NASIONAL DAN PENGELOLAAN ARSIP KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL DAN PENGELOLAAN ARSIP “TRIYO” Drs. SUMRAHYADI, MIMS DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT ARSIP NASIONAL RI SEPTEMBER, 2015

Sedikit Perkenalan Drs. Sumrahyadi, MIMS KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961 Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP – Universitas Padjadjaran; Master Information Management System, Monash Univ.Melbourne, Australia; -Mahasiswa program Doktoral, Fisip, UI Human Resources Management Course, Washington DC; Strategic Management, USA; International Management Development Program, USDA, USA; Marketing and Financial Management, USA; Managing Digital Records, Singapore; Leadership and Management, Washington DC; Introductory Academic Program, Melbourne, Australia; Records Management in Services of Democracy, Swedia Strategic Management, Intan, MTCP, Malaysia; Archives Management, Belanda; Croatia dan Turki Diklat PIM I (2012), Lemhannas (2014) Direktur Kearsipan Pusat/IV D Staf Pengajar Univ. Indonesia (Program D3, S1 dan S2); Staf Pengajar STIA-LAN dan UT Staf Pengajar PTS Lainnya;

LOGO ARSIP NASIONAL

GEDUNG ANRI YANG L AMA

GEDUNG PERKANTORAN ANRI

GEDUNG PERKANTORAN (C)

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya

RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PENETAPAN KEBIJAKAN PEMBINAAN KEARSIPAN PENGELOLAAN ARSIP DALAM SUATU SKN YANG DIDUKUNG OLEH SDM, SARPRAS DAN SUMBER DAYA LAIN

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KEGIATAN PADA Lembaga Negara; Pemerintah Daerah; Lembaga Pendidikan; Perusahaan; Organisasi Politik; Organisasi Kemasyarakatan; Perseorangan; Lembaga Kearsipan

KEGIATAN KEARSIPAN KEBIJAKAN STRATEGI rekomendasi PERMASALAHAN VISI DAN MISI KENYATAAN

KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7 MELIPUTI BIDANG pembinaan terhadap pencipta arsip pusat dan daerah, lembaga kearsipan propinsi, kabupaten/kota, dan perguruan tinggi; pengelolaan arsip dinamis dan statis; pembangunan SKN, SIKN dan pembentukan JIKN; organisasi yang terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan; pengembangan SDM kearsipan; pengembangan prasarana dan sarana kearsipan; penyelenggaraan perlindungan dan penyelamatan arsip; pelaksanaan sosialisasi kearsipan; pelaksanaan kerjasama dan pendanaan

PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP MELIPUTI: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TANGGUNGJAWAB PENCIPTA ARSIP (PASAL 9)

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TU UNTUK MENJAMIN KETERSEDIAAN ARSIP SEBAGAI BAHAN AKUNTABILITAS KINERJA DAN ALAT BUKTI YANG SAH; PENGELOLAAN TERSEBUT MELIPUTI PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP DAN PENYUSUTAN; UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN TERSEBUT PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI ARSIP, JRA DAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENCIPTAAN PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN PENYUSUTAN

PEMBEDAAN ARSIP DINAMIS ARSIP AKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus ARSIP INAKTIF, arsip yang frekuensi penggunaannYa telah menurun

ARSIP VITAL ARSIP YANG KEBERADAANNYA MERUPAKAN PERSYARATAN DASAR BAGI KELANGSUNGAN OPERASIONAL PENCIPTA ARSIP; JIKA RUSAK ATAU HILANG TIDAK DAPAT DIPERBAHARUI DAN TIDAK TERGANTIKAN

