ADMINISTRASI SATUAN PRAMUKA PENEGAK Oleh : Achmad Perdana K

BIODATA SINGKAT Nama Lengkap : Achmad Perdana Kurniawan Tempat/Tgl. Lahir : Bekasi, 29 Juli 1979 Agama : Islam Status : K1/2 Pendidikan Akhir : SMA tahun 1997 Jabatan yang pernah dijabat di Pramuka : Instruktur Senam Pramuka Pelatih PPBP Tingkat Kota/Kabupaten Bekasi Wakil Ketua PimSaka Wana Bakti Kota Bekasi Tahun 2000 Dsb...

Administrasi satuan pada dasarnya mencakup dua pengertian administrasi, yaitu 1. Administrasi dalam pengertian luas pengelolaan satuan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan kepramukaan di satuan. 2. Administrasi dalam pengertian sempit yaitu tata usaha satuan. Administrasi Satuan mempunyai peran yang sangat penting dalam proses kegiatan untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, administrasi atau tata usaha satuan perlu tertata, teratur dan tertib sebagai landasan penetuan arah perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan serta penentuan langkah-langkah lanjutan.

Contoh administrasi satuan Pramuka Penegak adalah sebagai berikut : Papan Nama Gugus Depan Papan Struktur Organisasi Gudep Buku Registrasi Peserta Didik Buku Catatan Pribadi Peserta Didik Buku Referensi Buku Daftar Anggota di setiap Satuan Buku Inventaris Satuan

Buku Iuran Buku Administrasi Dana dan Keuangan Satuan Buku Registrasi Pembina dan Anggota Mabi Buku Catatan Notulen rapat Formulir Pelaksanaan Kegiatan Buku Agenda, dan Ekspedisi Surat Menyurat Buku Agenda / acara Kegiatan Program kegiatan

Buku laporan keuangan bulanan Buku Inventaris Gugus Depan Buku Catatan Pribadi setiap Pembina Buletin Gudep Membuat laporan ke Kwarran dan Kwarcab setiap bulannya

Selain buku-buku dan catatan diatas, boleh menambahkan macam buku administrasi lain yang dianggap perlu dan menyesuaikan dengan situasi kondisi yang ada, demi lancar dan tertibnya administrasi satuan. Atau dapat dilihat di PP Nomor 041 Tahun 1995

ADMINISTRASI SURAT MENYURAT PENGERTIAN Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam Gugus Depan Gerakan Pramuka. FUNGSI Admnistrasi berfungsi : Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut ketentuan yang tetap. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan Organisasi Gerakan Pramuka.

PENGGOLONGAN ADMINISTRASI Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan sebagai berikut : 1)       Catatan 2)       Laporan 3)       Perencanaan, rencana dan program 4)       Keputusan 5)       Surat menyurat SURAT MENYURAT Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.

Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut : 1)       Nomor urut surat keluar 2)       Kode Kwartir 3)       Kode Bidang / Gugus Depan Contoh                   : 008/02.157-02.158 – C 008                         =  Nomor urut surat keluar 02.157-02.158          =  Nomor Gudep C                            =  Kegiatan d.   Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada maupun tembusan. e.   Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :

1)       Kepala surat, yang terdiri dari : a.  Nama organisasi/kesatuan b.  Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun c.  Nomor d.  Klasifikasi (sifat) e.  Lampiran Perihal/Hal g.  Alamat h.  u.p (untuk perhatian), apabila perlu 2)       Isi surat, terdiri dari : Pendahuluan Uraian/maksud Kalimat penutup 3)       Penutup surat, terdiri dari : a.  Nama Jabatan b.  Tanda Tangan c.  Nama Pejabat d.  Cap atau stempel e.  Tembusan f.    Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :

f. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu : 1)     SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang untuk tugas itu. 2)    SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.

