ADMINISTRASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI

ADMINISTRASI AKADEMIK DI PERGURUAN TINGGI DASAR : UUD 1945 UU No. 20/2003 tentang Sisdiknas UU No. 14/2005 tentang Guru dan Dosen UU No. 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi UU No. 20/2013 tentang Pendidikan Kedokteran PP No. 4 tahun 2014 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Permendikbud No. 81 Tahun 2014 tentang Ijasah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi PT. Peraturan Pelaksana lainnya (mulai dari Permen s.d Kep. Rektor)

PENGERTIAN ADMINISTRASI AKADEMIK ADMINISTRASI dalam arti luas adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan. Proses tersebut diawali dari proses pemikiran, perencanaan, pengaturan, pelaksanaan dan pengawasan sampai dengan proses mencapai tujuan. Sebagai suatu proses, administrasi memiliki unsur yang saling berkaitan. Unsur tersebut meliputi : Organisasi, manajemen, kepegawaian, keuangan, perlengkapan, tata usaha dan humas. ADMINISTRASI dalam arti sempit adalah kegiatan yang berhubungan dengan aktivitas pelayanan dan tulis menulis seperti pencatatan surat, korespondensi, penyusunan laporan dan pengarsipan

ADMINISTRASI AKADEMIK adalah merupakan proses pemikiran, perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan yang bersifat teknis dan administratif dalam bidang akademik untuk menunjang keberhasilan penyelenggaraan kegiatan Tridharma PT. Kegiatan administrasi akademik di Undip diselenggarakan oleh Biro Administrasi Akademik (BAA) Undip, berdasarkan Kepmendikbud No. 065 tahun 2009 tentang Struktur Organisasi Undip, dimana BAA mempunyai 2 (dua) Bagian yaitu : Bagian Pendidikan : Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi Sub Bagian Registrasi dan Statistik Sub Bagian Sarana Pendidikan Bagian Kerjasama : Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri

RUANG LINGKUP BAA Undip Administrasi Pendidikan meliputi kegiatan 1) Pendataan Kebijakan, menghimpun peraturan dan menyediakan bahan penyusunan peraturan di tingkat universitas 2) Pendataan dan menyiapkan rambu-rambu penyusunan kurikulum di tingkat universitas. 3) Penyusunan Kalender Akademik 4) Pendataan Prasarana Pendidikan 5) Penyusunan Daya Tampung 6) Pengumuman hasil seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru, Registrasi, Verifikasi dan Penyelenggaraan upacara penerimaan mahasiswa baru. 7) Pendataan Satuan Kinerja Pegawai (SKP) dosen

8) Pendataan Waskat Akademik 9) Pendataan Evaluasi Kemajuan Studi Mahasiswa 10) Pendataan Perijinan Cuti Akademik 11) Pendataan Mahasiswa Mangkir 12) Penyusunan Statistik perkembangan Mahasiswa 13) Memproses bahan untuk persidangan terhadap pelanggaran akademik 14) Pelayanan Perijinan Pindah Studi 15) Pengurusan Pembuatan Ijazah 16) Penyelenggaraan Upacara Wisuda 17) Monitoring Evaluasi Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) 18) Pendataan Akreditasi Program Studi

Kegiatan pengenalan kehidupan kampus kepada mahasiswa baru 19) Pendataan Pengembangan Staf Akademik (studi lanjut, Pelatihan dan Guru Besar) 20) Pelayanan Penilaian Angka Kredit kenaikan jabatan dosen 21) Pendataan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat 22) Fakultas melakukan serangkaian kegiatan administrasi pendidikan, yang meliputi : Kegiatan pengenalan kehidupan kampus kepada mahasiswa baru Penyusunan jadwal kuliah dan ujian Pengisian SKP dosen pada awal semester dan BKD pada akhir semester Registrasi akademik (pengisian KRS) Penyusunan Daftar Peserta Kuliah (DPK), dan Daftar Peserta Ujian (DPU)

