DEDRIL MAIYANTO Kak Dedril Pendidikan Ke Pramukaan KMD Tahun 2005 KML Tahun 2007 KPD Tahun 2007 E-mail : dedril_cc@yahoo.com Fb : dedril andesit ftp://ftp.pramuka-bintantimur.16mb.com

ADMINISTRASI GUGUS DEPAN Disampaikan pada : Kursus Mahir Tingkat Lanjutan Kwartir Cabang Bintan 2015 Oleh : Dedril Maiyanto Selasa, 17 Maret 2015

PENGANTAR Salah satu tolak ukur sebuah organisasi berjalan secara terorganisir dengan baik adalah sistem administrasi yang dijalankan. Namun, seringkali hal yang berhubungan dengan administrasi dianggap sebagai formalitas, bahkan sering diremehkan. Padahal sistem administrasi yang baik akan sangat membantu dan mutlak dibutuhkan jika sebuah organisasi ingin maju. Lebih-lebih bagi Gugusdepan yang setiap tahun berganti kepengurusan. Secara khusus, administrasi menjadi tanggung jawab sekretaris gudep. Karena banyaknya tugas keadministrasian, sebaiknya sekretaris membentuk bidang tersendiri untuk mengelola keadministrasian.

PENGERTIAN ADMINISTRASI administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses tulis menulis / ketatausahaan. Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

KEGUNAAN ADMINISTRASI Administrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk: Pedoman pelaksanaan program kerja selama satu periode. Mengetahui perkembangan gudep. Mengetahui perkembangan anggota gudep, seperti keaktifan atau pencapaian SKU. Data/arsip  sejarah gudep sebagai bahan masukan pembuatan program kerja ke depan.

AKTIFITAS ADMINISTRASI DI GUGUS DEPAN Surat menyurat Kearsipan Penyusunan Laporan Penyajian Data Satuan/Gugus Depan

1. Surat Menyurat Sebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yang disampaikan kepada pihak lain, dalam bentuk warta/berita. Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat, bentuk surat dapat dipilih sesuai kebiasaan atau kebutuhan satuan. Bagian-bagian dalam bagan surat : Kepala Surat/heading Tanggal surat Nomor surat Lampiran Perihal Alamat dalam, kepada yang dituju Salam pembuka Isi Surat Salam Penutup Nama Jabatan, Penanggung jawab surat Tembusan Initial.

1a. Bentuk Kop Gudep Dalam SK Kwarnas no. 162.a tahun 2011 diatur cara membuat kop surat sbb :

1a. Penomoran Surat Dalam SK Kwarnas no. 62.a tahun 2011 diatur cara membuat penomoran Surat sbb : Penomoran Surat Kwarran 01/32.01.01-A Ket : 01 = nomor urut surat 32 = nomor kwarda 01 = nomor kwarcab 01 = nomor kwarran A = Kode Surat/Komisi/bidang

Penomoran Surat Gugusdepan Ket : 01 = nomor urut surat 32 = nomor kwarda 01 = nomor kwarcab 01 = nomor kwarran 001 = nomor gudep pa 002 = nomor gudep pi A = Kode Surat/Komisi/bidang

Penomoran yang SALAH

Penomoran yang BENAR

1b. Bentuk Cap/Stempel Gudep Dalam SK Kwarnas no. 162.a tahun 2011 diatur cara membuat Cap/Stempel sbb :

1c. Bentuk Papan Nama Dalam SK Kwarnas no. 162.a tahun 2011 diatur cara membuat Cap/Stempel sbb : Ukuran papan nama diatur sebagai berikut :      Kwartir Nasional : 500 cm x 166 cm.       Kwartir Daerah    : 390 cm x 120 cm       Kwartir Cabang   : 330 cm x 100 cm       Kwartir Ranting    : 200 cm x 80 cm       Gugusdepan         :200 cm x 60 cm

Bidang lambang Tunas Kelapa : Warna dasar : Kwartir Nasional : Kuning Kwartir Daerah    : Merah Kwartir Cabang   : Hijau Kwartir Ranting    : Merah Muda Gugusdepan         : Hijau Muda warna lambang Tunas Kelapa : hitam Bidang lambang Wosm : Warna dasar : Ungu. Warna lambang WOSM : Putih Bidang huruf Warna dasar : Coklat muda Warna huruf : Hitam

