada perencanaan dan pengendalian proyek.

Perencanaan - Pengendalian Pencatatan - Pemantauan Deskripsi Perencanaan - Pengendalian Pencatatan - Pemantauan Pimpinan umum - Perbaikan proyek Pendistri busian Hasil perbaikan Departemen administrasi Perbaikan administra si Perbaikan lanjutan Status proyek Membuat laporan Departemen teknik Draft proyek Pencatat an berkala Otorisasi Proyek dan Pengendalian Sistem Informasi

Permasalahan Pemantauan Untuk melakukan pengukuran kinerja proyek biasanya yang paling sulit adalah permasalahan pada proses pengumpulan data. Yang paling diperhatikan secara pasti adalah terhadap proyek dimana mutunya telah sesuai dengan spesifikasi, selanjutnya melakukan pertimbangan terhadap beberapa permasalahan pemantauan, disini perangkat lunak direncanakan untuk memantau proyek dan tidak dibuat untuk menentukan kegiatan proyek. Perhatian utama terhadap spesifikasi selalu mempertimbangkan terhadap beberapa permasalahan, sementara yang lain yaitu waktu dan biaya telah dikembangkan secara penuh karena perangkat perencanaan dimaksudkan untuk melakukan pemantauan waktu dan biaya proyek yang telah dibangun secara nyata.

Prosedur kriteria kinerja, standard dan pengumpulan data harus ditetapkan berdasarkan pada setiap faktor-faktor yang diukur. Prosedur kriteria kinerja dan pengumpulan data pada umumnya dilakukan selama siklus proyek, sedangkan prosedur standar bagaimanapun dibuat konstan selama siklus proyek. Prosedur standar boleh dirubah sebagai hasil alternatif kemampuan oleh induk organisasi atau seluruh Tim Teknik atau oleh Tim Proyek tetapi barangkali perubahan standar dan kriteria tidak lebih sering dilakukan perubahan karena faktor prosedur kriteria standar adalah tidak dibawah pengendalian Manajer Proyek. Sebagai contoh induk organisasi boleh melakukan perubahan pemesanan pengguna. Seorang pengguna dimana telah memesan lantai rumah terbuat dari porselin, dari peralatan tegel lantai rumah dari porselin tersebut kemudian memilih spesifikasi yang lebih baik, kuat dan mahal yaitu dari bahan marmer. Standar boleh juga dirubah oleh karena pengaruh dan respon dari lingkungan masyarakat setempat yang merupakan kebutuhan pasar, namun tentunya ada perubahan biaya.

Pengumpulan Data Pemantauan Untuk tingkat Manajemen, frekuensi pelaporan harus lebih tinggi dan membuat pelaporan realisasi kemajuan lebih terbatas. Selanjutnya pelaporan yang bersifat rinci dan pelaporan tentang isu-isu yang bersifat nonteknis dilakukan lebih sering. Pada kedua kasus pelaporan tersebut adalah mencerminkan struktur perincian kerja, yang setiap tingkat manajemen menerima hasil pelaporan pengendalian pada tingkat yang relevan. Hubungan antara pelaporan proyek terhadap rencana tindakan proyek atau struktur perincian kerja merupakan kunci untuk menentukan isi kedua pelaporan dan intensitas pelaporan. Pelaporan harus memuat data yang relevan sehingga dapat digunakan untuk pengendalian tugas yang spesifik berdasarkan penjadualan yang spesifik. Seringnya pelaporan memberikan pengaruh pengendalian selama dan sebelum tugas yang merupakan upaya pada penjadualan penyelesaian proyek. Pelaporan pemantauan yang konsisten dan logis pada sistem perencanaan, pemantauan, pengendalian merupakan tujuan yang diharapkan.