PEMBINAAN PRAMUKA PENEGAK POLA DAN MEKANISME PEMBINAAN PRAMUKA PENEGAK DI ABALAN

PENGANTAR Ambalan merupakan wadah pembinaan anggota Pramuka usia Penegak (16-20 Tahun) yang berada di tingkat Gugusdepan (SK Kwartir Nasional Gerakan Pramuka No. 080 Tahun 1988 tentang Pola dan Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak dan Pandega). Selain Ambalan Penegak, wadah pembinaan untuk Pramuka Penegak dan Pandega yang lain adalah Dewan Kerja, Satuan Karya, Sangga Kerja, Kelompok Kerja dan Racana Pandega.

AMBALAN DALAM SISTEM KELEMBAGAAN Ambalan sebagai organisasi memiliki struktur organisasi yang mengacu pada SK Kwarnas No. 080 Tahun 1988 tentang Pola dan Mekanisme Pembinaan Pramuka Penegak dan Pandega, BAB III mengenai Fungsi, Wadah dan Pengelola Pembinaan  Pasal 12 mengenai Pengorganisasian Ambalan (Point a) dinyatakan : Warga Ambalan yang terdiri atas : Penegak, Calon Penegak, dan Tamu Ambalan. Untuk  menggerakkan Ambalan dibentuk Dewan Ambalan. a) Dewan Ambalan terdiri atas semua Pramuka Penegak yang sedikitnya sudah dilantik sebagai Penegak Bantara. b) Dewan Ambalan dipimpin oleh : Seorang Pradana Seorang Kerani Seorang Juru Uang Seorang Pemangku Adat

c) Tugas Dewan Ambalan merencanakan dan melaksanakan program berdasarkan Musyawarah Ambalan. Apabila diperlukan, Dewan Ambalan dapat membentuk Kelompok Kerja dan Sangga Kerja dan Koordinator Kegiatan. Untuk menyelesaikan masalah yang menyangkut kehormatan anggota, maka dibentuk Dewan Kehormatan yang terdiri dari Ketua Dewan Ambalan, Pemangku Adat, dan beberapa anggota yang dianggap perlu hadir oleh pemangku adat, serta Pembina sebagai penasehat.

Dewan Ambalan Dewan Ambalan beranggotakan anggota Ambalan yang minimal telah dilantik menjadi Penegak Bantara. Dewan Ambalan berfungsi sebagai pengelola Ambalan dalam memberikan penghargaan kepada anggota atau yang  dianggap berjasa kepada Ambalan. Tugas Dewan Amabalan adalah sebagai berikut : a  Menjabarkan hasil-hasil Musyawarah Penegak dalam pengelolaan Ambalan. B  Mengontrol dan mitra kerja Pimpinan Dewan Ambalan secara kolektif. c   Menentukan penerimaan anggota dan kenaikan jenjang seorang Tamu Ambalan menjadi Calon Penegak atau Calon Penegak menjadi Penegak Bantara maupun Penegak Bantara menjadi Penegak Laksana. d   Mengusulkan kepada Pembina Gugusdepan tentang pemberian penghargaan atau anugrah khusus kepada anggota Ambalan atau orang yang dianggap berjasa terhadap Ambalan. e   Mengevaluasi Tata Adat Ambalan.

Dewan Ambalan sendiri memiliki kelembagaan berupa Pimpinan Dewan Ambalan, yang dalam kesehariannya merupakan mitra kerja yang solid sebagai satu kesatuan kepemimpinan dan pangkalan dalam satu wadah. Tugas dan wewenang PDA Pelaksana harian dan bertanggung jawab terhadap pembinaan dan pengembangan Ambalan. Memimpin dan mengelola kegiatan dan pembinaan anggota Ambalan. Bersama dengan anggota Dewan Ambalan menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan pembinaan, pengembangan, dan kegiatan Ambalan. Menetapkan pembagian tugas dan wewenang secara tegas dan jelas.