Proses Belajar Mengajar Ujian Tengah Semester/Akhir Semester/ Semester Sisipan Penyusunan Kartu Hasil Studi / Yudicium Pengelolaan Nilai , pelaporan waskat akademik Bimbingan Skripsi/tugas akhir Cuti Kuliah Pengaktifan kembali setelah mangkir Pelaporan PDPT tiap program studi Pelaksanaan Akreditasi setiap program studi 23) Peraturan Akademik Peraturan Akademik (Perak) adalah salah satu kebijakan operasional dalam bidang akademik yang terdiri : Peraturan Akademik Bidang Pendidikan Peraturan Akademik Bidang Penelitian Peraturan Akademik Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat

Peraturan Akademik Bidang Pendidikan memuat ketentuan : Registrasi Penyelenggaraan Pendidikan yang meliputi : Struktur kurikulum Beban studi mahasiswa Batas waktu studi Tugas dosen dalam bidang akademik Sistem ujian dan penilaian Evaluasi kemajuan studi Dosen wali dan bimbingan konseling Cuti Akademik Pelanggaran Akademik Pindah Studi Wisuda Mahasiswa Asing Gelar dan sebutan

Staf pengajar Undip terdiri dari dosen tetap PNS, dosen tetap non PNS, dosen luar biasa dan dosen tamu. Dosen tetap PNS adalah Seseorang yang diangkat sebagai PNS dengan keputusan Menteri Pendidikan Nasional atas persetujuan BKN dengan diberi tugas sebagai tenaga pendidik/dosen dan ditempatkan sebagai dosen tetap PNS di Undip Dosen tetap non PNS adalah seseorang yang diangkat oleh Rektor atas persetujuan Mendikbud dengan diberi tugas sebagai tenaga pendidik/dosen tetap non PNS di Undip Dosen luar biasa adalah PNS (dapat berasal dari dalam lingkungan Undip maupun dari luar Undip), atau seseorang yang mempunyai kompetensi tertentu diangkat dengan surat keputusan Rektor, yang berlaku satu tahun, diberi tugas mengajar pada fakultas tertentu. Dosen tamu adalah seseorang yang diundang untuk mengajar di Undip yang mempunyai kompetensi tertentu (dapat berasal dari dalam negeri maupun luar negeri baik dengan sponsor atau pribadi), memberikan kuliah dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan kompetensi yang dimiliki. Setiap awal semester setiap dosen tetap akan ditugasi oleh Ketua Jurusan/Dekan meliputi bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, pembinaan civitas akademika serta tugas-tugas administrasi dan manajemen. Beban tugas dosen setiap semester lebih dikenal dengan SKP dosen.

Setiap dosen biasa minimal mengampu 12 SKS tiap semester, atau setara dengan 37,5 jam kerja per minggu. Dekan mengusulkan kepada Rektor untuk penetapan tugas masing-masing dosen dalam Surat Keputusan Rektor sebagai bentuk legalitasnya. Pembinaan Dosen meliputi : Pembinaan karier dalam pangkat dan jabatan fungsional Pembinaan pengembangan kemampuan penguasaan bidang ilmu melalui studi lanjut ke jenjang S2 dan S3 serta melalui pertemuan ilmiah Pembinaan kemampuan melaksanakan teknologi instruksional pendidikan melalui pelatihan Bantuan Dosen adalah tenaga pengajar Undip yang diberi ijin untuk mengajar di perguruan tinggi lain atau menduduki jabatan tertentu dalam kurun waktu tertentu di luar Undip

Evaluasi Program Studi melalui Pelaporan Ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) dan Akreditasi Prodi yang telah memperoleh ijin penyelenggaraan dari Dirjen Dikti wajib mengirim laporan ke PDPT setiap akhir semester untuk mengetahui kelayakan sebuah program studi. Akreditasi merupakan kegiatan penilaian kelayakan prodi yang dilakukan oleh BAN-PT dan menjadi standar mutu kompetensi. Akreditasi meliputi akreditasi Prodi dan akreditasi Institusi.