KRITERIA ARSIP VITAL PRASYARAT KEBERADAAN INSTANSI, AKTE PENDIRIAN INSTANSI, BLUE PRINT, RANCANG BANGUN, STRUKTUR ORGANISASI; YANG MENJAMIN KELANGSUNGAN OPERASIONAL KEGIATAN INSTANSI, SEPERTI MOU, KONTRAK KERJA BUKTI KEPEMILIKAN INSTANSI, SEPERTI ASSET, SERTIFIKAT TANAH; KEBIJAKAN INSTANSI YANG STRATEGIS, SEPERTI HAK CIPTA, COPY RIGHT, LISENSI;

CONTOH ARSIP VITAL PERBANKAN, ARSIP NASABAH, KREDITOR; ASURANSI, ARSIP PEMEGANG POLIS; PABRIK, ARSIP GAMBAR TEKNIK, FORMULA, DESIGN, RESEP; RUMAH SAKIT, ARSIP REKAM MEDIS; LEMBAGA PENDIDIKAN, ARSIP MAHASISWA

PERLINDUNGAN ARSIP VITAL ALIH MEDIA KE BENTUK LAIN SEPERTI MICROFILM, CD-ROM; MENYIMPAN SALINAN PADA BEBERAPA TEMPAT (DISPERSAL/PEMENCARAN); MEMBUAT DUPLIKAT; MENYIMPAN PADA RUANGAN DAN PERALATAN KHUSUS (VAULTING), SEPERTI LEMARI BESI, LEMARI TAHAN API, BUNKER; MENYIMPAN ASLINYA PADA PUSAT PENYIMPANAN ARSIP VITAL;

KRITERIA ARSIP STATIS ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI MENGENAI KESEJARAHAN TENTANG SUATU PERISTIWA ATAU KEGIATAN; ARSIP YANG MEMPUNYAI NILAI INFORMASI YANG TINGGI, MENGENAI IPTEK SEBAGAI AKIBAT PENELITIAN MURNI/TERAPAN, MENGENAI ORANG, TEMPAT, BENDA, FENOMENA DAN MASALAH; ARSIP MENGENAI PERUMUSAN DAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN; ARSIP MENGENAI FAKTA DAN KETERANGAN TENTANG BAGAIMANA LEMBAGA DICIPTAKAN, TUGAS DAN FUNGSI; ARSIP MENGENAI BUKTI KEKUATAN HUKUM, HAK DAN KEWAJIBAN WARGA NEGARA DAN PEMERINTAH TERMASUK BAHAN BUKTI PERADILAN.

JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN Arsip Tentang Kebijakan Organisasi; Arsip Tentang Bukti Keberadaan Suatu Instansi (Struktur, Tugas Fungsi, Job Des, Pendirian Organisasi) Arsip Hasil Penelitian Atau Prestasi Kerja (Pesawat CN-235, Sosro Bahu, Cakar Ayam; Arsip Tentang Bangunan Monumental; Arsip Tentang Batas Wilayah Arsip Tentang Hak Patent, Formula, Resep Dan Copy Right Arsip Tentang Tokoh Atau Perorangan Yang Melekat Dari Suatu Peristiwa (Suharto, Harmoko, Marsinah, Tempat Gempa Liwa, Org.Golkar, LPU, Fenomena Kejahatan, Peristiwa Malari, Dll.

CONTOH ARSIP YANG DAPAT DIBUKA SETELAH 30 TAHUN ARSIP TERTEMBAKNYA KENNEDY TAHUN 1963, SUDAH DIBUKA TAHUN 1993; ARSIP PERISTIWA PKI TAHUN 1965, DIBUKAN DI ARSIP NASIONAL AS TAHUN 1995, TAPI KEMUDIAN DINYATAKAN CLOSE KEMBALI; TAPI SEBAGIAN ARSIP/DOKUMEN PD I TAHUN 1917-1918 BARU DIBUKA CIA 20 APRIL 2011, KEGIATAN MATA2/INTELIJEN SEPERTI TINTA RAHASIA YANG TULISANNYA TIDAK TERLIHAT, TEKNIK MEMBUKA DAN MEMBACA SURAT TANPA DIKETAHUI PEMILIK, PEMBUATAN TINTA DARURAT YANG HANYA BISA DIBACA KETIKA BAHAN DIRENDAM DENGAN CAIRAN NITRAT,SODA DAN KANJI

