ANALISIS JABATAN

Apa Itu Analisis Jabatan? Analisis jabatan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Merupakan titik awal dari semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997)

Proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting: mengumpulkan informasi menganalisis dan mengelola informasi jabatan menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku Analisis pekerjaan adalah suatu proses, produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatan dan kriteria performa kerja.

Pertanyaan dalam analisis jabatan What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut. How : terkait dengan infromasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara / prosedur pelaksanaan tugas. Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan. Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ keterampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.

Deskripsi jabatan : pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Spesifikasi jabatan : menyediakan informasi mengenai karakteristik orang yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu pekerjaan, seperti keadaan fisik dan personal seseorang. Evaluasi jabatan : penetapan dari nilai suatu pekerjaan terhadap suatu organisasi untuk menentukan kompensasi atau perkiraan upah.

Kriteria kinerja : penjelasan mengenai unjuk prestasi kerja dari seseorang untuk mencapai kriteria yang diinginkan perusahaan. Tujuan analisis adalah untuk memahami tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.

Kegunaan analisis pekerjaan… (1) Kelembagaan (Organisasi dan perancang jabatan) Penyusunan organisasi baru Penyempurnaan organisasi yang sekarang Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan Kepegawaian Rekrutmen seleksi/penempatan Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan) Penyusunan jenjang karir (Career planning) Mutasi/promosi/rotasi (Kaitannya erat dengan c ) Program pelatihan Ketatalaksanaan Tata kerja/prosedur

Metode dalam analisis pekerjaan… (1) Observasi Metode analisis pekerjaan yang dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi tentang pekerjaan tertentu. (bisa dengan video rekaman kemudian membuat catatan sebagai bentuk laporan). Partisipasi Job analyst diarahkan untuk langsung terjun kedalam pekerjaan yang sudah ditentukan untuk dapat memahami bagaimana pekerjaan tsb dijalankan. Data yang tersedia Data yang tersedia pada perusahaan dapat digunakan oleh job analyst untuk bertukar pikiran dan menambah informasi dengan job analyst dari perusahaan lain. -Data yang tersedia : hasil evaluasi kerja, performance appraisals, laporan baik internal audit dan konsultan luar mengenai tempat kerja dan deskripsi pekerjaan.

Metode dalam analisis pekerjaan… (2) Wawancara Pertanyaan dalam suatu wawancara biasanya berupa pertanyaan “open-ended” atau disebut juga wawancara terbuka. Atau dapat juga berupa pertanyaan yang terstruktur dan terstandarisasi. Survey Meliputi suatu kegiatan administrasi menggunakan kuesioner kertas pensil. Dimana para responden mengisi kertas kuesioner tersebut.

Metode dalam analisis pekerjaan… (3) Catatan Harian Kerja Keuntungannya untuk memberikan informasi secara detail mengenai pekerjaan seseorang. Kelemahannya: (1) memakan waktu yang cukup banyak bagi pekerja maupun yang menulis catatan harian kerja; (2) job analyst harus mengolah data yang cukup banyak.