Manfaat pembuatan pelaporan adalah keinginan dalam pencapaian sasaran sesuai dengan perencanaan proyek dan keuntungan membuat pelaporan terperinci yang layak, yaitu : Pengamatan dengan intensitas tinggi: Manajemen puncak dapat melakukan pengamatan dengan intensitas lebih tinggi termasuk perhatian langsung terhadap kebutuhan proyek. Pelaksanaan tindakan cepat: Manajemen segera dapat melakukan tindakan yang cepat dalam merespon pekerjaan yang tidak diterima atau pekerjaan tidak sesuai. Penyesuaian dan perbaikan komunikasi: Manajemen dapat memperkecil kejadian yang dirasakan sangat membingungkan dengan menyesuaikan dan memperbaiki komunikasi. Pemberian peringatan awal: Manajemen dapat memberi peringatan yang lebih awal terhadap permasalahan yang potensial dan terjadinya keterlambatan proyek. Pengkoordinasian kegiatan untuk kemajuan: Manajer proyek telah menyadari perlunya kemajuan kegiatan pekerjaan dan semua permasalahannya untuk dapat dikoordinasikan.

6. Perencanaan kegiatan yang realistik: Manajer proyek dapat membuat perencanaan yang realistik pada kebutuhan pekerjaan dari semua kelompok dan individu proyek. 7. Penyampaian tugas dan tanggungjawab: Tim proyek masing-masing mengerti tugas dan tanggungjawab antara satu dengan lainnya pada seluruh kegiatan proyek. 8. Pemahaman dalam pelaksanaan tugas: Personil proyek satu sama lain dalam melaksanakan proyek saling dapat memahami dan mengetahui serta mengerti tujuan proyek. 9. Pemahanan status proyek bagi pemakai: Pengguna dan peminat yang lain dalam organisasi proyek memahami status proyek, keterangan biaya proyek dan cara pemesanan.

Rapat Pertemuan Pemantauan Pelaporan adalah membuat catatan tertulis yang disusun secara baik sehingga hasilnya banyak dipahami oleh banyak orang. Tiga bentuk pelaporan yaitu dalam bentuk: laporan rutin, laporan perkecualian dan laporan analisis khusus. Untuk kalangan manajer yang lebih luas pada rapat pemantauan untuk mempertemukan hasil pemeriksaan yang jelek atau menjelaskan permasalahan yang dipandang perlu. Tuntutan utama pembahasan dalam pertemuan tersebut adalah untuk menghindari adanya penyimpangan yang tidak memberikan kesimpulan dan banyak waktu terbuang yang tidak digunakan. Tidak ada alasan pertemuan harus diabaikan karena antara Personil dan Tim Proyek terjadi ketidak cocokan.

Alasan untuk mengadakan suatu pertemuan proyek digunakan ketentuan-ketentuan: Gunakan pertemuan untuk membuat keputusan kelompok atau mendapatkan masukan permasalahan penting. Hindari pertemuan yang tidak bemanfaat, yang sekedar menyampaikan pendapat yang tidak didukung oleh data lengkap dan akurat. Pertemuan adalah harus dengan menggunakan informasi untuk disampaikan kepada anggota tim proyek. Aturlah waktu dan tetapkan acaranya pertemuan sejak awal memulai sampai selesai. Untuk mengadakan pertemuan harus jelas jadual dan agendanya, kapan waktu pertemuan dimulai dan kapan waktu pertemuan diakhiri, serta apa yang akan dibicarakan. Jangan menghabiskan waktu yang tidak ada manfaatnya sehingga pertemuan menjadi membosankan. Siapkan bahan dan materi yang diagendakan untuk rapat pertemuan. Untuk melakukan pertemuan, maka masing-masing anggota tim proyek harus telah mempersiapkan bahan dan materi yang akan dibahas dalam pertemuan dan kemudian membuat beberapa alternatif pemecahan permasalahan dan jalan keluarnya.