KOMPONEN KEGIATAN KEARSIPAN SDM KEARSIPAN, PIMPINAN UNIT DAN LEMBAGA KEARSIPAN, ARSIPARIS, DAN FUNGSIONAL UMUM PENGELOLA KEARSIPAN; KELEMBAGAAN, UNIT PENGOLAH, UNIT KEARSIPAN, LEMBAGA KEARSIPAN; SISTEM KEARSIPAN, DINAMIS, STATIS, ELEKTRONIK; SARANA PRASARANA KEARSIPAN, GEDUNG PENYIMPANAN, SARANA PENDUKUNG

Unit Kearsipan Pencipta Arsip PEMBINA KEARSIPAN Unit Kearsipan Pencipta Arsip Dan Lembaga Kearsipan Harus Dipimpin Oleh SDM Yang Profesional Dan Memiliki Kompetensi Yang Diperoleh Melalui Pendidikan Formal Dan/Atau Diklat Kearsipan (Pasal 29)

Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa VISI Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa 25

MISI memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan menjadikan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja aparatur memberdayakan arsip sebagai alat bukti yang sah di pengadilan menjadikan arsip sebagai memori kolektif bangsa, warisan nasional dan bukti pertanggungjawaban nasional memberikan akses seluas-luasnya kepada publik untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan dan kemasyarakatan demi kemaslahatan bangsa

WARISAN BUDAYA 4 WARISAN ALAM (TAMAN NASIONAL UJUNG KULON, TAMAN NASIONAL KOMODO, TN LORENTZ/PAPUA, HUTAN TROPIS SUMATRA YANG TERDIRI TN GUNUNG LEUSER, KERINCI SEBLAT DAN BUKIT BARISAN); 3 CAGAR BUDAYA, KOMPLEKS CANDI BOROBUDUR, PRAMBANAN, DAN SITUS SANGIRAN, SRAGEN; KARYA INTANGIBLE/BUKAN BENDA YAITU WAYANG, KERIS, BATIK DAN ANGKLUNG YANG BARU DISETUJUI DALAM SIDANG UNESCO TGL 16 NOP 2010 DI NAIROBI, KENYA DAN TARI SAMAN DARI ACEH, SUBAK DI BALI, TAS KHAS PAPUA; KARYA YANG SEDANG DIUSULKAN YAITU TARI BARIS GEDE DARI BALI, KUJANG SENJATA KHAS JABAR

KLAIM KEPEMILIKAN KARYA ANAK BANGSA KEPEMILIKAN KARYA SOSIAL BUDAYA ANAK BANGSA OLEH NEGARA LAIN: Lagu Rasa Sayange diklaim kepemilikannya oleh Malaysia, Motif Batik Tertentu, sempat diklaim Malaysia Angklung, diklaim sebagai ” Music Bamboo of Malay” Tari Pendet, dijadikan ikon pariwisata Malaysia Tari Tor-tor, sempat diusulkan ke lembaga internasional Reog Ponorogo, diklaim kepemilikan oleh Malaysia Tempe oleh Jepang; unsur genetik tropis kemungkinan diklaim negara lain