2. Administrasi Kerjasama Kerjasama Dalam Negeri Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra dalam Negeri dalam bidang : Tridarma PT , Pemanfaatan asset, dan Pelatihan Kerjasama Luar Negeri Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra luar negeri dalam bidang : Tridarma PT, Volunteer, mahasiswa asing, pertukaran mahasiswa dan pertukaran dosen Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga stakeholder memperoleh kepuasan. Manajemen penjaminan mutu dapat diselenggarakan dengan beberapa model, salah satunya adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action)

Beberapa prinsip yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen kendali mutu berdasarkan Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Depdiknas th. 2003 a.l : Quality first : bahwa semua pikiran dan tindakan pengelola harus memprioritaskan mutu Stakeholder-In : bahwa semua pikiran dan tindakan pengelola harus ditujukan untuk kepuasan stakeholder The next process is our stakeholder : Setiap orang yang melaksanakan tugas dalam proses harus menganggap orang lain yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai stakeholder yang harus dipuaskan Speak with data : setiap orang pelaksana harus melakukan tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data yang telah diperolehnya terlebih dahulu. Upstream management : semua pengambilan keputusan didalam proses dilakukan secara partisipatif.

Dokumen Mutu Undip terdiri dari : Kebijakan Akademik, Standar Akademik, Peraturan Akademik, Manual mutu dan manual prosedur Perguruan tinggi dinyatakan bermutu apabila : PT tsb mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya PT tsb mampu memenuhi kebutuhan stakeholders yang berupa kebutuhan masyarakat, kebutuhan dunia kerja dan kebutuhan profesional. Organisasi Penjaminan Mutu Akademik Undip meliputi Tingkat Universitas : Badan Penjaminan Mutu (BPM), yang sekarang dibawah koordinasi LP2MP Tingkat Fakultas/Pascasarjana/Lembaga : Tim Penjaminan Mutu Fakultas (TPMF) Tingkat Jurusan/Bagian/Prodi : Gugus Penjaminan Mutu (GPM)

Penyelenggaraan administrasi akademik masih perlu banyak pembenahan dalam rangka menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan tuntutan lingkungan. Harapan terciptanya kerjasama dan keterpaduan kinerja seluruh unsur yang terkait akan sangat membantu kelancaran pelaksanaan administrasi akademik. Keterpaduan penyelenggaraan administrasi akademik yang didukung dengan teknologi dan pilihan strategi yang tepat masih menjadi impian yang perlu direalisasikan tahap demi tahap.

KERANGKA KUALIFIKASI NASIONAL INDONESIA (KKNI)

Tatakala Pengembangan KKNI Studi literatur dan komparasi: Australia, New Zealand, UK, Germany, France, Japan, Thailand, Hongkong, European Commission of Higher Education 2009 Implementasi KKNI, sinkronisasi antar sektor, pengakuan oleh berbagai sektor atas kualifikasi KKNI. SDM asing 2012 Penilaian kesetaraan dan pengakuan kualifikasi KKNI 2016 2003 2006 UU 20-2003 PP no.31 -2006 –dasar dari KKNI Pengembangan KKNI Kementrian Diknas dan Kementrian Nakertrans 2010 2011 SDM Indonesia Penyetaraan antara kualifikasi lulusan dengan kualifikasi KKNI, PPL, Pendidikan multi entry dan multi exit, Pendidikan sistem terbuka

KKNI 1 2 3 4 5 7 8 9 6 Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia, yang selanjutnya disingkat KKNI, adalah kerangka penjenjangan kualifikasi kompetensi yang dapat menyandingkan, menyetarakan, dan mengintegrasikan antara bidang pendidikan dan bidang pelatihan kerja serta pengalaman kerja dalam rangka pemberian pengakuan kompetensi kerja sesuai dengan struktur pekerjaan di berbagai sektor. KKNI merupakan perwujudan mutu dan jati diri Bangsa Indonesia terkait dengan sistem pendidikan dan pelatihan nasional yang dimiliki Indonesia

KKNI 1 2 3 4 5 7 8 9 6 KKNI terdiri dari 9 (sembilan) jenjang kualifikasi, dimulai dari Kualifikasi 1 sebagai kualifikasi terendah dan Kualifikasi – 9 sebagai kualifikasi tertinggi Jenjang kualifikasi adalah tingkat capaian pembelajaran yang disepakati secara nasional, disusun berdasarkan ukuran hasil pendidikan dan/atau pelatihan yang diperoleh melalui pendidikan formal, nonformal, informal, atau pengalaman kerja

