SERTIFIKASI MANAJEMEN KONTRAK DEPARTMENT PEKERJAAN UMUM Jakarta , 12-15 Juni, 2017 Presented by : Samidi Syabudin, PMP, ST (Mar.Eng), MBA

AGENDA TRAINING Hari Ke 3 : Rabu 14 Juni,2017 Sesi Waktu Deskripsi Topik   07.30-08.00 Registration Training Organizer Sesi 1 08.30-10.30 Pengantar Project Management (PMBOK) Samidi Syabudin 10.00-10.15 Coffee Break Sesi 2 10.15 -12.00 Project Management – Knowledges Areas 12.00-13.00 Break & Lunch Sesi 3 13.00-14.45 Mengelola Kinerja 14.45-15.00 Sesi 4 15.00-16.30 Mengelola Risiko 16.30-17.00 Review Hari Ke 3

Mengelola Risiko Topik : Definisi Risiko Jenis-jenis risiko Potensi Risiko Derajat Risiko Sumber Risiko Klasifikasi Risiko Manajemen Risiko Memahami Manajemen Risiko

“pengaruh ketidakpastian pada tujuan “. Definisi Risiko Pengertian risiko menurut ISO 31000 (2009/ISO Guide 73) adalah : “pengaruh ketidakpastian pada tujuan “. Pengaruh dapat berupa negatif dan positif atau deviasi dari apa yang diharapkan dalam pencapaian tujuan Risiko seringkali dideskripsikan oleh kejadian (event), perubahan keadaan (circumtances) atau suatu konsekuensi (consequence)

Konsep Dasar Risiko Risiko (Risk), dalam istilah tradisional, dilihat sebagai sesuatu yang ‘negatif’. Webster’s dictionary, sebagai contoh , mendefinisikan risiko sebagai “exposing to danger or hazard”. Dalam bahasa China simbol dari risiko, diberikan di bawah ini, memberikan deskripsi yang lebih baik 風險 Simbol pertama adalah “danger” atau bahaya, sedangkan simbol kedua adalah kesempatan “opportunity”, membuat risiko menjadi gabungan antara danger and opportunity.

Jenis Risiko Berbagai pembagian Jenis Risiko Berdasarkan Sifat 1.Risiko Murni 2.Risiko spekulatif 3.Risiko fundamental 4.Risiko khusus 5. Risiko Dinamis 6.Risiko Sistemik Berdasarkan kemungkinan dialihkan 1. Risiko yg dpt dialihkan 2. Risiko yg tdk dapat dialihkan Berdasarkan asal timbulnya 1. Risiko Internal 2.Risiko Eksternal

Potensi Risiko Potensi Risiko disebut juga risk exposure (potensi kerugian/kesempatan) adalah hasil perkalian antara kemungkinan risiko dengan dampak risiko Potensi Risiko = Kemungkinan terjadinya risiko x Dampak Risiko (Risk Exposure) (probability or likelihood) (impact )

Derajat Risiko Derajat Risiko (Degree of Risk) adalah “Extent or level of uncertainty in a given situation the likelihood of the actual result being different from the estimated result.”(www.businessdictionary.com) Sehingga derajat risiko dapat dipahami sebagai selisih dari kerugian aktual dibandingkan dengan perkiraan kerugian Impact Probability High Medium Low Kemungkinan dan Dampak (Probability and impact) dari suatu risiko apakah low, medium atau high menunjukkan derajat risiko

Klasifikasi Risiko (1/2) Tujuan Organisasi Risiko Strategis Risiko Taktis Risiko Operasional Risiko Bisnis Risiko Investasi dan Project Risiko sehari-hari

Klasifikasi Risiko (2/2) Alternatif Klasifikasi Risiko Risiko Fisik Risiko Operasi Risiko Keuangan Risiko Lingkungan Risiko Kepatuhan Risiko Hukum Risiko Reputasi

Manajemen Risiko Menurut ISO 31000 Manajemen Risiko adalah : Berbagai aktifitas yang dilakukan oleh organisasi yang sengaja dilakukan untuk memahami dan mengurangi dampak-dampak dari pengaruh ketidakpastian dalam pencapain objective. Manajemen Risiko yang efektif adalah: Melakukan eksekusi terhadap aktifitas-aktifitas tersebut dengan cara yang efisien dan dengan cara yang terbukti dan menunjukkan peningkatan dalam usaha organisasi untuk memenuhi objective nya secara terus menerus.