NATIONAL HERITAGE UNESCO

KENYATAAN BIDANG KEARSIPAN UNSUR KELALAIAN 1997, TERBAKARNYA GEDUNG BI THAMRIN YANG MENYIMPAN DOKUMEN PENGUCURAN TRILYUNAN DANA KLBI (KREDIT LIKUIDITAS BI) MEI 2000, TERBAKARNYA RATUSAN COMPUTER DAN DOKUMEN KEUANGAN DI KANTOR GUBERNUR PAPUA; TERBAKARNYA ARSIP-ARSIP PENTING MILIK FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS INDONESIA; TERBAKARNYA DOKUMEN ASSET NEGARA PADA BAKUN (BADAN AKUNTANSI NEGARA) DEP. KEUANGAN; 29 MARET 2008 TERBAKARNYA KANTOR KOMNAS PERLINDUNGAN ANAK MUSNAHNYA 3.260 DATA DAN DOKUMEN ANTARA LAIN KASUS PEMBUNUHAN DAN KEKERASAN TERHADAP ANAK, PENYIMPNGAN SEX, PERDAGANGAN ANAK, PENJUALAN BAYI, GIZI BURUK DAN KASUS SUSU FORMULA YANG TERKONTAMINASI DALAM BENTUK GUGATAN KELAS KEPADA DEPKES DAM BADAN POM AGAR MENGUMUMKAN PERUSAHAAN SUSU YANG TERKONTAMINASI 26 MEI 2009, TERBAKARNYA ARSIP PERTANAHAN MILIK BPN KABUPATEN CIANJUR, BERUPA 158.000 BUKU TANAH, DOKUMEN PENGAJUAN SERTIFIKAT, DAN BALIK NAMA SERTIFIKAT MUSNAH TERBAKAR; 13 JANUARI 2011, TERBAKARNYA RUANG ARSIP RS DHARMAIS, JAKBAR; 2011, SETIDAKNYA 20 ASSET BERUPA TANAH DAN BANGUNAN DI JAKARTA BARAT TERANCAM HILANG DAN DALAM SENGKETA; BEREDARNYA SPRINDIK ANAS U, E.KTP, BEREDARNYA SURAT PEMBERHENTIAN PRABOWO DARI MILITER 30

KENYATAAN BIDANG KEARSIPAN UNSUR SABOTASE JULI 2000, DITEMUKAN BOM PADA RUANGAN JAKSA AGUNG BIDANG TINDAK PIDANA KHUSUS, KEJAGUNG YANG MENYIMPAN ARSIP KKN DARI KELUARGA ATAU KELOMPOK ORANG TERTENTU; 2000, KEBAKARAN PADA RUANG PENYIMPANAN ARSIP MILIK DEPUTI VII BIDANG KHUSUS, BPKP JL. HAYAM WURUK (ARSIP TENTANG BLBI); TERBAKARNYA COMPUTER DAN ARSIP PENTING DI LP CIPINANG TENTANG NARAPIDANA YANG MENYANGKUT MASA HUKUMAN,REMISI, MASA PEMBEBASAN; KERUSUHAN MASSA DAN PEMBAKARAN GEDUNG PERKANTORAN DAN DOKUMEN PENTING DALAM PILKADA DI TUBAN; PENGHILANGAN DOKUMEN KASUS PELANGGARAN HAM DI TRISAKTI, SEMANGGI I DAN II SERTA DOKUMEN PERISTIWA PENGHILANGAN ORANG YANG ADA DI KEJAGUNG; 31

KASUS TENTANG PETA DAN BATAS WILAYAH LEPASNYA P. SIPADAN DAN LIGITAN DALAM KONFLIK DENGAN MALAYSIA KARENA DATA DAN ARSIP; KASUS BATAS WILAYAH ANTARA DKI JAKARTA DENGAN BANTEN YANG MENGKALIM 22 PULAU DI KEP. SERIBU; KASUS REBUTAN P. SEGAMA DI WILAYAH LAMPUNG TERUNGKAP DENGAN ADANYA ARSIP; KASUS P. BERHALA YANG MASIH SENGKETA ANTARA RIAU DAN JAMBI; KASUS P. SATONDA YANG SENGKETA ANTARA KAB. DOMPU DAN BIMA; KASUS KARANG UNARANG DAN AMBALAT ANTARA INDONESIA DENGAN MALAYSIA; KASUS P. NIPA ANTARA INDONESIA DENGAN SINGAPORE; KASUS P. SEKATUNG (NATUNA) DAN P. KONDOR ANTARA INDONESIA DENGAN VIETNAM; KASUS P. PALMAS (MIANGAS) ANTARA INDONESIA DENGAN FILIPINA; KASUS P. KISAR ANTARA INDONESIA DENGAN TIMOR LOROSAE 32