Gunakan pertemuan anggota tim untuk membahas pelaporan Gunakan pertemuan anggota tim untuk membahas pelaporan. Kenyataannya bahan pelaporan menjadi agenda pertemuan oleh karena itu dalam posisinya apakah sebagai anggota tim atau sebagai ketua tim proyek maka anggota tim proyek yang lain perlu mengetahui pelaporan yang dibuat oleh masingmasing anggota tim dan membahasnya. Hindari sifat-sifat teguran atau pandangan individual yang kurang berkenan. Dalam pertemuan perlu hati-hati menyampaikan argumentasi dan hindari sifat-sifat yang bertentangan sehingga bahan yang akan disampaikan tidak dapat diterima karena alasan ketidakcocokan dalam bersikap, meskipun yang benar katakan benar dan yang salah katakan salah. Hindari aturan tambahan dalam prosedur. Hal yang bersifat mengada-ada harus dihindari agar pertemuan berjalan lancar dan berhasil dengan baik. Tidak dibenarkan dalam pertemuan menyampaikan aturan-aturan simpang siur dan yang tidak perlu sehingga akan berdampak pada ketidak-berhasilan pertemuan. Lakukan pertemuan dengan maksud memecahkan segala permasalahan apabila permasalahan datang serius atau krisis. Usahakan dari alokasi waktu yang tersedia dalam pertemuan dapat menyelesaikan semua permasalahan yang ada, setidak-tidaknya telah mengetahui akar masalahnya sehingga pada pertemuan lanjutan dan pertemuan berikutnya tinggal mencari penyebabnya dan dapat mencarikan jalan keluar dan dapat menyelesaikannya yang kemungkinan sama dengan kasus sebelumnya.

Tipe Pelaporan Pemantauan Manfaat dari manajemen proyek dalam membuat pelaporan adalah selalu mempertimbangkan 3 (tiga) tipe kenyataan (distinct): laporan rutin, dan pelaporan perkecualian dan pelaporan analisis khusus. 1. Pelaporan rutin adalah merupakan isu tetap tetapi tetap tersebut bukan berarti membuat pelaporan setiap penanggalan. Untuk Manajemen Puncak biasanya pelaporan berupa pelaporan berkala, tetapi bagi Manajer Proyek atau Personil pada tingkat yang lebih bawah menggunakan pelaporan rutin. Kegunaan pelaporan rutin adalah penggunaan sumberdaya secara berkala berdasarkan pelaporan mingguan dan pelaporan harian. 2. Pelaporan perkecualian adalah digunakan untuk 2 (dua) keadaan yaitu. Pertama : Merupakan pelaporan yang langsung berorientasi pada pengambilan keputusan Manajemen Proyek dan disampaikan kepada anggota Tim karena anggota Tim mempunyai tanggungjawab utama terhadap keputusan atau yang menyatakan kebutuhan untuk diketahui oleh Tim Proyek. Kedua: Menginformasikan kapan keputusan dibuat atas dasar perkecualian dan keinginan untuk memberitahukan kepada departemen lainnya dan juga sebagai dokumen untuk pengambilan keputusan serta untuk menentukan prosedur yang harus diikuti.

3. Pelaporan analisis khusus adalah pelaporan yang akan dibicarakan pada tim proyek atau sebagai respon permasalahan khusus yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Pada umumnya pelaporan tersebut ditujukan kepada pihak lain yang memerlukan informasi atau dibuat untuk digunakan sebagai bahan metoda analisis yang ingin diperbantukan pada proyek yang lain. Pengamatan tersebut digunakan untuk mengganti bahan yang diinginkan, menilai proses dan pemilihan alternatif yang lain, pengaruh luar proyek, kemampuan sumberdaya baru, dan uraian peraturan baru dari pemerintah atau peraturan lain yang menentukan dan berbagai macam lainnya yang biasanya menarik. Sebaiknya dari ketiga bentuk pelaporan yang telah disebutkan supaya digunakan pada proporsi yang sebenarnya.