ANALISIS DATA DAN INFORMASI SITUASI SWOT ANALYSIS RENCANA PENGEMBANGAN ROOT CAUSE ANALYSIS FORCE FIELD ANALYSIS KESIMPULAN BENCHMARKING GAP ANALYSIS

MENYELENGGA-RAKAN PROGRAM KELAYAKAN MEMPEROLEH HIBAH KOMPETISI EVALUASI-DIRI UNTUK AKREDITASI DAN PHK KELAYAKAN MENYELENGGA-RAKAN PROGRAM DOKUMEN AKREDITASI AKREDITASI SWOT UMUM EVALUASI- DIRI LAPORAN E-D RCA FFA GA PHK SPESIFIK PROPOSAL PHK RCA = Root Cause Analysis FFA = Force Field Analysis GA = Gap Analysis KELAYAKAN MEMPEROLEH HIBAH KOMPETISI

ALUR ANALISIS SITUASI (DIKTI, 2003) Akreditasi Kekuatan Kelemahan …………. .…………… …………. ……………. Peluang Ancaman Analisis KKPA Situasi Saat Ini Perencanaan Strategis – (global) Perencanaan Operasional – (rinci) Posisi Analisis Situasi PHK Pernyataan Masalah ……………………………… ………….…………………... Analisis Akar Masalah Evaluasi – diri Kesimpilan Pengembangan Daya Penghambat Daya Pendorong Analisis Medan Daya ALUR ANALISIS SITUASI (DIKTI, 2003)

INFORMASI UNTUK EVALUASI-DIRI INFORMASI YANG DIJARING DALAM EVALUASI-DIRI TERKAIT DENGAN MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DENGAN MEMPERHATIKAN UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES, DAN KELUARAN UNSUR-UNSUR MASUKAN, PROSES DAN KELUARAN DIIDENTIFIKASI MELALUI ANALISIS SISTEM INDIKATOR UTAMA MUTU PENYELENGGARAAN PROGRAM STUDI DINYATAKAN DENGAN RAISE

ANALISIS DATA DAN INFORMASI SITUASI ANALISIS KKPA RENCANA PENGEMBANGAN ANALISIS AKAR MASALAH ANALISIS MEDAN DAYA KESIMPULAN PEMBAKUAN MUTU ANALISIS KESENJANGAN

SWOT/KKPA Strengths (Kekuatan) Weaknesses (Kelemahan) Opportunities (Peluang) Threats (Ancaman) Dwatmadji

Data untuk Analisis KKPA/SWOT Data dan informasi: keadaan sebenarnya. Data pendukung (dapat menggunakan format tabel pada borang akreditasi). Deskripsi SWOT (setiap komponen). Analisis SWOT (antarkomponen). Rumusan strategi pengembangan program.

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SWOT IDENTIFIKASI W & T YANG MENDESAK IDENTIFIKASI S & O YANG RELEVAN RENCANA PENGEM- BANGAN RENCANA PENGEM- BANGAN SWOT PRODI MASUKKAN WT & SO KE DALAM POLA ANALISIS ANALISIS SWOT PERUMUSAN STRATEGI PENANGAN W & T SKALA PRIORITAS PENANGANAN LANGKAH-LANGKAH ANALISIS SWOT

POLA ANALISIS KKPA [SWOT] Mengendalikan ancaman Internal Eksternal Kekuatan [S] Kelemahan [W] Peluang [O] Kekuatan/Peluang Memilih keuntungan Kelemahan/Peluang Memanfaatkan peluang Strategi Pemecahan Masalah Perbaikan & Pengembangan Ancaman [T] Mengerahkan kekuatan Kekuatan/Ancaman Mengendalikan ancaman Kelemahan/Ancaman

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgen untuk diatasi secara umum pada semua komponen. Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1. Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran. Masukan termasuk mahasiswa, dosen dan tenaga pendukung, kurikulum, sarana dan prasarana, dan pendanaan. (Kalau perlu visi, misi, sasaran, dan tujuan dijadikan masukan lingkungan). Proses termasuk tata pamong, pengelolaan program, proses pembelajaran, suasana akademik, sistem informasi, sistem jaminan mutu, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Keluaran termasuk lulusan dan keluaran lainnya yang mencakup tugas akhir mahasiswa, sripsi/ tesis/disertasi, model-model, publikasi, hasil pengabdian kepada masyarakat. Bagan deskripsi SWOT adalah sebagai berikut.