PERMASALAHAN UMUM KEARSIPAN KELEMBAGAAN * Belum jelasnya organisasi kearsipan: Unit Pengolah dan Unit Kearsipn; * Belum optimalnya Lembaga Kearsipan * Tidak adanya pembinaan intern!! SISTEM DAN PROSEDUR * Belum adanya sistem yang baku secara instansional * Belum adanya pengendalian surat yang efisien * Ada kecenderungan setiap surat dicopy 3 X dan disampaikan ke unit kerja yang tidak terkait * Belum jelasnya kewenangan penandatanganan surat * Flow chart penyampaian surat terlalu berbelit * Setiap Unit mempunyai sistem pemberkasan yang berbeda, termasuk sarana penyimpanannya * Adanya kesulitan dalam retrieval arsip * Adanya penumpukan arsip * perkembangan teknologi dan dampak perundangan terkait SDM * Pengambil Keputusan * Pembina Kearsipan * Pelaksana (Arsiparis/Petugas Pengelola Kearsipan)

KONDISI KEARSIPAN

KONDISI KEARSIPAN

Biaya Pemeliharaan Arsip 1 laci filing cabinet ± 5.000 lembar kertas/ surat Rata-rata 1/5 dokumen adalah asli, dengan biaya 1 $ USA Rata-rata 4/5 adalah copy, biaya 4 cent Dollar USA/lembar Biaya Total = (1.000 X 1 $ ) + (4. 000 X 4 cent) = 1.000 + 160 = $ 1.160 (untuk 1 laci selama 1 tahun)

Elizabeth Parker Lebih dari 10 % waktu pegawai habis untuk mencari arsip/informasi 45 % dokumen diberkaskan pada lebih dari satu tempat 85 % dokumen yang diberkaskan tidak pernah ditemukan (Managing your organization’s records)

25 % dikelompokkan arsip aktif 30 % arsip inaktif PROSENTASE PENGELOMPOKKAN ARSIP DALAM ORGANISASI (Rick, Swafford and Gow) 10 % arsip organisasi mempunyai nilai guna dan jangka simpan yang panjang 25 % dikelompokkan arsip aktif 30 % arsip inaktif 35 % arsip yang tidak berguna dan dapat dimusnahkan

STRATEGI KEARSIPAN mengoptimalkan organisasi kearsipan baik unit kearsipan, maupun lembaga kearsipan; menciptakan dan mengembangkan sistem kearsipan yang standar baik secara manual atau menggunakan ti; penyelamatan dan pemanfaatan arsip yang bernilaiguna tinggi; menciptakan dan pembinaan tenaga kearsipan yang profesional

REKOMENDASI perlu diciptakan sistem kearsipan yang menyeluruh dari tahap penciptaan hingga penyusutan; penciptaan SDM kearsipan yang handal dan terampil melalui diklat; pembinaan kearsipan yang terarah dan terprogram; dukungan dari pimpinan dan pengambil keputusan sangat dibutuhkan; sarana dan prasarana kearsipan yang memadai dan standar sangat mendukung; adanya kelembagaan kearsipan yang jelas baik secara fungsi ataupun kewenangannya

pengelolaan KEARSIPAN DINAMIS

PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP MELIPUTI: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS DAPAT DILAKUKAN SECARA MANUAL MAUPUN DENGAN TIK YAITU SIKD DAN SIKS

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN; PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI, JRA, KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES;