Pencapaian Level pada KKNI Melalui Berbagai Jalur PENDIDIKAN : GELAR AKADEMIS SMP SMA D1 D2 D3 S1 PRO S2 S3 9 U 8 M D 7 M 6 5 4 3 2 1 OPERATOR ANALIS AHLI PROFESI : SERTIFIKAT PROFESI (PII) OTODIDAK : PENGALAMAN KEAHLIAN KHUSUS INDUSTRI : FUNGSI JABATAN KERJA

Deskripsi KualifikasI pada KKNI Deskripsi Kualifikasi pada KKNI merefleksikan capaian pembelajaran (learning outcomes) yang peroleh seseorang melalui jalur pendidikan pelatihan pengalaman kerja pembelajaran mandiri KNOWLEDGE SCIENCE AFFECTIVE DOMAIN IQF KNOW HOW SKILLS Capaian Pembelajaran (learning outcomes): internasilisasi dan akumulasi ilmu pengetahuan, pengetahuan, pengetahuan praktis,ketrampilan, afeksi, dan kompetensi yang dicapai melalui proses pendidikan yang terstruktur dan mencakup suatu bidang ilmu/keahlian tertentu atau melalui pengalaman kerja. The share of Science, Knowledge, Knowhow and Skills in each IQF level may vary according to the national qualification assessment established by all concerned parties.

llmu pengetahuan (science): suatu sistem berbasis metodologi ilmiah untuk membangun pengetahuan (knowledge) melalui hasil-hasil penelitian di dalam suatu bidang pengetahuan (body of knowledge). Penelitian berkelanjutan yang digunakan untuk membangun suatu ilmu pengetahuan harus didukung oleh rekam data, observasi dan analisa yang terukur dan bertujuan untuk meningkatkan pemahaman manusia terhadap gejala-gejala alam dan sosial. Pengetahuan (knowledge): penguasaan teori dan keterampilan oleh seseorang pada suatu bidang keahlian tertentu atau pemahaman tentang fakta dan informasi yang diperoleh seseorang melalui pengalaman atau pendidikan untuk keperluan tertentu. Pengetahuan praktis (know-how): penguasaan teori dan keterampilan oleh seseorang pada suatu bidang keahlian tertentu atau pemahaman tentang metodologi dan keterampilan teknis yang diperoleh seseorang melalui pengalaman atau pendidikan untuk keperluan tertentu.

Keterampilan (skill): kemampuan psikomotorik (termasuk manual dexterity dan penggunaan metode, bahan, alat dan instrumen) yang dicapai melalui pelatihan yang terukur dilandasi oleh pengetahuan (knowledge) atau pemahaman (know-how) yang dimiliki seseorang mampu menghasilkan produk atau unjuk kerja yang dapat dinilai secara kualitatif maupun kuantitatif. Afeksi (affection): sikap (attitude) sensitif seseorang terhadap aspek-aspek di sekitar kehidupannya baik ditumbuhkan oleh karena proses pembelajarannya maupun lingkungan kehidupan keluarga atau mayarakat secara luas. Kompetensi (competency): akumulasi kemampuan seseorang dalam melaksanakan suatu deskripsi kerja secara terukur melalui asesmen yang terstruktur, mencakup aspek kemandirian dan tanggung jawab individu pada bidang kerjanya.

Deskripsi Umum Sesuai dengan ideologi Negara dan budaya Bangsa Indonesia, maka implementasi sistem pendidikan nasional dan sistem pelatihan kerja yang dilakukan di Indonesia pada setiap level kualifikasi mencakup proses yang menumbuhkembangkan afeksi sebagai berikut : Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa Memiliki moral, etika dan kepribadian yang baik di dalam menyelesaikan tugasnya Berperan sebagai warga negara yang bangga dan cinta tanah air serta mendukung perdamaian dunia Mampu bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial dan kepedulian yang tinggi terhadap masyarakat dan lingkungannya Menghargai keanekaragaman budaya, pandangan, kepercayaan, dan agama serta pendapat/temuan orisinal orang lain Menjunjung tinggi penegakan hukum serta memiliki semangat untuk mendahulukan kepentingan bangsa serta masyarakat luas.