DESKRIPSI KKPA [SWOT] KEKUATAN (S) KELEMAHAN (W) PELUANG (O) ANCAMAN (T)

Langkah … (lanjutan) Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi yang direkomendasikan untuk menangani kelemahan dan ancaman, termasuk pemecahan masalah, perbaikan, dan pengembangan lebih lanjut. Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah suatu rencana tindakan untuk melaksanakan program penanganan. Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Analisis KKPA (SWOT Analysis) Faktor Internal Kekuatan lingkungan internal organisasi Kelemahan Faktor Eksternal Peluang lingkungan eksternal organisasi Ancaman Dwatmadji

Jurusan/ Departemen/ Prodi Lingkungan Eksternal SISTEM PENDIDIKAN KEBIJAKAN KEUANGAN SISTEM PEMERINTAHAN KOMPETENSI LULUSAN GLOBALISASI STRATEGY PENGEMBANGAN Pemerintah Masyarakat lokal Industri Jurusan/ Departemen/ Prodi Lulusan SLTA Pasar Kerja PELAYANAN AKADEMIK KEBIJAKAN PENGEMB. KARIR KETERLIBATAN SEMUA ELEMEN AKUNTABILITAS PUBLIK SUPPORT EXTERNAL RECOGNITION Stakeholders Eksternal Stakeholders Internasl Pesaing Dwatmadji

Analisis KKPA Perluasan Konsolidasi S > W O > T S < W Dwatmadji

Perluasan Konsolidasi ANALISIS KKPA [SWOT] Kekuatan [S] Kelemahan [W] Faktor Internal Eksternal Kekuatan [S] Kelemahan [W] Peluang [O] Strategi SO -------------------------- Gunakan “S” untuk memanfaatkan “O” Konsolidasi Perluasan Strategi WO ---------------------------- Menghilangkan “W” dan memanfaatkan “O” Ancaman [T] Strategi ST ------------------------ Gunakan “S” untuk Menghindarkan “T” Strategi WT -------------------------- Minimalkan “W” untuk Menghindarkan “T”

Root Cause Analysis Root Cause Analysis (RCA) teknik analisis yang bertahap dan terfokus untuk menemukan akar masalah suatu problem, dan bukan hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah. Tujuan RCA adalah menemukan: Apa yang sebenarnya telah terjadi ? Mengapa masalah tersebut bisa terjadi ? Mengapa dan Megapa ? Apa yang bisa dilakukan untuk menghindari masalah tersebut untuk tidak terjadi lagi di masa depan?

CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003) IPK baik, lama studi panjang, skripsi tepat waktu Gejala Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab Peraturan Akadedmik: Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Akar Permasalahan Akibatnya: Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb. Solusi: Ubah Peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK CONTOH ROOT CAUSE ANALYSIS (DIKTI, 2003)

Root-Cause Analysis Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 ………... Keketatan NEM Rendah Skripsi Tepat Waktu IPK Baik/ Tinggi Masa Studi Lama Bhs Inggris Mhs Rendah Kehadiran Dosen Rendah Keketatan Persaingan Tunggu Beban Ruang Luas Masalah 1 Masalah 2 Masalah 3 ………...

Contoh Root Cause Analysis (DIKTI, 2003) IPK baik Lama studi panjang Skripsi tepat waktu Gejala Pengulangan Mata Kuliah, tinggi Penyebab Peraturan Akademik : Nilai terbaik yang digunakan dalam perhitungan IPK Akar Permasalahan Beban dosen meningkat Beban praktikum meningkat Kapasitas ruangan kurang memadai dsb Akibat Ubah peraturan akademik: nilai terakhir yang digunakan dalam perhitungan IPK Solusi

Gejala masalah dan akar masalah yang berhasil diidentifikasi dan isu-isu strategis XX XXX X Rangkuman masalah2 yg telah berhasil di identifikasi dan Solusi dari masalah tsb Diisi dengan : XXX = sangat terkait XX = kurang terkait X = tidak terkait Gejala/fenomena/symptoms

Introduksi peralatan laboratorium baru Rencana: Faktor Pendorong Faktor Penghambat Pelanggan membutuhkan ketepatan asnalisis Kehilangan kerja lembur laboran Rencana: Introduksi peralatan laboratorium baru 4 4 Meningkatkan kecepatan analisis Kekhawatiran staf pada teknologi baru 2 2 Meningkatkan volume analisis Dampak lingkungan akibat alat baru 3 1 Ongkos perawatan yang lebih murah Tambahan biaya untuk membeli alat baru 1 3 TOTAL = 10 Gangguan proses analisis lab dengan alat baru 1 CONTOH PENGGAMBARAN FORCE FIELD ANALYSIS (FFA) TOTAL = 11

Faktor Pendorong Faktor Penghambat Introduksi Peralatan Lab. Baru Pelanggan Membutuhkan Ketepatan analisa Kehilangan kerja lembur laboran 4 3 Kekhawatiran staf pada teknologi baru 2 Meningkatkan kecepatan analisa 1 Dampak lingkungan akibat alat baru 3 Meningkatkan volume analisis 1 Alternatif Solusi: Sosialisasi teknologi baru Lokakarya Biaya untuk membeli alat baru 3 1 Ongkos perawatan yang lebih murah Gangguan proses analisa lab dengan alat baru 1 Total = 10 Total = 9

BENCHMARK DAN BENCHMARKING Benchmark adalah suatu tingkat mutu kinerja yang diakui sebagai standar kesempurnaan untuk suatu praktek usaha atau program tertentu (termasuk pendidikan tinggi) yang merupakan hasil kerja bermutu tinggi dan diperoleh melalui proses kinerja yang sempurna (“the best practices”) serta menjadi suatu rujukan pengukuran standar untuk perbandingan. Benchmarking adalah suatu proses pembandingan, identifikasi, dan belajar dari praktek yang paling baik di mana pun di seluruh dunia sebagai cara untuk mencapai perbaikan institusi yang berkelanjutan melalui proses pengukuran sistematik dan berkelanjutan pula. Benchmarking digunakan pula untuk memberikan arahan manajemen dalam pemanfaatan sumberdaya manusia, sosial, dan teknis.

