ASPEK MANAJEMEN DALAM EVALUASI PROYEK

Tujuan Studi Aspek Manajemen Untuk mengetahui apakah pembangunan dan implementasi bisnis dapat direncanakan, diorganisasikan, dilaksanakan, dan dikendalikan, sehingga rencana bisnis dapat dinyatakan layak, atau sebaliknya.

PERENCANAAN 1. Pendekatan dalam Membuat Perencanaan a. Pendekatan Atas-Bawah (Top-Down) b. Pendekatan Bawah-Atas (Bottom-Up). c. Pendekatan Campuran d. Pendekatan Kelompok 2. Fungsi-Fungsi Perencanaan a. Penerjemah Kebijakan Umum b. Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan c. Memastikan suatu Kegiatan d. Alat Koordinasi e. Alat/Sarana Pengawasan

3. Macam-macam Perencanaan a 3. Macam-macam Perencanaan a. Sisi Jangka Waktu - Perencanaan Jangka Panjang - Perencanaan Jangka Menengah. - Perencanaan Jangka Pendek. b. Sisi Tingkatan Manajemen - Perencanaan Strategis - Perencanaan Operasional

4. Visi VISION yang baik memiliki dua komponen utama : a 4. Visi VISION yang baik memiliki dua komponen utama : a. CORE IDEOLOGY Core Ideology mendefinisikan karakter yang bertahan lama dari suatu organisasi – identitas yang konsisten yang melebihi dari sekedar siklus produk atau siklus pasar, terobosan teknologi, kecenderungan manajerial, dan pemimpin individual. Fungsinya adalah sebagai sumber tuntunan dan inspirasi. Core ideology juga berfungsi sebagai perekat yang mengikat organisasi ketika bertumbuh, terdesentralisasi, terdiversifikasi, ekspansi global, dan mengembangkan workplace diversity.

Core ideology terdiri dari core value dan core purpose Core ideology terdiri dari core value dan core purpose. Core Values adalah suatu sistem asas-asas penuntun organisasi yang bersifat abadi. Core Purpose adalah alasan keberadaan organisasi. Purpose yang baik mencerminkan motivasi ideal orang-orang dalam organisasi. Purpose tidak Cuma mendeskripsikan output atau target customers organisasi, tetapi menangkap jiwa dari organisasi. b. ENVISIONED FUTURE Envisioned Future adalah tujuan 10-sampai-30 tahun yang berani dan deskripsi hidup mengenai apa yang dituju itu.

5. MISSION STATEMENT a. What Is a Company Mission 5. MISSION STATEMENT a. What Is a Company Mission? • Mission Statement adalah pernyataan mengenai tujuan perusahaan yang membedakan perusahaan dari perusahaan-perusahaan lainnya, yang diidentifikasikan dalam terminology ruang lingkup operasi produk atau pasar. • Mission statement mendeskripsikan produk, pasar, dan kawasan teknologi suatu bisnis, yang juga merefleksikan nilai-nilai dan prioritas dari manajemen strategis.

b. Perlunya suatu Missi yang Eksplisit Misi mengandung arah yang spesifik, dan hanya menggariskan sasaran dan strategis yang luas. Secara sifat, misi adalah pernyataan mengenai sikap, cara pandang dan orientasi, dan bukanlah sasaran yang terinci dan terukur. Lalu, apa yang ingin diperoleh dari suatu Misi Perusahaan? 1. Memastikan kebulatan tujuan di dalam organisasi. 2. Memberikan dasar untuk memotivasi penggunaan sumberdaya organisasi. 3. Mengembangkan basis, atau standar untuk mengalokasikan sumberdaya organisasi. 4. Menetapkan sifat iklim organisasi, misalnya menyarankan operasi yang bersifat bisnis. 5. Menjadi titik acuan untuk mengidentifikasikan siapa yang sesuai dengan tujuan dan arah organisasi dan menghentikan siapa saja yang tidak dapat berpartisipasi lebih jauh bagi kegiatan organisasi. 6. Memfasilitasikan penerjemahan sasaran dan tujuan pada struktur kerja yang mencakup penugasan pada bagian-bagian yang diserahi tanggungjawab dalam organisasi. 7. Menspesifikasi tujuan organisasi dan translasi tujuan ini kepada sasaransasaran sehingga biaya, waktu dan kinerja dapat diperiksa dan dikendalikan.