40 Cm 120 Cm

PAPAN NAMA GUDEP PUTRA DAN GUDEP PUTRI PISAH PAPAN NAMA GUDEP PUTRA DAN GUDEP PUTRI DIGABUNG

2. Kearsipan Adalah  proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga bila dibutuhkan akan dapat diketemukan dengan cepat dan tepat. Surat yang masuk maupun keluar disimpan dalam suatu file atau filing kabinet yang disusun secara teratur. Ada berbagai macam sistim penyimpanan, antara lain : Sistim Abjad Sistim Subyek Sisitim Geografis Sistim Nomor Sistim Kronologis

3. Penyusunan Laporan Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya. Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan : Pendahuluan Menyangkut latar belakang Masalah pokok laporan Sistimatika pelaporan Dasar hukum Maksud dan Tujuan kegiatan Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Sistim penyelengaraan Faktor Pendukung dan Permasalahan yang dihadapi Kesimpulan Saran Lampiran/sumber bahan.

4. Penyajian Administrasi dan Data Satuan/Gugus Depan Administrasi dan data di gugus depan sangat bermanfaat bagi seorang pembina maupun anggota, yaitu : Mempermudah dalam tata kerja maupun mengambil keputusan. Sebagai gambaran/visualisasi gugus depan. Sumber Pustaka dan sebagai bahan pembanding. Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang direncanakan. Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka. Sebagai alat mencapai tujuan Gerakan Pramuka

PEMBINA GUDEP MELAKSANAKAN ADMINISTRASI UMUM Penerimaan anggota baru dengan pendaftran anggota anggota dengan pernyataan orang tua/wali pesdik Mengatur pembagian tugas antar pembina Mengajukan permintaan tanda kehormatan bagi pembina dan pesdik Daftar induk anggota Menyelenggarakan Mugus dan mengelola keputusannya Membuat laporan secara periodik ke Kwarcab melalui Kwarran Membuat mutasi

PEMBINA GUDEP MELIMPAHKAN PELAKSANAAN ADM KEPADA PEMBINA DAN PEMBANTU PEMBINA

1. PERINDUKAN SIAGA Daftar anggota Perindukan Program kerja Triwulan Rencana latihan mingguan Buku log Tabungan Iuran anggota Daftar hadir latihan Catatan Pribadi

2. PASUKAN PENGGALANG Daftar anggota Pasukan Program kerja Triwulan Rencana latihan mingguan Buku log Tabungan Iuran anggota Daftar hadir latihan Catatan Pribadi

Selain buku catatan pribadi, buku-buku lain dapat dipercayakan kepada Pembantu Pembina Pratama perlu dipercayakan untuk buku log, Tabungan dan Iuran Pin Ru dipercayakan buku daftar hadir

3. AMBALAN PENEGAK dan RACANA PANDEGA Jenis buku sama dgn Pasukan Penggalang Selain catatan pribadi, buku-buku lain wajib dipercayakan kepada Dewan Ambalan dengan bimbingan Pembantu Pembina Selain catatan pribadi, buku-buku lain wajib dipercayakan kepada Dewan Racana.

ADM SATUAN PRAMUKA SECARA UMUM MELIPUTI Permintaan Pendaftaran Anggota untuk Peserta Didik Biodata Pengurus Gudep Program Kerja Uraian Program Kegiatan Latihan Daftar Induk Anggota Daftar Hadir Latihan 1 Agenda Kegiatan Harian Agenda Acara Pelantikan Aganda Kenaikan Tingkat Buku Tamu

ADM SATUAN PRAMUKA SECARA UMUM MELIPUTI Buku Kas Mingguan Buku Kas Bulanan Buku Kas Tahunan Agenda Surat masuk Agenda Suart Keluar Buku Inventaris Barang Buku Catatan Rapat / Notulen Rapat Buku Catatan Peristiwa Penting ( Buku LOGBOOK) Agenda Dokumentasi Kegiatan Buku Adat

ADM SATUAN PRAMUKA SECARA UMUM MELIPUTI Program Kerja Tahunan Progja 4 bulan Siaga Progja 4 bulan Penggalang Progja Ambalan Penegak Progja Racana Pandega Program Mingguan Buku Hubungan Kemasyarakatan Buku Daftar Hadir Latihan 2 Persiapan Mengajar Catatan Pribadi Anggota Laporan semester data dan Kegiatan Gudep

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku pegangan pengurus Berisi tentang semua hal yang perlu diketahui oleh pengurus dewan ambalan/ racana, khususnya yang menjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendahara dan ketua bidang-bidang). Termasuk di dalamnya, tata laksana/ AD-ART, job description atau pembagian tugas, time shcedule program kerja dan petunjuk pengelolaan kesekretariatan. Buku induk anggota Berisi data pribadi semua anggota, seperti curiculum vitae/ data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU (syarat kecakapan umum) atau SKG (syarat kecakapan pramuka garuda), dll.