b)      Personalia PDA Seorang Pradana ü  Bertanggungjawab atas pelaksanaan kehidupan organisasi Ambalan secara intern maupun ekstern. ü  Bertanggungjawab atas kelembagaan dan pelaksanaan kegiatan Ambalan. ü  Berkoordinasi dengan Pemangku Adat dalam melaksanakan tugasnya. Seorang Kerani ü  Melaksanakan fungsi sebagai pengelola administrasi kesekretariatan. ü  Melaksanakan fungsi kehumasan. Seorang Bendahara ü  Melaksanakan fungsi sebagi pengelola administrasi keuangan. ü  Melaksanakan fungsi kerumahtanggaan Ambalan. Seorang Pemangku Adat ü  Bertanggungjawab atas penelenggaraan proses pembinaan keanggotaan Ambalan. ü  Bertanggungjawab atas pelaksanaan peradatan Ambalan. ü  Berkoordinasi dengan ketua dalam pelaksanaan tugasnya.

Badan Kelengkapan Dewan Ambalan a  merupakan badan yang membantu dan mendukung program kerja mbalan. b     Berkoordinasi dengan Dewan Ambalan dalam mengambil keputusan. c     Badan kelengkapan Dewan Ambalan terdiri atas : 1)      Bidang, merupakan wadah pembinaan anggota yang berada di bawah koordinasi Pimpinan Dewan Ambalan, yang membantu dan mendukung tugas keseharian. Bidang bukan lembaga pembuat kebijakan maupun lembaga administrasi. Semua anggota Dewan Ambalan dapat duduk didalamnya. Contoh bidang adalh : Bid. Humas, Bid. Giat Lat., Bid Kerohanian, Bid. Kerumahtanggaan, dll. 2)      Sangga Kerja, sangga kerja merupakan wadah pembinaan T/D yang dibentuk secara insidental untuk melaksanakan suatu program kerja Ambalan. Merupakan lembaga pengambil kebijaksanaan maupun lembaga administrasi untuk keperluan suatu kegiatan, dibawah pengawasan pimpinan Dewan Ambalan. Tugas dan wewenangnya adalah mengelola kegiatan yang diamanatkan oleh Dewan Ambalan, Semua Anggota Dewan Ambalan berhak menjadi Sangga Kerja, Ketua Sangga kerja wajib membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dan menyerahkan kepada Dewan Ambalan selambat-lambatnya satu bulan setelah kegiatan berakhir.

3) Kelompok Kerja, Kelompok Kerja merupakan wadah pembinaan T/D yang dibentuk secara insidental untuk memikirkan dan menyusun suatu konsep kegiatan. Semua anggota Dewan Ambalan berhak duduk dalan Kelompok Kerja. 4) Dewan Kehormatan, Dewan Kehormatan merupakan dewan yang memantau hal kepribadian anggota, pembentukannya secara incidental atas usulan anggota Dewan Ambalan ataupun usulan Pembina. Personalia dari Dewan Kehormatan adalah Pradana, Pemangku Adat, dan beberapa anggota yang berkaitan dengan hal tersebut, Pembina disini berfungsi sebagai penasehat. 5) uta Ambalan, Duta Ambalan merupakan perutusan Ambalan untuk mengikuti kegiatan diluar Ambalan. Semua anggota Dewan Ambalan dapat duduk didalamnya.

JENIS KEGIATAN PRAMUKA PENEGAK DAN PRAMUKA PANDEGA Sasaran pembinaan Pramuka Penegak dan Pandega di Gugusdepan adalah untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia yaitu manusia yang : Beriman, berkepribadian, berbudi luhur, berdisiplin, bekerja keras, tangguh, bertanggung jawab, dan mandiri. Jasmaninya kuat dan sehat. Tinggi kecerdasan dan keterampilannya. Mempunyai rasa cinta tanah air. Mempunyai rasa kebangsaan yang tebal dan rasa kesetiakawanan sosial. Mempunyai rasa percaya pada diri sendiri, sikap dan perilaku yang inovatif dan kreatif.