6. Program Kerja Penyusunan suatu perencanaan jangka pendek dan penerapannya dalam bentuk program kerja perlu memperhatikan anggarannya. Untuk membuat program kerja yang baik, dapat digunakan beberapa teknik. Teknik-teknik yang sudah umum dipakai, terutama dalam rangka mengoptimalisasi sumber daya organisasi yang akan digunakan, antara lain adalah:

a. Teknik Gantt Chart dan Gantt Milestone Chart Teknik Gantt Chart pertama kali diperkenalkan oleh Henry L. Gantt. Pada dasarnya pembuatan jadwal dilakukan dengan dua sumbu, yaitu sumbu horizontal untuk menggambarkan kurun waktu dan sumbu vertikal untuk menggambarkan jenis kegiatan dan pelaksanaannya. b. Teknik PERT dan NwP Teknik PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah teknik perencanaan yang dikembangkan oleh konsultan Booz, Alien, dan Hamilton pada tahun 1958. Dalam teknik PERT, pembuatannya memiliki tiga dasar yang penting, yaitu: perencanaan, yang meliputi penjadwalan kerja, penganggaran dan penggunaan tenaga kerja; pengorganisasian, dan pengendaliannya.

c. Teknik PKT Teknik PKT (Pola Kerja Terpadu) merupakan teknik pemecahan masalah yang dilanjutkan dengan perencanaan kerja yang komprehensif yang akan memberikan kepastian kegiatan dan tanggung jawab, baik secara individual maupun kelompok dalam pelaksanaan satu kegiatan. Dengan teknik ini, pelaksanaan kegiatan akan terkendali secara terpadu mulai dari penetapan sasaran, persiapan, pelaksanaan serta pengendalian, termasuk pelaporannya, sehingga dengan demikian tujuan yang diharapkan akan lebih mudah dicapai. d. Teknik PIP (Performance Improvement Planning) adalah suatu teknik perencanaan guna menentukan strategi serta langkah- langkah kegiatan yang terkoordinasi dalam rangka mencapai tujuan perusahaan melalui analisis atas kekuatankekuatan pendorong dan penghambat kinerja perusahaan. Teknik PIP ini diperkenalkan oleh Dr. Fraud Sherif dan dikembangkan oleh PBB. Teknik ini merupakan alat perencanaan kerja yang praktis, logis, realistis, terutama dalam hal memperhitungkan kekuatan pengharnbat dan pendorong melalui strategi dan kegiatan yang terkoordinasi.

e. Teknik APP (Analisis Persoalan Potensial) adalah suatu teknik yang membantu dalam mengamankan suatu rencana atau program yang telah disusun sedemikian rupa. Sebagaimana diketahui, bahwa suatu rencana kerja dapat saja berubah karena berbagai sebab. Masalahnya adalah apakah perubahan yang mungkin terjadi tersebut sudah diantisipasi.

7. Anggaran Dalam perencanaan anggaran dikenal ada empat macam sistem, yaitu: • Sistem Anggaran Tradisional. Sistem anggaran ini disusun berdasarkan jenis pengeluaran-nya, yaitu : Anggaran Produksi, Anggaran Bahan Baku, Anggaran Tenaga Kerja, Anggaran Biaya Overhead Pabrik (BOP), Anggaran Variabel, Anggaran Modal, Anggaran Piutang, Anggaran Kas. • Sistem Anggaran Hasil Karya. Sistem anggaran ini disusun berdasarkan sasaran yang ingin dicapai • Sistem Anggaran PPBS (Planning Programming Budgeting Systems). Pada dasarnya, penyusunananggaran dengan sistem ini bertolak dari rencana dan program kegiatan yang akan dilaksanakan oleh masing-masing organisasi. • Sistem Anggaran ZBB (Zero Base Budgeting). Sistem ZBB menghubungkan antara proses perencanaan, pemrograman, dan penganggaran melalui evaluasi berbagai program yang telah dan sedang dilaksanakan bersamaan dengan rencana yang diusulkan. Pengkajian harus dilakukan secara cermat agar tidak terjadi sisa anggaran, karena berdasarkan sistem ini sisa anggaran akan hangus pada akhir tahun. Tahun berikutnya anggaran harus dimulai dari nol.

C. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING) 1. Langkah Pengorganisasian • Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan misi dan visinya. • Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang atau oleh sekelompok orang. • Mengkombinasikan pekerjaan anggota organisasi dengan cara yang logis dan efisien. • Menetapkan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. • Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah- langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.

2. Asas Organisasi - Departemenisasi - Pembagian Kerja - Koordinasi - Pelimpahan Wewenang - Rentang Kendali - Jenjang Organisasi - Kesatuan Perintah - Fleksibilitas

3. Struktur Organisasi Ada empat elemen dalam struktur, yaitu: • Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja. • Standarisaisi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya. • Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi subunit dalam organisasi. Mekanisme standarisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas, khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola yang rumit. • Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja.

4. Faktor Penentu Struktur Organisasi a 4. Faktor Penentu Struktur Organisasi a. Strategi dan struktur organisasi. b. Teknologi sebagai penentu struktur. c. Manusia sebagai penentu struktur. d. Ukuran dan struktur. 5. Bentuk Organisasi a. Organisasi Garis. Bentuk organisasi ini merupakan bentuk yang paling sederhana. Cirinya: • Jumlah karyawan relatif sedikit. • Organisasi relatif kecil. • Karyawan saling mengenal secara akrab. • Spesialisasi kerja masih relatif rendah.