PENGELOLAAN ARSIPDINAMIS PENCIPTAAN 1 PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN 2 PENYUSUTAN 3

1. TAHAP PENCIPTAAN MELIPUTI KEGIATAN Pembuatan arsip, harus diregistrasi, didistribusi dengan pengendalian Penerimaan arsip, harus diregistrasi penerima dan distribusi ke unit pengolah dengan pengendalian Pembuatan dan penerimaan berdasar takah dinas, klasifikasi, JRA, Klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; Registrasi harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan kearsipan dan wajib menyimpan serta memelihara 46

2. TAHAP PENGGUNAAN Penggunaan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat; Ketersediaan dan autensitas arsip dinamis tanggung jawab pencipta arsip; Pimpinan UP bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan aktif; Pimpinan UK bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif untuk penggunaan internal dan publik Penggunaan berdasarkan kepentingan sistem klasifikasi dan keamanan akses

2. PEMELIHARAAN ARSIP Pemeliharaan meliputi pemeliharaan arsip aktif, vital, inaktif dan terjaga; Pemeliharaan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip; Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip; Pemberkasan menghasilan tertatanya fisik dan informasi dalam bentuk daftar arsip aktif Daftar tersebut terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas 48

3. PENYUSUTAN Penyusutan berdasarkan JRA; LN, Pemda, PTN, BUMN/D wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah dapat persetujuan dari Ka ANRI; JRA PTS, perusahaan swasta, ormas orpol ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan Ka ANRI; Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasar pedoman

INSTRUMEN pengelolaan KEARSIPAN DINAMIS

TATA NASKAH DINAS

TATA NASKAH DINAS Penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan; Di dalamnya meliputi kewenangan penandatanganan, penggunaan logo dan lambang negara, dan kegiatan penciptaan lainnya

FORMAT SURAT KEPALA SURAT: * LAMBANG DAN LOGO; * NAMA DAN ALAMAT ORGANISASI; * WAKTU DAN TEMPAT; * PERIHAL DAN NOMOR JIKA ADA; * KEPADA; BATANG TUBUH, ISI SURAT SESUAI KEBUTUHAN; KAKI SURAT/PENUTUP: * NAMA; * TANDA TANGAN; * NIP; * CAP KALAU ADA

KLASIFIKASI ARSIP

KODE/CODE TANDA PENGENAL URUSAN ARSIP DARI KLASIFIKASI SEBAGAI PENUNTUN KE TEMPAT ARSIPNYA

KEGUNAAN KODE untuk membedakan urusan masalah yang satu dengan lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip; merupakan sarana pemberkasan arsip dan menentukan letak penyimpanannya

JENIS KODE KODE ANGKA KODE ABJAD KODE ANGKA DAN ABJAD KODE GAMBAR KODE WARNA

KLASIFIKASI ARSIP pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta suatu proses dimana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk memudahkan penemuan kembali

KEGUNAAN KLASIFIKASI mengelompokkan arsip yang masalahnya sama dalam satu berkas; mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis; untuk memudahkan dalam kegiatan penemuan kembali

SYARAT KLASIFIKASI hendaknya logis, sistematis dan kronologis; sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah tersier; rincian harus bersumber pada fungsi dan kegiatan organisasi; sederhana dan fleksibel; berlaku umum dalam organisasi

CONTOH KLASIFIKASI KP(KEPEGAWAIAN) 01. FORMASI PEGAWAI 07. PELIMPAHAN WEWENANG 02. PENGADAAN PEGAWAI 08. KESEJAHTERAAN 03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. CUTI; 01. TETAP; 02. KESEHATAN; 02. TIDAK TETAP/HONORER 03. PERUMAHAN; 04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 04. BANTUAN/SUMBANGAN 01. DATA PEGAWAI; 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA 02. IJIN/DISPENSASI; 03. ABSENSI; 04. SURAT PERINTAH 05. MUTASI 01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT; 02. PROMOSI; 03. DEMOSI; 04. KENAIKAN PANGKAT; 06. PEMBINAAN 01. PENILAIAN; 02. PENGHARGAAN; 03. HUKUMAN;