Tingkatan Manajemen Risiko Enterprise Risk Management Tingkatan Manajemen Risiko Menetapkan Konteks Risk Management Strategic Level Asesmen Risiko Identifikasi Risiko Risk Management in Project Level Komunikasi & Konsultasi Pengawasan & Reviu Analisis Risiko Evaluasi Risiko Risk Management in Operations Level Penanganan Risiko Source: Interpretated from AIRMIC/ALRM/THEIM Source: ISO 31000

Memahami Proses Manajemen Risiko Metode Identifikasi Risiko Mengidentifikasi dampak Risiko thd organisasi Pendekatan dalam mengkategorikan risiko 1.Menetapkan Konteks Probabilitas’ Dampak dari risiko Inherent Risk, dan Residual Risk Asesmen Risiko 2.Identifikasi Risiko Risk Rangking : Qualitative, Semi Quantitative dan Quantitative Likelihood dan consequences matrix 7.komunikasi & Konsultasi 6.Pengawasan & Reviu 3.Analisis Risiko 4.Evaluasi Risiko Avoid/exploit Mitigate/Enhance Transfer Share Accept 5.Pengendalian Risiko Source: ISO 31000

Menetapkan Konteks Menentukan Ruang Lingkup Manajemen Risiko: Organisasi/Perusahaan/Bisnis Projects Operasional Menetapkan strategi manajemen risiko : pendekatan secara terstruktur dan koheren dalam mengidentifikasi, menilai dan mengelola risiko Menetapkan Kebijakan organisasi dalam manajemen risiko. http://www.diycommitteeguide.org/resource/what-a-risk-management-strategy

Identifikasi Risiko (1/4) Fundamental dari Identifikasi Risiko adalah menjawab pertanyaan terhadap Risiko sebagai berikut What Can Happen? When? Why Where How RISK

Identifikasi Risiko (2/4) Metode Identifikasi Risiko: Risk workshops Stakeholder consultation Cause and Effect diagram Benchmarking Scenario ‘what if’ analysis Auditing and Inspection Research methods (interview, survey, etc)

Teknik Identifikasi Risiko Menurut ISO/IEC 31010 Curah pendapat (brainstorming) Wawancara (interview) Metode Delphi Checklist Preliminary hazard analysis (PHA) Hazard and operability study (HAZOP) Hazard analysis and critical control points (HACCP) Toxicity assessment Structured What If Technique (SWIFT) Scenario analysis Business impact analysis Root cause analysis Failure mode and effects analysis (FMEA) Fault tree analysis Event tree analysis Cause and consequence analysis Cause-and-effect analysis Layer protection analysis (LOPA) Decision tree Human reliability analysis (HRA) Bow tie analysis Reliability centred maintenance Sneak circuit analysis Markov analysis Monte Carlo simulation Bayesian statistics and Bayes nets FN curve Risk index Consequence/probability matrix Analisis biaya-manfaat (cost/benefit analysis) Multi-criteria decision analysis (MCDA) https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iec:31010:ed-1:v1:en

Identifikasi Risiko (3/4) Proses identifikasi Risiko yang telah dilakukan menghasilkan daftar risiko yang komprehensif Penyajian risiko hasil identifikasi dibuat dengan format yang terstruktur, menggunakan daftar dan tabel yang akan digunakan lebih lanjut untuk : Membuat kriteria penilaian Menilai risiko Menilai interaksi antar risiko Membuat prioritas penanganan risiko