b. Organisasi Fungsional b. Organisasi Fungsional. Ciri struktur organisasi fungsional adalah bahwa setiap atasan mempunyai wewenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan yang ada sepanjang perintah itu masih ada hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan. Dalam praktek, struktur organisasi ini kadang-kadang menimbulkan kerancuan bagi bawahan dalam menjalankan perintah. c. Organisasi Garis dan Staf. Jika suatu organisasi telah berkembang semakin besar, mungkin sekali akan timbul berbagai kesulitan bagi seorang pemimpin untuk mengambil keputusan, sehingga ia merasa perlu meminta bantuan kepada orang lain yang merasa lebih mampu. Oleh sebab itu, dibentuklah staf penasihat yang merupakan kumpulan orang- orang yang ahli dalam bidang

d. Organisasi Gabungan. Bentuk organisasi gabungan ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya, sehingga bentuk strukturnya dapat berupa gabungan dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional dan staf atau kombinasi dari ketiganya. Mengenai kebaikan dan kelemahan bentuk organisasi campuran atau gabungan ini akan mengikuti kebaikan dan kelernahan organisasiorganisasi yang dibawa dalam rangka penggabungan tersebut.

e. Organisasi Matriks. Dewasa ini, struktur organisasi matriks sering diterapkan pada organisasi yang memiliki pekerjaan-pekerjaan relatif besar. Secara nyata dapat terlihat bahwa dalam menangani suatu proyek yang cukup besar dengan permasalahannya yang sangat kompleks, diperlukan upaya penyelesaian yang tepat, baik ditinjau dari segi waktu, tenaga, maupun biaya yang dibutuhkan. Karena struktur organisasi yang telah disebutkan sebelumnya dianggap tidak dapat menyelesaikan berbagai masalah tersebut, maka dibentuklah suatu struktur organisasi matriks ini, yang pada dasarnya mempunyai tujuan memadukan berbagai bentuk struktur organisasi yang telah

D. PENGGERAKAN (ACTUATING) 1. Fungsi Penggerakan Fungsi penggerakan di dalam manajemen yang pokok adalah: • Mempengaruhi seseorang (orang-orang) supaya bersedia menjadi pengikut. • Melakukan daya tolak pada seseorang (orang-orang). • Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih baik. • Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan organisasi tempat mereka bekerja. • Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seseorang atau orang-orang terhadap Tuhannya, negara, dan masyarakat.

2. Kepemimpinan a. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain 2. Kepemimpinan a. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain. Dengan kesediaan mereka menerima pengarahan dari pemimpin, maka para anggota kelompok membantu menentukan status pemimpin dan memungkinkan terjadinya proses kepemimpinan. b. Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata atas kekuasaan antara pemimpin dan yang dipimpin. Pemimpin mempunyai wewenang mengarahkan bawahan, tetapi tidak sebaliknya. c. Kepemimpinan secara sah dapat memberikan hak kepada pemimpin tidak saja berupa pengarahan akan tetapi juga pengaruh. Artinya, pemimpin tidak hanya dapat menyatakan apa yang harus dikerjakan bawahan akan tetapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah tersebut.

Kepemimpinan yang efektif tergantung dari landasan manajerial yang kokoh. Menurut Chapman yang dikutip Dale Timpe, lima landasan kepemimpinan yang kokoh adalah: • Cara berkomunikasi. • Pemberian motivasi. • Kemampuan memimpin. • Pengambilan keputusan. • Kekuasaan yang positif.

E. PENGENDALIAN (CONTROLLING) Fungsi pokok pengendalian tersebut adalah: a. Mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin disertai adanya ketegasan-ketegasan dalam pengawasan, yakni dengan pemberiansanksi yang semestinya terhadap penyimpangan yang terjadi. b. Memperbaiki berbagai penyimpangan yang terjadi. Jika penyimpangan telah terjadi, hendaknya pengawasan/pengendalian dapat mengusahakan cara-cara perbaikan. c. Mendinamisasikan organisasi. Dengan adanya pengawasan diharapkan sedini mungkin dapat dicegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sehingga setiap unit organisasi selalu dalam keadaan bekerja secara efektif dan efisien. d. Mempertebal rasa tanggung jawab. Dengan adanya pengendalian/ pengawasan yang rutin, setiap unit organisasi berikut karyawannya dapat selalu mengerjakan semua tugas yang diberikan dengan benar sehingga, kesalahan dalam pelaksanaan tugas akan kecil kemungkinannya untuk muncul. Jika tindakan yang salah tidak dapat dihindari, laporan tertulis mengenai penyimpangan itu wajib diberikan. Dengan cara-cara seperti ini, diharapkan tanggung jawab terhadap pekerjaan makin lama makin tebal.

1. Jenis Pengendalian a. Metode Pengendalian Pendahuluan b 1. Jenis Pengendalian a. Metode Pengendalian Pendahuluan b. Metode Pengendalian Bersamaan (Concurrent Controls) c. Metode Pengendalian Umpan Balik (Feedback Controls) 2. Sistem Pengendalian yang Efektif a. Akurat. b. Tepat waktu. c. Dipusatkan pada titik pengendalian strategis d. Ekonomis. e. Realistis dari sisi organisasi f. Fleksibel g. Perspektif dan operasional h. Diterima oleh anggota organisasi