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

KATAGORI KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP sangat rahasia, jika diketahui oleh yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah nkri dan keselamatan bangsa (nasional); rahasia, jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum (instansional); terbatas, yang dapat mengganggu pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga pemerintahan (unit/individu); biasa, tidak membawa dampak yang luas

KEBIJAKAN DAN PRINSIP klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan lembaga pencipta; prinsip keamanan, harus dilihat dari tingkat keseriusan dari dampak yang timbul jika disalahgunakan oleh yang tidak berhak; prinsip akses, hanya dilakukan oleh pejabat/staf yang mempunyai kewenangan, pejabat yang lebih tinggi sesuai hierarki kewenangan.

HAK AKSES ARSIP DINAMIS TKT KLASIFIKASI PENENTU KEBIJAKAN PELAKSANA PENGAWAS PUBLIK PENEGAK HUKUM BIASA X TERBATAS - RAHASIA SANGAT

DAFTAR ARSIP BERDASAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES KODE KLAS JENIS ARSIP KEAMAN- AN HAK AKSES PERTIM- BANGAN PENGO- LAH KP.01 FORMASI BIASA SEMUA BISA - KEPEG. KP.02 PENGADA AN PEG. SEMUA BISA -- PERSO- NAL FILE RAHASIA PENENTU, PENGAW- AS, PENE- GAK HUK PRIVASI

JADWAL RETENSI ARSIP

JADWAL RETENSI ARSIP SUATU DAFTAR YANG BERISI SEKURANG-KURANGNYA JENIS ARSIP BESERTA JANGKA WAKTU PENYIMPANANNYA SESUAI DENGAN NILAI KEGUNAAN DAN DIGUNAKAN UNTUK PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP

DASAR PENENTUAN RETENSI nilai guna bagi pengguna baik bagi unit kerja ketika masih aktif, unit kearsipan ketika menjadi inaktif dan national accountability sebagai arsip statis; peraturan perudangan, misalnya undang-undang perpajakan, dokumen perusahaan, dll; nilai ekonomis dan resiko; keunikan dari arsip

JENIS JRA BERDASAR ISI/MUATAN JRA Fasilitatif (Genaral Disposal Authority) Untuk Kegiatan Yang Bersifat Housekeeping Activities/Pendukung; JRA Substantif (Records Disposal Authority), Untuk Kegiatan Yang Bersifat Utama/Pokok

CONTOH SUBYEK/FUNGSI SUBSTANTIF untuk lembaga pendidikan seperti kemahasiswaan, akademis; untuk perusahaan seperti pemasaran, produksi; untuk perbankan seperti nasabah, transfer; untuk rumah sakit seperti layanan medis, dll

JRA FASILITATIF NON KEPEGAWAIAN NON KEUANGAN PERKA ANRI NO 12/2009, JRA FASILITATIF NON KEUANGAN KEPEGAWAIAN PERENCANAAN HUKUM; ORGANISASI TATA LAKSANA; KEARSIPAN KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN; HUMAS PENELITIAN PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN; KEPUSTAKAAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN; SISTEM INFORMASI; PENGAWASAN; PERLENGKAPAN

RINCIAN MASALAH KEHUMASAN PROTOKOLER (ACARA KEDINASAN, PENERIMAAN TAMU, BUKU TAMU, KUNJUNGAN DINAS, HEARING); HUBUNGAN KELEMBAGAAN (STUDI BANDING, PKL,BAKOHUMAS); HUBUNGAN MEDIA MASSA (PRESS RELEASE, WAWANCARA); PUBLIKASI (JURNAL, BROSUR, PAMERAN); DOKUMENTASI (ANALISIS KLIPING, DAFTAR ALAMAT); PERINGATAN HARI BESAR; SAYEMBARA; MATERI SIDANG KABINET/RAPIM