BENCHMARK [NASIONAL/INTERNASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/KOMPETENSI PALING BAIK PADA TINGKAT NASIONAL/INTERNASIONAL THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI MUTU AKTUAL [INSTITUSIONAL]: MUTU KINERJA/ KOMPETENSI YANG DIPERLIHATKAN OLEH INSTITUSI THRESHOLD [NASIONAL]: STANDAR MUTU KINERJA/ KOMPETENSI MINIMAL PADA TINGKAT NASIONAL

GAP ANALYSIS Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi perbedaan antara posisi organisasi saat ini dengan posisi organisasi yang diinginkan atau dicita-citakan pada masa depan. Gap Analysis berakibat pada pengembangan strategi yang spesifik dan alokasi sumberdaya untuk menutup adanya gap (kesenjangan) tersebut. Dalam Gap Analysis perlu diperhatikan tuntutan minimum yang harus dipenuhi (minimum neccessary requirement atau MNR) untuk suatu institusi. MNR dikenakan kepada setiap komponen (input-process-output-outcome-impact) evaluasi-diri untuk menjamin keberhasilan program studi. Keberhasilan program sangat dipengaruhi oleh NMR.

Luas ruang laboratorium minimum 1,5 m2/orang Gap Analysis Beberapa contoh MNR: Luas ruang laboratorium minimum 1,5 m2/orang Jumlah dosen program studi minimum 4 orang S1 plus 2 orang S2 (6 dosen) Beban tugas dosen (EWMP) minimum 12 SKS

MODEL PENGEMBANGAN BERDASARKAN ANALISIS KESENJANGAN KONSEP-KONSEP ORGANISASI YANG IDEAL LANDASAN KONSEPTUAL YANG REALISTIS POSISI ORGANISASI YANG DIINGINKAN DI MASA DEPAN POSISI ORGANISASI SAAT INI LATAR BELAKANG SOSIAL BUDAYA KESENJANGAN KENDALA DALAM LINGKUNGAN KESENJANGAN YANG MUNGKIN DITANGANI ORGANISASI REALISTIS YANG DIUPAYAKAN UJI LAPANGAN MODEL PENGEMBANGAN BERDASARKAN ANALISIS KESENJANGAN REKOMENDASI: POSISI ORGANISASI YANG TERUJI

Force Field Analysis (FFA) teknik yang sangat bermanfaat untuk melihat semua faktor pendorong (driving forces) dan faktor penghambat (restraining forces) suatu keputusan memperkuat faktor pendorong, dan pada saat yang sama memberikan alternatif untuk mengurangi/meniadakan faktor penghambat.

Benchmarking Seberapa bagus apa yang kita kerjakan dibanding institusi lain ? Kita ingin menjadi seperti apa? Siapa yang saat ini kinerjanya terbaik ? Bagaimana mereka mencapai kinerja terbaik tersebut? Bagaimana kita mengadopsi apa yang mereka lakukan untuk institusi kita? Bagaimana kita bisa menunjukkan kita lebih baik dibanding mereka ?

MEMBUAT KESIMPULAN Dalam setiap poin bahasan ED (input-process-output-outcome-impact) harus ada “kesimpulan-kesimpulan kecil” yang dapat memberikan gambaran kemampuan kita dalam melihat dan menginterpretasikan suatu data. Perlu ada saling keterkaitan antar “kesimpulan-kesimpulan kecil” tersebut, sehingga terlihat dengan jelas pesan apa yang ingin disampaikan, dikaitkan dengan akar masalah yang telah ditemukan. Perlu ada alternatif solusi yang berbasiskan pada akar masalah yang telah ditemukan.

MENYUSUN KESIMPULAN DAN ALTERNATIF SOLUSI MASUKAN (INPUT) PROSES (PROCESS) ALTERNATIF SOLUSI KESIMPULAN: AKAR POKOK MASALAH ANALISIS KETERKAITAN ANTAR KOMPONEN SIMPULAN SEMENTARA KELUARAN (OUTPUT) BERBAGAI KOMPONEN HASIL TERAPAN OUTCOME DAMPAK (IMPACT) MENYUSUN KESIMPULAN DAN ALTERNATIF SOLUSI

Wassalamu'alaikum Wr. Wb Terima kasih SELESAI Wassalamu'alaikum Wr. Wb