Identifikasi Risiko (4/4) Sehingga Identifikasi Risiko adalah melakukan pengidentifikasi terhadap dampak yang disebabkan oleh ketidakpastian (organisation’s exposure to uncertainty) Beberapa pendekatan yang digunakan dalam mengelompokkan risk menjadi beberapa kategori : Strategic/commercial risks Economic/financial/market risks Legal, contractual and regulatory risks Organisational management/human factor Political/societal factors Environmental factors/Acts of God Technical/ operational/infrastructural risks Beberapa pendekatan yang digunakan dalam Hasil dari Identifikasi Risiko adalah berupa daftar Risiko (Risk Register)

Contoh Risk Register

Analisis Risiko Analisis Risiko dari suatu konteks risk management dapat dilakukan dengan cara: Analisa Kualitatif Analisa Kuantitatif Expected Monetary Value (EMV) = P x I Decision Trees Montel Carlo Analysis Dll (lihat slide teknik identifikasi risiko)

Analisis Risiko Kualitatif (1/3) Analisis Risiko secara kualitatif dari suatu konteks risk management terkait dengan : Probabilitas Risiko (Probablity of Risk) Probabilitas adalah melihat kemungkinan (likehood) terjadinya suatu kejadian (event), termasuk frekuensi terjadinya. Probabilitas risiko seharusnya berada pada range diantara 0 sd 100%. Dampak Risiko (Impact of Risk) Dampak (Impact) adalah mengevaluasi akibat atau hasil dari suatu risiko bila terjadi (actually happening). Dampak dari suatu risiko bisa berupa keuangan, jiwa manusia atau faktor kritikal lainnya.

Analisis Risiko Kualitatif (2/3) Selain itu, Analisis Risiko juga melihat : Driver (penyebab dan sumber) dari munculnya suatu risiko Metode Pengendalian yang ada saat ini (Existing controls) yang digunakan dalam memitigasi akibat dari suatu risiko Beberapa Risiko dapat dievaluasi dengan penilaian kuantitatif dalam bentuk nilai uang, atau metode numerik lainnya. Sedangkan beberapa risiko lain hanya bisa dievaluasi berdasarkan subjektifitas.

Analisis Risiko Kualitatif (3/3) Dalam analisa risiko, sangat penting untuk memahami kapan terjadinya risiko. Karena risiko tidak konstan, artinya sangat dipengaruhi waktu kapan kejadiannya. Sebagai contoh : dampak dari gempa sangat dipengaruhi oleh kapan terjadinya gempa tersebut : apakah siang atau malam Suatu kerangka kerja (framework) untuk mengkategorikan risiko harus dibuat. Sebagai contoh : dalam kondisi apa risiko dikategorikan sebagai: very high, high, medium, low, very low.

Likelihood Dalam Analisis Risiko Kualitatif Likelihood adalah kemungkinan bahwa suatu event akan terjadi. Likelihood dapat diekpresikan menggunakan bentuk kualitatif (frequent,likely,possible,unlikely,rare) atau sebagai persen probabilitas atau sebagai suatu frekuensi. Ketika menggunakan nilai numerik, baik dalam bentuk persen atau frekuensi, waktu yang relefan harus disebutkan, seperti : frekuensi tahunan, frekuensi selama project atau frekuensi selama masa aset.

Contoh Pendefinisian Likelihood Rating Probabilitas Deskripsi Definisi 5 Almost Certain 90% atau lebih kemungkinan terjadi selama proyek atau selama hidup aset 4 Likely 65%-90% kemungkinan terjadi selama proyek atau selamat hidup aset 3 Possible 35%-65% kemungkinan terjadi selama proyek atau hidup aset 2 Unlikeliy 10-35% kemungkinan terjadi selama proyek atau hidup aset 1 Rare 1-10% kemungkinan terjadi selama proyek atau hidup aset Untuk likelihood yang menggunakan frekuensi : almost certain diganti dengan Frequent dan definisi harus dideskripsikan dalam kejadian per berapa tahun. Misal : Sekali dalam 2 tahun, sekali dalam 2-5 tahun dst.