Pembinaan terhadap Pramuka Penegak dan Pandega perlu disesuaikan dengan perkembangan jiwa Penegak dan Pandega tersebut. Bina Diri (kepentingan pribadi) a) Pendidikan Pramuka Penegak merupakan kelanjutan dari proses yang telah dipersiapkan sejak dari masa siaga dan diteruskan dengan pengembangan pada masa Penggalang secara berkesinambungan, mendewasakan mental, spiritual, mengarahkan keterampilan, pengarahan dan pengembangan  bakat  menjadi profesi, sehingga menemukan jalan ke arah mandiri dan mengembangkan kewiraswastaan b) Pada Pramuka Pandega merupakan tahap pengabdian untuk memperdalam dedikasi dengan pemantapan kepemimpinan dalam praktek pembinaan.

Bina Satuan (Kepentingan Gerakan Pramuka) a) Dalam rangka pengembangan kepemimpinan dibentuklah Dewan Kerja yang bertugas membantu kwartir. Untuk itu diperlukan kemampuan merencanakan, melaksanakan, dan mengadakan evaluasi kegiatan yang sesuai dengan aspirasi mudanya b) Di samping itu Pramuka Penegak dan Pandega juga diberi kesempatan untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan kepada Pramuka Siaga, Penggalang, dan Penegak, melalui kegiatannya sebagai Instruktur yang membantu para Pembina Pramuka dan Pamong Saka. Untuk itu mereka mendapat kesempatan mengikuti Kursus Instruktur, Kursus Pembina Pramuka, dan berbagai Kursus Keterampilan c)  Dalam rangka regenerasi, bentuk kegiatan berupa kaderisasi perlu ditingkatkan dan dikembangkan sehingga terjadi kesinambungan kepemimpinan dalam usaha mencapai tujuan Gerakan Pramuka.

Bina Masyarakat a) Dalam rangka pembinaan kesadaran bermasyarakat, bentuk kegiatan pengabdian masyarakat perlu ditingkatkan dan dikembangkan, sehingga Pramuka Penegak dan Pandega dapat berperan dalam kehidupan bermasyarakat sekaligus dapat meletakkan landasan bagi masa depannya b)  Para Pramuka Penegak dan Pandega diarahkan untuk mengembangkan kepemimpinannya, dengan menganjurkan ber-peran dalam masyarakat sebagai peneliti, penyuluh, penggerak, pelopor, dan pemimpin masyarakat, sehingga dikemudian hari dapat berperan sebagai pemimpin bangsa dan negara c) Pengabdian Pramuka Penegak dan Pandega kepada masyarakat meliputi segala bidang kehidupan manusia, seperti bidang ekonomi, sosial, budaya, agama, kesejahteraan hidup, keluarga berencana, lingkungan hidup, keamanan dan pertahanan, dan lain-lain

PENUTUP Demikian beberapa hal tentang Pola dan Mekanisme Pembinaan Penegak di ambalan yang pada makalah ini lebih memaparkan pola sistem secara kelembagaan dan keanggotaan yang mengacu pada SK Kwarnas No. 080 Tahun 1988 tentang pola dan Mekanisme Pembinaan Penegak dan pandega yang sampai sekarang masih menjadi acuan. Kelembagaan dan Keanggotaan ambalan kita bukan merupakan konsep yang statis tetapi merupakan konsep yang dinamis yang akan selalu mengalami perubahan sesuai dengan aspirasi anggota maupun kebutuhan organisasi yang telah disepakati dalam Musyawarah Ambalan setiap tahunnya yang merupakan forum tertinggi di suatu ambalan yang keputusan itu juga tidak mengabaikan norma-norma maupun nilai-nilai yang berlaku. Pada makalah kedua nanti akan kita bahas bersama tentang administrasi satuan terpisah dalam ambalan putra maupun ambalan putri yang mengacu pada SK Kwarnas No. 041 tahun 1995 tentang Petunjuk Pelaksanaan Administrasi Satuan Pramuka. Semoga makalah ini dapat menambah pemahaman kepada ambalan yang sekarang maupun yang akan datang. Amin.