RINCIAN MASALAH PERLENGKAPAN RENCANA KEBUTUHAN; PENAWARAN YANG DITOLAK; PENGADAAN BARANG/JASA HABIS PAKAI, INVENTARIS, HIBAH; PENYIMPANAN/PERGUDANGAN; DISTRIBUSI; INVENTARISASI; PEMELIHARAAN; PERBAIKAN INVENTARIS; PENGHAPUSAN BARANG; BUKTI KEPEMILIKAN ASSET

JRA KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN no. 8/2012 “Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian PNS Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN No. 15/2012 “Pedoman Retensi Arsip Pejabat Negara Peraturan Kepala ANRI No. 6/2013 Pedoman Retensi Arsip Keuangan ;

JADWAL RETENSI ARSIP PNS (PERBER 08 TAHUN 2012)

APARATUR SIPIL NEGARA Yang kemudian disingkat ASN adalah profesi bagi PNS dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja (PPPK) yang bekerja pada instansi pemerintah; ASN terdiri dari PNS dan PPPK

PEGAWAI NEGERI SIPIL Adalah WNI yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan (UU No. 5 Tahun 2014, tentang ASN)

PEJABAT PEMERINTAH DENGAN PERJANJIAN KERJA Atau PPPK adalah WNI yang memenuhi syarat tertentu yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan; Diangkat oleh pejabat pembina sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah

APARATUR SIPIL NEGARA Berfungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, perekat dan pemersatu bangsa; Jenis jabatan ASN, jabatan administrasi (administrator-eselon III, pengawas dan pelaksana), jabatan fungsional (keahlian dan keterampilan), jabatan pimpinan tinggi (utama-pimpinan LPNK, madya-eselon Ia dan Ib, pratama-eselon II)

PEJABAT NEGARA Adalah pimpinan dan anggota lembaga negara dan pejabat lain berdasar peraturan perundangan; Misalnya Presiden/Wakil, anggota DPR, BPK,MA, KY,MK, MPR,Menteri dan Pejabat setingkat menteri

BERKAS PERORANGAN Adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier PNS di lembaga negara dan badan pemerintahan; Misalnya lamaran, SK CPNS, SK PNS, SK mutasi, SK, pengangkatan dalam jabatan, hukuman disiplin, sertifikat, STTPL, penghargaan, SK kenaikan jabatan/pangkat, cuti besar dan diluar tanggungan negara, SK pensiun, dan lain-lain

RINCIAN MASALAH KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA Formasi pegawai; Pengadaan pegawai; Pembinaan karir pegawai; Penyelesaian pengelolaan keberatan pegawai; Mutasi pegawai; Administrasi pegawai (s.print, cuti, identitas peg,DUK, KGB); Kesejahteraan pegawai Pemberhentian pegawai tanpa hak pensiun; Sengketa kepegawaian; Pemberhentian pegawai dgn hak pensiun; Berkas perorangan pegawai; Berkas perorangan pejabat negara; Lamaran yang ditolak

CONTOH JRA KEPEGAWAIAN NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 1. 2. 3. 4. 5. FORMASI PEG PENGADAAN PEG CUTI KESEJAHTERAAN PEGAWAI BERKAS PERORANGAN PEJABAT NEGARA 2 THN SETELAH THN ANGGARAN 2 THN SETELAH SEMUA DIANGKAT 1 THN SETELAH SK 2 TAHUN 1 THN SETELAH PENSIUN --- 2 THN SETELAH HAK/KEWAJIBAN HABIS MUSNAH PERMANEN

PNS yang terlibat dalam peristiwa nasional ARSIP KEPEGAWAIAN STATIS Arsip Pejabat Negara; Arsip menteri Arsip eselon I; PNS yang berjasa; PNS yang terlibat dalam peristiwa nasional

SEKIAN TERIMA KASIH