Dampak (Impact) Dalam Analisis Risiko Kualitatif Dampak (Impact) atau konsekuensi adalah akibat yang ditimbulkan oleh suatu kejadian teranghadap organiasi. Penilaian Dampak suatu risiko aatau risk assesment impact meliputi: Keuangan (financial) Reputasi Regulasi yang berlaku Kesehatan Keselamatan Keamanan Lingkungan Karyawan Pelanggan dan Operasi perusahaan

Dampak (Impact) Dalam Analisis Risiko Kualitatif Apabila terdapat beberapa dampak dalam suatu kejadian. Maka dampak risiko yang diterapkan adalah risiko dengan nilai tertinggi Sebagai contoh : Jika teradapat kriteria dari rating yang bernilai 5 (dalam skala 5), maka yang diterapkan adalah nilai 5, walaupun kriteria lain jauh lebih rendah dari skala

Contoh: Pendefinisioan Dampak (Impact) Rating Impact Deskripsi Definisi 5 Extreme Nilai Kerugian…. X Milyar ; Kehilangan market share…. Pemberitaan Reputasi yang buruk; Kehilangan nyawa …; Senior Management berhenti/keluar. Tuntutan hukum yang sangat serius. 4 Major Nilai Kerugian….X1 sd X Milyar ; Kehilangan kepercayaan dalam jangka panjang dan market share yang cukup banyak; Mengalami Kecelakaan yang cukup serius. Beberapa Manager berhenti/keluar. Tuntutan hukum yang cukup serius. 3 Moderate Nilai Kerugian….X2 sd X1 Milyar ; Kehilangan kepercayaan dalam jangka pendek ; Mengalami Kecelakaan kecil. Beberpa spervisor dan staff berhenti/keluar. 2 Minor Nilai Kerugian….X3 sd X2 Milyar ; Kehilangan kepercayaan dari lingkungan ; Tidak ada atau mengalami Kecelakaan sangat kecil. Turn over karyawan meningkat. 1 Incidental Nilai Kerugian X4 sd X4. Pemberitaan di media lokal yang dapat segera ditangani. Tidak ada kehilangan nyawa atau kecelekaan. Ketidakpuasan dari beberapa karyawan.

Contoh Tabel Likelihood x Impact Incidental Minor Moderate Major Extreme Probability Almost Certain Low Medium Likely Possible High Unlikely Rare

Risk Ranking (1/2) Risk Rangking adalah kelanjutan dari proses analisa risiko. Analisa Risiko seperti diketahui dapat dilakukan dengan kualitatif, semi-kuantitatif dan kuantitatif Analisa Kualitatif memberikan prioritasisasi dengan menggunakan skala yang sebelumnya ditentukan. Risiko kemudian dinilai berdasarkan probabilitas atau likelihood terhadap dampak (impact) terhadap proyek atau organisasi jika terjadi. Probability/likelihood diberikan dalam skala sebagai contoh : 1-5 sesuai dengan persentase yang telah didefinisikan . Demikian halnya dengan impact yang juga telah didefinisikan berdasarkan skala sebagai contoh : 1-5

Risk Ranking (2/2) Kemudian urutan risiko dipriotaskan berdasarkan hasil perkalian dari probability dan impact. Analisa Kuantitatif melakukan prioritasisasi dengan menggunakan perhitungan kuantitatif seperti expected monetary value (EMV), Decision Trees dan Monte carlo analysis. Kemudian hasil dari perhitungan diprioritaskan berdasarkan nilai yang tertinggi ke rendah Analisa semi-kuantitatif menggabungkan hasil analisa kualititatif dan kuantitatif dalam suatu matrix yang memprioritaskan risiko berdasarkan skala yang telah ditentukan dan juga perhitungan kuantitatif yang didapat.