LEVEL 6 (SARJANA/DIPLOMA-4) Mampu mengaplikasikan bidang keahliannya dan memanfaatkan IPTEKS pada bidangnya dalam penyelesaian masalah serta mampu beradaptasi terhadap situasi yang dihadapi. Menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan tertentu secara umum dan konsep teoritis bagian khusus dalam bidang pengetahuan tersebut secara mendalam, serta mampu memformulasikan penyelesaian masalah prosedural. Mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan analisis informasi dan data, dan mampu memberikan petunjuk dalam memilih berbagai alternatif solusi secara mandiri dan kelompok. Bertanggung jawab pada pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung jawab atas pencapaian hasil kerja organisasi.

LEVEL 7 (PROFESI GURU) Mampu merencanakan dan mengelola sumberdaya di bawah tanggung jawabnya, dan mengevaluasi secara komprehensif kerjanya dengan memanfaatkan IPTEKS untuk menghasilkan langkah-langkah pengembangan strategis organisasi. Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan monodisipliner. Mampu melakukan riset dan mengambil keputusan strategis dengan akuntabilitas dan tanggung jawab penuh atas semua aspek yang berada di bawah tanggung jawab bidang keahliannya.

LEVEL 8 (MAGISTER) Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi, dan atau seni di dalam bidang keilmuannya atau praktek profesionalnya melalui riset, hingga menghasilkan karya inovatif dan teruji. Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan inter atau multidisipliner . Mampu mengelola riset dan pengembangan yang bermanfaat bagi masyarakat dan keilmuan, serta mampu mendapat pengakuan nasional maupun internasional.

LEVEL 9 (DOKTOR) Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi, dan atau seni baru di dalam bidang keilmuannya atau praktek profesionalnya melalui riset, hingga menghasilkan karya kreatif, original, dan teruji. Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni di dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan inter, multi atau transdisipliner. Mampu mengelola, memimpin, dan mengembangkan riset dan pengembangan yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan kemaslahatan umat manusia, serta mampu mendapat pengakuan nasional maupun internasional.

9 8 7 6 5 4 3 2 1 KKNI RENCANA KEDEPAN S3 S3T S2 S2T S1 DIV/ S1T DIII AHLI TEKNISI/ ANALIS OPERATOR AHLI TEKNISI/ ANALIS OPERATOR S2 S1 S3 SMU S3T SPESIALIS 2 S2T SPESIALIS 1 PROFESI DIV/ S1T DIII DII DI SMK PROGRAM AKADEMIK PROGRAM VOKASI PROGRAM PROFESI PENGEMBANGAN KARIR BERBASIS PELATIHAN KERJA PENGEMBANGAN KARIR BERBASIS PENGALAMAN RENCANA KEDEPAN

Tentang Tugas Belajar dan Ijin Belajar Permendikbud no. 48 Tahun 2009 Tentang Tugas Belajar dan Ijin Belajar Pegawai Pelajar dapat meningkatkan kualitas kemampuannya dengan studi lanjut Studi lanjut di bedakan Tugas Belajar dan Ijin Belajar Tugas Belajar : ditugaskan, dibiayai atau memperoleh beasiswa, dibebaskan sementara dari jabatannya Ijin Belajar : dengan biaya sendiri, tetap melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.

Peraturan Mendikbud No 81 Tahun 2014 Tentang Ijasah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi Ijasah diberikan kepada lulusan perguruan tinggi disertai paling sedikit dengan transkrip akademik dan SKPI yang diterbitkan oleh perguruan tinggi Sertifikat kompetensi diberikan kepada lulusan yg lulus uji kompetensi yg diselenggarakan oleh organisasi profesi lembaga pelatihan atau lembaga sertifikasi yg terakreditasi sesuai peraturan perundang undangan. Sertifikat Profesi diberikan kepada lulusan pendidikan profesi

Peraturan Rektor No 209/PER/UN7/2012 Tentang Peraturan Akademik Bidang Pendidikan Universitas Diponegoro Penerimaan Mahasiswa  Jalur SNMPTN, SBMPTN, UN Registrasi  memperoleh status mahasiswa Registrasi Administrasi dan Regstrasi Akademik Kewajiban Mahasiswa Mahasiswa Mangkir Evaluasi PBM Cuti Pindah Studi  di lingk Undip / dari luar Undip Pelanggaran akademik, sanksi dan prosedur penetapan sanksi