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku catatan harian/log book Berisi catatan semua kejadian penting dalam gudep. Lebih baik jika dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. Dari buku ini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupun besar yang telah dilaksanakan oleh ambalan. Buku risalah rapat/pertemuan/Notula Berisi data dan hasil setiap rapat yang diadakan baik oleh pengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang diikuti oleh seluruh anggota gudep. Meskipun ada banyak bidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu. Buku arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisi Untuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang keluar. Buku ekspedisi adalah catatan ketika gudep menugaskan pengurusnya untuk mengirim surat keluar.

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku inventaris dan peminjaman barang Inventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimal setiap bulan dan hasilnya dicatat dalam buku ini. Peminjaman barang inventaris sebaiknya disediakan memo khusus yang harus disetujui oleh pihak yang berwenang (misalnya kerani atau staff kesekretariatan bagian inventaris). Buku catatan keuangan Catatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara) dan setiap bulan dilaporkan secara terbuka dalam rapat pengurus harian. Buku tamu Untuk mencatat setiap ada pengunjung bukan anggota gudep yang memiliki keperluan tertentu. Misalnya memasukkan  surat edaran, meminjam alat, study banding atau keperluan lainnya.

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Buku pribadi atau catatan pribadi Setiap Pembina satuan wajib membuat catatan pribadi Pramuka yang dibinanya dan wajib dipegangnya sendiri selama bertugas wajib diserahkan kepada pengantinya atau kepada Pembina Gudep Buku pribadi atau catatan pribadi berisikan : Kemajuan yang telah dicapai oleh Peserta didik Perkembangan tingkah laku Hal-hal lain yang menonjol dan perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan pembinaan watak

JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPAN Selain itu, juga perlu pengarsipan setiap surat masuk atau keluar, proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawaban kegiatan. Organisasi yang memperhatikan administrasinya dengan baik, pasti dalam kegiatan di lapangan berjalan dengan baik juga.

ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Proposal kegiatan Merupakan alat guna mengefektifkan dan mengefisienkan Kegiatan Kepramukaan berupa proses penyusunan perencanaan yang digunakan secara berkelanjutan. Bentuk proposal disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut : PENDAHULUAN LATAR BELAKANG DASAR KEGIATAN SASARAN KEGIATAN WAKTU DAN JENIS KEGIATAN WAKTU JENIS KEGIATAN TEMA KEGIATAN PESERTA KEGIATAN PANITIA KEGIATAN SUSUNAN ACARA ANGGARAN KEGIATAN PENUTUP LAMPIRAN

ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Pelaporan Kegiatan Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis yang berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya.  Pelaporan kegiatan rutin mengacu pada sistematika sebagai berikut : PENDAHULUAN LATAR BELAKANG DASAR KEGIATAN SASARAN KEGIATAN WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN PELAKSANAAN JENIS KEGIATAN PESERTA KEGIATAN SISTEM PENYELENGARAAN HASIL / OUTPUT KEGIATAN PERMASALAHAN YANG DIHADAPI FAKTOR PENDUKUNG DAN KESIMPULAN SARAN LAMPIRAN

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Program Kerja Tahunan NO NAMA KEGIATAN BULAN KET. 6 7 8 9 10 11 1. Penyusunan Program Kerja 2. Penerimaan Tamu Ambalan 3. Dst. Program Latihan Mingguan Program Latihan Mingguan Gudep : ..................................... No Waktu Kegiatan Sasaran Pencapaian Alat Petugas Acara Selingan Ket SKU SKK Mengetahui Pembina Gudep ( ......................... ) ................, .................... Dewan Galang/Ambalan ( ......................... )

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Induk Anggota NO NTA NAMA ANGGOTA AGAMA TMP, TGL LAHIR ALAMAT NAMA ORTU/ WALI PEKER- JAAN Dilantik Tanggal Mendapat TKK Tanggal Ramu Rak i t Terap 1 2 3 4 5 Buku presensi (kehadiran) Buku Kehadiran Regu : ..................................... Hari / Tanggal : ..................................... NO NAMA JABATAN DALAM REGU HADIR S I A PARAF 1. 2.

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Catatan Rapat/Pertemuan/Notula Notulen Rapat Pengurus Dewan Ambalan Hari / Tanggal : ..................................... Waktu : ..................................... Tempat : ..................................... Yang Hadir : ..................................... Acara : 1. ................................. 2. ................................. 3. dst. NO PERMASALAHAN PEMECAHAN KETERANGAN 1. 2. 3. 4.