Analisa Risiko Kuantitatif 1/3 EMV menghitung nilai moneter sebuah risiko Langkah untuk melaksanakan analisis Nilai Moneter Yang Diharapkan atau Expected Monetary Value (EMV) : Tentukan probabilitas terjadinya kepada sebuah kejadian Tentukan nilai moneter dari dampak yang dimiliki oleh risiko jika terjadi Kalikan nilai (1) dan (2) untuk mendapatkan EMV. Expected Monetary Value (EMV) = (Kemungkinan) x (Dampak) KEJADIAN KEMUNGKINAN DAMPAK EMV Cuaca Buruk 40% (-) IDR 500 Juta (-) IDR 200 Juta Biaya bahan konstruksi merosot 15% (+) IDR 200 Juta (+) IDR 30 Juta Pemogokan 10% (-) IDR 600 Juta (-) IDR 60 Juta Sebuah ancaman diwakili oleh nilai negatif, dan peluang oleh nilai positif Mengelola Risiko UK 29

Analisa Risiko Kuantitatif 2/3 Analisis Pohon Keputusan (Decision Tree) Teknik analisis diagram yang digunakan untuk membantu pemilihan langkah terbaik dalam situasi dengan hasil yang tidak pasti Mengelola Risiko UK 29

Analisa Risiko Kuantitatif 3/3 Model Simulasi Monte Carlo Simulasi Monte Carlo memberikan pengambil keputusan dengan serangkaian kemungkinan hasil dan probabilitas hasil ini terjadi untuk alternatif apa pun. Simulasi ini didefinisikan sebagai “sebuah teknik pemecahan masalah yang digunakan untuk memperkirakan probabilitas hasil tertentu dengan menjalankan beberapa percobaan pelaksanaan yang disebut sebagai simulasi, dengan menggunakan variabel acak”. Memperkirakan kemungkinan hasil keputusan dan menilai dampak risiko untuk memungkinkan dibuatnya pengambilan keputusan yang lebih baik dalam kondisi yang tidak pasti. Program excel atau software simulasi diperlukan untuk melakukan simulasi ini. Mengelola Risiko UK 29

Evaluasi Risiko Membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria standar risiko untuk menentukan bagaimana penanganan risiko yang akan diterapkan. Setelah itu tingkatan risiko yang ada untuk beberapa hazards dibuat tingkatan prioritas manajemennya. Sehingga secara keseluruhan akan membantu organisasi untuk: menangani risiko yang paling mendesak; dan menentukan apakah nilai manfaat pengelolaan risiko lebih besar dari biayanya.

Penanganan Risiko (Risk Response) Threats Opportunities Avoid Mitigate Transfer Accept Exploit Enhance Share Accept

Monitoring Risiko (1/3) Kegiatan: Penanganan Risiko Memantau, menelusuri dan meninjau status serta tingkat risiko termasuk mengidentifikasi risiko baru yang timbul selama penanganan berlangsung, dan evaluasi keefektifan pengendalian yang dilakukan. Penanganan Risiko Identifikasi Risiko Analisa Risiko Evaluasi Risiko Monitoring Risiko Tujuan: Memastikan bahwa pengendalian risiko telah sesuai dan tepat (efektif); Memperoleh informasi lebih lanjut untuk meningkatkan kualitas penilaian risiko; Menganalisa berbagai peristiwa yg terjadi, seperti perubahan kecenderungan (trend), keberhasilan dan kegagalan; dan Mendeteksi perubahan (konteks internal & eksternal), termasuk kriteria dan prioritas risiko, dan risiko yang muncul. Hasil: Daftar risiko yang diperbarui secara terus menerus (penambahan/ penghapusan/perubahan risiko) dan rapat/laporan berkala. Mengelola Risiko UK 29 38