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Inventaris NO BARANG KLASIFIKASI JUMLAH KEADAAN SUMBER KET B RR RB 1. 2. Buku Catatan Harian/Log Book NO TANGGAL CATATAN KETERANGAN 1. 2. Buku Tamu No Hari/Tanggal,Waktu Nama/ Alamat Jabatan Maksud/ Tujuan Kesan dan Pesan Tanda Tangan

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku catatan keuangan Penerimaan dan Pengeluaran Uang Gugus Depan Bulan : .................................. Tanggal Uraian No. Bukti Penerimaan (Rp) Pengeluaran (Rp) Keterangan ..............., ........................... Pembina Gugus Depan ( ................................ )

CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku ekspedisi NO NO. SURAT TANGGAL SURAT PERIHAL TUJUAN PARAF KET 1. 2. Buku arsip surat masuk dan keluar NO NO. SURAT TANGGAL SURAT PERIHAL/ ISI RINGKAS TUJUAN / DARI KET 1. 2.

Sumber dari Akreditasi Gugusdepan Gerakan Pramuka

SISTEM ADMINISTRASI DEWAN KERJA 1. Sistem Pencatatan Penyelenggaraan Surat Menyurat. Satuan Organisasi Pramuka Penegak dan Pandega adalah merupakan salah satu bagian yang tak terpisahkan dari organisasi gerakan pramuka, yang mana pengelolaannya secara umum dilakukan oleh orang dewasa serta berada dalam bimbingan secara umum dilakukan oleh orang dewasa, maka penyelenggaraan surat menyurat senantiasa dilakukan oleh orang dewasa (kwartir/Pembina gugusdepan) kecuali yang bersifat intern untuk pengurus dijajarannya. Pendistribusian surat berpedoman pada sistem surat – menyurat Kwarcab Bintan, yakni 2 (dua) keatas dan 2 (dua) kebawah.

Sistem Penomoran Bagi Satuan Penegak dan Pandega 1. Dewan Kerja Cabang x/DKC.32.01-Y 2. Dewan Kerja Ranting x/DKR.32.01.AA-Y 3. Dewan Racana/Ambalan x/BB.32.01.AA.CC-Y 4. Dewan Saka x/DS.32.01-U Keterangan X : Nomor Surat Y : Kode Administrasi : A = Administrasi B = Diklat C = Kegiatan Oprasional D = Keuangan AA : Kode Kwartir Ranting BB : DA bagi Dewan Ambalan; DR bagi Dewan Racana CC : Nomor Gudep

Ket : U : Satuan Karya : L = Saka Bhayangkara K = Saka Bakti Husada N = Saka Kencana O = Saka Tarunabumi P = Saka Wanabakti Q = Saka Wira Kartika Nota Dinas Daftar Hadir Notulensi Rapat Daftar Risalah Rapat

3. Penyelenggaraan Papan Data 2. Penyelenggaraan Buku Buku Tamu Agenda Surat Expedisi Surat Daftar Kegiatan Buku kas Harian dan Kas Besar Buku Program Kerja Data Potensi Pramuka 3. Penyelenggaraan Papan Data Papan Data program Kerja Papan Data Potensi Pramuka

PELAPORAN GUGUSDEPAN Pelaporan Data Potensi di suatu Gugus Depan menjadi kewajiban yang harus dilakukan setiap enam bulan sekali bagi seluruh Pangkalan/ Gugus Depan. Data ini sangat penting kegunaannya sebagai dasar pengambilan kebijakan strategis di lingkungan Gerakan Pramuka maupun sebagai penyediaan data base secara akurat di suatu Kwartir. Penyampaian laporan ini dilakukan pada setiap akhir semester atau sekaligus pada setiap Gugus Depan melaksanakan daftar ulang di tiap bulan Nopember.

FORMAT PELAPORAN Berikut format Pelaporan Data Potensi Gugus Depan dengan ketentuan untuk : Putra memakai model : 01/GUDEP/PP Putri memakai model : 02/GUDEP/PP Baik Gugus Depan Putra maupun Putri memiliki bentuk format yang sama. Pelaporan data ini di buat rangkap 3 ( Tiga ) : 1. Kwartir Cabang. 2. Kwartir Ranting 3. Arsip Dapat juga Dikirimkan ke Kwarda dan Kwarnas sebagai tembusan.

TERIMA KASIH Salam Pramuka ...!!!