Monitoring Risiko (2/3) Fokus pemantauan: Kecukupan dan efektivitas pengendalian internal; Dimonitor, ditinjau dan dilaporkan untuk setiap tindakan pengendalian risiko. Hal ini penting untuk peningkatan program manajemen risiko selanjutnya. Profil dan kondisi risiko; Dipantau untuk mengetahui perbaikan strategi tanggapan dan rencana penanganan yang diperlukan, atau bila perlu dihentikan karena risiko telah usang. Realisasi pelaksanaan manajemen risiko; Kemajuan dari pelaksanaan manajemen risiko itu sendiri perlu dipantau untuk bahan evaluasi kebijakan dan perbaikan desain/operasional program, dan untuk keperluan pembinaan lebih lanjut. Pemantauan risiko mendukung pengelolaan risiko yang efektif, Mengelola Risiko UK 29

Monitoring Risiko (3/3) Pemantauan risiko mendukung pengelolaan yang efektif Dengan melakukan pemantauan risiko, maka pengelola pengadaan dapat mengetahui apakah ........ ? Apakah penanganan risiko telah dilaksanakan sesuai rencana; Apakah asumsi-asumsi dalam rencana penanganan masih berlaku; Apakah rencana penanganan dan tanggapan sudah tepat dan efektif, atau apakah perlu dibuat rencana penanganan baru; Apakah ada perubahan tingkat risiko, baik karena kemungkinannya maupun skala dampaknya; Apakah risiko telah terjadi dan menjadi masalah, dan apa pemicunya; dan Apakah ada risiko baru yang sebelumnya tidak teridentifikasi. Risiko Mengelola Risiko UK 29

Metode Monitoring Risiko Beberapa metode pemantauan bisa digunakan, disesuaikan dengan frekuensi penggunaannya dan area yang menjadi fokus pemantauannya monitoring risiko dapat memberikan informasi mengenai tindakan yang diperlukan, a.l. : Permintaan perubahan pekerjaan (untuk risiko baru); Perubahan kontrak; Penyesuaian jadwal; Penyesuaian biaya/anggaran; Tambahan sumber daya; Tindakan korektif; Tanggapan risiko alternatif; dan Close out (pengakhiran) risiko. Mengelola Risiko UK 29

Pelaporan Risiko Pelaporan risiko menggunakan data yang dikumpulkan selama pemantauan risiko Pengelola risiko harus mengkomunikasikan temuan kepada tim teknis serta pemangku kepentingan melalui laporan & pernyataan. Format pelaporan monitoring disesuaikan dengan sistem yang berlaku di setiap unit, tidak ditentukan/dibatasi sepanjang berisi: Daftar risiko yg diperbaiki secara berkala; Laporan penunjang lainnya, termasuk: Laporan Status Pekerjaan Laporan Pelaksanaan Pengendalian Informasi terkait perubahan yang terjadi Laporan Keuangan Laporan Khusus Digunakan untuk kepentingan: Bahan evaluasi kecukupan proses manajemen risiko & pertimbangan peningkatan/ perbaikan manajemen risiko; penyusunan kebutuhan pelatihan bagi pengelola risiko; Penyusunan rencana atau pelaksanaan tindak lanjut penanganan yg diperlukan. Mengelola Risiko UK 29

Tindak Lanjut Pengendalian Risiko Setiap perubahan/penyimpangan risiko yang terjadi dan rekomendasi atas hasil-hasil pemantauan risiko lainnya, perlu ditindak lanjuti untuk memastikan ketepatan/kesesuaian program pengendalian risiko, dan menjamin terlaksananya proses manajemen risiko yang efektif. Tindak lanjut dapat didasarkan atas hal-hal sebagai berikut: Berdasarkan status dan tingkat risiko; Berdasarkan konteks internal proses manajemen risiko; Berdasarkan aspek operasional. Mengelola Risiko UK 29

Akhir Dari Sesi 4